GEMBA KAIZEN

1. GEMBA KAIZEN Oleh Muh Alfatih Hendrawan, ST

2. KAIZEN • Kai = Break, change Zen = simple, better • Kaizen = continous improvement yaitu perbaikan terus menerus • Konsep kaizen ini mengasumsikan bahwa hidup kita ( cara kerja, hidup bersosial atau rumah tangga ) seharusnya berusaha untuk terus menerus mengalami perbaikan. • Meskipun perubahan di dalam Kaizen tidak dramatis tetapi sedikit dan bertahap, perubahan yang diakibatkan dalam jangka waktu tertentu cukup besar. Hal ini berbeda dengan perubahan yang dihasilkan oleh western manajement yang biasanya dramatis. • Kaizen merupakan payung bagi semua manajement practices yang berkembang seperti TQC, ZD, JIT dll

3. Mengapa Menggunakan Kaizen? • Cepat dan mudah pelaksanaannya • Big impact > direct attack ke masalah • Hasil bisa langsung dirasakan • Menggunakan SDM yang ada • Fokus pada major issue • Teamwork, lihat dengan kacamata berbeda • Melewati semua batasan birokrasi • Bisa dipakai untuk referensi Kaizen berikutnya

4. Apa yang dipelajari di Kaizen ? • Sejarah Lean Production System • Mengenal 7 waste di manufaturing • Value added vs non value added • Ergonomic, work flow & work stations • Material flow dan line lay out • Base data vs improvement • Follow up activities after Kaizen

5. JIT • Penggunaan yang efisien dari : • -orang • -peralatan • Material • - space/tempat • - Meningkatkan kemampuan proses • Meminimalkan variasi • mengelola ketidaknormalan JIDOKA Sistem Produksi yang Lean

6. Penyebab Kaizen Gagal • Fokus di area tertentu bukan pada perubahan budaya • Tidak melibatkan semua bagian • Ketakutan gagal dan ragu pada hal baru • Ketidakmampuan untuk melihat proses secara keseluruhan • Salah prioritas utama (produksi, design, bisnis) • Ketidakmampuan membaca peluang ke depan • Gagal menerapkan ADOPT, ADAPT &CREATIVITY

7. Penerapan Kaizen di Industri • Flex & Response : penambahan produksi sekecil mungkin ( tidak ada stock) • Fokus pada pengurangan Non Value added karena handling proses • Pengurangan abnormal proses untuk memaksimalkan aliran proses • Pull system semaksimal mungkin • Ergonomic dan peletakan line tooling • Material flow dan inventory system secara keseluruhan

8. GEMBA • Gemba adalah ‘real place’ yaitu tempat dimana suatu tindakan dilakukan atau terjadi. • Didalam bisnis gemba adalah tempat dimana suatu aktifitas yang bernilai (value-adding) untuk dapat memuaskan konsumen. • Gemba didalam manufacturing industry adalah tempat dimana dilakukan proses pengembangan (developing), produksi dan penjualan produk. • Didalam ‘service’ gemba adalah tempat dimana customer berinteraksi dengan tempat pelayanan jasa.

9. GEMBA • Problem yang biasa timbul pada kebanyakan manajer adalah mereka lebih senang duduk didalam kantor dan menjaga jarak dengan gemba (tempat produksi). Mereka mengetahui berbagai proses produksi yang telah dilakukan hanya dari report yang dikirim harian, mingguan atau bulanan. • Didalam proses yang baik (cleaner production), prioritas pertama manajer seharusnya pergi ke gemba dan observasi. • Gemba adalah guru yang nyata dan memberikan data yang real.

10. 5 Gempa-Principles • When a trouble happens go to gemba first Ini adalah prinsip utama, ketika terjadi masalah digemba, maka segeralah pergi ke tempat kejadian. • Check with gembutsu (machines, tools, reject and customer complaints) gembutsu adalah sesuatu yang bisa disentuh/diraba dengan tangan. Ketika melakukan pengecekan timbulkan pertanyaan “why”, sehingga suatu saat timbul jawaban kenapa trouble terjadi. • Take temporary countermeasures on the spot. Lakukan sesuatu seketika juga hal-hal yang dianggap dapat menyelesaikan masalah, misalnya ketika mesin berhenti lakukan sesuatu bahkan mungkin perlu menendang mesin tersebut, atau ketika customer marah lakukanlah permintaan maaf atau memberikan hadiah kepadanya. Tetapi hal-hal tersebut bukan merupakan langkah temporer saja bukan permanen

11. 5 Gempa-Principles • Find out the root cause dengan mengatakan ‘why’ pada saat check gembutsu, diharapkan akar penyebab permasalahan dapat ditemukan. • Standardize for prevention of recurrence jika telah teridentifikasi penyebab permasalahan dan melakukan countermeasure (tindakan penyelesaian), seharusnya hal-hal tersebut distandarisasi sehingga problem yang sama tidak timbul lagi.

12. GEMBA KAIZEN • Semua orang didalam suatu perusahaan harus bekerja bersama untuk mengikuti tiga pilar dasar pada saat melakukan kaizen didalam gemba, yaitu : • Housekeeping • Muda Elimination • Standardization

13. 1. Housekeeping • Merupakan hal yang sangat diperlukan didalam good manajement • Melalui housekeeping, pekerja mendapatkan dan melatih disiplin secara mandiri • Pekerja tanpa kedisplinan akan sulit untuk mendapatkan product atau service yang berkualitas

14. 2. Muda • Muda adalah waste/sampah yaitu segala sesuatu yang tidak ada atau tidak memberikan tambahan nilai pada produk atau service. • Kaizen lebih menekankan muda elimination sehingga dapat meningkatkan produktifitas dan menurunkan cost dibanding meningkatkan investasi.

15. 7 waste / muda • Muda of over production yaitu memproduksi melebihi yang diinginkan oleh konsumen sehingga menimbulkan stock. • Muda of inventory, ini adalah hasil adanya over production, jika dapat memproduksi sesuai yang dibutuhkan pada proses selanjutnya berarti telah melakukan eliminasi muda of inventory. • Muda of waiting, seringkali ditemukan seorang operator menunggu materil tiba baru kemudian mereka menghidupkan mesin, hal ini merupakan sesuatu yang tidak ada nilainya (non-value added) ketika operator hanya melihat dan menunggu.

16. 7 waste / muda • Muda of motion , ketika opertor berkeliling untuk mencari tools atau untuk mendapatkan benda kerja merupakan sesuatu yang tidak punya nilai tambah (no value added) • Muda of transportation , ketika material bergerak diatas truk, conveyor, forklift merupakan sesuatu yang no value added. • Muda of producing rejects , menghasilkan reject cenderung mengakibatkan rework atau bahkan material terbuang sia-sia (big muda). • Muda of processing , dengan menyusun lagi aliran proses dengan baik seringkali dapat menghilangkan beberapa proses yang tidak perlu

17. PROBLEM SOLVING • Cara penyelesaian masalah ada dua yaitu analytical approach dan design approach • Analytical approach adalah cara penyelesaian masalah setelah masalah terjadi, kebanyakan ini yang dilakukan. • Setelah problem timbul baru dilakukan pengecekan untuk mencari akar penyebab masalah dan kemudian melakukan standarisasi prosedur baru sehingga masalah yang sama timbul lagi. • Design Approach yaitu mengantisipasi masalah dan mencoba memecahkan masalah yang akan timbul.

18. PROBLEM SOLVING • Dampak penggunanaan design approach najuh lebih besar jika dibandingkan analytical approach • Design approach dapat dilakukan dengan meningkatkan perencanan/planning yang baik. • Tools yang digunakan biasanya adalah FTA (Failure-free Analysis) atau FMEA (Failure Mode and Effect Analysis) yang baru-baru ini dikembangkan.

19. terima kasih !