Werven en behouden

1. Werven en behouden Welkom bij de workshop Astrid en Miek Meldpunt Vrijwilligerswerk

2. Programma • Kennismaking • Cirkel rond in 6 etappes

3. Start : inventarisatie Welke vrijwillige inzet heeft onze organisatie waarvoor nodig? Kijk naar je eigen team: Doet ieder wat die wil, wie wil meer/minder doen. Wie is waar goed in of wil wat leren? Zijn er aanpassingen, verschuivingen gewenst? = behoud huidige vrijwilligers Wat blijft er over aan taken, klussen, maak een lijst.

4. Stel functieomschrijvingen en taakomschrijvingen op voor wat ontbreekt met de kwaliteiten en vaardigheden die daar voor nodig zijn • Onderscheid eenmalige (groeps)activiteiten en structurele taken • Wat zijn taken die moeilijk te vervullen zijn (meestal niet leuk) en hoe maak je ze leuker uitvoerbaar (is wat anders dan leuker verkopen)

5. Resultaat Je weet waarvoor je wilt werven welke kennis en vaardigheden daarvoor nodig gaan zijn lijst met klussen, taken en functies

6. Eigen aanbod en imago Waarom zou iemand nou juist voor ONZE organisatie zich vrijwillig willen inzetten?

7. Biedt onze organisatie: • Zichtbare resultaten die voldoening kunnen geven • Mogelijkheden tot ontwikkeling, uitdaging • Nieuwe ervaring • Ruimte voor inzet van eigen kwaliteiten • Werken aan een bepaald ideaal • Participatie • Gezelligheid • Samenwerking en netwerking • Waardering • Mogelijkheden voor inwerken en begeleiding op maat • Flexibiliteit (voor korte en langere duur vrijwillige inzet, flexibele werktijden etc) • Vrijheid – structuur • Dynamisch – stabiele organisatie • Onkostenvergoeding • Training/deskundigheidsbevordering • Stageplek • Vorm van kinderopvang • Bemiddelaar bij onbetaald verlof • Internationale ervaring • WA/ongevallenverzekering • Verbetering van je CV • Wisselwerking, ervaring onderling • Proeven aan multiculturele • ……………………………

8. Openheid voor diversiteit zoals interculturele communicatie aanpassingen voor mensen met een beperking cultuur waar jong en oud zich thuis zal voelen

9. Cijfersuit onderzoek • 73% leuk om te doen • 37% verbreden levenservaring • 34% mensen ontmoeten • 27% ontwikkelen vaardigheden • 24% zien van het resultaat • 20% morele principes • 12% erkenning/positie

10. Imago ? !

11. Resultaat Je weet wie zich tot de organisatie aangetrokken kunnen voelen en waarmee je kunt profileren

12. Werving • Organisatie: wie is verantwoordelijk voor werving, ad hoc of geplande werving, wat is de procedure • Doel: waar willen we vrijwilligers voor inventarisatielijst etappe 1 • Doelgroep: wie zoeken we etappe 1 en 2 • Boodschap: wat willen we vragen en wat hebben we te biedenetappe 1 en 2 • Middelen: tijd, geld etc. • Communicatiekanalen voor (specifieke) doelgroep

13. Kanalen • Intern onder de leden (kerk, vereniging) of extern werven • Vacaturebank van het Meldpunt Vrijwilligerswerk • Vragen (Via via) en doorvragen • Persberichten/Kabelkrant • Advertenties • Posters • Presentaties/infomarkt AID • Foto’s/fotoservice • Vrijwilligersmarkt • Oud-leden/-vrijwilligers laten werven op infoborrels • Ludieke actie • In je eigen winkel/museum • Internet • Gericht (bij specialisaties) (bv. studenten, cameraclub, …) • ………………

14. Resultaat Je weet wanneer via welk kanaal met welke middelen je potentiële vrijwilligers kan werven

15. Afstemming met vrijwilliger Aanmelding • Laat direct van je horen, vertel over procedure, termijn • Informeer de potentiële vrijwilliger. • Stuur evt. infopakketje op

16. Wederzijds kennismakingsgesprek • Wat is de aanleiding, de motivatie? • Wat wil de vrijwilliger halen? • Vanuit welke visie wordt gewerkt? • Uitwisseling mogelijkheden (haal de inventarisatielijst erbij) • Afstemming van verwachtingen • Duidelijk procedure toelichten!

17. Afspraken maken • Functie en taken in overleg vastleggen • Contract • Manier inwerken • Duur wederzijdse proefperiode • Datum evaluatiegesprek • contactpersoon Afwijzing • Wees altijd eerlijk, vertel op welke gronden iemand niet actief kan worden in jullie organisatie. • Verwijs vrijwilliger terug naar het Meldpunt Project BIJ

18. Resultaat Je weet of en hoe je samen verder gaat

19. Aan het werk Aandachtspunten • Inwerkprogramma in afstemming op functie + duur (zie bijlage) • Contactpersoon/inwerkmaatje • Evaluatie proefperiode en voortganggesprekken/ Groepsevaluaties bv.bij commissies) • Lief&leed persoon • Teambuilding • Voldoende uitdaging • Mogelijkheden tot samenwerken • Heldere communicatiestructuur • Participatie • Training/deskundigheidsbevordering • Waardering (zit ook in de kleine dingen) • Werkomgeving (arbo) • Onkostenvergoeding • Verzekeringen • Klachtenreglement

20. Exit • Belang van exit gesprek voor de vrijwilliger voor de organisatie (goede PR, inzicht in mogelijke verbeterpunten van je organisatie) • Waarom wil/moet de vrijwilliger stoppen? Probeer de echte reden boven tafel te halen • Hoe wordt de afronding en overdracht vorm gegeven? • Hoe wil de vrijwilliger afscheid nemen? • Wat kan de organisatie nog voor de vrijwilliger doen? Eventueel afspraken over contact houden, certificaat, andere plek

21. Ga terug naar