Wdrażanie PO RYBY 2007-2013 – kwestie problematyczne

1. Wdrażanie PO RYBY 2007-2013 – kwestie problematyczne

2. Plan prezentacji: • Dopuszczalny zakres zmian w Zestawieniu rzeczowo – finansowym • Wzrost kosztów operacji • Rachunek bankowy • Zasady rozliczenia zaliczki • Ponoszenie kosztów kwalifikowalnych objętych zaliczką • Zasady wystawiania faktur • Prawidłowy opis faktur • Prowadzenie wyodrębnionej księgowości • Sprawozdania końcowe i roczne • Dokumenty, które należy przedłożyć w celu rozliczenia operacji inwestycyjnych/nieinwestycyjnych • Wkład własny • Omówienie wybranych paragrafów umowy o dofinansowanie • Pozostałe informacje 2 2

3. Plan prezentacji: 3 3 • Tablice informacyjne • Zmiany w umowie • Koszty kwalifikowalne • Nakłady rzeczowe • Wybrane zagadnienia problemowe 3

4. Jeżeli w Zestawieniu rzeczowo-finansowym będącym załącznikiem do umowy o dofinansowanie wskazano konkretny model lub parametry Beneficjent może dokonać zmian poprzez złożenie aneksu i przedłożenie szczegółowego uzasadnienia. W przypadku gdy Zestawienie (…), nie zawiera tych elementów aneks nie jest wymagany, a do wniosku o płatność należy przedłożyć wyjaśnienia odnośnie wprowadzonych zmian. Dokonując zmian w zakresie Zestawienia (model, parametr, producent) należy pamiętać by został zachowany cel operacji, środki zostały wydatkowane racjonalnie, a kwota dofinansowania nie uległa zmianie. Dopuszczalny zakres zmian w Zestawieniu rzeczowo - finansowym 4 4

5. Wzrost kosztów operacji • W przypadku gdy we wniosku o płatność wykazane zostanie, że poszczególne pozycje kosztów kwalifikowalnych, zostały poniesione w wysokości wyższej niż określono w Zestawieniu rzeczowo-finansowym operacji, stanowiącym załącznik do umowy, jednak nie więcej niż o 10% w stosunku do kwoty wskazanej w tym Zestawieniu, wówczas przy obliczaniu kwoty pomocy przysługującej do wypłaty, koszty te mogą zostać uwzględniane w wysokości faktycznie poniesionej, na uzasadniony wniosek Beneficjenta, z zastrzeżeniem, że kwota pomocy nie może zostać zwiększona. • Należy również pamiętać, że do kosztów kwalifikowalnych operacji nie zalicza się kosztów poniesionych powyżej 10% wartości wszystkich kwalifikujących się wydatków na daną operację. 5

6. Wzrost kosztów operacji • W przypadku wzrostu kosztów ogólnych, w stosunku do wartości tych kosztów określonych w Zestawieniu rzeczowo-finansowym operacji, stanowiącym załącznik do umowy, nadwyżka tych kosztów stanowi koszt niekwalifikowalny. • Do Zestawienia (Sekcji V wniosku o płatność) należy wpisać tylko tę część kosztów ogólnych, która stanowi koszt kwalifikowalny. • Jeżeli wskutek zmian w poszczególnych pozycjach Zestawienia rzeczowo-finansowego z realizacji operacji koszty ogólne przekroczą 10 % wartości kosztów netto operacji, to podczas oceny wniosku o płatność dokonana zostanie korekta kwoty umowy. 6

7. Rachunek bankowy • Wyodrębniony rachunek bankowy jest konieczny tylko dla obsługi zaliczki. • Beneficjent ubiegający się o zrefundowanie kosztów musi posiadać rachunek bankowy (może to być istniejące konto wnioskodawcy, np. konto firmowe) – nie ma obowiązku posiadania wyodrębnionego konta do refundacji. • Koszty prowadzenia rachunku do obsługi zaliczki są kosztem kwalifikowalnym tylko wówczas gdy Beneficjent uwzględni je we wniosku o dofinansowanie. 7

8. Zasady rozliczenia zaliczki • W przypadku ubiegania się o zaliczkę niezbędne jest posiadanie dwóch odrębnych rachunków bankowych: jednego przeznaczonego wyłącznie do obsługi zaliczki oraz drugiego przeznaczonego do obsługi kosztów refundowanych. • Beneficjent ubiegający się o wypłatę zaliczki musi posiadać wyodrębniony rachunek konieczny dla obsługi tej zaliczki. • Wszelkie płatności z konta zaliczkowego muszą być dokonane w sposób bezgotówkowy. • Na koncie zaliczkowym co do zasady nie powinny znajdować się żadne inne środki 8

9. Zasady rozliczenia zaliczki • Odsetki bankowe zgromadzone na rachunku zaliczkowym stanowią koszt niekwalifikowalny. • Odsetki wraz z niewykorzystaną zaliczką należy zwrócić na konto ARiMR, do dnia złożenia wniosku o płatność końcową. • Wraz z wnioskiem o płatność końcową należy przedłożyć dowód transakcji potwierdzający dokonanie zwrotu. • Od 1 stycznia 2012 r. zwrotu środków należy dokonywać na konto: • 55 1010 1010 0088 2014 9740 0000 9

10. Ponoszenie kosztów kwalifikowalnych objętych zaliczką • Aby koszty kwalifikowalne zostały zrefundowane na etapie wniosku o płatność Beneficjent jest zobowiązany przedłożyć wyciąg z konta zaliczkowego i bieżącego, w celu potwierdzenia dokonania płatności. • W przypadku Beneficjentów, którzy ubiegają się o zaliczkę (100% kosztów kwalifikowalnych), płatności mogą być dokonywane dopiero po otrzymaniu środków na wyodrębniony rachunek. • W sytuacji gdy podatek VAT nie stanowi kosztu kwalifikowanego dla beneficjenta, faktury opłacane są z dwóch rachunków: kwota netto z rachunku wyodrębnionego do obsługi zaliczki, a kwota podatku VAT z rachunku własnego Beneficjenta. • Płatności w ramach rachunku zaliczkowego dokonywane są do wyczerpania środków na tym rachunku, tj. do kwoty przyznanej w umowie o dofinansowanie w zakresie zaliczki, a następnie ze środków własnych beneficjenta. 10

11. Zasady wystawiania faktur • Dokumenty akceptowane na etapie weryfikacji wniosku o płatność to min: faktury VAT, faktury VAT Marża, faktury zaliczkowe, faktury Pro – forma, rachunki, umowy sprzedaży, umowy o dzieło czy zlecenie. • Należy pamiętać, iż przedstawione do Wniosku o płatność dowody księgowe powinny spełniać podstawowe warunki określone w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152 poz. 1223 z późn.. zm.), tj. zawierać określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, określenie stron dokonujących operacji gospodarczej, opis operacji oraz jej wartość, datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu. • Kwestie wystawienia faktur reguluje ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług oraz Rozporządzenie z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podarku od towarów i usług (DZ.U.Nr68,poz.360) 11

12. Zasady wystawiania faktur • W przypadku gdy specyfika operacji wymaga przedłożenia protokołu odbioru robót faktury powinny zostać wystawione po odbiorze robót. • Należy pamiętać, by wykonawca/dostawca wystawił fakturę do 7 dni po sprzedaży/dostawie/wykonaniu usług. • Dopuszczalne jest dokonywanie płatności częściowych za dowolny etap prac (dostawy, wyposażenia itp.) o ile przewidują to zapisy umowy z wykonawcą/dostawcą. 12

13. Prawidłowy opis faktur • Przedłożone do refundacji dokumenty księgowe na odwrocie powinny zawierać zapis: • Wydatek współfinansowany z Europejskiego Funduszu Rybackiego w ramach środka "..." objętego PO RYBY 2007-2013 z powołaniem na numer umowy podpisanej z Samorządem Województwa wraz z datą jej zawarcia, • Zaleca się by opis zawierał: • numeru pozycji z „Zestawienia rzeczowo-finansowego operacji”, • kwoty kosztów kwalifikowalnych  w ramach danego dokumentu, • stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miejsca i sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja), • podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 13

14. Prowadzenie wyodrębnionej księgowości dla podmiotów prowadzących księgi rachunkowe • Zapewnienie oddzielnego systemu rachunkowości albo odpowiedniego kodu księgowego oznacza obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji, przez którą należy rozumieć ewidencję wyodrębnioną w ramach już prowadzonych przez daną jednostkę ksiąg rachunkowych zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, z późn. zm.). • Oznacza to, że konieczne jest oddzielne prowadzenie kont, które pozwolą na identyfikację wszystkich wpływów i wydatków otrzymanych środków. • Ewidencja ta powinna być wyodrębniona w ramach prowadzonych ksiąg rachunkowych i ma polegać na wyodrębnieniu w tym celu stosownych kont syntetycznych, analitycznych i pozabilansowych, tak aby możliwe było spełnienie wymagań w zakresie kontroli (wewnętrznej i zewnętrznej) wykorzystania środków. • Beneficjent ma obowiązek ustalenia i opisania zasad dotyczących ewidencji i rozliczania środków realizowanej operacji w ramach przyjętej polityki rachunkowości. 14

15. Prowadzenie wyodrębnionej księgowości dla podmiotów nie prowadzących ksiąg rachunkowych • Odrębna Ewidencja dla podmiotów prowadzących wyłącznie księgi podatkowe (podatkową księgę przychodów i rozchodów, ryczałt ewidencjonowany, karta podatkowa) winna być prowadzona w ramach tych narzędzi księgowych, które beneficjent jest zobowiązany stosować. • Beneficjent winien jednoznacznie oznaczyć wszystkie operacje powiązane z realizowaną operacją (poprzez umieszczenie oznaczenia operacji na dokumencie księgowym w postaci nr operacji oraz informacji o współfinansowaniu w ramach PO RYBY 2007-2013). • Ponadto zobowiązuje się ww. beneficjentów do prowadzenia dodatkowej ewidencji sporządzanej w systemie miesięcznym, umożliwiającej jednoznaczną identyfikację kosztów oraz środków trwałych, która będzie zawierała m.in. rodzaj i nr dowodu księgowego, datę wystawienia dokumentu i sposób zapłaty, kwotę wydatków kwalifikowanych. Po zakończeniu miesiąca kalendarzowego zestawienie powinno zostać wydrukowane i podpisane. • W przypadku rolników, którzy nie są zobowiązani do prowadzenia księgowości stosuje się wyłącznie ewidencję sporządzaną w systemie miesięcznym. 15

16. Wzór zestawienia danych wynikających z faktur lub równoważnych dokumentów księgowych dotyczących realizowanej operacji: 16

17. Sprawozdania roczne i końcowe • W przypadku gdy realizacja operacji rozpoczęła się przed dniem podpisania umowy, a zakończenie jej jest planowane po upływie okresu sprawozdawczego*, beneficjent zobowiązany jest do złożenia sprawozdania rocznego w terminie 21 dni od upływu okresu sprawozdawczego. • W pozostałych przypadkach beneficjent zobowiązany jest do złożenia tylko sprawozdania końcowego wraz z wnioskiem o płatność końcową. • * Okres sprawozdawczy np. wrzesień 2010 - wrzesień 2011 17

18. Dokumenty, które należy przedłożyć w celu rozliczenia operacji nieinwestycyjnych • W zależności od specyfiki operacji Beneficjent powinien przedłożyć: • listę obecności uczestników; • listę odbiorców nagród; • zaświadczenie o ukończeniu kursu/szkolenia; • materiały szkoleniowe; • program zadania/przedsięwzięcia; • dokumentację fotograficzną zrealizowanej operacji; • wzory materiałów promocyjnych (np. plakat, zaproszenie, ulotka).

19. Dokumenty, które należy przedłożyć w celu rozliczenia operacji inwestycyjnych • Podczas rozliczenia projektu Beneficjent powinien przedłożyć dokumentację wynikającą z przepisów prawa dotyczących wykonania i odbioru inwestycji. • W zależności od specyfiki projektu mogą to być: • zgłoszenie zamiaru wykonania robót budowlanych, • decyzja ostateczna o pozwoleniu na użytkowanie obiektu budowlanego, • zawiadomienie właściwego organu o zakończeniu budowy, • decyzje o środowiskowych uwarunkowaniach - w przypadku Beneficjentów realizujących operacje mogące znacząco wpłynąć na środowisko, • pozwolenie wodnoprawne – w przypadku gdy przedmiotem operacji jest inwestycja realizowana na podstawie przepisów prawa wodnego, • dzienniki budowy, • protokoły odbioru podpisane przez kierownika budowy lub osobę posiadającą odpowiednie uprawnienia i inwestora, • kosztorys różnicowy, • kosztorys powykonawczy. 19

20. Dokumenty, które należy przedłożyć w celu rozliczenia operacji inwestycyjnych • W przypadku prowadzenia robót budowlanych przy obiekcie wpisanym do rejestru zabytków lub na obszarze wpisanym do rejestru zabytków wymagane jest pozwolenie na prowadzenie robót wydane przez konserwatora zabytków. • W stosunku do obiektów budowlanych oraz obszarów nie wpisanych do rejestru, a objętych ochroną konserwatorską na podstawie miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego, pozwolenie na budowę lub rozbiórkę wydaje właściwy organ w uzgodnieniu z wojewódzkim konserwatorem zabytków. • Wszelkie zmiany (obmiarowe/jakościowe) wprowadzone w trakcie realizacji operacji powinny być właściwie udokumentowane. Aby poniesione koszty zostały uznane za kwalifikowalne do SW należy przedłożyć dokumenty wynikające z zawartych umów, wydanych pozwoleń/decyzji oraz potwierdzające poprawność poniesienia kosztów. 20

21. Dokumenty, które należy przedłożyć w celu rozliczenia operacji inwestycyjnych • Należy pamiętać, że zgodnie z ustawą PZP wprowadzenie zmian jest możliwe tylko wtedy, gdy zamawiający przewidział możliwość ich wystąpienia (w ogłoszeniu o przetargu i SIWZ) oraz określił w umowie z wykonawcą warunki na jakich zostaną wprowadzone. • Wprowadzone odstępstwa od projektu budowlanego lub od decyzji o pozwoleniu na budowę nie mogą wpłynąć na zmianę celu operacji. • Wszelkie zmiany stanu faktycznego Beneficjent powinien uzasadnić i udokumentować (np. kosztorys różnicowy), w przeciwnym wypadku zmiany niewykazane we WOP, a stwierdzone podczas kontroli będą podstawą do korekty kosztów kwalifikowalnych. 21

22. Wkład własny • Na etapie rozliczania wniosku o płatność przedmiotem weryfikacji przez SW jest sprawdzenie posiadania przez beneficjenta pokrycia wkładu własnego poprzez weryfikację dokumentów księgowych potwierdzających poniesienie wydatków (min. opłacenie całej faktury przedłożonej do weryfikacji). • Zakres wkładu własnego określony jest we wniosku o dofinansowanie, na etapie płatności nie ma możliwości rozszerzenia tego zakresu. • Należy pamiętać, że kwalifikowane nakłady rzeczowe mogą być wniesione do wysokości wkładu własnego Beneficjenta. 22

23. Omówienie wybranych paragrafów umowy o dofinansowanie • Zgodnie z: • § 6 ust. 3. pkt.j „Beneficjent zobowiązuje się do spełnienia warunków określonych w Programie, rozporządzeniu nr 1198/2006, rozporządzeniu nr 498/2007, ustawie i rozporządzeniu oraz do realizacji operacji zgodnie z postanowieniami umowy, a w szczególności: w trakcie realizacji operacji oraz przez 5 lat od dnia dokonania przez Agencję płatności końcowej: przechowywania całości dokumentacji związanej z realizacją operacji”. • § 6 ust. 5 „Beneficjent zobowiązuje się zapewnić i udokumentować, że czas wykonywania zadań związanych z realizacją operacji przez pracowników Beneficjenta nie będzie pokrywał się z czasem pracy wynikającym z umów o pracę zawartych pomiędzy tymi pracownikami a Beneficjentem.” • W celu wypełnienia zapisów umowy, zgodnie z przepisami prawa zatrudnienie pracownika Beneficjenta w ramach umowy cywilnoprawnej, np. umowy zlecenia czy umowy o dzieło, jest dopuszczalne. Ważne jednak, aby czynności, które mają być wykonywane w ramach umowy cywilnoprawnej, były rodzajowo różne od obowiązków objętych umową o pracę, a także - by warunki wykonywania umowy cywilnoprawnej odpowiadały charakterowi tego zatrudnienia, tj. żeby nie nosiły cech stosunku pracy (w tym w szczególności podporządkowania pracowniczego). 23

24. Pozostałe informacje • w dniu składania wniosku o płatność należy przedłożyć dokumenty księgowe w oryginale celem opieczętowania pieczęcią „ Przedstawiono do refundacji w ramach PO „Zrównoważony (…)”, które następnie pracownik UM kseruje oraz potwierdza za zgodność z oryginałem; • niekwalifikowalność podatku VAT w ramach PO RYBY nie wyklucza możliwości odzyskania go z innych źródeł; • w przypadku operacji jednoetapowych Beneficjent składa tylko wniosek o płatność końcową; • Beneficjent może złożyć wniosek o płatność w terminie wcześniejszym niż wynikający z umowy o dofinansowanie, jednakże należy mieć na uwadze fakt, że agencja płatnicza może nie mieć zagwarantowanej na dany okres wystarczającej kwoty środków na zrealizowanie zlecenia płatności; • w przypadku błędnie wypełnionego wniosku o płatność, Beneficjentowi przysługują dwa uzupełnienia wniosku; • w przypadku wątpliwości dotyczących opodatkowania podatkiem dochodowym, zwolnień podatkowych, kosztów uzyskania przychodu, należy kontaktować się z instytucjami właściwymi, tzn. Izbą Skarbową lub Urzędem Skarbowym. • raty zapłaty z tytułu wykonania umowy leasingu przez Beneficjenta mogą zostać rozliczone wnioskiem o płatność w przypadku gdy umowa leasingu przewiduje przeniesienie prawa własności przedmiotu leasingu na Beneficjenta (Beneficjent wraz z wnioskiem o płatność przedkłada umowę leasingu wraz z harmonogramem spłat)

25. Tablice informacyjne WZÓR TABLICY informacyjnej dla operacji, których koszty kwalifikowalne nie przekraczają 500 000 € NIE ZOSTAŁ OKREŚLONY.Wymogi w zakresie informowania określa art. 32 rozporządzenia Komisji 498/2007 oraz Księga Wizualizacji Znaku opracowana przez IZ. • Operacja współfinansowana przez Unię Europejską ze środków finansowych Europejskiego Funduszu Rybackiego zapewniającą inwestycje w zrównoważone rybołówstwo. Unia Europejska Europejski Fundusz Rybacki

26. Zmiany w umowie • Zmiany zapisów umowy wymagają formy pisemnej z wyjątkiem: • harmonogramu działań informacyjno-promocyjnych; • danych identyfikacyjnych ( np. dane adresowe, zmiana nazwiska przez osobę fizyczną). • Zmiany dotyczące informacji zawartych we WoD, które nie zostały przeniesione do umowy, wymagają uzgodnienia z SW. • Wniosek o dofinansowanie - podstawowy dokument wyjściowy do sporządzenia umowy.

27. Koszty kwalifikowalne • niezbędne do realizacji celu – stanowiący element operacji lub konieczny do wykonania ze względu na inne pozwolenia/decyzje; • racjonalne – zarówno rodzaj jak i sposób realizacji. Wnioskodawca powinien kierować się uzyskaniem najlepszych efektów z danych nakładów oraz optymalnym doborem metod i środków służących osiągnięciu założonych celów. • poniesione w terminie - nie wcześniej niż w dni zawarcia umowy „ramowej” między LGR, a MRiRW; • właściwie udokumentowany – fakturami wystawionymi na beneficjenta, kosztorysem powykonawczym, operatem szacunkowym.

28. Nakłady rzeczowe • Czym są ? • Charakter nakładów rzeczowych określa § 18 Rozporządzenia MRiRWz 15 października 2009 r. • Nakłady rzeczowe są to zasoby (wkład niepieniężny) wniesione do projektu które: • zostały faktycznie wniesione przez beneficjenta; • miały bezpośredni związek z realizacją operacji

29. Nakłady rzeczowe – jak dokumentować • Rodzaje nakładów: • Nieruchomość (grunt, budynek, budowla) lub prawo do dysponowania nią wartość ustalana jest na podstawie operatu szacunkowego wykonanego przez rzeczoznawcę majątkowego • Budynek lub budowla musi zmienić swoje przeznaczenie • Roboty budowlane lub prace konstrukcyjne • Wartość ustalana jest na podstawie kosztorysu powykonawczego • Nakładem rzeczowym nie jest praca własna beneficjenta, ani wolontariuszy!

30. Działalność przedszkolna rozwijana w ramach § 5 • W ramach § 5 – podnoszenie wartości produktów rybactwa, rozwój usług na rzecz społeczności zamieszkującej obszary zależne od rybactwa, pomoc jest dozwolona na podejmowanie i rozwój działalności gospodarczej. • Zgodnie art. 83a ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (tekst jednolity – Dz. U. z 2004 r., Nr256, poz. 2572 z późń. zm), prowadzenie szkoły lub placówki, zespołu, o którym mowa w art. 90a ust. 1, oraz innej formy wychowania przedszkolnego, o której mowa w art. 14a ust. 1a, nie jest działalnością gospodarczą.

31. Podział kosztów kwalifikowalne / niekwalifikowalne • Jedno ze Stowarzyszeń działających na terenie powiatu oświęcimskiego chce stworzyć album ze zdjęciami, którego celem jest promocja gmin powiatu oświęcimskiego. Nie wszystkie gminy powiatu są członkami LGR. • W ramach operacji polegającej na wzmocnieniu konkurencyjności i utrzymaniu atrakcyjności obszarów zależnych od rybactwa można podejmować działania polegające na promocji obszaru objętego LSROR. Kosztami kwalifikowalnymi albumu będzie jedynie część dotycząca obszaru LGR • Podziału kosztów można dokonać proporcjonalnie do objętości publikacji przeznaczonej na promocję gmin na których terenie realizowana jest LSROR.

32. Zatrudnianie członków komitetu i organów stowarzyszenia w biurze LGR LGR zobowiązuje się do niezatrudniania członków zarządu, organu kontroli wewnętrznej oraz komitetu LGR w biurze LGR za podstawie umowy o pracę lub innych umów o podobnym charakterze. Wymóg wynikający z § 5 pkt. 12 umowy o warunkach i sposobie realizacji LSROR Koszty wynikające z realizacji takich umów nie będą uznane za koszty kwalifikowalne 32

33. Aktualizacja LSROR MRiRW 1 października 2012 r zwrócił się z prośbą o precyzyjne opisywanie zmian wprowadzanych podczas aktualizacji LSROR/ regulaminu komitetu

34. Karty ocen projektów Do wyłącznej kompetencji komitetu należy dokonywanie oceny operacji w oparciu o przyjęte kryteria. Kryteria wyboru opisane są LSROR. Kartę oceny przygotowuje LGR. Nie wszystkie kryteria są kryteriami ilościowymi i kwantyfikowalnymi. Część kryteriów wymaga indywidualnej analizy. W przypadku zgłoszenia przez wnioskodawców zastrzeżeń wobec decyzji komitetu wnikliwej analizie będą podlegały karty ocen. W celu udokumentowania zasadności podjętych przez Komitet decyzji i przedstawienia wnioskodawcom precyzyjnych wyjaśnień karta oceny powinna uzasadniać przyjętą punktację.