„Zasady poprawnego rozliczania projektów w ramach Programu Operacyjnego RYBY 2007-2013”

1. „Zasady poprawnego rozliczania projektów w ramach Programu Operacyjnego RYBY 2007-2013” Olsztyn, 19.03.2014 r.

2. I . Program szkolenia Omówienie formularza wniosku o płatność Rozliczenie operacji a niezbędne załączniki dołączone do wniosku o płatność Zasady poprawnego wydatkowania i rozliczania zaliczki

3. Terminowość złożenia wniosku o płatność Wniosek o płatność składa się w terminie wskazanym w § 8 umowy o dofinansowanie. Jeżeli wniosek o płatność nie został złożony w terminie określonym w umowie o dofinansowanie, SW wzywa Beneficjenta w formie pisemnej do złożenia wniosku o płatność w terminie 14 dni. Nie złożenie wniosku o płatność lub złożenie po tym terminie skutkuje wypowiedzeniem umowy.

4. Zasady poprawnego składania wniosku o płatność • WoP powinien być wypełniony na aktualnym formularzu; • WoP powinien być sporządzony zgodnie z obowiązującą „Instrukcją wypełniania wniosku o płatność”; • WoP powinien być podpisany przez osoby do tego upoważnione; • WoP powinien zawierać wszystkie niezbędne załączniki; • WoP należy złożyć osobiście w siedzibie Instytucji Pośredniczącej (Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie)

5. Formularz wniosku o płatność

6. Sekcja I. DANE IDENTYFIKACYJNE BENEFICJENTA • Dane Beneficjenta powinny być zgodne z danymi zawartymi w umowie o dofinansowanie; • Pkt 2. Adres zamieszkania/siedziby – w przypadku osób fizycznych (również prowadzących działalność gospodarczą) należy podać adres zamieszkania; w przypadku osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej należy podać adres siedziby; • Obowiązkowo należy wypełnić punkt 4. Dane osoby uprawnionej do kontaktu;

7. Sekcja I. DANE IDENTYFIKACYJNE BENEFICJENTA – c.d. • W przypadku, gdy beneficjent nie jest osobą fizyczną należy również obowiązkowo wypełnić punkt 5 lub 6; • Pkt 7. Rachunek bankowy, na który należy dokonać płatności: • Jeżeli beneficjent składa wniosek rozliczający zaliczkę i nie wnioskuje już o kwotę do wypłaty należy wpisać dane konta zaliczkowego, • Jeżeli beneficjent wnioskuje o wypłatę środków powinien wpisać dane konta, na które powinna być dokonana płatności (konto zaliczkowe lub inne konto), • Na potwierdzenie danych o numerze rachunku bankowego należy dostarczyć odpowiedni dokument – zaświadczenie z banku, umowa z bankiem na prowadzenie rachunku, oświadczenie Beneficjenta o posiadaniu rachunku.

8. Sekcja II. DANE Z UMOWY O DOFINANSOWANIE • Pkt 1-7 – należy podać dane zgodnie z podpisaną umową o dofinansowanie; • Pkt 8-9 – należy podać kwoty zgodnie z umową o dofinansowanie, jednak w przypadku zawarcia aneksu do umowy należy podać aktualne kwoty; • Pkt 10. Okres realizacji operacji – należy podać zgodnie z umową o dofinansowanie – okres podany w załączniku nr 1 do umowy.

9. Sekcja III. DANE DOTYCZĄCE WNIOSKU O PŁATNOŚĆ • Pkt 1. Wniosek za okres – należy podać okres od dnia podpisania umowy o dofinansowanie do dnia złożenia wniosku o płatność lub ostatniego dnia terminu złożenia wniosku o płatność; • Pkt 3-5 i 7 – należy wpisać poprawnie kwoty wynikające z danych umieszczonych w tabeli IV i V; • Pkt 6 – należy wpisać kwotę odsetek bankowych uzyskanych od kwoty otrzymanej zaliczki (dokument potwierdzający wysokość odsetek).

10. Sekcja IV. WYKAZ FAKTUR LUB DOKUMNETÓW O RÓWNOWAŻNEJ WARTOŚCI DOWODOWEJ • w tabeli należy wyszczególnić wszystkie dokumenty potwierdzające poniesione koszty kwalifikowalne; • W przypadku, gdy dokument odnosi się do więcej niż jednej pozycji z zestawienia rzeczowo-finansowego, zawartego w umowie, należy go ująć w zestawieniu odpowiednią ilość razy.

11. Sekcja V. ZESTAWIENIE RZECZOWO-FINANSOWE • Kolumna 2 „Wyszczególnienie zakresu rzeczowego” – powinno być zgodnie z załącznikiem nr 1 do umowy; • Kolumny 3-8 – wprowadzone dane powinny być zgodne z faktycznie poniesionymi kosztami.

13. Sekcja VI. INFORMACJE DOTYCZĄCE OPERACJI • Należy obowiązkowo wypełnić w przypadku rozliczania przez Beneficjenta zaliczki lub jej transzy;

14. Sekcja VII. OŚWIADCZENIA BENEFICJENTA • wniosek powinien być podpisany przez beneficjenta, osobę (osoby) upoważnione do reprezentowania beneficjenta lub ustanowionego pełnomocnika;

15. należy wskazać wszystkie dołączone do wniosku o płatność załączniki; Sekcja VIII. INFORMACJA O ZAŁĄCZNIKACH

16. Załączniki do Wniosku o Płatność

17. Beneficjent jest zobowiązany złożyć niezbędne do rozliczenia operacji załączniki wraz z wnioskiem o płatność (sekcja VIII). Beneficjent składa dokumenty, bezpośrednio dokumentujące koszty – faktury, rachunki, umowy sprzedaży itp. – w oryginale. Inne załączniki beneficjent przedstawia w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez upoważnionego pracownika urzędu marszałkowskiego, notariusza lub podmiot, który wydał dokument.

18. Sprawozdanie z realizacji operacji • W przypadku złożenia przez Beneficjenta wniosku o płatność końcową obowiązkowym załącznikiem jest sprawozdanie końcowe z realizacji operacji. • Sprawozdanie powinno być wypełnione zgodnie z opracowaną instrukcją wypełniania sprawozdania oraz powinno zawierać informacje zgodne z danymi zawartymi w umowie o dofinansowanie. • Sprawozdanie powinno być złożone w wersji papierowej i elektronicznej.

19. Dokumenty akceptowane na etapie wniosku o płatność: •faktury VAT (VAT RR, VAT MP), •rachunki, •faktury i noty korygujące (wraz z fakturami, których dotyczą), •dokumenty celne (wraz z dokumentami, których dotyczą), •umowy sprzedaży nieruchomości sporządzone w formie aktu notarialnego wraz z dokumentem potwierdzającym poniesienie kosztu, •umowy zlecenia, o dzieło oraz inne umowy cywilnoprawne wraz z rachunkami, •niektóre dokumenty wewnętrzne.

20. Dokumenty finansowe: • powinny być wystawione na Beneficjenta (dane zgodne z podpisaną umową o dofinansowanie), • powinny zawierać wszystkie niezbędne elementy – zgodnie z zasadami wystawiania dokumentów, • data sprzedaży na dokumentach powinna być zgodna z okresem kwalifikowalności kosztów wynikającym z Rozporządzenia Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 23 listopada 2011 r., • data sprzedaży musi być również zgodna z okresem realizacji operacji określonym w załączniku nr 1 do umowy o dofinansowanie.

21. Potwierdzenie nabycia lub odbioru: • załącznikiem do wniosku o płatność powinny być potwierdzenia obioru zakupionych rzeczy, wykonania usług odebrania robót budowlanych, • dokumentem potwierdzającym odbiór może być protokół odbioru, montażu, instalacji itp. podpisany przez dostawcę i nabywcę • W przypadku zakupów potwierdzeniem może być adnotacja na dokumencie finansowym „towar odebrałem/am” z datą odbioru i podpisem odbierającego.

22. Zakupy sprzętu używanego Niezbędne dokumenty przy zakupie rzeczy używanych: • Oświadczenie Beneficjenta, że w okresie 5 lat poprzedzających rok ich nabycia nie zostały zakupione z udziałem środków publicznych, • Wycena wraz z opinią rzeczoznawcy określająca wartość rynkowa zakupionych maszyn lub urządzeń oraz potwierdzająca, że są one sprawne oraz mają właściwości techniczne niezbędne do realizacji operacji i spełniają obowiązujące normy i standardy.

23. Leasing – niezbędne dokumenty • Umowa leasingu (kopia, odpis) wraz z harmonogramem spłat, • Umowa powinna zawierać informację o przeniesieniu własności na leasingobiorcę po spłaceniu wszystkich rat, • Potwierdzenie przeniesienia własności.

24. Zakupy dokonane poza terytorium Unii Europejskiej W przypadku zakwalifikowania kosztu zakupu maszyn i urządzeń nabytych poza obszarem UE należy załączyć do WoP odpowiednie atesty, certyfikaty lub deklaracje zgodności lub inne równoważne dokumenty potwierdzające, że maszyny i urządzenia spełniają normy wspólnotowe mające do nich zastosowanie.

25. Kosztorysy W przypadku braku pozwolenia budowlanego albo zgłoszenia robót budowlanych na etapie weryfikacji wniosku o dofinansowanie warunkiem wypłaty pomocy jest złożenie przez Beneficjenta ww. dokumentów najpóźniej w dniu złożenia wniosku o płatność. W przypadku robót budowlanych, na które wymagane jest pozwolenie na budowę należy dołączyć: • pozwolenie na użytkowanie (w przypadku gdy obowiązek jego posiadania nakłada pozwolenie na budowę), • zgłoszenie zakończenia robót budowlanych wraz z dokumentem potwierdzającym brak sprzeciwu do użytkowania lub oświadczeniem, że sprzeciwu nie wniesiono (po upływie 21 dni).

26. Kosztorysy – c.d. Niezbędnym załącznikiem do WoP jest kosztorys powykonawczy w przypadku, gdy: • występują rozbieżności pomiędzy wdrożonym kosztorysem inwestorskim, a stanem faktycznympo wykonaniu robót (zmiany w cenie, ilości), • do zaistniałych zmian konieczne są wyjaśnienia.

27. Dokumentacja fotograficzna i oznakowanie operacji • W przypadku operacji o wartości powyżej 500 000 EURO Beneficjent zobowiązany jest do oznaczenia operacji tablicą informacyjną sporządzoną zgodnie z wytycznymi Księgi Wizualizacji Znaku, • W przypadku operacji o wartości poniżej 500 000 EURO Beneficjent zobowiązany jest oznakować operację w widoczny sposób – poprzez tablicę, naklejkę itp.

28. Dokumentacja fotograficzna i oznakowanie operacji – c.d.

29. Zapłata dokonywana w walutach obcych W przypadku, gdy dokonano płatności w obcej walucie kwotę kosztów kwalifikowalnych należy przedstawić w polskiej walucie przeliczając wartość po kursie z dnia dokonania transakcji zapłaty. Potwierdzeniem wysokości kursu jest: - adnotacja banku na fakturze lub innym dokumencie o równoważnej wartości dowodowej lub na potwierdzeniu zapłaty, - zaświadczenie z banku.

30. Dowody zapłaty Do wniosku o płatność należy obowiązkowo dostarczyć potwierdzenia dokonania zapłaty za przedstawione dokumenty. W przypadku płatności przelewem należy dostarczyć potwierdzenie dokonania przelewu (nie należy dołączać polecenia przelewu). W przypadku płatności gotówkowych potwierdzeniem jest zapis na dokumencie „zapłacono gotówką”, oświadczenie wystawcy dokumentu o otrzymaniu płatności (kwota i data) lub inny dokument potwierdzający (KP). Wszystkie wydatki powinny być poniesione do dnia złożenia WoP.

31. Wzrostkosztówkwalifikowalnych Zgodnie z artykułem 5 ustęp 4 umowy o dofinansowanie, w przypadku, gdy Beneficjent poniósł koszty w kwocie wyższej niż zakładana w umowie jednak nie więcej niż o 10% w stosunku do kwoty wskazanej w poszczególnych pozycjach zestawienia rzeczowo-finansowego, koszty te mogą zostać zakwalifikowane w wysokości faktycznie poniesionej o ile kwota pomocy nie ulegnie zwiększeniu.

32. Zaliczki • Zaliczka powinna być wypłacona na wyodrębniony rachunek bankowy (lub subkonto), przeznaczony wyłącznie do obsługi zaliczki. • Dokumentem potwierdzającym numer rachunku bankowego, dostarczanym do Samorządu Województwa, może być zaświadczenie z banku, umowa z bankiemlub oświadczenie Beneficjenta. • Dane powinny być zgodne z informacjami zawartymi w umowie o dofinansowanie.

33. Zaliczki – c.d. • Zaliczka może być wydatkowana tylko i wyłącznie w formie bezgotówkowej. • Zaliczka przeznaczona jest wyłącznie do finansowania kosztów kwalifikowalnych. • Zwrot niewykorzystanej lub nieprawidłowo wydatkowanej zaliczki powinien nastąpić do dnia złożenia WoP (na rachunek bankowy Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa).

34. Aneks do umowy Wniosek o aneks do umowy o dofinansowanie można złożyć najpóźniej w dniu złożenia WoP. Weryfikacja WoP zostaje wstrzymana do dnia podpisania aneksu lub odmowy podpisania aneksu.

35. Dziękujemy za uwagę Biuro Wdrażania PO RYBY Departament Rozwoju Obszarów Wiejskich i Rolnictwa Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie