Utvärdering av anbud

1. Utvärdering av anbud

2. LOU 12 kap § 1 En upphandlande myndighet skall anta antingen1. det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga för den upphandlande myndigheten, eller2. det anbud som innehåller det lägsta priset.

3. LOU 12 kap § 1 Vid bedömningen av vilket anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga, skall myndigheten ta hänsyn till olika kriterier som är kopplade till föremålet för kontraktet, såsom pris, leverans- eller genomförandetid, miljöegenskaper, driftkostnader, kostnadseffektivitet, kvalitet, estetiska, funktionella och tekniska egenskaper, service och tekniskt stöd.

4. LOU 12 kap § 2 Den upphandlande myndigheten skall ange hur sådana kriterier kommer att viktas inbördes vid bedömningen av vilket anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga. Kriterieviktningen får anges som intervall med en lämplig största tillåtna spridning.

5. Dokumentation om utvärderingsmodeller • Konkurrensverket – Forskningsrapport 2004 • NOU – Yttrande i mål 0024-26 (2005) • SKL - PM 2008 • Utvärdering i offentlig upphandling (del 1) –Pernilla Norman 2008 • Regelverk och praxis i offentlig Upphandling - Per Molander • Konkurrensverket – Yttrande i mål 3014-09

6. Domar om utvärderingsmodeller • KamR Sthm 3014-09 (SL/Veolia) • KamR Sthm 4979-06 (Lt Västmanland) • KamR Sundsvall 3372-07 (Vägverket) • KamR Jönköping 1557-08 (Livsmedel) • KamR Gbg 6212-07 (V Götaland) • LänsR Östergötland 3828-06 (Luftfartsv.) • RÅ 2002 ref. 50 (Migrationsverket) • KamR Sthm 5512-08 (Täby kommun) • KamR Sundsvall 237-08 (Vägverket)

7. Utvärderingskriterier

8. Utvärderingskriterier ”…när en upphandlande enhet fastställer andra utvärderingskriterier än enbart pris är det ofrånkomligt att kriterierna i viss mån bedöms subjektivt vid utvärderingen.” ”Det finns heller inga krav i LOU eller gemenskapsrätten på att varje steg i en poängskala ska beskrivas i ord i förfrågningsunderlaget:” Länsrätten i Stockholm, mål 1790-09 (Veolia-målet)

9. Poängskala för kriterier Det kan vara svårt att beräkna hur stor den uppfyllda andelen är när man använder poängskalor som inte börjar på noll.

10. Orättvisa poängskalor?(proportionalitetsprincipen) • Högsta kriterieuppfyllnad får 4 poäng och lägsta kriterieuppfyllnad får 1 poäng (stor skillnad 33,3 % mellan stegen) • Högsta kriterieuppfyllnad får 5 poäng och lägsta kriterieuppfyllnad får 0 poäng (hur fungerar det om man bara får två anbud)

11. Relativa poängskalor ”Anbud med högsta kriterieuppfyllnad för ett kriterium får 10 poäng. Det anbud som är nästan lika bra får 9 poäng osv.” Två anbud kan inte få högsta poäng för ett kriterium med denna skrivning Kammarrätten i Göteborg 8022-08

12. Utvärdering av optionsår ”Om någon av parterna inte säger upp avtalet förlängs det automatiskt i ett år.” eller ”Avtalet kan förlängas med ett år under förutsättning att parterna är överens om detta.” När det inte föreligger någon skyldighet för leverantören att tillhandahålla tjänsten under optionsåren får optionstiden inte räknas in vid beräkning av kostnaden. Kammarrätten i Göteborg 7304-08

13. Otydliga kriterier • Produkten skall vara försedd med… • Produkten bör vara försedd med… • Produkten bör kunna förses med… • Det bör vara möjligt att förse produkten med…

14. Poängsättning av kriterier Innebär det någon skillnad vilken poängsättningsmodell man använder och hur kriterierna utformas? Några exempel följer!

15. Exempel på kriterier • Exempel på kriterier för höjdhopp • Bör kunna hoppa minst 2,00 m • Bör kunna hoppa 2,20 m • Bör kunna hoppa 2,00 m • Anbud • Kalle kan hoppa 2,10 m • Bättre än kriteriet • Sämre än kriteriet • Uppfyller kriteriet

16. Poängsättning modell 1 Vilken poäng får man om man uppfyller kriteriet eller är bättre eller sämre än kriteriet? 5 Mycket bättre än kriteriet 4 Bättre än kriteriet 3 Uppfyller kriteriet 2 Något sämre än kriteriet 1 Mycket sämre än kriteriet 0 Saknas Anm: Fåtal kriterier som kan ge 4 – 5 poäng

17. Poängsättning modell 2 Vilken poäng får man om man uppfyller kriteriet eller är bättre eller sämre än kriteriet? 5 Uppfyller kriteriet 4 Högt mervärde 3 Acceptabelt mervärde 2 Visst mervärde 1 Litet mervärde 0 Mervärde saknas Anm: Man kan aldrig bli bättre än kriteriet

18. Poängsättning modell 3 Vilken poäng får man om man uppfyller kriteriet eller är bättre eller sämre än kriteriet? 5 Bättre än kriteriet 4 Uppfyller kriteriet 3 Högt mervärde 2 Acceptabelt mervärde 1 Litet mervärde 0 Mervärde saknas Anm: Man kan bli bättre än kriteriet

19. Viktning av kriterier styrs av: Viktning av kvalitet i procent, poäng eller SEK Viktning av kvalitet mot pris i procent eller genom en omräkningsfaktor Antalet underkriterier Modell för poängsättning Relativa eller rangordnade poängskalor Relationer till andra anbud alt eget anbud Beräkningsmodell för utvärderingen (jämförelse med lägsta pris, medelvärde, absoluta värden mm)

20. Den enklaste utvärderingsmetoden Lägsta pris!

21. Lägsta pris - Exempel Den artikel med lägst pris som uppfyller alla kriterier på ett godkänt sätt kommer att väljas.

22. Utvärderingsmodeller Vilken modell bör man använda för att bestämma vilket anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga?

23. Endast rangordning Är det en fördel att använda rangordning av kriterierna i ett matematiskt perspektiv, eftersom inga kriterier kan vara lika mycket värda vid rangordning?

24. Utvärderingsmodeller LOU och EG-direktiven innehåller inga formregler för hur en utvärdering ska gå till. Det finns inte heller några regler om hur en utvärderingsmodell ska vara konstruerad.

25. Vilken metod använder man i andra länder? Använder endast metoder som relaterar till andra anbud, i regel till lägsta pris eller till medelvärdet av inkomna anbudspriser Anm: Inkl sökning på Internet 2009

26. Vilken metod använder andra landsting?Jämförelsen omfattar upphandlingar av tung medicinteknisk utrustning under 2006 resp 2008 för samtliga landsting.

27. Landsting 2006 Rangordnade kriterier 7 st Relaterar till lägsta pris 10 st Jämförelsetal (VFM) 1 st Fast poängskala för pris 1 st Jämförvärde – Absolut påslag 1 st

28. Landsting 2008 Rangordnade kriterier 2 st Ofullständig (endast viktning) 7 st Relaterar till lägsta pris 5 st Relaterar till medelvärde 1 st Jämförvärde – Relativt påslag 1 st Jämförvärde – Absolut påslag 4 st

29. Landstinget Sörmland 2002 Relation till lägsta pris (kvot) 2002 D:o (relativ beräkning) 2002 D:o inkl relation till högsta kriterieuppfyllnad 2003 Justering av lutning för kostnadsskalan 2004 Anders Lunanders forskningsrapport 2005 Variant av Value-for-Money 2005 Absolut påslag för ej uppnådda kriterier 2006 Relation till fastställt lägsta pris 2006 D:o med utökad poängskala 2006 Absoluta påslag för ej uppnådda kriterier (fördelat per kriterium)

30. Krav på utvärderingsmodeller • Modellen ska vara transparent och förutsägbar • Modellen ska behanda alla anbud lika • Modellen ska inte kunna manipuleras • Ett anbud ska inte påverka resultatet för andra anbud • Utfallet ska stämma med angivna förutsättningar • Modellen ska vara matematiskt konsistent (logiskt utfall)

31. Checklista för utvärderingsmodeller Förutsägbar Fastställs kriteriernas värde innan förfrågningsunderlaget skickas ut eller först när anbuden har kommit in? Stämmer angiven viktning med det verkliga utfallet? Likabehandling Är kriterierna lika mycket värda för alla anbud? Proportionalitet (fri prövningsrätt?) Vilket värde har kriterierna i förhållande till priset? Ger en ändring av kvalitet eller pris en proportionell ändring av erhållen poäng (rangordning resp fasta betygssteg)? Hur mycket kan viktningen justeras vid utvärderingen? Matematisk korrekt Fungerar modellen alltid så att ett högre pris eller sämre kvalitet minska möjligheterna att vinna upphandlingen? Inte möjlig att manipulera Kan ett anbud påverka resultatet för de andra anbuden?

32. Fördelning av totalkostnad Kostnad obligatoriska krav + Värdet av kriterierna Totalkostnad för produkten Anm: Får kriteriernas värde vara större än kostnaden för produkten?

33. Problem med utvärderingsmodeller De flesta problem handlar om… Relationsproblem!

34. Några olika utvärderingsmodeller • Förutbestämt pris (jämför bara kvalitet) • Poängsätta pris och kvalitet • Prissätta kvalitet och beräkna ett jämförvärde

35. Förutbestämt pris Utvärderingen baseras enbart på att köparen ska få så mycket som möjligt för ett förutbestämt pris. Jämförelse mellan offererade priser behöver inte göras. Vid utvärderingen behöver anbuden inte relateras till varandra.

36. Exempel på förutbestämt pris När priset är förutbestämt Upphandling av vårdtjänster där ersättningen är lika i hela landstinget, t ex via kapitering per listad patient. När man väljer fast pris Upphandling av en produkt där landstinget i förväg bestämmer priset.

37. Exempel på förutbestämt pris När man väljer att bestämma priset i förväg Landstinget XX betalar 10 mkr för att få en MR-utrustning installerad och klar för drift inkl två års garanti. Leverantörerna får ange vilka funktioner och tillbehör som ingår baserat på landstingets önskemål i kravspecifikationen. Den leverantör som erbjuder den bästa utrustningen med flest av önskade funktioner och tillbehör vinner upphandlingen.

38. För- och nackdelar? Ska man egentligen använda Förbestämt pris? eller Takpris?

39. Problem med förutbestämt pris Ett av de få objektiva kriterierna försvinner Vilket värde har ev erbjudanden som man har/inte har efterfrågat? Ska man åstadkomma ett lågt pris eller få så mycket som möjligt för pengarna?

40. Poängsätta pris och kvalitet I regel får man kostnadspoäng i förhållande till anbudet med lägsta pris

41. Metoder som poängsätter pris och kvalitet • Modeller som relaterar till priser i andra anbud • Modeller som relaterar till kvalitetsuppfyllnad i andra anbud • Kombination av detta

42. Jämförelser med lägsta pris Användare av utvärdering som 2009 relaterar anbuden till lägsta pris: Arbetsförmedlingen Fortifikationsverket Konkurrensverket Försvarets Materielverk Rikspolisstyrelsen Naturvårdsverket

43. NOU om utvärderingsmodellen NOU anser att en utvärderingsmodell som låter det anbud som har lägst total poäng påverka vilket av de andra anbuden som kommer att vinna upphandlingen inte kan anses vara utformad på ett sådant sätt att den leder till ett rättvist resultat. Inte heller kan en sådan modell säkerställa att det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet antas.

44. Parametrar vid poängsättning av pris • Vilken poängskala ska gälla för prisets poäng? • Vilken lutning ska poängskalan ha? • Vad händer utanför den fastställda skalan? • Jämföra med lägsta pris, medelvärde, medianvärde, högsta pris eller…? • Heltal eller decimaler vid poängsättning? • Rangordnade eller relaterade poäng? • Relativ beräkning eller kvotberäkning? • Viktning av pris mot övriga kriterier? • Fast värde för lägsta alt högsta pris?

45. Jämförelse med lägsta pris Poängskalans lutning för kostnad påverkar viktningen

46. Kvotberäkning vid kostnadsjämförelse Lägsta pris dividerat med Anbudets pris Användare av modellen 2009

47. Kvotberäkning vid kostnadsjämförelse Olinjär poängskala för kostnadens poäng Anm: Normalt används en linjär skala för kriteriernas poäng. Reducerar kostnadens påverkan på utfallet av upphandlingen genom att kostnadspoängen aldrig kan bli mindre än 0.

48. Normal beräkning vid jämförelse med lägsta pris Anbudets pris – Lägsta pris dividerat med Lägsta pris

49. Normal beräkning vid jämförelse med lägsta pris Linjär skala för kostnadens poäng. Kostnadens påverkan på utfallet av upphandlingen upphör när kostnaden blir 2 x lägsta kostnad eftersom kostnadens poäng normalt aldrig tillåts bli mindre än 0.

50. Jämförelse med lägsta pris Vikten för kvalitet i förhållande till prisets vikt