1 / 18

Fagsystemer – oppgradering og nyanskaffelser

Fagsystemer – oppgradering og nyanskaffelser. Lars-Eivind Bjørtvedt, rådgiver Kjetil Reithaug, arkivsjef. Utfordringer 1. To hovedtyper av systemer Sakarkiv-systemer Noark-standard Fagsystemer Ingen standard Stort spekter. Utfordringer 2. Ingen standard for fagsystemer

irisa
Download Presentation

Fagsystemer – oppgradering og nyanskaffelser

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Fagsystemer – oppgradering og nyanskaffelser Lars-Eivind Bjørtvedt, rådgiver Kjetil Reithaug, arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

  2. Utfordringer 1 • To hovedtyper av systemer • Sakarkiv-systemer • Noark-standard • Fagsystemer • Ingen standard • Stort spekter Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

  3. Utfordringer 2 • Ingen standard for fagsystemer • Ikke tilrettelagt for arkivdanning • Ikke tilrettelagt for avlevering • Ingen klare regler for avlevering Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

  4. Deponering av fagsystemer • Foreløpig 2 muligheter • Dex Data Extractor • Kommunen betaler for lisens • IKAVA mottar en databasedump og gjør resten av jobben • Kommunen betaler IKAVA • Dokumenter problematisk Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

  5. Vår modell Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

  6. Hvaskalvære med frafortiden? • Hva skal med fra det gamle og over i det nye systemet? • Konvertering • Risikovurdering • IKAVA ønsker ikke konverterte data Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

  7. Bevare det gamle? • Hva bør man legge vekt på med sikte på bevaring av det gamle systemet? • Data skal arkiveres i den stand de er • Skill ut historiske data FØR konvertering • Gjør som dere vil med det som skal konverteres Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

  8. Deponering til IKAVA • Noark-4 • Ferdig uttrekk • Uttrekk er en del av standarden • Stor enighet om at IKKE kommunene skal betale ekstra • Noark-3 og fagsystemer • IKAVA tar imot databasedump • IKAVA lager XML-uttrekk • Fulltekstdokumenter problematisk Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

  9. Fullelektronisk? • Hvordan kan vi sikre oss at det nye fagsystemet kan hjelpe oss til å bli fullelektroniske - både i saksbehandling og bevaring? • Noark-5 – finnes godkjente løsninger, men også mangler Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

  10. Løsningen? • ”Noark5 er en standard for arkivdanning som stiller krav til arkivstruktur, metadata og funksjonalitet. Noark5 skal kunne brukes for alle typer arkivdanning, uavhengig av teknologisk løsning og type organ. Alle former for aktiviteter som skaper dokumenter som det er viktig å sørge for at oppbevares og gjenfinnes i autentisk form, skal i prinsippet inngå i en løsning for arkivdanning. Dette er helt uavhengig av offentlig eller privat sektor, om dokumentene inngår i tradisjonell saksbehandling, hvor mange år de skal oppbevares eller om de skal avleveres til depotarkiv.” (Riksarkivet) Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

  11. Kort om Noark-5 • Noark er en kravspesifikasjon for elektroniske arkivsystem i offentlig forvaltning. • Nytt i versjon 5 er at standarden også kan benyttes på fagsystemer • Kan også brukes i det private Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

  12. Litt mer om Noark-5 • Kjerne og grensesnitt • Et viktig problem gjenstår Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

  13. Konverteringtil Noark-5 • Ingen generelt krav om periodisering ved skifte av Noark-versjon eller leverandør – men: • Noark-5 er SVÆRT forskjellig fra Noark-4 • Noark-5 har ikke noen metode for oppgradering • Hovedsakelig leverandører som promoterer oppgradering Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

  14. Konvertering til Noark-5 • Software InnovationsNoark 4-løsning svært lik Noark-5 • Riksarkivet har godkjent konvertering • Ingen risiko for tap av data Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

  15. Innkjøp 1 • Før anskaffelse av et Noark5-system må det lages en kravspesifikasjon. • Noark-5 stiller større krav til kunden • Målet er mer bedre systemer • Tilpasset virksomheten • Inneholder ikke unødvendige deler Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

  16. Innkjøp 2 • Hvilke krav bør stilles ved innkjøp av fagsystem? • Viktig å fokusere på både dokumentasjon og bevaring? • Uttrekksmulighet SKAL være tilstede • Riksarkivet har oversikt over Noark-godkjente systemer • EPJ også godkjent Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

  17. Nyttigelenker • http://riksarkivet.no/arkivverket/Offentlig-forvaltning/Noark/Noark-5 • http://standard.difi.no/forvaltningsstandarder/standard/noark/noark-5 • http://www.dextractor.no Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

  18. Spørsmål? Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

More Related