Instructivo para manejo de Deprisa Internacional en Deprisanet

1. Instructivo para manejo de Deprisa Internacional en Deprisanet IN-NE1002-20 Rev. 27-02-2012

2. A partir del 27 de febrero no se debe volver a utilizar ws La venta de Deprisa Internacional ahora se puede realizar a través de nuestro sistema Deprisanet, por lo cual a partir del 27 de febrero de 2012, ningún punto de venta y expendio debe volver a utilizar el sistema de UPS Worldship , ya que de hacerlo generaría una duplicación de guías.

3. Ingreso a Deprisanet Se ingresa al sistema a través de http://deprisanet.avianca.comcomo se hace regularmente y se digita el nombre de usuario y contraseña

4. Creación de Despacho Se genera despacho para el Producto Deprisa Internacional en la pestaña de seguimiento de envíos, de la misma forma que se genera para todos los productos.

5. Venta En la pestaña punto de venta, opción corte de guía se selecciona el producto Deprisa Internacional.

6. Venta - País Cuando se seleccione el país aparecerá una nueva opción para Estados Unidos y Canadá que es “Estado”, Allí se seleccionará el Estado y posteriormente la ciudad. Nueva Opción

7. Venta - Miami Para el caso de MIAMI no aparecerá como una ciudad del Estado de Florida sino que estará dentro del grupo de país En Miami como país se podrán seleccionar las ciudades que componen el área conocida como Miami Metropolitano.

8. Venta – Código Postal De la misma forma en que se realizaba validación de Código Postal en WS, lo realizará Deprisanet, por ello es muy importante que le indiquen al cliente que debe ser correcta la información porque de lo contrario no permitirá grabar la guía. Si el cliente o el asesor no tiene conocimiento acerca del código postal, pueden buscarlo en Google o comunicarse con el avantel 1374 o 955 para verificarlo en el sistema. Este campo será validado por Deprisanet

9. Venta – Código Postal Brasil Para el caso de Brasil, los códigos postales podrían venir con un guión, la estructura valida para Deprisanet son cinco números guión tres números. Ejemplo: 99999-999 Recuerden que para Brasil, Chile, Ecuador y España es obligatorio diligenciar el número de identificación del destinatario conocido como TAX ID o VAT Number Este es el formato de código postal válido para Deprisanet

10. Venta – Datos Destinatario y Remitente La información de Destinatario y Remitente debe ser completamente diligenciada, pero en esta nueva versión se deben tener en cuenta dos campos obligatorios. El contacto de destinatario y el formato de número telefónico para USA y Canadá (999-999-9999) Esta información de contacto es obligatoria El formato para Usa y Canadá debe ser 999-999-9999

11. Venta – Liquidación El envío lo liquidará automáticamente Deprisanet con base en las tarifas vigentes y en cada casilla aparecerá el valor que le corresponde, flete en dólares y en pesos. Flete en Pesos Flete en Dólares

12. Venta – Liquidación • En esta versión se puede seleccionar la opción “solo documentos” y/o “volumen de caja”. Se pueden seleccionar las dos ya que el cliente puede enviar una caja llena de documentos. No son excluyentes. • Se selecciona “solo documentos”, para que quede clasificado como su nombre lo indica y no se deba imprimir invoice. Se puede seleccionar cualquiera de las dos opciones o las dos.

13. Venta – Descripción de contenido • La descripción del envío y la descripción general son campos obligatorios y deben ser en inglés. • Se debe hacer descripción de cada elemento que viaja en el envío y en esta versión se pueden seleccionar las mismas unidades de medida que tiene WS La descripción debe ser en inglés Unidades de Medida WS Campo Obligatorio

14. Venta – Datos UPS • Tipo de Paquete: todo lo que no sea Express Envelope se debe poner como paquete (package) • Para “razón de la exportación” y “condiciones de venta”, aplican las mismas opciones que tiene WS. • Para el caso de “comentarios adicionales” allí se señalan por ejemplo las condiciones con las que viajan los medicamentos o el envío de Bisutería. En este campo se puede señalar todo lo referente a las condiciones para enviar medicamentos, bisutería o todo aquello que requiera de una explicación adicional para ser enviado.

15. Venta – Impresión Al momento de hacer clic en el botón “Grabar”, el sistema automáticamente generará el número de la guía. Posteriormente permitirá imprimir la guía y el invoice.

16. Venta – Recolección a Domicilio Para la venta con Recolección a domicilio para masivos (en las ciudades que aplique y únicamente en los puntos autorizados) todo se debe hacer exactamente igual excepto dos cosas para tener en cuenta: 1. En el diligenciamiento de la guía solicitará “valor manual”, allí se digitará el valor que cobró el asesor comercial en el momento de la recolección. Valor Manual

17. Venta – Recolección a Domicilio 2. En el momento de grabar le solicitará digitar el número de la guía, el cual debe ser máximo de 9 caracteres y posteriormente se graba. Este procedimiento también es valido para las guías manuales vendidas en el punto de venta.

18. Formatos y documentos que se manejan en el proceso • Recuerden que si señalan “sólo documentos” no se debe generar invoice • El invoice se debe imprimir en hoja blanca, no en la preimpresa

19. Gracias