TIME MANAGEMENT

1. TIME MANAGEMENT

2. Časový manažment …kedysi sme verili, že „Čas sú peniaze“. Dnes vieme, že čas je oveľa cennejší. Aj hospodárenie s časom je náročnejšie, lebo na rozdiel od peňazí, nemožno ho odložiť na neskoršie použitie. Ak čas nevyužijeme okamžite – stratí sa, prepadne. Zmizne navždy… Kto si neplánuje svoj čas, plánujú mu ho iní. Sústreďme sa na výsledky, nie na to ako byť zaneprázdnení.

3. Čo je to vlastne čas? ČAS = ŽIVOT

4. Pokúste sa odpovedať na nasledovné otázky: • Dokážete odmietnuť prácu alebo telefonické hovory, ktoré prichádzajú bez kontroly kedykoľvek? • Dokážete odmietnuť ľudí, ktorí prichádzajú do vašej kancelárie pre radu alebo priateľsky si pohovoriť o práci alebo o súkromných veciach? • Keď odídu ostatní zamestnanci z práce, odpovedáte na odkazy, alebo robíte veci, ktoré by vám v skutočnosti nemali patriť? • Pocitujete niekedy, že ste v časovej tiesni alebo v strese?

5. Čas nemožno riadiť. Riadiť možno využívanie času.

7. Návyky, ktoré šetria čas • vypestujte si nový osobný zmysel pre čas • plánujte dopredu • maximálne využívajte svoj najproduktívnejší čas • vyvarujte sa neporiadku • urobte všetko ihneď, neodkladajte, čo ste si naplánovali • naučte sa povedať nie • používajte telefón ako nástroj, ktorý šetrí čas • naučte sa viac delegovať • úlohy plánujte do kalendára • uprataný pracovný priestor • dobre rozčlenené pracovné pomôcky • plánujte aj s časovou rezervou

8. Typické chyby pri časovom manažmente • Nemáme jasné ciele • Neporiadok vo veciach • Chceme byť informovaní o všetkom • Dlhé a nudné schôdze • Akceptácia neohlásených návštev a rozhovorov • Rozptyľovanie v práci, nedostatočná koncentrácia • Slabá sebadisciplína  • Presúvanie nepríjemných vecí na neskôr • Neschopnosť povedať NIE • Zhon, netrpezlivosť, náhlenie • Nedostatočné delegovanie • Nedôvera v ostatných ľudí v organizácii

9. Delegovanie pracovných úloh

10. Možná situácia z praxe (1) • vedúci manažér Andrej • profesijné znalosti sú na veľmi vysokej úrovni • prijatí nový pracovníci • Miesto toho, aby mal vedúci pracovník Andrej menej práce, musí sa starať i o zákazníkov nových kolegov. • Chce byť pri všetkom. Noví pracovníci strácajú iniciatívu a ich aktivita sa obmedzuje na starostlivé a kvalitné plnenie zadaných úloh • vedúci pracovník je neustále zavalený operatívnou činnosťou a na systematické vedenie a strategické rozhodovanie nemá čas

11. Možná situácia z praxe (2) • Rosemary W. je vedúcou pracovníčkou nakladateľstva • Domnieva sa, že keď bude pracovať sama, miesto toho, aby prácu rozdelila, zabezpečí kvalitu. Zároveň sa úplne úprimne teší z nových úloh, ktoré musí riešiť. • Rozumovo cíti, že nakoniec bude musieť prácu rozdeliť. Avšak z čisto citového hľadiska je pre ňu veľmi ťažké niečo také spraviť. • „ Keď nejakú prácu robíte dlho, zvyknete si na to robiť ju sám“, vraví Rosemary.

12. Možná situácia z praxe (3) • „Osobne verím, že informáciu sú moc. Radšej preto udržujem dôležité detaily pred zamestnancami v tajnosti. Keby som ich niekomu posunul, mohol by byť skoro schopný ma nahradiť. Keď som bol štyri týždne preč z práce kvôli vredom, skoro sa to tam celé rozpadlo, takže aspoň všetci vedeli, ako som pre firmu nenahraditeľný.“ (Vysoký manažér strojárskej firmy)

13. Možná situácia z praxe (4) • Helena -vedúca skupiny v jednej cestovnej kancelárie • Zistila, že práca vedúcej je časovo veľmi náročná • Helena sa stále snaží starať sa o niektorých svojich starých klientov a v skutočnosti robí prácu za svojich zamestnancov, pretože sa jej zdá, že sú veľmi pomalí a nepracujú dôkladne. • Helena hovorí: „ Bolo by jednoduchšie, keby som si všetko robila sama, ale nemám na to čas.“

14. Možná situácia z praxe (5) • Tomáš - vedúci oddelenia marketingu • Má k dispozícii personál, ktorý ho o všetkom informuje. • Obáva sa, že jeho zamestnanci nebudú schopní plniť zverené úlohy a má tendenciu robiť všetko sám. • Jedine tak bude práca spravená bezchybne. • „Na to, učiť personál všetko, čo by mal vedieť, nie je čas.“ Domnieva sa, že prácu bude môcť rozdeliť neskôr, až získa v novej funkcii viac skúseností.

15. Možná situácia z praxe (6) • „Nemám nič proti delegovaniu, ale mali by ste vidieť tých klaunov, čo pre mňa pracujú. • Manažéri- nemajú dokonca ani vhodnú kvalifikáciu. Mnohí z nich sú akoby duševne dávno v dôchodku, aj keď sa tomu vekom ešte zďaleka neblížia. • Tak už viete, prečo nosím dva natrieskané kufríky! Vôbec neviem, čo si počať. • Môj šéf neustále tvrdí, že je to moja chyba, ale ja nemám vôbec potuchy o tom, čo očakáva, že s tým urobím. • Vlastne mi nikdy nepovedal, čo odo mňa očakáva.“

16. Prečo je zložité delegovať? • Je to riskantné • Robiť všetko nás baví • Neodvažujeme sa sedieť a myslieť • Je to príliš pomalé • Máme radi prehľad o všetkom • Nebudú podriadení lepší než my? • „Nikto to nespraví tak ako ja.“

17. Prečo je delegovanie pracovných úloh dôležité: • ako vedúci budete mať viac času na riadenie • budete mať čas rozvíjať svoje manažérske schopnosti • budete môcť pomáhať ostatným rozvíjať a prehlbovať ich schopnosti • možnosť rozpoznať talent a predpoklady zamestnancov • dostane sa vám z ich strany uznanie a ocenenie. Tým, že zveríte svojim zamestnancom pracovné úlohy, dáte najavo, že im dôverujete a že vám záleží na tom, aby boli úspešní.

18. Rôzne podoby delegovania -1 • „Pozrite sa na tento problém a zhromaždite mi všetky fakty. Na ich základe potom rozhodnem, ako budeme ďalej postupovať.“ • „Zhrňte mi všetky varianty ďalšieho postupu, ktoré máme k dispozícii, ich výhody a nevýhody. Po ich zvážení sa rozhodnem, ktorý z nich si vyberieme.“

19. Rôzne podoby delegovania -2 • „Odporúčajte mi, čo máme podniknúť, a predložte mi svoj návrh na schválenie.“ • „Oznámte mi, čo zamýšľate podniknúť. S postupom počkajte na moje schválenie.“ • „Konajte podľa svojho uváženia. Informujte ma iba vtedy, keď narazíte na problémy.“

20. Získajte Postoj Milionára

21. Získajte Postoj Milionára 1 – Riskujte 2 – So štedrosťou opatrne 3 – Stýkajte sa s elitou 4 – Majte pod kontrolou svoje investície 5 – Naučte sa predvídať 6 – Delegujte úlohy

22. 7 – Buďte stále upriamený na cieľ 8 – Nakupujte na úrovni 9 – Nájdite si určite špecifické záujmy A peniaze sa budú sypať