Management d’un PROJET Animation 3 jours, SOMMAIRE

1. Management d’un PROJETAnimation 3 jours, SOMMAIRE • Introduction/ présentations INDIVIDUELLES • Programme, J1 à J3 • Modalités d’animation • Exo 1/ vos « POINTS DE VUE » • Exo 2/ votre CULTURE projets • Exo 3/ des OUTILS pour tout projet, vos commentaires • Exo 4/ le CADRAGE d’un projet • Exo 5/ le PERT, le planning • Exo 6/ les critères FINANCIERS, le cash-flow • Exo 7/ ÉCOUTE • Exo 8/ récolter un BESOIN • Exo 9/ ÉVALUATION

2. Exercice d’introduction : vos présentations INDIVIDUELLESChacun se présente • Nom, fonction, entreprise • Place de ce stage (subi, demandé, suites …) • Expérience projet : passé, en-cours et prévu • ATTENTES « je serai content d’être venu si … »

3. Management d’un PROJETPROGRAMME, J1 à J3 • J1: vue d’ensemble et outils qualitatifs (début) • Transparents chapitres 1 à 7, et exos 0 à 4, • Matin : présentations participants, présentation de repères, • témoignages cultures, exemples de projets, • Après-midi : témoignages projets, cadrage d’un projet. • J2 : outils qualitatifs (suite) et quantitatifs • Transparents chapitres 8 à 13, et exos 3 (suite), 5 et 6, • Matin : planning (PERT), • Après-midi : finances (Cash-flow, payback, VA, VAN, ROI). • J3 : outils qualitatifs (fin) et compléments, • Cours, et exos 7 à 9, • Matin : réunion, écrit, oral, suivi, acteurs, équipe, motivation, • Après-midi : compléments, et évaluation.

4. Modalités d’ANIMATION 1/ Alternance • présentations et exercices, • par les stagiaires et par l’animateur. 2/ Chaque exercice est à utiliser en opportunité • une mise en situation d’entraînement pour l’oral et l’écrit, • formation PAS théâtre : piscine, PAS spectateur : acteur. 3/ En sus des horaires ensemble (= en fin de journée) • des productions (commentaires lectures, rédactions), • sont proposées (pour les volontaires ?).

5. Exercice 1 : votre «POINT DE VUE» 5 min chacun = 3 min présentation + 2 min questions, durée 1/2H d’abord l’intervenant puis préparation individuelle puis présentations 1/ Qui suis-je = ce que je fais (anglo-saxon) • mes études, carrière, poste actuel, revenus. 2/ Qui suis-je = d’où je viens (Afrique) • mes origines et présent, parents, village, région. 3/ Qui suis-je = d’où je vois (PAS ce que je vois) • mon « point de vue », mes lunettes (PAS « la vue »), • histoire personnelle, enfance, CSP, ethnie, religion, • milieu actuel, familial, géographique, culturel, mes passions, • milieux professionnels, sites, entreprises, secteurs d’activité.

6. Exercice 2 : votre culture en PROJETSTémoignez de votre expérience personnelle, 10 min chacun = 7 min présentation + 3 min questions, durée 1 H chacun : préparation individuelle, puis binôme, et groupe • 1/ Vos principaux PROJETS • Quoi : quels projets (démarche qualité, nouveau produit, changement de système…), • Où : dans quels secteurs d’activité, • Quand : projets passés, présents (projets en-cours), et futurs (projets prévus). • 2/ Vos principaux RÔLES • Direct : client, pilote, participant, contributeur, … dans quel(s) projet(s), • Indirect : projets que vous avez côtoyés (utilisateur, spectateur, témoin lointain…). • 3/ Vos principaux repères et OUTILS • rencontrés et pratiqués (et catalogués: utilisés = toujours/ beaucoup/ parfois/ à éviter!), • identifiés mais non maîtrisés (entendus en notoriété mais aux contenus inconnus). • 4/ Vos RÉSULTATS • manques, difficultés rencontrées, bons résultats obtenus.

7. Exercice 3 : vos COMMENTAIRES Après une série de transparents « outils pour tout projet »votre production et présentation personnelle d’outils et repères • Consigne : VOUS préparez deux « comment taire » • préparation écrite (deux lignes), votre (re)formulation, • puis binôme (2 minutes), voire tous (réunion), • puis présentation orale (2 minutes, ou davantage si tous). • Exemples de types de commentaires : • 1/ ++, d’accord, exemples emphatiques, • amplification d’un message apprécié. • 2/ --, PAS d’accord, contre exemples, • contradiction, refus, dont interprétations, ambiguïtés, malentendus. • 3/ ??, pas compris, demande de précisions, • question, demande d’approfondissement, condition d’utilisation ? • 4/ … , autre point, ça m’évoque … • votre histoire, témoignage, repère utilisé, message …

8. Exercice 4 : le CADRAGEDe votre PROJET, durée totale 1 heure +, • 1/ Préparation (20 minutes), écrite et orale, • individuelle (10 Minutes) puis par binôme (10 minutes). • 2/ Présentation (5 minutes chacun), • les questions de la salle sont pour compréhension (« pas compris… » ) • trame (a priori, improvisation améliorante bienvenue), 6 transparents : • 1/ contexte 2/ objectifs3/ acteurs • 4/ démarche 5/ résultats obtenus6/ étapes suivantes • 7/ votre demande vers le groupe. • 3/ Échanges avec la salle (20 minutes), • commentaires, discussion, questions/ réponses. • 4/ Conclusion (5 minutes)

9. Exercice 5 : le PERTPrésentation puis application, mise en pratique • 1/ présenter le graphe d’un tout petit projet ( 8 tâches), • y faire calculer durée minimale et le chemin critique associé, • représenter le résultat en diagramme de Gantt. • 2/ exemple 1/ (expliqué), donner, • le graphe des tâches successives d’un plus grand projet (26 tâches, pour que les réponses ne se « voient » pas trop aisément), • avec leurs dépendances (avant/ après). • 3/ exemple 2/ (à faire), semblable avec des chiffres différents, • laissé à faire en autonome par élève. • 4/ monter un planning (exemple 1, ou 2), • présenter le résultat en diagramme de Gantt, • avec chemin critique, latitudes des tâches toutes prêtes au plus tôt, • liens vers étapes suivantes (lien uni si critique, pointillé sinon).

10. Exercice 6 : situation d’ÉCOUTEUne réunion, un entretien, un témoignage • 1/ Chacun répond individuellement à deux questions : • Sur quel sujet aimeriez-vous interviewer autrui ? • Sur quel sujet aimeriez-vous être interviewé ? • 2/ Par groupe de 3 : parmi ces 6 sujets, le trinôme en choisit un sur lequel portera un entretien de 20 mn. L’étudiant dont le sujet a été choisi prend son rôle, les deux autres l’autre rôle (observateur possible). • 3/ Nouveaux groupes, un interviewer va dans un autre trinôme. L’autre interviewer restitue alors pendant 10 mn au nouvel arrivant les informations récoltées. L’interviewé est observateur et ne fait aucun commentaire, ni aucune remarque. • 4/ L’interviewé s’exprime sur la fidélité de la restitution.

11. Exercice 7 : le CASH – FLOW,Et payback, cash – flow actualisé, VAN, ROI, • Deux exemples : un même principe, et des chiffres différents, • le premier expliqué, le deuxième fait en autonome par élève. • 1/ le point mort d’un projet, son payback (time), • demandé à partir de ses informations financières dans le désordre, • (dépenses, recettes, par année, sans ordre, ici 5 années). • 2/ le cash-flow, le tableau de trésorerie prévisionnelle, • 3/ la valeur actualisée, calculée par période, puis la V.A.N. • remarque : les critères financiers ne voient d’un projet que ses soldes annuels en francs. • 4/ le cash-flow actualisé, d’où le ROI, • son but (= jusqu’où peut-on actualiser sans y perdre ?), • son calcul ( « par tâtonnements = par itérations successives »).

12. Exercice 8 : récolte d’un BESOIN • écrit : en deux pages MAXIMUM, • présenter le plus clairement possible (avec exemples, détails, vos étapes suivantes pour satisfaire personnellement ce besoin, vos recommandations pour une amélioration, cette année, pour la promo suivante …) un de vos « besoin non satisfait » (ce que vous n’avez pas compris, ce qui vous manque encore … ) en management de projet. • Critères d’évaluation : • le fond, intéressant et pertinent, • et la forme, impertinent et bref, agréable et clair pour un lecteur pressé (vos confrères de l’an prochain).

13. Exercice 9 : ÉVALUATION finale • 1)bilan individuel écrit (5 minutes : une fiche d’évaluation est distribuée à tous les stagiaires) : • vos perceptions, votre SATISFACTION par élément abordé ? • vos commentaires, • Aviez-vous d’autres ATTENTES concernant ce stage ? • des PROPOSITIONS afin de l’améliorer ? • 2/ bilan collectif oral (15 minutes) : • commentaires essentiels par chacun ? • lacunes, faiblesses, points forts, propositions.

14. Exercice : STRUCTURES de communicationEntre les acteurs de vos équipes projet, durée 1 Hun exemple, d’abord par l’intervenant, puis par chacun • Identifiez • 1/ vos acteurs, • individus, entités et équipes/ comités. • 2/ vos structures et vecteurs de communication, • RV individuels, comités, tél, emails, lettres, évènements, • fréquences pour chacun.

15. Exercice : liste de SATISFACTIONS et DYSFONCTIONNEMENTS, durée 1 H • Préparation individuelle, • Par binôme, • Tous, ou par sous-groupe.

16. Exercice : vos OUTILS, durée 1 H • Nature des outils : • préparation, suivi, • délais, coûts, qualité (récolte des attentes, …). • Présentations individuelles, • Échanges, commentaires.

17. Exercice : vos SYSTÈMES, durée 1 H • Exemple Direction des Systèmes d’ Information, pour arbitrages : • Le trio (DSI, utilisateurs, fournisseurs), • Le chef de groupe, • Les trois chefs de groupe (du trio), • Les comités (investissements, déploiements, suivi)