URZĄD MIASTA RYBNIKA

1. URZĄD MIASTA RYBNIKA Doręczanie korespondencji za pośrednictwem gońców czyli taniej, szybciej, skuteczniej

2. DANE PODSTAWOWE Rybnik w liczbach • Liczba dzielnic – 27 • Liczba mieszkańców – 141 tys. • Liczba podmiotów gospodarczych – 11 tys. • Województwo Śląskie • Obszar – 148,1 km2

3. Tańsze, szybsze i skuteczne dotarcie z informacją jako ważny element kompleksowego systemu obsługi Klientów w Urzędzie Miasta Rybnika

4. SYSTEM DDM 9000 Informatyczny System Zarządzania Obiegiem Spraw i Dokumentów • Rejestrowanie korespondencji • Zakładanie spraw,rejestry kancelaryjne • Informacja wewnętrzna • Zamówienia publiczne, umowy, uchwały Rady Miasta, zarządzenia Prezydenta Miasta

5. SYSTEM DDM 9000 Informatyczny System Zarządzania Obiegiem Spraw i Dokumentów • Procedury ISO, poziom dostępu do dokumentów • Rezerwacja sal, zamówienia na materiały biurowe • Nagroda „Złotej @” • Prace nad zintegrowaniem z programem „gońcy”

6. CERTYFIKAT ISO • Certyfikat systemu jakościna zgodność z normą PN-EN ISO 9001:2001 • Przyznany w czerwcu 2001 r. • Przedłużony w czerwcu 2004 r. • Zapewnienie sprawnej i kompe-tentnej realizacji zadań urzędu • Wyjście w stronę mieszkańców • Gromadzenie i wykorzystywaniewiedzy o potrzebach i oczekiwaniach Klienta

7. BUDYNEK PRZYSTOSOWANY DO OBSŁUGI KLIENTA • Punkt informacyjny • Sale obsługi Klientów z elektronicznym systemem kolejkowym • Jednolity system informacyjny • W pełni przystosowany do obsługi osób niepełnosprawnych

8. PROGRAM „STANDARD OBSŁUGI KLIENTA” • Szkolenia • Sposoby postępowaniaz Klientem • Umiejętność prowadzeniarozmów • Wygląd i strój • Ankiety badające potrzebyi oczekiwania Klienta

9. „WIRTUALNE BIURO” • Możliwość pobraniawniosków • Pełne opisy przeszło 150 spraw załatwianych w Urzędzie Miasta • Pełny rejestr działalnościgospodarczej i wydanychkoncesji

10. SPOŁECZEŃSTWO INFORMACYJNE SIT • Szczegółowainformacja o terenie • Powiązanie EGB, mapy, Pesel • Powiązanie z danymi wydziałowymi • Centrum Zarządzania Kryzysowego • Telecentra, infokioski • Płatności elektroniczne • Sieć szkieletowa • Monitoring miasta • e-Biblioteki • e-Nauczanie E-URZĄD • Elektronicznezałatwianie spraw • Systemy obiegu dokumentów • Wymiana danych UM-KW-US-ZUS PROJEKT „RYBNICKA PLATFORMA INFORMACJI CYFROWEJ” RPIC

11. CELE WDROŻENIA • Obniżenie kosztów w stosunku doPoczty Polskiej • Zwiększenie skuteczności doręczenia • Skrócenie czasu od wysłania korespondencji do otrzymania informacji zwrotnej • Inne: wybory, akcja podatkowa, projekty inwes-tycyjne, świadczenia rodzinne, sprawy porządkowe

12. DEFINICJA GOŃCA • Nie doręczyciel, ale urzędnik (wysunięta placówka Urzęduw terenie) • Pomaga, zbiera i przekazujeinformacje • Uprzejmy, schludny,kompetentny • Osoba spośród lokalnejspołeczności

13. PUŁAPKI WDROŻENIA • Przygotowanie koncepcji • Zasady naboru • Szkolenia • Podział miasta na rejony • Racjonalne wyliczenie obciążenia pracą • Lista rezerwowa • Zastępstwa • Bieżące analizy pracy, ankiety, kontrole • Comiesięczne spotkania

14. ŻELAZNE ZASADY PRAKTYKI • Doręczanie całej korespondencji • Praca popołudniami • Każda korespondencjaze zwrotką • Trzykrotne próby doręczenia (o różnych godzinach) • Każda przesyłka rejestrowana w komputerze • Rozliczenia w następnym dniu

15. NIECH PRZEMÓWIĄ LICZBY Oszczędności • Pełne koszty praktyki w 2003 r. – 264 000 zł • Liczba przesyłek w 2003 r. – 75 562 • Liczba podatków w 2003 r. – 23 398 • Zwroty w 2003 r. – 1126 • Oszczędności w 2003 r. – 256 000 zł

16. NIECH PRZEMÓWIĄ LICZBY Ilość korespondencji

17. NIECH PRZEMÓWIĄ LICZBY Ilość podatków

18. NIECH PRZEMÓWIĄ LICZBY Korespondencja nieodebrana

19. DLACZEGO GOŃCY? A dlaczego nie? • Rozwiązanie proste • Usprawnia i upraszczapracę Urzędu • Szybkie efekty wdrożenia (finansowei pozafinansowe) • Możliwe do zastosowania „z marszu” w każdym urzędzie • Rozwiązanie dla ludzi i z ludźmi