Elektroonilise dokumendihalduse võimalused ja näited

1. Elektroonilise dokumendihaldusevõimalused ja näited Kaire Karp Dokumendihalduse valdkonnajuht Ketlin Karp Postipoisi grupijuht AS MicroLink Eesti 16.02.2006

2. KES ME OLEME?

3. Fakt 1: Parim meeskond • ISO 9001:2000 sertifitseeritud firma • Ulatuslikud teadmised asjaajamisest • Ulatuslikud teadmised erinevatest lahendustest (Postipoiss, DocLogix, Livelink, Amphora, SharePoint) • Juurutusmetoodika • 20 konsultanti, sealhulgas • kogemust 9 aastat • sertifitseeritud tootekonsultandid • oma arendusmeeskonnad

4. Fakt 2: Ulatus • Üle 300 installatsiooni • ca 8000 Postipoiss, DocLogix kasutajat • ca 6400 Livelinki kasutajat

5. MicroLingi tooteportfell • Dokumendihalduslahenduste tooteportfell on:

6. Miks just Postipoiss ja DocLogix? • Enim levinud dokumendihalduslahendused avalikus sektoris, suurima kasutajabaasiga DHS • 71% Eestis olevatest DHS installatsioonidest • 47% Eestis olevatest DHS kasutajatest (Allikas: Äripäeva IT ja Side lisa 14.06.05) • Süsteemide arendamisel aluseks võetud Eestis kehtestatud asjaajamise ja arhiivinduse nõuded • Huvitavad projektid avalikus sektoris

7. Postipoiss • Postipoiss – enim kasutatav dokumendihaldussüsteem avalikus sektoris: • Turul alates aastast 1998 • MicroLinki poolt välja arendatud tarkvara, mille arendamisel lähtutud Eesti asjaajamisnõuetele kehtestatud nõuetest • Peamised märksõnad: • Paberkandjal ja elektrooniliste dokumentide haldamine, s.h dokumentide loomine/saamine, registreerimine, edastamine asutuse-siseselt, arhiveerimine • Integreeritud e-posti süsteemidega • Dokumentide digitaalne allkirjastamine

8. Postipoiss • Automatiseeritud töövoogude haldamine (menetlusprotsessid) • Elektrooniline dokumentide vahetamine (XML vahendusel) erinevate asutuste vahel, kasutades veebiteenust • Tähtaegade jälgimine, kontroll ning meeldetuletused • Tööülesannete haldus • Otsing üle süsteemi andmete • Standardaruanded (N: tähtajaks vastamata dokumendid) • Dokumentide avalikustamine kasutades Sauruse veebilahendust • Postipoisi arhiiv • Elektroonilised dokumendiplangid • Tüüpresolutsioonid (edastamine täitmiseks, teadmiseks, kooskõlastamiseks, digitaalseks allkirjastamiseks, edastamine ettepanekute esitamiseks)

9. Postipoiss • Baasfunktsionaalsus on ülesehitatud moodulitele: • Tööülesanded • Dokumendid • E-mailid • Otsing • Seaded • Kontaktid • Arhiiv • Diskussioonid • Kalender • Abi (administreerimis- ja kasutajajuhend)

10. VÕIMALUSED

11. Postipoiss – suhtlus kodaniku infoportaaliga (KIT) • Postipoisi liides Kodaniku Infoportaaliga (KIT) • Projekt toimus Riigi Infosüsteemide Arenduskeskuse tellimisel. • KIT-i ja Postipoisi vahelist andmete vahetust pilootis Harju Maavalitsus • Dokumendiliik, mida KIT-st Postipoissi saadeti oli kauplemisluba.

12. Postipoiss – suhtlus kodaniku infoportaaliga (KIT) • Side Postipoisi ja KIT vahel toimub Postipoisi ja Kodanikuportaali poolelt e-maili funktsioonide läbi

13. Elektrooniline dokumentide edastamine • Dokumendi metaandmete ja failide vahetamine elektrooniliselt Postipoiste vahel (XML andmevahetuse teel) • Asutus X – Asutus Y, peamaja X – allasutused: • andmete vahetamine 2 viisil; • andmete vahetamisega kaasneb informatsiooni vahetus dokumentide vastuvõtmise ja menetluse kohta; • automatiseeritud vastamistähtaja liikumine Postipoiste vahel.

14. Elektrooniline dokumendivahetus

15. Postipoiss - menetlusprotsessid • Mis on menetlusprotsess? • Menetlusprotsessiga seotud märksõnad: • menetlusprotsessi vastutav isik; • menetlusprotsessi etapid – dokumendi olekud; • dokumendi viseerijad-kooskõlastajad; • menetlusprotsessi etappide paralleelne ja järjestikuline täitmine; • menetlusprotsessi tähtajad; • menetlusprotsesside kooskõlastuste väljaprintimine vajadusel süsteemist; • dokumendi digitaalne allkirjastamine

16. Postipoiss – elektrooniline dokumendiplank ja e- dokumendivahetus • Eesmärk: käivitada elektrooniline dokumendivahetus asutuste vahel. • Koostööprojekt Riigikantseleiga • Projekti raames töötakse välja: • standardne XML-formaadis dokumendimall, mida asutused hakkavad kasutama omavahelises elektroonilises suhtluses ning luuakse elektroonilised dokumendimallid (XSL failid). • Projekti etapid: • XML-formaadis dokumendimalli välja töötamine; • Postipoisi ja dokumendihaldussüsteemi GoPro omavaheline dokumentide vahetamine, kasutades standardset XML formaati; • Elektrooniline dokumendivahetus 4 ministeeriumi vahel

17. NÄITED

18. TallinnaLinnakantselei • Tallinna linna ametiasutused kasutavad dokumendihaldussüsteemi aastast 2001 • Lahendus koosneb 3 osast: • ametiasutuste dokumendiregistrid; • õigusaktide menetlemise keskkond, mis on ühtne üle kogu linna ametiasutuste ning põhineb automatiseeritud tööprotsessidel; • ühtne avalik dokumendiregister üle ametiasutuste. • Kasutajate arv 23 ametiasutuses ~ 1000 • Dokumentide elektrooniline edastamine ametiasutustesse toimub Postipoiste vahendusel • Liidestatud Persona ja Tallinna Linnakantselei istungite infosüsteemiga

19. Politseiamet ja politseiametiasutused • Postipoisi kasutaja aastast 2000 • Aktiivsete kasutajate arv 290 • Välja töötatud ühtsed dokumendimallid politseiasutustele • Dokumentide elektrooniline edastamine politseiasutustesse • Dokumentide elektrooniline vahetamine ministeeriumiga

20. Riigikontroll • Postipoisi kasutaja alates aastast 2002 • Automatiseeritud protsesside kasutamine • Käskkirjade menetlemine elektrooniliselt: • personalikäskkirjad; • puhkuste ja välislähetuste käskkirjad; • põhitegevuse käskkirjad • Lepingute menetlemine elektrooniliselt • Kirjade menetlemine elektrooniliselt

21. DocLogix – üle Baltikumi arendatav dokumendihaldussüsteem: • Turul alates 2003 aastast; • Ühistööna valminud tarkvara, mille arendamisel on lähtutud Eesti asjaajamise ja arhiivinduse nõuetest, rahvusvahelistest standarditest. • Peamised märksõnad: • Paberkandjal ja elektrooniliste dokumentide haldamine erinevates keskkondades (dokumendid, dokumendiregister) • Automatiseeritud töövoogude haldamine (protsessid) • Otsing ja aruanded süsteemi dokumentide andmetest ja sisust • Teavitused dokumentidega toimunud tegevuste kohta; • Dokumentide digitaalne allkirjastamine • 9-tasemeline kasutajate õiguste haldus • Dokumentide juurdepääsupiirangud

22. Integratsioonid: • MS Office (MS Word, MS Excel, PowerPoint) ja MS Outlook • Active Directory (isikute ja kontaktide haldamiseks) • finantssüsteemiga • Dokumentide avalikustamine kasutades Sauruse veebilahendust • Digidoc – digitaalne allkirjastamine • PDF konverter • Skaneerimine

23. Baasfunktsionaalsus koosneb moodulitest: • Avaleht • Dokumendid • Tööülesanded • Otsing ja aruanded • Kontaktid • Administreerimine • Abi – administreerimis- ja kasutajajuhend • Lisamoodulid: • lepingud, CRM(kliendihaldus), projektid

25. Partnerid

26. MicroLink katab IT-vajadused algusest lõpuni

27. Süsteemihalduse teenused • serverite majutus (housing); • rakenduste majutus (hosting); • rakenduste administreerimine; • operatsioonisüsteemi administreerimine; • andmebaaside administreerimine; • serverite riistvara ja süsteemse tarkvara rent; • tulemüüriteenus; • tehniline kliendihaldur; • arvutitöökohtade haldus ja hooldus; • riistvara müügi- ja hooldusteenused.

28. TÄNAME! • Kaire Karp, tel 640 7818, postipoiss@microlink.ee • Ketlin Karp, tel 640 7933, postipoiss@microlink.ee