1 / 12

GoPro dokumendihalduse lahendus omavalitsustes

GoPro dokumendihalduse lahendus omavalitsustes. Evely Heldring IBM Eesti. Mõne sõnaga GoPro lahendusest. Dokumendihaldus – dokumenti saab süsteemis hallata kogu tema elutsükli vältel

chul
Download Presentation

GoPro dokumendihalduse lahendus omavalitsustes

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. GoPro dokumendihalduse lahendus omavalitsustes Evely Heldring IBM Eesti

  2. Mõne sõnaga GoPro lahendusest • Dokumendihaldus – dokumenti saab süsteemis hallata kogu tema elutsükli vältel • Asjahaldus - üheprobleemi või projektiga seotuddokumendid saab panna virtuaalsesseelektroonilisse kausta • Kontaktihaldus - võimaldab registreerida kõik vajalikud organisatsioonide ja isikute andmed (näit. aadressid, telefoni/faksi numbrid, kontaktid, kategooriad, tegevusalad, asukohad ja muud vajalikud andmed) ning siduda nendega dokumente ja asju • Tööprotsesside haldus – võimaldab kirjeldada asjade/projektidega seotud tööprotsesse ning jaotada neid etappideks. Iga etapi jaoks on võimalik määrata kooskõlastusringid, ülesanded, vastutajad ja etapi lõpetamise tingimused

  3. Näide GoPro’st

  4. IBM kogemused Eesti omavalitsusasutustes • GoPro dokumendihaldustarkvara juurutus Tartu Linnavalitsuses ja hallatavates asutustes • Dokumendihalduse visiooni koostamine Saare maakonnale (Kuressaare Linnavalitsus, Saare Maavalitsus, Pöide ja Salme vallavalitsused)

  5. Kuidas me näeme hetkeolukorda enamikes omavalitsusasutustes (1) • Hetkel on omavalitsusasutused enamasti leidnud mingisuguse lahenduse digitaalseks dokumentide haldamiseks ning dokumendiregistri avalikustamiseks veebis. Aja möödudes võidakse siiski vajada suuremate võimalustega lahendusi – avalduste esitamine ja menetluse jälgimine Interneti kaudu, seosed mitmesuguste andmebaaside ja registritega, EU nõuded jm. • Pilt on kirju - lahendused on loodud erinevate tehniliste vahenditega: Postipoiss, Amphora, GoPro, Lotus Notes, MS Excel jm.

  6. Kuidas me näeme hetkeolukorda enamikes omavalitsusasutustes (2) • Erinevat tüüpi institutsioonidel on erinev asjaajamise formaalsusaste - vallavalitsuses on asjaajamine võrreldes linna - ja maavalitsusega tunduvalt mitteformaalsem (rangelt reglementeeritud resolutsioonide määramist ja kooskõlastusi ei kasutata, kuna vallavalitsuse väiksuse tõttu toimib töötajate sisemine kommunikatsioon niigi).

  7. Mõtted ja ideed, mida oleme nendest projektidest saanud • Üksi on raske, kallis ja keeruline dokumendihaldust juurutada – tuleks ühineda ja grupeeruda • Kohalikel omavalitsustel on mitu võimalust grupeeruda – nt. ühe maakonna vallad, maavalitsus + vallad, maavalitsus+ linnavalitsused + vallad • Valla lahendus peab olema lihtsam, soovitavalt veebipõhise kasutajaliidesega

  8. Üks võimalik lähenemine - maakonna ühine dokumendihaldus • asutustevaheline infovahetus põhineb ühistel standarditel • puudub vajadus samu ülesandeid igal asutusel eraldi täita • väiksemad tehnilised halduskulud maakonnas tervikuna • suuremad võimalused riske maandada (nt. Back-up süsteemide loomine vallatasemel pole lihtne ega odav) • riiklike süsteemide jms. väliste instantsidega ühenduste loomine • pikaajaline areng ja lahenduse kaasajastamine hõlpsam

  9. Võimalik näide ühisest kasutamisest ja haldamisest (Saaremaa visioon) 3 Maakonna elanikud ja mittepüsielanikud 1 2 1 2 Ettevõtted, asutused 3 Kodaniku IT portaal (KIT) 4 Ametnikud 5 5 Riigiasutused, ministeeriumid Internet 6 4 Portaal, personaliseering IS 7 Tulemüür 6 Dokumendi- ja asjahaldus 8 9 Koostöö ja teadmushaldus 7 10 Veebi sisuhaldus 11 Avalik dokumendibaas 10 11 12 12 Digitaalne arhiiv 11 8 8 9 13 Koostöö reaalajas 15 10 10 14 16 9 Protsessi- ja töövoohaldus 16 12 16 15 E-post ja grupivara 14 15 15 14 13 13 13 16 Turvalisus ja kasutajate haldus Saare Maavalitsus Vallavalitsus(ed) Kuresaare Linnavalitsus

  10. Eeldused maakonna tasandil loodava süsteemi toimimiseks • Et maakonna tasandil loodav süsteem saaks toimida, on vaja: • ühtlustada erinevate institutsioonide nägemusi dokumendihaldusega seotud protsessidest ja funktsioonidest • vaadata üle erinevate institutsioonide dokumentide kohta registreeritavad metaandmed, samuti dokumendivormid ning püüda neid võimalikult palju ühtlustada • kirjeldada võimalikult täpselt reeglistikud ja protseduurid süsteemi kasutamiseks • leppida kokku ühise süsteemi haldamises ja tugiprotseduurides • tagada piisav ressurss projekti juurutamiseks ning jaotada juurutusprojekt võimalikult teostatavateks etappideks • määratleda täpselt vastutused ja rollid

  11. Riskid ühisel lähenemisel • ühtne süsteem ei võimalda 100% arvestada kõigi institutsioonide erivajadustega ning võib tekkida probleeme • võib juhtuda et leita ühist koordinaatorit, kes suudaks teisi omavalitsusasutusi kaasa tõmmata ning sellist projekti vedada • kasutajad/juhtkond ei tule kõikidel tasanditel kaasa • ebapiisav ressurss projekti teostamiseks • vastutuste ja rollide ebaselgus – mida rohkem osalejaid, seda raskem projekti koordineerida ja läbi viia

  12. Kommentaarid ja küsimused evely.heldring@ee.ibm.com

More Related