Decembar 2012

1. PROGRAM PREKOGRANIČNE SARADNJE RUMUNIJA – SRBIJAODELJENJE ZA PRVOSTEPENU KONTROLUSektorzaugovaranjeifinansiranjeprogramaizsredstava EUMinistarstvofinansijaiprivrede Decembar 2012

2. OSNOVNA PRAVILA IZVEŠTAVANJA

3. Cilj podnošenja izveštaja i pravilafinansiranjaprojekta: • Pružanje informacija o napretku projekta • Nadoknada priznatih troškova • Projektne aktivnosti se predfinansiraju iz sopstvenih izvora i dobija se 15% avansa • Sredstva moraju biti potrošena da bi bila prikazana u izveštajima • Korisnicima se nadoknađuje 85% priznatih troškova

4. Rokovi za podnošenje izveštaja i izdavanje Validacijetroškova(Expenditures Validation Statement): 15 dana 60dana Izveštajni period 15dana Podnošenje izveštaja prvostepenoj kontroli Sprovođenje prvostepene kontroleiizdavanjeValidacije Dostavljanje zahteva za nadoknadu sredstava JTS-u

5. Adresanakoju se šaljuizveštaji: Odeljenje za prvostepenu kontrolu projekata Sektor za ugovaranjeifinansiranje programa iz sredstava Evropske unije MINISTARSTVO FINANSIJA I PRIVREDE Kneza Miloša 20, Beograd Obavezno naznačiti: • Naziv projekta ili akronim projekta • Brojprojekta(MIS code) • Izveštajni period • IPA program prekogranične saradnje Rumunija - Srbija • Delovodni broj dodeljen od strane Ministarstva finansija i privrede

6. Dokumentacija koju je neophodno dostaviti uz prvi izveštaj: • Ugovor o donaciji (Subsidy contract) • Ugovor o partnerstvu (Partnershipagreement) • Aplikacioniformular (ApplicationForm) • Dokumentacija o otvaranjuprojektnogračuna u banci Napomena: dostavitikopijuielektronskuverziju na CD-u

7. Važneinformacije: • TERENSKA KONTROLA Učestalostkontrole na terenu zavisiće od procenerizikaprisutnogna projektu, a predmetkontrole susprovedeneaktivnosti, nabavljenaoprema (vrsta, količina, gde je smeštena, da li sekoristi u projektnesvrhe i sl.), vidljivostprojekta • PRIHODI Eventualno ostvareni prihod (Revenues) koji proizilazi iz aktivnosti na projektu potrebno je prikazati na predviđenom mestu u finansijskom izveštaju, a za iznos ostvarenih prihoda biće umanjeni verifikovanitroškovi • OSLOBAĐANJE OD PDV-A Elektronskapošta:cbcpdv@mfp.gov.rs

8. Kojadokumentaizveštajobuhvata? 1. Propratno pismo – Request for FLC 2. Izveštaj o ostvarenom napretku na projektu (Progress Report): - štampano (3 originala) i elektronski (na CD-u) 3. Finansijski izveštaj (List of eligible expenditures i Situation ofexpenditures): - štampano (3 originala) i elektronski (na CD-u) • Neophodnu propratnu dokumentaciju kojom se pravdajutroškovi prikazani u izveštaju (original+kopija) • Statement regarding equality and respect for environmental legislation i Statement from partners that the reported expenditure related to the project were not double financed 6. Tabelazaplaćene tendere - MIS ETC Requireddata 7. Analitičke kartice

9. POPUNJAVANJE NARATIVNOG I FINANSIJSKOG IZVEŠTAJA

10. Narativnideoizveštaja (Progress Report) sadrži: • Opštipodaci o partneruiprojektu • Prikazpreduzetihaktivnostinaprojektu, rezultataostvarenih u izveštajnomperioduirezultatakoji se očekuju • Informacijekoje se odnosenaeventualneprobleme • Podacio eventualnoizvršenimizmenamanaprojektukojeiziskujuizraduAneksaugovora o donaciji • Detaljio javnimnabavkamanaprojektu • Podacio indikatorima, vidljivostiprojektaipublicitetu

11. Finansijskideoizveštaja (Financial Report): • Iskazuju se celokupni projektni troškovi – bez obzira da li su stavljeni na teret sredstava EU ili sredstava sopstvenog učešća u budžetu projekta • Troškovi se iskazuju u evrima (kurs koji važi u mesecu kada izveštaj stigne u Ministarstvo finansija i privrede) http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?language=en • Troškovi moraju biti u skladu sa aktivnostima predviđenim aplikacionim formularom i odobrenim budžetima • Svi prikazani troškovi moraju biti propraćeni odgovarajućom dokumentacijom • Troškovi se kontrolišu 100%

12. Troškovi - opštapravilaprihvatljivosti: • Stvarnonastali, plaćeni od stranekorisnikaidokazivi • Morajunastati u perioduimplementacijeprojekta (izuzetak - troškovipripremeprojektakojimoraju da budu plaćeninajkasnijeu tokuprvogizveštajnogperioda) • Morajubitiplaćeninajkasnije do krajaizveštajnogperiodazakoji se podnosiizveštaj, a prijavljeninajkasnije u sledećemizveštajnomperiodu (izuzetak – dozvoljenoplaćanje 30 danapozavršetkuprojekta) • Morajubiti u skladusa EU regulativom, nacionalnimzakonodavstvom i programskim pravilima • NastalinadefinisanojteritorijiimplementacijePrograma

13. Primeritroškovakoji se ne mogusmatratiprihvatljivim: • PDV • Carinei uvoznedažbineilinekedrugedažbine • Troškovikonverzije - gubiciprouzrokovanirazlikom u kursu • Kupovinapolovneopreme • Pozicijei aktivnostikoje se većfinansirajuizdrugihizvora – duplofinansiranje • Kamatenapozajmice i kredite Napomena: lista nije konačna

14. Napomene-javne nabavke: • Ukolikozadveili više stavki u planu nabavke planirate da pozovete istu firmu (nakon istraživanja tržišta), potrebno je da objedinite nabavku • Nije dozvoljeno raspisivanje tendera na drugačiji iznos od predviđenog u planu nabavke (ni više ni manje) • Nije prihvatljiva ponuda čiji iznos prevazilazi maksimalno dozvoljeni budžet kao ni iznos na koji je tender raspisan (usluge) • Nije prihvatljivo angažovanje spoljnih eksperata ukoliko u okviru organizacije postoji osoba sa odgovarajućim kvalifikacijama • Nije prihvatljivo da nekog iz vaše organizacije angažujete kao spoljnog eksperta • Prilikom sastavljanja tehničke specifikacje nije prihvatljivo da navedete marku opreme ni nazive brendova: Windows, Intel,itd • Obavezno je da tender u potpunosti odgovara budžetu i planu nabavke u pogledu predmeta nabavke (ništa ne sme biti dodato niti izostavljeno)

15. PRAVDANJE PRIJAVLJENIH TROŠKOVA

16. Budžetska zaglavlja (BH): IProject preparation IIInvestments in land and constructions IIIStaff IVConsultancy, external expertise and other external services VEquipment and goods VIAdministration costs VIIInformation and publicity VIII Taxes and charges IXContingency

17. BH II– INVESTMENTS IN LAND AND CONSTRUCTIONS: • Kompletna tenderska dokumentacijakoja prati postupak javne nabavke • Odluka o formiranju evaluacione komisije, uz biografije svih članova (odnosi se na sve javne nabavke) • Sve pristigle tenderske ponude i koverte u kojima su stigle • Potpisan ugovor • Predračun,PPO PDV obrazac, račun i izvod iz banke • Privremenu/ okončanu situacijusaspecifikacijomtroškova • Poštovanje vidljivosti projekta (uz prethodno navedenu, može se tražiti i dodatna dokumentacija)

18. BH III STAFF:III.1 Troškoviputovanjaprojektnogtima III.1.1 Troškovi prevoza (bira se najekonomičniji vid transporta) • Putovanje automobilom - putni nalog za putnički automobil - evidencija pređenih kilometara mora biti realna - računi za gorivo - izvod / blagajnička dokumenta - normativ koji određuje potrošnju goriva u organizaciji - obračun pređena kilometraža x potrošnja prema normativu - odluka o korišćenju privatnog automobila u službene svrhe uz obrazloženje • Putovanje vozom / autobusom Napomena:računizaputarine, parkingi sl. nisu prihvatljiv trošak

19. III.1.2 Troškovi smeštaja • Putni račun sa iskazanim troškovima smeštaja • Izvod • Hotelski račun (hotel sa 3 zvezdice) III.1.3 Dnevnice • Nalog za službeno putovanje • Odluka o upućivanju na službeno putovanje u inostranstvo • Putni račun, izvod /blagajnička dokumenta • Izveštaj sa službenog putovanja • Dokazi da je putovanje izvršeno (agende, zapisnici, liste prisutnih, fotografije...)

20. BH III STAFF:III.2 Zarade projektnog tima • Odluka o formiranju projektnog tima (dostaviti uz prvi izveštaj) • Ugovori za članove projektnog tima (dostaviti uz prvi izveštaj) • Popunjeni obrasci “Time-sheet” • Dokazi da su opisane aktivnosti realizovane (zapisnici, liste prisutnih, fotografije...) • Obračun troškova projektnog tima • Overeni i potpisani primerci obračuna zarada (platni listići) • Izjava o plaćenim porezima i doprinosima • Poreske prijave (PPOD i PP OPJ) • Izvodi sa projektnog računa ili računa organizacije (neto iznosi zarada, porezi i doprinosi)

21. BH IV CONSULTANCY, EXTERNALEXPERTISEAND OTHER EXTERNAL SERVICES: • Kompletna tenderska dokumentacija koja prati postupak javne nabavke i potpisan ugovor • Sve pristigle tenderske ponude i koverte u kojima su stigle • Predračun, PPO PDV obrazac, račun i izvod iz banke • Interim i finalni izveštaji koji su odobreni • Fotokopiju ili elektronsku verziju rezultata pružene usluge eksperta (studije, prevoda, sprovedenog istraživanja i sl.) • Dokaz da je događaj održan (agende, zapisnici, liste prisutnih, fotografije...) • Poštovanje pravila vidljivosti projekta (uz prethodno navedenu, može se tražiti i dodatna dokumentacija)

22. BH V EQUIPMENT AND GOODS: • Kompletna tenderska dokumentacija koja prati postupak javne nabavke • Sve pristigle tenderske ponude i koverte u kojima su stigle • Potpisan ugovor • Predračun, PPO PDV obrazac, račun i izvod iz banke • Izjava o poreklu robe (Statement of origin) do 5.000 EUR • Sertifikat o poreklu dobra – jedinična cena veća od 5.000 EUR • Garantni listovi za opremu • Poštovanje vidljivosti projekta

23. BH VI ADMINISTRATION COSTS: Režijski troškovi (zakup, struja, komunalije, telefon, internet,kancelarijski materijal, poštarina i sl.) 1/ troškovi koji su direktno vezani za projekat 2/ troškovi koji se u određenom procentu alociraju na projekat (metode alokacije: površina i broj sati;ne mogu se koristiti iste metode za sve troškove– u skladu sa Ugovorom) Dokumenta koja su potrebna za pravdanje režijskih troškova: • Odluka o metodu alokacije troškova koji se koristi (dostaviti uz prvi izveštaj) • Obračun prikazanih režijskih troškova • Računi kojima se dokumentuje povezanost troškova sa projektom • Izvodi iz banke na kojima se vidi da su računi plaćeni

24. VI.1 Office rent - troškovi su prihvatljivi ukoliko se kancelarije: • Iznajmljuju od ranije, koriste se isključivo u projektne svrhe i nisu u vlasništvu korisnika projekta (za pravdanje potrebno dostaviti ugovor o zakupu, fakture, izvod), ili • Ne iznajmljuju od ranije, već za potrebe projekta (za pravdanje potrebno dostaviti tendersku dokumentaciju, fakture, izvod) VI.3 Stationary and office supplies - troškovi kancelarijskog materijala koji su neophodni za sprovođenje projektnih aktivnosti • Za pravdanje troškova potrebno dostaviti tendersku dokumentaciju, račun, otpremnicu i izvod • Račun ili otpremnica mora da sadrži detaljnu specifikaciju kupljenog potrošnog materijala, vrstu, količinu, jediničnu cenu, ukupnu cenu itd.

25. BH VII INFORMATION AND PUBLICITY: • Kompletna tenderska dokumentacija koja prati postupak javne nabavke • Sve pristigle tenderske ponude i koverte u kojima su stigle • Potpisan ugovor • Predračun, PPO PDV obrazac, račun i izvod iz banke • Primerak, fotokopija ili elektronska verzija informativnog ili promotivnog materijala, brošure, kataloga i slično (kada to nije izvodljivo priložiti fotografije) • Video/radio snimak ili isečak iz novina • Poštovanje vidljivosti projekta

26. BH VIII TAXES AND CHARGES: Obuhvata sledeće vrste troškova: • Troškovi međunarodnih transakcija • Troškovi otvaranja i održavanja projektnog bankovnog računa • Troškovi pravnih usluga (notar, advokat) – isključivo vezane za implementaciju projektnih aktivnosti (obavezno sprovesti odgovarajuću proceduru javne nabavke) Potrebno dostaviti: • Izvod sa projektnog računa za bankarske naknade

27. INFORMACIJE: Programski sajt: http://www.romania-serbia.net Osobe kojima se možete obratiti sa eventualnim pitanjima su kolege iz JTS Antene: Elizabeta Stanimirov iPetar Peđa Grubor e-mail: estanimirov@seio.gov.rs pgrubor@seio.gov.rs vstanic@seio.gov.rs

28. ŽELIMOVAMUSPEŠNUREALIZACIJU PROJEKATA!