Formation TeammateTime pour les gérants de magasin

1. Formation TeammateTime pour les gérants de magasin Gestion des horaires

2. Ordre du jour • Aperçu des horaires • Survol de la page Éditeur d’horaires • Utiliser l’Éditeur d’horaires

3. Aperçu des horaires TeammateTime utilise trois types d’horaires : • Création automatique d’horaires selon la demande de main-d’œuvre prévue (majorité des magasins corporatifs des États-Unis) • Création automatique d‘horaires selon les quarts de travail fixes (magasins du Canada) • Combinaison des horaires ci-dessus pour les coéquipiers à quarts de travail fixes et ceux à horaire variable selon la demande de main-d’œuvre prévue (supermagasins des États-Unis, navettes, magasins sur le terrain, ateliers et autres emplacements).

4. Vérifier et modifier les horaires chaque semaine • Chaque dimanche soir, le système crée des horaires pour les deux semaines suivantes selon la demande de main-d’œuvre ou les quarts de travail fixes. • Chaque lundi, les gérants doivent revoir les horaires pour les deux semaines suivantes, y apporter les changements nécessaires et afficher les horaires. • Les gérants peuvent également modifier l’horaire de la semaine en cours, au besoin.

5. Deux façons d’accéder à l’Éditeur d’horaires Sous le menu Créer un horaire ultérieur, cliquez sur le bouton Modifier l’horaire pour modifier les horaires des deux prochaines semaines. Sous le menu Plan d’action quotidien, cliquez sur le bouton Modifier la semaine en cours pour modifier l’horaire de la semaine en cours.

6. Aperçu de l’Éditeur d’horaires Lorsque vous accédez à l’Éditeur d’horaires, l’horaire de la semaine s’affiche dans la grille. Si vous voulez consulter l’horaire d’une autre semaine, vous pouvez utiliser le champ de date pour sélectionner la semaine de l’horaire à consulter.

7. Éditeur d’horaires L’Éditeur d’horaires affiche les noms des coéquipiers, les données des quarts de travail ainsi que les périodes de repas. Les noms des coéquipiers ainsi que leur nombre d’heures prévues pour la semaine s’affichent à la gauche de l’écran.

8. Aperçu de l’Éditeur d’horaires Les heures prévues par jour et le total des heures pour la semaine s’affichent également au haut de l’Éditeur d’horaires.

9. Détails des quarts de travail Vous pouvez modifier ou voir les détails d’un quart de travail en double-cliquant sur le quart dans l’horaire. Lorsque le quart s’ouvre, cliquez sur le lien Modifier les détails pour voir plus de renseignements.

10. Détails des quarts de travail Vous pouvez modifier les heures du quart de travail dans le champ Shift. Vous pouvez modifier l’heure de début d’une période de repas dans le champ Repas. Le système ajustera automatiquement l’heure de fin du repas selon les exigences de quarts de travail.

11. Détails des quarts de travail Vous pouvez accéder à des fonctions additionnelles lorsque vous ouvrez un quart (ex. : ajouter une pause ou laisser un quart de travail non pourvu). Pour laisser un quart de travail non pourvu, cliquez sur le bouton Laisser le quart de travail non pourvu et le quart sera effacé de l’horaire.

12. Détails des quarts de travail Pour ajouter une pause, cliquez sur la flèche de déroulement du champ Ajouter et sélectionnez l’option Pause.

13. Détails des quarts de travail Entrez l’heure de début de la pause. Cliquez sur le bouton Appliquer.

14. Détails des quarts de travail Cliquez sur le bouton Terminer pour fermer la fenêtre.

15. Aperçu de l’horaire quotidien Pour avoir un aperçu de l’horaire quotidien, cliquez sur le bouton de la journée désirée dans le coin supérieur droit de l’Éditeur d’horaires.

16. Aperçu de l’horaire quotidien Les détails de l’horaire pour la journée sélectionnée s’affichent.

17. Détails des quarts de travail Vous pouvez voir les détails de chaque quart de travail pour chaque coéquipier (ex. : les heures de début et de fin, la période de repas et le total des heures pour le quart).

18. Périodes de repas Les périodes de repas sont représentées par une boîte verte lorsque votre curseur survole une boîte bleu pâle dans le quart de travail.

19. Modifier un quart de travail Comme dans l’aperçu hebdomadaire, vous pouvez double-cliquer sur un quart de travail dans l’aperçu quotidien pour l’ouvrir et y apporter les modifications nécessaires (ex. : modifier les heures de début et de fin du quart ou ajouter une pause).

20. Modifier un quart de travail En plus de modifier les heures de début et de fin dans la fenêtre Shift, vous pouvez également modifier les heures dans la grille avec deux méthodes différentes. Méthode no 1 : Cliquez simplement sur le quart et glissez le quart en entier vers la gauche ou la droite aux heures de début et de fin appropriées.

21. Modifier un quart de travail Méthode no 2 : Cliquez sur le début ou la fin du quart et déplacez l’heure pour raccourcir ou prolonger le quart.

22. Ajouter un quart de travail Pour ajouter un quart, cliquez sur le bouton Ouvrir la fenêtre d’ajout de quart de travail dans le coin supérieur gauche de l’Éditeur d’horaires.

23. Ajouter un quart de travail Entrez les heures de début et de fin pour le nouveau quart. Sélectionnez le Poste pour le quart. Cliquez sur le bouton Rechercher des employés.

24. Ajouter un quart de travail Les coéquipiers qui sont disponibles pour le quart de travail s’affichent. Cliquez sur l’icône (+) du coéquipier qui sera assigné à ce nouveau quart de travail.

25. Annulations Dans certains cas, vous devrez indiquer dans l’horaire quotidien qu’un coéquipier ne s’est pas présenté pour un quart de travail prévu ou que vous devez annuler un quart. Ces deux actions peuvent être posées dans l’Éditeur d’horaires sur le site Site Manager. Tout d’abord, cliquez sur le nom du coéquipier.

26. Annulations Cliquez sur le bouton Relevé de carte de pointage dans l’écran Profil de l’employé.

27. Annulations Cliquez sur le quart de travail désiré.

28. Annulations Cliquez sur le bouton A annulé.

29. Annulations Sélectionnez la raison de l’annulation et cliquez sur le bouton OK. Note : Si vous sélectionnez Sick, le quart sera seulement annulé. Pour que le coéquipier bénéficie d’un congé de maladie payé, vous devez entrer les heures à l’aide du bouton Ajustements de paie.

30. Absence non motivée Si le coéquipier ne se présente pas pour un quart de travail prévu, cliquez sur le bouton Ne s’est pas présenté au travail à côté du bouton A annulé.

31. Messages d’avertissement Lorsque vous modifiez les horaires dans l’Éditeur d’horaires, une icône d’avertissement s’affiche dans la colonne Total de la semaines’il y a une violation de l’horaire. Placez simplement votre curseur sur le triangle jaune pour afficher le message. Les messages d’avertissement s’affichent dans l’horaire hebdomadaire et quotidien.

32. Boutons de l’Éditeur d’horaires De nombreux boutons s’affichent dans le coin supérieur gauche de l’écran Éditeur d’horaires. Bouton d’enregistrement : Les changements effectués dans l’Éditeur d’horaires ne sont enregistrés dans la base de données que lorsque vous cliquez sur le bouton d’enregistrement. Vous devriez enregistrer fréquemment à mesure que vous effectuez des changements dans l’Éditeur d’horaire pour vous assurer que vous ne perdez pas de modifications. Note : Pour imprimer et afficher une copie de l’horaire dans le magasin, imprimez le Rapport : planning hebdomadaire sur le site Core. Bouton d’impression : Vous pouvez imprimer l’horaire qui s’affiche à l’écran (horaire hebdomadaire ou quotidien) en utilisant le bouton d’impression.

33. Boutons de l’Éditeur d’horaires Boutons Annuler et Restaurer : Vous pouvez annuler les actions effectuées depuis votre dernier enregistrement ou restaurer la dernière action effectuée à l’aide des boutons Annuler et Restaurer. Bouton Basculer les guides de placement : Les guides de placement s’affichent dans l’horaire pour vous indiquer à quel moment un coéquipier peut travailler. Cliquez sur le bouton Basculer les guides de placement pour afficher ou masquer les guides de placement.

34. Boutons de l’Éditeur d’horaires Bouton Basculer les détails sur le quart de travail : Dans l’horaire quotidien, des détails peuvent être affichés pour chaque quart de travail (ex. : périodes de pause et de repas). Cliquez sur le bouton Basculer les détails sur le quart de travail pour afficher ou masquer les détails du quart de travail.

35. Boutons de l’Éditeur d’horaires Bouton Changer l’ordre de tri : Par défaut, l’Éditeur d’horaires affiche les quarts selon l’heure de début. Vous pouvez utiliser le bouton Changer l’ordre de tri pour trier les quarts selon l’un des critères suivants : • Nom de l’employé • Heures nettes • Poste principal • Heure de début

36. Vérifier et afficher l’horaire Chaque semaine : Sous le menu Créer un horaire ultérieur, cliquez sur le bouton Modifier l’horaire et vérifiez les horaires pour la semaine à venir et la semaine qui suit. Apportez les changements nécessaires. Vérifiez les horaires avec votre directeur régional des opérations. Cliquez sur le bouton Afficher les horaires. Affichez l’horaire de la semaine à venir sur le site Site Manager au plus tard le jeudi. Il est également recommandé d’afficher l’horaire de la semaine qui suit.

37. Rappel Dans ce module, vous nous avons présenté : • Aperçu des horaires • Survol de la page Éditeur d’horaires • Horaire hebdomadaire • Horaire quotidien • Utiliser l’Éditeur d’horaires • Modifier un quart de travail • Ajouter un quart de travail • Annulations • Messages d’avertissement • Boutons de l’Éditeur d’horaires

38. Des questions?

39. Annexe : Rapports • Les diapositives suivantes présentent les rapports Rapport : planning hebdomadaire et Rapport Couverture planning.

40. Rapport : planning hebdomadaire Lorsque l’horaire a été vérifié, vous pouvez lancer le Rapport : planning hebdomadairesur le site Core pour voir l’horaire du coéquipier pour la semaine, y compris le total des heures nettes et le total des quarts non pourvus. Vous pouvez également utiliser le rapport pour voir les périodes de repas et de pause prévues ainsi que les coéquipiers qui ne sont pas à l’horaire. Tout d’abord, cliquez sur l’icône Weekly Schedule Report dans les raccourcis du tableau de bord du site Core.

41. Rapport : planning hebdomadaire Cliquez sur l’icône de calendrier du champ Date et sélectionnez la date pour laquelle vous voulez lancer le rapport. Cliquez sur la flèche de déroulement du champ Sélectionner par et sélectionnez Afficher tout. Optionnel : Dans le champ Trier les employés par, vous pouvez choisir de trier la liste par Nom du métier. Si vous laissez l’option par défaut (Nom de l’employé(e)), les coéquipiers seront énumérés en ordre alphabétique. • La majorité des options de l’écran sont sélectionnées par défaut. Les seuls renseignements que vous devez changer sont : • la date • le champ Sélectionner par

42. Rapport : planning hebdomadaire Cliquez sur le bouton Lancer le rapport dans le coin supérieur droit de l’écran.

43. Rapport : planning hebdomadaire Le Rapport : planning hebdomadaire affiche les renseignements par date et jour de la semaine. Au haut du rapport, la période, les critères de tri et les groupements effectués (s’il y a lieu) s’affichent.

44. Rapport : planning hebdomadaire Dans le rapport, les noms des coéquipiers sont énumérés en ordre alphabétique.

45. Rapport : planning hebdomadaire Le Total heures nettes pour la semaine de chaque coéquipier s’affiche dans la colonne de l’extrême droite.

46. Rapport : planning hebdomadaire Au bas du rapport, les heures prévues pour les coéquipiers touchant des appointements ou non ainsi que les ventes quotidiennes prévues sont affichées Consultez le Guide pour les gestionnaires TeammateTime dans le centre d’apprentissage pour obtenir des renseignements détaillés sur chaque champ du Rapport : planning hebdomadaire.

47. Rapport : planning hebdomadaire • Les boutons au bas du rapport vous permettent d’effectuer les actions suivantes : • Avoir un aperçu du document et sélectionner l’imprimante avant l’impression. • Envoyer le rapport directement à l’imprimante par défaut. • Exporter le rapport dans un fichier Excel. • Enregistrer le rapport. • Transmettre le rapport par courriel. Imprimez l’horaire et affichez une copie papier dans le magasin pour que les coéquipiers puissent le consulter.

48. Rapport Couverture planning Le Rapport Couverture planning indique dans quelle mesure l’horaire répond à la demande par heure ainsi que si un magasin est suffisamment doté en personnel au niveau des heures brutes, selon le jour et le poste. Le rapport affiche les données par groupe de métier. Cliquez sur l’icône Schedule Accuracy Reportdans les raccourcis du tableau de bord.

49. Rapport Couverture planning Par défaut, le champ Unité Org affiche votre magasin. Cliquez sur la flèche de déroulement du champ Groupe de métier et sélectionnez l’option Stores.

50. Rapport Couverture planning Cliquez sur l’icône de calendrier du champ Date et sélectionnez la date pour laquelle vous voulez exécuter le rapport. Sélectionnez la case Réactualiser les données pour garantir que les données les plus récentes sont comprises dans le rapport.