ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS

1. ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS Prof. Valter Lima

2. ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS DELEGAÇÃO DESCENTRALIZAÇÃO E CENTRALIZAÇÃO

3. ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS 5.1 - DELEGAÇÃO É a transferência de determinado nível de autoridade de um chefe para seu subordinado, criando a correspondente responsabilidade pela execução da tarefa delegada. Elementos básicos da delegação: 1. A tarefa que foi transferida do superior para o subordinado. 2. A obrigação ( responsabilidade ) que o subordinado tem para com o superior na realização desta tarefa transferida.

4. ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS • Considerações sobre a delegação: • A autoridade deve ser delegada até o ponto e na medida necessária para a realização dos resultados esperados. • A autoridade deve ser proporcional ao nível de responsabilidade alocada no cargo e/ou funcionário. • A responsabilidade não pode ser delegada, pois nem o superior nem o subordinado podem livrar-se totalmente de suas obrigações, designado outros para realizá-los. • A clareza na delegação é fundamental, com designação precisa, entendida e aceita.

5. ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS Permite coordenar trabalhos mais complexos e de abrangência maior. Permite maior: 1. Produtividade da equipe de trabalho. 2. Motivação. 3. Desenvolvimento da equipe. 4. Interação entre as unidades organizacionais. Permite amplitude de controle mais adequada. DELEGAÇÃO Exige melhor planejamento e programação de atividades e dá condições para isto, pois o su- perior que delega tem mais tempo para executar as suas tarefas prioritárias. Proporciona maior segurança para a empresa, pois quando o superior deixa a empresa, exis- tem subordinados treinados e em condições de substituí-lo de maneira adequada.

6. ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS REGRAS PRÁTICAS PARA TORNAR A DELEGAÇÃO EFETIVA E ADEQUADA. • Selecionar o subordinado adequado. • Proporcionar um nível de autoridade compatível com as atividades exercidas pelo subordinado. • Explicar com precisão e clareza as atividades e os resultados esperados. • Recompensar, de alguma forma, um bom resultado apresentado pelo subordinado. • Criar condições adequadas de motivação. • Estabelecer controles adequados, divulgados e aceitos. • Treinar e ajudar os subordinados em suas atividades. • Evitar perda excessiva de poder, mas estar disposto a abrir mão de determinadas atividades que provoquem uma situação adequada de motivação nos subordinados. • Ter canais adequados de comunicação.

7. ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS REGRAS PRÁTICAS PARA TORNAR A DELEGAÇÃO EFETIVA E ADEQUADA. • Ter disposição para aceitar o erro dos outros. • Incrementar o nível de participação dos subordinados. • Perceber que os subordinados têm muito a contribuir no processo decisório na área de sua especialização. • Desenvolver o processo de planejamento para que a delegação possa ocorrer antes do fato e não depois do fato consumado. • Desenvolver adequado nível de confiança nos subordinados por meio de treinamento, participação, reconhecimento e troca de idéias. • Criar condições para forçar os subordinados a tomarem decisões, dando-lhes, ao mesmo tempo, o apoio que se fizer necessário. • Não criticar excessivamente quando os subordinados cometem enganos. • Fazer com que os subordinados saibam o que tem de ser feito e quais os resultados esperados.

8. ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS PARA A EMPRESA: o ritmo dos negócios é aquele imposto por seu proprietário. A administração tor- na-se morosa e dependente. A participação dos funcionários é baixa. PARA O EMPRESÁRIO: existe sobrecarga de trabalho que exige dele atuação nas mais diferentes áreas. Comumente sente-se só, julgando que não há equipe, pessoa em quem possa confiar. Trabalhando tenso, estará predisposto ao stress e às conseqüências negativas. EFEITOS QUE PODEM OCORRER PELA FALTA DE DELEGAÇÃO PARA OS FUNCIONÁRIOS: baixo desenvolvimento profissional e envolvimento com coisas da empresa. Se há falta de maior motivação e ocorre desejo de maior participação não correspondido, os melhores elementos não permanecem.

9. ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS QUESTIONÁRIO DE QUALIDADE DE DELEGAÇÃO sim não 1. Você trabalha mais tempo do que os seus subordi- nados ou fora do horário da empresa ? 2. Despreza a opinião de seus funcionários e não lhes pergunta quais as suas idéias sobre problemas que ocorrem no trabalho deles ? 3. Você precisa levar trabalho para casa todas as noites ? 4. É com freqüência interrompido pelos seus funcio- nários em busca de conselhos ou decisões ? 5. Precisando ausentar-se do trabalho, por obrigato- riedade do cargo, você mantém em suspenso certas tarefas aguardando sua volta ao posto ? Elaborado pelo professor Edwin A. Fleishman, da Universidade de Ohio – EUA.

10. sim não 6. Você preocupa-se mais com detalhes ao invés de planejar e supervisionar ? 7. Você emprega parte do tempo fazendo tarefas de atribuições dos seus funcionários ? 8. Os seus auxiliares pensam que não devem eles mesmos decidir a respeito do trabalho, mas deixar a solução dos problemas por sua conta ? 9. Você usa mais de telefones para o serviço ? 10.Mesmo havendo alguém capaz de executar a tarefa com perfeição, você insiste em fazê-la ? 11.Você é daquele tipo de pessoa que gosta de meter a colher em tudo que se passa dentro da empresa ? 12.Mantém sempre a sua mesa cheia de papéis com a intenção de parecer que trabalha muito ? 13. É muito escrupuloso no que diz respeito a deta- lhes ?

11. sim não 14.Esconde dos seus auxiliares alguns detalhes do seu trabalho para dar idéia de ser insusbstituível ? 15.Você acredita que um chefe deve trabalhar a toda velocidade para justificar seu salário ? 16.Reluta em admitir que você necessita de auxílio para o desempenho das suas tarefas ? 17.É comum você não ter tempo para encontros, de- cisões, treinamento ou reuniões de interesse da classe ? 18.Você receia passar a seus subordinados tarefas em que os detalhes são muito importantes, temendo pelos resultados ? 19.Quando você delega atribuições a seus funcioná- rios, fiscaliza insistentemente o trabalho que dele- gou ? 20.Tem sempre um trabalho acumulado ou dificulda- des a vencer ?

12. ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS 5.2 - CENTRALIZAÇÃO é a maior concentração do poder decisório na alta direção de uma empresa. VANTAGENS DA CENTRALIZAÇÃO 1. Menor número de níveis hierárquicos; 2. Melhor uso dos recursos humanos, materiais, equimentos e financeiros. 3. Melhor possibilidade de interação no processo de planejamento controle e avaliação. 4. Maior uniformidade em termos de processos técnicos e administrativos. 5. Decisões estratégicas mais rápidas. 6. Maior segurança nas informações.

13. ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS 5.2 - CENTRALIZAÇÃO QUANDO OPTAR PELA CENTRALIZAÇÃO ? 1. Para manter maior nível de integração da empresa. 2. Para manter uniformidade de decisões e ações. 3. Para melhor administrar as urgências. 4. Quando o empresário não quer um segundo homem que lhe faça sombra. 5. Quando a estrutura organizacional da empresa não possibilita a descentralização. 6. Para aumentar o nível de controle das atividades da empresa.

14. ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS 5.3 - DESCENTRALIZAÇÃO é a menor concentração do poder decisório na alta administração da empresa, sendo, portanto, mais distribuído pelos seus diversos níveis hierárquicos. O grau de confiança dos superiores sobre os subordinados. A forma de atuação das unidades organizacionais de assessoria Fatores a considerar na descentralização A capacidade do subordinado de lidar com as suas responsabilidades O nível de treinamento e preparo da supervisão

15. DESCENTRALIZAÇÃO VANTAGENS DESVANTAGENS • Possibilidade de gerar maior especia-lização nas diferentes unidades organiza-cionais. • Menor exigência de tempo nas infor-mações e decisões. • Maior tempo à alta administração para outras atividades. • Possibilidade de gerar efeito compe-titivo,o que pode aumentar a produti-vidade. • Maior facilidade de definição de obje-tivos e metas para as unidades organi-zacionais e as pessoas. • Possibilidade de maior desenvolvi-mento das pessoas no aspecto adminis-trativo e gerencial. • Possibilidade de maior motivação. • Possibilidade de maior participação. • Inabilidade de quaisquer pessoas em manter observação sobre as modifi-cações das condições locais ou de uma operação complexa, provocando decisõ-es sem visão de conjunto. • Sistemas inadequados no sentido de compreensão de desenvolvimento dos subordinados. • Possibilidade de efeitos negativos na motivação. • Maior necessidade de controle e de coordenação. • Risco de duplicar esforços para execu-tar determinadas atividades. • Maior dificuldade de normatização e de padronização. • Maior ineficiência na utilização de recursos da empresa.

16. PRINCÍPIOS A SEREM O OBSERVADOS NA DESCENTRALIZAÇÃO • A descentralização coloca a autoridade de decidir nos pontos mais próximos possível da ocorrência das ações. • É provável que a descentralização obtenha resultados gerais melhoresconseguindo conhecimentos maiores e mais diretamente aplicáveis e compreensão mais oportuna ao tomar o maior número de decisões. • A descentralização funcionará se houver delegação real da autoridade sem a preocupação com o seu relato minucioso ou, o que seria pior, com a sua verificação prévia. • A descentralização exige a compreensão de que o principal papel da assessoria ou dos serviços é dar assistência e apoio aos operadores de linha mediante número relativamente pequeno de pessoas especializadas de modo que as decisões sejam corretas. • A descentralização requer a percepção de que o agregado de muitas decisões individualmente corretas será melhor para a empresa e para o público do que decisões planejadas e controladas a partir do centro. • A descentralização só funcionará se a responsabilidade, juntamente com a autoridade na tomada de decisão, for verdadeiramente aceita e exercida em todos os níveis. • A descentralização requer estratégias pessoais apoiadas em medida de desempenho, padrões estabelecidos, recompensas pelo bom desempenho e remoção de incapacidade por desempenho insuficiente.

17. ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS 5.4 - CENTRALIZAÇÃO OU DESCENTRALIZAÇÃO Quanto maior o número de decisões a serem tomadas nos escalões mais baixos da hierarquia, tanto maior o grau de descentralização. Há maior descentralização onde há maior número de funções afetadas por decisões tomadas em níveis mais baixos. Quanto menor o número de pessoas a ser consultado e quanto mais baixo estiverem na hierarquia, tanto maior o grau de descentralização. Quanto mais importantes as decisões a serem tomadas nos escalões mais baixos da hierarquia, tanto maior o grau de descentralização neste campo. Quanto menos verificações se exigir nas decisões, maior é a descentralização. Ela é máxima quando não se exige nenhuma verificação. Menor quando os superiores tiverem de ser informados da decisão tomada, e ainda menor se os superiores tiverem de ser consultados antes da tomada de decisão.