Zestaw narzędzi szkoleniowych w zakresie GPP 2. Strategiczne aspekty GPP

1. Zestaw narzędzi szkoleniowych w zakresie GPP2. Strategiczne aspekty GPP

2. Zestaw narzędzi szkoleniowych w zakresie GPP Moduł 4: Ocena potrzeb Moduł 1: Wprowadzenie Moduł 5: GPP na rzecz gospodarki o obiegu zamkniętym Moduł 6: Współpraca z podmiotami z branży Moduł 7: Działania (sektory kluczowe dla GPP) Moduł 2: Strategiczne aspekty GPP Moduł 3: Prawne aspekty GPP Moduł 2: Zamówienia strategiczne

3. Moduł 2: spis treści • Strategiczna podstawa realizacji zielonych zamówień publicznych • Sporządzanie uzasadnienia w odniesieniu do GPP • Uzyskanie wsparcia dla GPP • Ustalanie zakresu i celów • Opracowanie strategii • Skuteczne wprowadzenie strategii w zakresie GPP • Monitorowanie i raportowanie Moduł 2: Zamówienia strategiczne

4. Strategiczna podstawa realizacji zielonych zamówień publicznych Dlaczego dla GPP tak ważna jest strategia udzielania zamówień? Strategia udzielania zamówień określa sposób, w jaki postępowanie o udzielenie zamówienia powinno być zorganizowane w celu wdrożenia polityki w zakresie zamówień publicznych Moduł 2: Zamówienia strategiczne

5. Strategiczna podstawa realizacji zielonych zamówień publicznych Dlaczego dla GPP ważna jest strategia dotycząca zamówień? „Zamówienia publiczne to strategiczny instrument… [ale] strategiczne możliwości w obszarze zamówień publicznych nie są wystarczająco wykorzystywane” • Komunikat Komisji do Instytucji: Skuteczne zamówienia publiczne dla Europy (2017) Moduł 2: Zamówienia strategiczne

6. Strategiczna podstawa realizacji zielonych zamówień publicznych Dlaczego dla GPP tak ważna jest strategia udzielania zamówień? Strategia pomoże w dłuższej perspektywie włączyć cele dotyczące zrównoważonego rozwoju w postępowanie o udzielenie zamówienia, określając: • wyraźne cele • obowiązki • ciągłe doskonalenie Moduł 2: Zamówienia strategiczne

7. Strategiczna podstawa realizacji zielonych zamówień publicznych Elementy strategii wdrożenia GPP Działania wstępne: • Sporządzanie uzasadnienia • Uzyskanie wsparcia Podejście do zarządzania: • Ustalanie zakresu i celów • Opracowanie strategii • Wprowadzenie strategii • Monitorowanie i raportowanie Moduł 2: Zamówienia strategiczne

8. Sporządzanie uzasadnienia dla GPP Korzyści wynikające z GPP • Osiągnięcie celów polityki środowiskowej dotyczących zmiany klimatu, efektywności energetycznej, jakości powietrza • podniesienie efektywności finansowej • poprawa reputacji organizacji • zmniejszenie ryzyka związanego z nieprzestrzeganiem przepisów • pobudzanie innowacyjności i rozwoju konkurencyjnych zrównoważonych rozwiązań w regionie Moduł 2: Zamówienia strategiczne

9. Sporządzanie uzasadnienia dla GPP Czy istnieją powiązane dziedziny polityki? Zielone zamówienia publiczne są narzędziem, które może być stosowane do osiągnięcia wielu różnych celów politycznych • Wszystkie serwowane posiłki są certyfikowane jako organiczne Większa efektywność energetyczna • Miasta neutralne pod względem emisji CO2 • Wzmacnianie zrównoważonej mobilności w miastach • Rozwijanie gospodarki o obiegu zamkniętym Należy zidentyfikować cele polityczne, dające się połączyć z procesem wdrażania GPP Moduł 2: Zamówienia strategiczne

10. Sporządzanie uzasadnienia dla GPP Znalezienie dobrych praktyk Więcej informacji: dostępne studia przypadków Komisja Europejska od 2010 rokupublikuje przykłady dobrych praktyk W ramach projektu „GPP 2020” opublikowano ponad 100 studiów przypadków W projekcie „SPP Regions” opublikowano 40 modeli przetargowych dla GPP Procura+ Network udostępnia profile działań podejmowanych przez każdego uczestnika sieci Platforma ICLEI w dziedzinie zrównoważonych zamówień publicznych posiada bazę danych dot. studiów przypadków Przedstawienie decydentom praktycznych przykładów skutecznej realizacji GPP Moduł 2: Zamówienia strategiczne

11. Sporządzanie uzasadnienia dla GPP Analiza aktualnych praktyk Należy spojrzeć z perspektywy czasu na obowiązujące systemy i praktyki udzielania zamówień... ...okazuje się, że w wielu organizacjach podstawowe elementy GPP już są stosowane. Moduł 2: Zamówienia strategiczne

12. Sporządzanie uzasadnienia dla GPP Jak zorganizowane jest postępowanie o udzielenie zamówienia? Struktura organizacyjna determinuje podejście do GPP • Scentralizowane udzielanie zamówień? • Zdecentralizowane udzielanie zamówień? • Podejście oparte na zarządzaniu kategoriami? Należy sprawdzić strukturę zamówień publicznych w swojej organizacji Gdzie znajduje się największy potencjał do skutecznego wdrożenia? Moduł 2: Zamówienia strategiczne

13. Uzyskanie wsparcia dla GPP Polityka w zakresie GPP Trzy poziomy polityki w zakresie GPP Ogólne zobowiązanie Zobowiązanie w ramach powiązanej dziedziny polityki Kompleksowa polityka w zakresie GPP Moduł 2: Zamówienia strategiczne

14. Uzyskanie wsparcia dla GPP Polityka w zakresie GPP — zwiększanie ambicji polityki w Barcelonie Moduł 2: Zamówienia strategiczne 2015 r.: Instrukcje techniczne dotyczące stosowania kryteriów zrównoważonego rozwoju dla 12 kategorii zamówień o wysokim priorytecie. 2013 r.: przyjęcie Uchwały rady miasta w sprawie odpowiedzialnych zamówień publicznych. 2010 r.: wdrożono Porozumienie w sprawie zrównoważonego rozwoju urzędu miasta. 2006 r.: program Green Office rozwinięto i nadano mu nazwę + Sustainable City Council. 2001 r.: stworzenie programu Green Office

15. Uzyskanie wsparcia dla GPP Komunikacja wewnętrzna Ważne jest, aby prowadzić ciągły dialog ze wszystkimi stronami zaangażowanymi w GPP lub objętymi ich wpływem Należy zadać sobie pytanie: „Jak idealnie przebiegałaby realizacja GPP w naszej organizacji?” Moduł 2: Zamówienia strategiczne

16. Ustalanie zakresu i celów Wyznaczenie celów • Zakres — które działania organizacji w zakresie udzielania zamówień są objęte strategią, jeśli chodzi o: • kategorie produktów/usług — na których należy się skoncentrować? • zasięg — czy obejmuje całą organizację czy tylko wybrane działy? Cele — jakie cele zostały wyznaczone; jakie kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) będą stosowane do oceny skuteczności? Moduł 2: Zamówienia strategiczne

17. Ustalanie zakresu i celów Ustalanie zakresu • Wybór kategorii priorytetowych dla GPP, uwzględniając: • priorytety środowiskowe, społeczne i gospodarcze • znaczenie budżetowe grup produktów/usług • poziom umiejętności i zasobów dostępnych na potrzeby wdrożenia • posiadane doświadczenie w dziedzinie zrównoważonych zamówień • poparcie dla GPP ze strony innych pracowników • przedłużenie ważnych umów • dostępność na rynku zrównoważonych rozwiązań alternatywnych • czynniki polityczne lub prawne (np. przepisy krajowe) • Jakie już obowiązują wymogi w Twoim kraju? Moduł 2: Zamówienia strategiczne

18. Ustalanie zakresu i celów Ustalanie celów Wyraźnie zakomunikowane cele w zakresie GPP: • zapewnienie silnego wsparcia politycznego dla procesu wdrożenia • pokazanie zaangażowania organizacji • określenie ram dla oceny postępów Moduł 2: Zamówienia strategiczne

19. Ustalanie zakresu i celów Szeregowanie celów i przykłady Moduł 2: Zamówienia strategiczne

20. Opracowanie strategii Stworzenie planu działań w zakresie GPP Plan działań powinien zawierać jasne, praktyczne informacje na temat sposobu osiągnięcia celów. • Należy uwzględnić informacje takie jak: • zakres zadań i celów • zaangażowane zainteresowane strony • przydzielone obowiązki • dostępne zasoby • środki i procedury wykonawcze • odpowiednie wskaźniki postępu • ramy czasowe Moduł 2: Zamówienia strategiczne

21. Opracowanie strategii Działania w zakresie udzielania zamówień Uwzględnienie konkretnych działań w kluczowych obszarach dotyczących produktów/usług: • Określenie odpowiednich wymogów środowiskowych/społecznych • Włączenie tych wymogów do faktycznych dokumentów przetargowych • Monitorowanie i raporty dotyczące działań i wyników. Moduł 2: Zamówienia strategiczne

22. Opracowanie strategii Inne działania • Warsztaty i szkolenia — uzyskanie wsparcia i rozwój umiejętności • Grupy robocze — utworzenie grupy roboczej pod kierownictwem koordynatora • Opracowanie zachęt — uwzględnienie GPP w opisach stanowisk i wynagrodzeniach • Profesjonalizacja — czy możliwe jest wyspecjalizowanie zamawiających poprzez zewnętrzne szkolenia? Moduł 2: Zamówienia strategiczne

23. Opracowanie strategii Komunikacja Informowanie współpracowników i zewnętrznych zainteresowanych stron, w tym dostawców, na temat strategii i celów • Podnoszenie świadomości — seminaria/debaty, broszury informacyjne, sieć intranet • Informowanie dostawców o planowanych zmianach — podanie terminów i wskazówek dotyczących dostosowania się do nowych wymogów • Informowanie o działaniach opinii publicznej Moduł 2: Zamówienia strategiczne

24. Opracowanie strategii Monitorowanie wykonania Oceny postępów i monitorowania osiągnięć w zakresie strategii i jej celów należy dokonywać częściej niż raz w roku od prostego rejestrowania w bazie danych przypadków, kiedy kryteria GPP zostały zastosowane... po systemy, które można powiązać z platformami elektronicznych zamówień publicznych Moduł 2: Zamówienia strategiczne

25. Opracowanie strategii Przydzielanie obowiązków Kto powinien i może przyjąć odpowiedzialność za wdrożenie GPP? • Kto będzie przewodził strategii w zakresie GPP? • Kto już posiada wiedzę i doświadczenie w zakresie GPP? • Jakie inne wpływowe zainteresowane strony należy zaangażować? • Czy trzeba wyznaczyć (lub zatrudnić) specjalny personel? • Jaki zakres wiedzy specjalistycznej z zewnątrz należy pozyskać? Wyznaczenielidera GPP, który połączy strategię i działania Moduł 2: Zamówienia strategiczne

26. Skuteczne wprowadzenie strategii w zakresie GPP Regularne przeglądy Monitoruj skuteczność wdrażania planu działań poprzez: • Regularne aktualizacje planu i informowanie o kolejnych zmianach • Dokonywanie regularnych przeglądów Moduł 2: Zamówienia strategiczne

27. Monitorowanie i raportowanie Ocena Pozwala na: • sprawdzenie, czy cele zostały osiągnięte • zidentyfikowanie napotkanych problemów • opracowanie rozwiązań Moduł 2: Zamówienia strategiczne

28. Monitorowanie i raportowanie Wdrożenie systemu monitorowania Źródło: Ecoinstitut (2016) • Studium przypadku Rząd Regionu Flamandzkiego • Usprawnione gromadzenie danych dot. GPP dzięki systemowi online • Zintegrowanie minimalnych kryteriów GPP z systemem • Bieżące doskonalenie i aktualizowanie systemu w oparciu o możliwości nabywcze i rozwój rynku • Studium przypadku Miasto Stołeczne Rzym • Arkusze danych sporządzane dla poszczególnych zakupów towarów i usług i wysyłane do biura ds. koordynacji GPP • Monitorowanie i raportowanie rocznych wyników • Elektroniczny system monitorowania blokuje postępowanie o udzielenie zamówienia, jeśli brakuje arkusza danych GPP Wszystkie materiały dostępne są tutaj Moduł 2: Zamówienia strategiczne

29. Monitorowanie i raportowanie Ocena Wewnętrzna ocena powinna obejmować: • Plan działania — czy wszystkie działania zostały wdrożone zgodnie z planem? • Ambicje – czy cele i działania były zbyt ambitne czy za mało ambitne? • Cele — czy organizacja jest na dobrej drodze do osiągnięcia celów? • Zaangażowanie — czy współpracownicy i inne działy są zaangażowane w strategię i plany? Moduł 2: Zamówienia strategiczne

30. Dalsze wskazówki i wsparcie Podręcznik Procura+(wydanie trzecie, 2016) Ekologiczne zakupy(wydanie trzecie, 2016) Zamówienia publiczne na rzecz gospodarki o obiegu zamkniętym — wskazówki(2017) Przykłady dobrych praktyk Helpdesk dla GPP Aby uzyskać wsparcie w zakresie GPP, skontaktuj się nieodpłatnie z unijnym punktem informacyjnym Helpdesk dla GPP Helpdesk Zestaw narzędzi opracowany dla Komisji Europejskiej przez ICLEI – Samorządy na rzecz Zrównoważonego Rozwoju Autor modułu: ICLEI – Samorządy na rzecz Zrównoważonego Rozwoju Właściciel, Wydawca: Komisja Europejska, DG ds. Środowiska, 2019 Zdjęcia: dzięki uprzejmości Pixabay.com na licencji Creative Commons CCO Wyłączenie odpowiedzialności: Niniejszy zestaw narzędzi stanowi dokument służb Komisji o charakterze orientacyjnym i nie należy traktować go w żaden sposób jako wiążący dla tej instytucji. Komisja Europejska ani żadna osoba działająca w imieniu Komisji nie ponoszą odpowiedzialności za możliwe wykorzystywanieinformacji zawartych w niniejszym dokumencie. Moduł 2: Zamówienia strategiczne