Anemoon project

1. Anemoon project Overleg met kredietbeheerders6 januari 2000

2. AGENDA • Inleiding • De nieuwe processen in vogelvlucht • Autorisaties en delegaties • Alternatieven voor interne werkorganisatie • Zelf aan de slag met SAP • Rapportering m.b.t. kredieten

3. UITROL FINANCIEN EN AANKOOP LRD RECHTSPERSOON K.U.LEUVEN Scope wijzigt NIET !!! SCOPE ANEMOON PROJECT Uitrol op 24 januari 2000 UitgesteldWanneer dan wel ? Uitrol opnieuw inplannen Universitair Ziekenhuis Overgang midden in een boekjaar niet evident

4. LRD UITROL FINANCIEN EN AANKOOP • Recente beslissingen • Aparte divisiestructuur niet verweven met K.U.Leuven structuur • Autorisaties op basis van subdivisies (staat verkeerd in de bevraging, aangepaste lijsten niet verstuurd omwille van de beslissing tot uitstel) • Dossiers met meerdere projectleiders scheppen verwarring bij het delegeren van autorisaties • LRD dossiers dienen erg confidentieel behandeld • Huidige uitgewerkte autorisatieprincipes in SAP onvoldoende ? • Moet LRD hiervoor zelf een service aanbieden ?

5. AGENDA • Inleiding • De nieuwe processen in vogelvlucht • Autorisaties en delegaties • Alternatieven voor interne werkorganisatie • Zelf aan de slag met SAP • Rapportering m.b.t. kredieten

6. AGENDA • Inleiding • De nieuwe processen in vogelvlucht • Autorisaties en delegaties • Alternatieven voor interne werkorganisatie • Zelf aan de slag met SAP • Rapportering m.b.t. kredieten

7. BESTELLING DOOR UNIVERSITAIRE EENHEID Universitaire eenheid  bestelling aanmaken Leverancier Financiële diensten

8. leverancier kiezen Leverancier kiezen uit gemeenschappelijk K.U.Leuven-bestand

9. overzicht bestelling Leverancier omschrijving bestelling

10. krediet invoeren Rubriek Krediet

11. Bestelling door universitaire eenheid Universitaire eenheid  bestelling aanmaken Leverancier  factuur opstellen  factuur scannen en registreren Financiële diensten

12. HET NIEUWE FACTURENBUREAU

13. inbox centraal

14. gescande factuur

15. overzicht factuur

16. Bestelling door universitaire eenheid Universitaire eenheid  bestelling aanmaken Leverancier  factuur opstellen  factuur goedkeuren  factuur scannenen registreren Financiële diensten

17. inbox decentraal

18. overzicht factuur

19. gescande factuur

20. beslissingsstap

21. DIRECTE AANKOOP zonder bestelling  factuur opstellen  betalingsopdracht aanmaken  factuur scannen en registreren Universitaire eenheid Leverancier  directe aankoop  factuur betalen Financiële diensten

22. AGENDA • Inleiding • De nieuwe processen in vogelvlucht • Autorisaties en delegaties • Alternatieven voor interne werkorganisatie • Zelf aan de slag met SAP • Rapportering m.b.t. kredieten

23. MENSEN TAKEN OBJECTEN 1200 kredietbeheerders 550 decentrale admini-stratieve medewerkers beleidsverantwoor-delijken centrale administratieve diensten... ... behoeften formuleren bestelbonnen maken facturen registreren facturen goedkeuren facturen betalen leveranciers aanleggen artikels aanleggen ... ... 14000 kredieten bestelbonnenfacturen kostenplaatsen financieringsbronnen leveranciersklanten ... ... AUTORISATIES AUTORISATIE ?Wie mag wat, waarmee ?

24. DECENTRALE AUTORISATIES KREDIETEN STRUCTURELEAUTORISATIE Autorisaties beleidsverantwoordelijkengoedgekeurd door Gebu 24/1 DELEGATIEAUTORISATIE De kredietbeheerder kan delegeren naar administratieve medewerkers indien gewenst (zie bevraging) 24/1 later BASISAUTORISATIE De kredietbeheerder krijgt automatisch autorisatie voor al zijn/haar kredieten

25. MAPPEN MET AUTORISATIES IN SAP ? MENSEN(gebruikers) MILJOENEN COMBINATIES !ONBEHEERSBAAR ONDERHOUD !ONTRANSPARANT ! TAKEN(transacties) OBJECTEN(kredieten) PROFIEL=toelating om set van taken op set van objecten uit te voeren

26. TWEE SOORTEN PROFIELEN TAAKPROFIEL=toelating om set van taken uit te voeren OBJECTPROFIEL=toelating om met een set van kredieten te werken

27. TWEE SOORTEN PROFIELEN TAAKPROFIEL=toelating om set van taken uit te voeren OBJECTPROFIEL=toelating om met een set van kredieten te werken

28. OBJECTPROFIEL = KREDIETPAKKET Manueel bij elk nieuw krediet ? Automatisch HOE ? krediet pakketten kredieten

29. INHOUD OBJECTPROFIEL Een kredietpakket = een verzameling van kredieten die 1. dezelfde kredietbeheerder hebben EN2.tot dezelfde organisatorische eenheid behoren EN3. van dezelfde kredietsoort zijn

30. 1. DEZELFDE KREDIETBEHEERDER LRD EEN PERSOON OF EEN FUNCTIE Elk krediet heeft maar 1 kredietbeheerder DUS elk krediet zit maar in één pakket.Aparte pakketten als persoon en als bekleder van een functie. EEN DIVISIEHOOFD OF EEN PROJECTLEIDER Er is altijd een divisie hoofd en er kunnen meerdere projectleiders zijn DUS een krediet kan in meerdere pakketten voorkomen (kan tot verwarring leiden bij delegaties)

31. 2. DEZELFDE ORGANISATORISCHE EENH. LRD EEN KOSTENPLAATS Aparte pakketten voor elke kostenplaats EEN SUBDIVISIE Aparte pakketten voor elke subdivisie

32. Top-down Projecten “Vlottende” rekeningen Inkomsten Uitgaven Inkomstenen uitgaven Uitgaven Tijd rapportering voorschot Tijd Overheidstoelagen Inkomsten Tijd storting Onbepaaldeduur Jaarlijks Beperkte duur LRD LRD 3. DEZELFDE KREDIETSOORT

33. TWEE SOORTEN PROFIELEN TAAKPROFIEL=toelating om set van taken uit te voeren OBJECTPROFIEL=toelating om met een set van kredieten te werken

34. INHOUD ENIGE TAAKPROFIEL • Slechts één taakprofiel voor de decentrale administratie • bestellingen aanleggen • betalingsopdrachten aanleggen • facturen goedkeuren • leveranciers voorstellen • kredietrapporten raadplegen • ...

35. STANDAARD AUTORISATIE KREDIETPAKKET A KREDIETPAKKET B DECENTRAALTAAKPROFIEL KREDIETPAKKET C • Elke kredietbeheerder krijgt automatisch alle pakketten waarvan hij/zij kredietbeheerder is • De administratieve medewerker krijgt de pakketten waarvoor de respectievelijke kredietbeheerders toelating hebben gegeven

36. VOORBEELD Alle kredieten van professor Govers op de afdeling fysische enregionale geografievan de soort projectkredieten Alle kredieten van professor Govers Alle kredieten van de afdelingfysische en regionalegeografie Alleprojectkredieten van de K.U.Leuven

37. AFWIJKINGEN ????? Afwijkendtaakprofiel ? Afwijkendesamenstellingkredietpakket ? KREDIETPAKKET A DECENTRAALTAAKPROFIEL KREDIETPAKKET B KREDIETPAKKET C Beide zijn, mits een aantal beprekingen, technisch mogelijk !Afwijkingen slechts zeer uitzonderlijk toestaan,anders onbeheersbaar en vol tegenstrijdigheden !

38. AFWIJKINGEN KREDIETPAKKETTEN Manuele invoer kredietpakkettenNieuwe kredieten komen niet automatisch in kredietpakketDUS ook manueel onderhoud kredietpakketten Vermijden ! Standaardgeneratie kredietpakketten kredieten Automatisch krediet pakketten

39. AFWIJKINGEN TAAKPROFIEL Meerdere decentrale takenprofielen Bijvoorbeeld: TAAKPROFIEL 1excl. saldo’s enrapporten kredieten TAAKPROFIEL 2incl. saldo’s en rapporten kredieten Prof. X Prof. Y 1 decentraal takenpakket Geen tegenstrijdigheden mogelijk in toekennenBevordert procesintegratie (volledige proces door 1 persoon)Meer flexibiliteit in werkorganisatie Deontologieadministratievemedewerker ! DECENTRAALTAAKPROFIEL Ziet nu ook hier saldo’s en rapportenmaar dat wil prof. X niet ? Tegenstrijdigheden mogelijk, ontransparant Performantieproblemen ?

40. GEGEVENSCONVERSIE Gegevens inhuidige systemen Andere logicaComplexe omzettingen 24/1 • Gegevensopkuis • In huidige systemen in de mate van het mogelijke • In SAP • Door alle betrokkenen • Ook continu proces Invoer vrij centraalInzagerecht decentraal vrij beperkt Gemeenschappelijk systeem Invoer aan de bron Draagt bij tot kwaliteit v.d. gegevens SAP

41. USERID’S EN PASWOORDEN Userid moet persoonlijk blijven !!! Self-service toepassingen Basis autorisaties en beveiliging Paswoord moet geheim blijven !!! Please enter your passwordMATHI ... U0002000 OUDE SITUATIE Vignetten achter slot en grendelEN handtekeningencontrole ? NIEUWE SITUATIE Logging userid bij elke bewerking Sluitend indien userid’s persoonlijk blijven en paswoorden geheim blijven

42. AGENDA • Inleiding • De nieuwe processen in vogelvlucht • Autorisaties en delegaties • Alternatieven voor interne werkorganisatie • Zelf aan de slag met SAP • Rapportering m.b.t. kredieten

43. DECENTRALE WERKORGANISATIE 1. Met volledige of gedeeltelijke delegatie van het administratieve werk naar medewerkers 2. Zonder administratieve medewerkers: zelf aan de slag in SAP

44.   LEGENDE voor schema’s In SAP Niet in SAP WIE? administratievemedewerker  krediet-beheerder  

45. FACTUUR MET BESTELBON Kredietbeheerder werkt NIET met SAP B A  creëert bestelling tekent bestelbon  ontvangt factuur  behandelt factuur(controleren en wijzigen)  afdrukken en wachten document tekenen  stuurt factuur naar CFD volgt op a.h.v.rapportering

46. FACTUUR MET BESTELBON Kredietbeheerder werkt met SAP C D  creëert bestelling tekent bestelbon  ontvangt factuur  behandelt factuur(controleren en wijzigen)  stuurt door naar KBH behandelt factuur (controleren en wijzigen) stuurt factuur naar CFD volgt op a.h.v.rapportering

47.   stuurt factuur naar CFD (met betalingsopdrachtnr.) BETALINGSOPDRACHT A B C  creëert betalingsopdracht creëert betalingsopdracht tekent factuur- document stuurt factuur naar CFD (met betalingsopdrachtnr.) volgt op a.h.v.rapportering

48. AGENDA • Inleiding • De nieuwe processen in vogelvlucht • Autorisaties en delegaties • Alternatieven voor interne werkorganisatie • Zelf aan de slag met SAP • Rapportering m.b.t. kredieten

49. ZELF AAN DE SLAG MET SAP • Draaiboek:http://www.kuleuven.ac.be/admin/sap@kuleuven

50. draaiboek 1