1 / 59

Anemoon project K.U.LEUVEN

Anemoon project K.U.LEUVEN. Blauwdruk Planning en lokalenbeheer. 03/09/2002. Inhoud. I Management Summary II Organisatiestructuur III Beschrijving TO BE situatie IV Integratie V OCM VI Out of scope topics VII GAP analyse VIII ARICE. I Samenvatting. I Management Summary

ogden
Download Presentation

Anemoon project K.U.LEUVEN

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Anemoon projectK.U.LEUVEN Blauwdruk Planning en lokalenbeheer 03/09/2002

  2. Inhoud • I Management Summary • II Organisatiestructuur • III Beschrijving TO BE situatie • IV Integratie • V OCM • VI Out of scope topics • VII GAP analyse • VIII ARICE

  3. I Samenvatting • I Management Summary • II Organisatiestructuur • III Beschrijving TO BE situatie • IV Integratie • V OCM • VI Out of scope topics • VII GAP analyse • VIII ARICE

  4. Samenvatting: master data Event Package (SE) Event type Group (L) Module (SM) Event type (D) Event (E) Schedules Resource type (R) Resource (G) Location (F)

  5. II Organisatiestructuur • I Management Summary • II Organisatiestructuur • III Beschrijving TO BE situatie • IV Integratie • V OCM • VI Out of scope topics • VII GAP analyse • VIII ARICE

  6. II Organisatiestructuur • Faculteiten • Rechtstreeks betrokken op centraal vlak: • Facilitaire diensten • TOLEDO? • Doelgroepen: • studenten • docenten • uurroosterverantwoordelijken • iedereen die een lokaal wil reserveren

  7. II Organisatiestructuur • I Management Summary • II Organisatiestructuur • III Beschrijving TO BE situatie • IV Integratie • V OCM • VI Out of scope topics • VII GAP analyse • VIII ARICE

  8. III Beschrijving TO BE situatie: werkwijze analyses Initiële analyses 2000 op vraag van SAP -resultaat: feedbackdocumenten Voorstudie ruimtebeheer K.U.Leuven 2002 Werkgroep planning en lokalenbeheer 2002: • projectmedewerkers Anemoon • sleutelgebruikers centrale diensten en faculteiten • acht bijeenkomsten

  9. III Beschrijving TO BE situatie: overzicht van de scripts • Master data event planning • Processen in event planning • Integratie Logistiek • Integratie Financiën • Optiebeheer in event planning • Reeksen/cohortes • Ontwikkeling afleiding poollokalen • Autorisaties • Rapportering, inclusief webrapportering • Academische kalender

  10. III Beschrijving TO BE situatie: inhoud • A) Master data planning en lokalenbeheer • onderwijsaanbod • evenementen • infrastructuur • tijdsdimensie • B) Processen en workflow • Plannen en registreren van colleges • Plannen en registreren van examens • Plannen en registreren van extra-curriculaire activiteiten

  11. F624 III A Master data: onderwijsaanbod CQ KDIPL SC KOPL VT SC KOPL DT SC EKOPL VT SC EKOPL DT CG GROEPspec I CG GROEPspec II E SE D SE I CG GROEP III 2001-2002 1e sem. Ma. 10-12 Di. 11-12 Hoorcollege SE II SM 2001-2002 1e sem. Ma. 13-14 2001-2002 1e sem. Ma. 14-15 8 pt. Oefenzittingen 2001-2002 1e sem. Di. 09-10 2001-2002 1e sem. Wo. 14-15

  12. H031 III A Master data: activiteiten en reeksen SM D E SE SE I 8 pt. 2001-2002 1e sem. Ma. 10-12 Di. 11-12 Hoorcollege 3 su. SE II 2001-2002 1e sem. Ma. 13-14 Oefenzittingen 1 su. 2001-2002 1e sem. Ma. 14-15 2001-2002 1e sem. Di. 09-10 2001-2002 1e sem. Wo. 14-15 2001-2002 1e sem. Do. 13-14 Werkcolleges 1 su. 2001-2002 1e sem. Do. 14-15 2001-2002 1e sem. Vr. 09-10 2001-2002 1e sem. Vr. 14-15

  13. III A Master data andere activiteiten Event Package (SE) Event type Group (L) Module (SM) Event type (D) Event (E) Schedules Resource type (R) Resource (G) Location (F)

  14. III A Master data infrastructuur Event Package (SE) Event type Group (L) Module (SM) Event type (D) Event (E) Schedules Resource type (R) Resource (G) Location (F)

  15. III A Master data infrastructuur: resource type • Typologie van de soorten benodigdheden. • Drie soorten • Lokalen • Docenten • Andere resources

  16. III A Master data infrastructuur: resource types - lokalen • Indeling van soorten lokalen: • Auditorium/leslokaal met helling • Seminarielokaal/leslokaal zonder helling • Practicumruimte • PC lokaal • Labo • Zit- en kantoorruimte • Vergaderlokaal • … • Volledig gelijklopend met de bestemmingen binnen Logistiek • Relatie met onderwijsaanbod door de faculteiten te onderhouden

  17. III A Master data infrastructuur: resource types - docenten • Hulpmiddel om de beschikbaarheid te controleren • Invulling afgeleid uit de masterdata OO • Niet bindend • Bijkomende onderwijstaken kunnen opgenomen worden

  18. III A Master data infrastructuur: resource types - andere • Andere benodigdheden: didactische infrastructuur • Beperkte lijst: • overheadprojectoren • diaprojectoren • didactisch materiaal • … • Centraal vs decentraal: vrijwillig gebruik • onderhoud decentrale gegevens door de faculteiten

  19. III A Master data infrastructuur: resources • De concrete resources die gebruikt kunnen worden voor de planning • Lokalen: interface met real estate • Docenten: maakt gebruik van de relatie vanuit OO • Andere: moeten aangemaakt worden • centraal beheerde resources door de Facilitaire diensten • decentraal beheerde resources door de faculteiten

  20. III A Master data infrastructuur: locaties • Een locatie of ‘campus’ kan gebruikt worden als regionaal indelingsprincipe bij de zoektocht naar een vrij lokaal • Locaties zijn hiërarchisch opgebouwd

  21. III A Master data tijdsdimensie Event Package (SE) Event type Group (L) Module (SM) Event type (D) Event (E) Schedules Resource type (R) Resource (G) Location (F)

  22. SAP Event Planning: Tijdsdimensie • Onderwijsaanbod: Campus Management • Academische kalender met tijdslimieten • 0100: Indeling van het academiejaar • 0200: Definitie van Collegeperiodes • Bedrijfskalender op universiteitsniveau • Definitie van feestdagen • Extra-curriculaire activiteiten: Training and Event Management • Roosters (schedules) • Voorgedefinieerd • Eigen rooster • Bedrijfskalender op universiteitsniveau

  23. SAP Event Planning: Academische kalender (1)

  24. SAP Event Planning: Academische kalender (2)

  25. SAP Event Planning: Training and Event Management (1)

  26. III Beschrijving TO BE situatie: inhoud • A) Master data planning en lokalenbeheer • onderwijsaanbod • infrastructuur • andere • B) Processen en workflow • Plannen en registreren van colleges • Plannen en registreren van examens • Plannen en registreren van extra-curriculaire activiteiten • C) (Web)rapportering?

  27. III B Processen: algemene principes Open aanvraag Gerichte aanvraag Lokaal onder eigen bevoegdheid Ander lokaal

  28. III B Processen: planning collegeroosters volgend academiejaar Opmaak collegeroosters blijft als papieren proces Invoer en reservering van colleges in eigen lokalen door faculteit Invoer en reservering poollokalen in afspraak, meestal facilitaire diensten Gerichte aanvraag Lokaal onder eigen bevoegdheid Ander lokaal

  29. SAP Lokalenreservatie: Module Catalog

  30. SAP Lokalenreservatie: Event Planning

  31. III B Processen: aanvullingen en wijzigingen tijdens academiejaar Open aanvraag Gerichte aanvraag Lokaal onder eigen bevoegdheid Ander lokaal

  32. III B Processen: examenregelingen Opmaak examenregelingen blijft als papieren proces Invoer en reservering van examens in eigen lokalen door faculteit Invoer en reservering poollokalen in afspraak, meestal facilitaire diensten Gerichte aanvraag Lokaal onder eigen bevoegdheid Ander lokaal

  33. III B Processen: extracurriculaire activiteiten (eigen gebruik) Open aanvraag Gerichte aanvraag Lokaal onder eigen bevoegdheid Ander lokaal

  34. SAP Lokalenreservatie: Training & Event Management

  35. SAP Lokalenreservatie: Training & Event Management

  36. III B Processen: extracurriculaire activiteiten (derden) Open aanvraag Gerichte aanvraag Lokaal onder eigen bevoegdheid Ander lokaal

  37. IV Integratie • I Management Summary • II Organisatiestructuur • III Beschrijving TO BE situatie • IV Integratie • V OCM • VI Out of scope topics • VII GAP analyse • VIII ARICE

  38. IV Integratie • Integratie onderwijsaanbod • Integratie personeel • Integratie logistiek • Integratie financiën

  39. IV Integratie onderwijsaanbod en onderwijsopdrachten • Opmaken van college- en examenroosters op basis van het onderwijsaanbod • Docenten vanuit onderwijsopdrachten verbonden aan de juiste onderwijsleeractiviteiten

  40. BW • Managementrapportages • Betalingen (FI) • Aanmanen (FI) • Afschrijven (FI-AA) • Leegstandskosten • Profitcenter • Kosten- / opbrengstplanning • CO afrekening • Interne orders FI/FI-AA CO Huur Activa Kosten Profit Center • Onderhoud • Functieplaatsen • Storingsmeldingen • Planning, budgettering en controle van investeringen, constructie en verkoopprojecten (onderhoud, renovatie) PM Onderhoud Equipment PS/IM Project Investering • Inkoopopdrachten • Externe services • Interne services • Offerte‘s MM Verplichting Bestelling I.3 - Inleiding Vastgoedbeheer in SAP IV Integratie met logistiek RE • Stamgegevens • Oppervlaktes • Huur- en verhuur • Beheercontracten TR/CM-FM HR/TEM • Liquiditeitsprognose • Kaspositie • Begrotingen • Budgetten Prognose Budget • Lokalenreservatie

  41. Locatie 1 Domein Domein complex complex Locatie 1.01 Locatie 1.02 gebouw gebouw Locatie 1.01.1 Sub-gebouw Sub-gebouw huureenheid L1 L2 L3 L4 L5 L5 L6 L7 IV Integratie met logistiek: scenario 1 RE CM huureenheid

  42. Locatie 1 Domein Domein complex complex Locatie 1.01 Locatie 1.02 gebouw gebouw Locatie 1.01.1 Sub-gebouw Sub-gebouw huureenheid L1 L2 L3 L4 L5 L5 L6 L7 IV Integratie met logistiek: scenario 2 RE CM huureenheid

  43. IV Concept facturatie van events • Voor evenementen door derden wordt infrastructuur van de KUL gebruikt • Voor die infrastructuur kunnen kosten worden bewaard als stamgegevens • Bij het registreren van een evenement wordt infrastructuur gereserveerd • Bij het evenement kan een prijs worden voorgesteld, berekend op basis van gebruikte infrastructuur • Die prijs wordt op evenement-niveau bewaard • De prijs kan gefactureerd worden, bijkomende gegevens voor de factuur zullen moeten bewaard in een notitie-infotype

  44. IV Concept facturatie van events • Auditorium De Valk 01 • Waardevermindering 500 € • Elektriciteit 60 € Evenementsoort Bvb. Congres Registratie + Reservatie • Projector 01 • Waardevermindering 50 € Evenement Bvb. Congres Allergie en milieu • Prijs voor het evenement • 500 + 60 + 50 = 610 €

  45. V Change Management • I Management Summary • II Organisatiestructuur • III Beschrijving TO BE situatie • IV Integratie • V OCM • VI Out of scope topics • VII GAP analyse • VIII ARICE

  46. V Change Management • Wijzigingen in de werkwijze voor lokalenbeheer • Wijzigingen in de vormgeving van de collegeroosters • Belang van goede communicatie • Rol van de faculteiten en centrale medewerkers

  47. VI Out of scope topics • I Management Summary • II Organisatiestructuur • III Beschrijving TO BE situatie • IV Integratie • V OCM • VI Out of scope topics • VII GAP analyse • VIII ARICE

  48. VI Buiten de scope van deze fase • SAP is geen Scheduling software • Minimale opzet examenregelingen • Opzet extra-curriculaire activiteiten zonder deelnemers • Minimale opzet facturatieproces

  49. VII GAP analyse • I Management Summary • II Organisatiestructuur • III Beschrijving TO BE situatie • IV Integratie • V OCM • VI Out of scope topics • VII GAP analyse • VIII ARICE

  50. VII GAP analyse • De voornaamste gaps: • bijkomende informatie voor de planning • de verschillende leeropdrachten en taken • integratie met logistiek • lokalen zoeken volgens een bepaalde uitrusting • facturatieproces • reeksen • studiejaargebonden rapportering • optiebeheer

More Related