CIRCULAIRE DE GESTION ADMINISTRATIVE

1. CIRCULAIRE DE GESTION ADMINISTRATIVE Programmation 2007-2013

2. Mise en œuvre de l’objectif COOPERATION TERRITORIALE EUROPEENNE Région wallonne impliquée dans 6 programmes: • Trois programmes transfrontaliers : INTERREG IV A - France-Wallonie-Vlaanderen (WBI autorité de Gestion) - Grande Région (WBI autorité de gestion jusqu’à la constitution d’un GECT) - Euregio/Meuse-Rhin • Un transnational : INTERREG IV B Europe du Nord Ouest • Deux interrégionaux : INTERREG IV C URBACT II

3. Cadre juridique de référence • Règlement (CE) 1080/2006 : FEDER • Règlement (CE) 1083/2006 : Règlement général • Règlement (CE) 1828/2006 : Règlement d’application • Directive (CE) 2004/18 : Coordination procédures marchés publics • Loi du 24 décembre 1993 et arrêté royal 08 janvier 1996 • Notes d’orientation CE • Circulaire du gouvernement wallon : Eligibilité des dépenses des programmes INTERREG IV volets A, B, C.

4. INTERREG IV France-Wallonie-Vlaanderen

5. Procédure d’instruction, d’approbation et d’engagement 1. Dépôt Dépôt Accusé réception Après vérification complétude / recevabilité du dossier Bénéficiaire chef de file Secrétariat technique conjoint (STC) Equipe technique concernée

6. 2. Instruction Transmission des projets par ETI Instruction transfrontalière par les Equipes techniques Cabinets ministériels Administrations Fonctionnelles OIP Service égalité des chances Service environnement Intercabinets (participation WBI et ETI) Instruction conjointe avec Les autorités partenaires Instruction budgétaire par le SC Information Intercabinets de l’instruction conjointe Premier passage en Gouvernements W & CF Vérification des financements Par le l’ETI et le SC Participation WBI et intercabinets aux comités de pilotage et de suivi

7. 3. Décision ETI présente propositions groupe instruction aux comités de pilotage Décisions du comité de pilotage Deuxième passage en gouvernements W et CF Notification des décisions du CP aux bénéficiaires chefs de file par AG Envoi d’une lettre bonne nouvelle autorités partenaires EUROGES – fiche de synthèse instruction, fiche projet et plan de financement - PV des CP et tableaux récapitulatifs - Copie des notification d’acceptation et de rejet

8. 4. Engagement • Engagement du concours européen • - Convention unique par projet rédigée par le SC • - Mise en ligne de la convention signée (et de ses éventuels avenants) sur EUROGES • Engagement des contreparties nationales publiques • - Notification décisions gouvernements aux administrations par WBI • avec codification DO32 • - Engagement par administrations • - Mise en ligne sur EUROGES arrêté/convention par administration • fonctionnelle • - Communication par les opérateurs de la preuve des engagements à • la clôture du projet à leur cellule de certification • - SC encode sur EUROGES toute information nécessaire au suivi du • projet

9. Validation des déclarations de créance (DC) • Validation sur pièce de 100% des dépenses par le contrôle de premier niveau; • Opérateurs Région wallonne :Dépenses requérant un avis technique motivé supérieures à 15.000 € HTVA  Validation dans les 10 jours par administration fonctionnelle; • Remboursement du concours européen: sur seule base convention FEDER; • Opérateur introduit par cofinanceur : - 1 original de la DC - 1 jeu complet de justificatifs en PDF; • DC porte sur le montant total des dépenses: Versement du concours européen au bénéficiaire chef de file; • Cofinancement national:Suivant procédures de chaque service;

10. Contrôle de 1er niveau sur pièces • Identification du 1er niveau de contrôle dut place : • La direction du contrôle de 1er niveau du SPW (DCPN) • Le Commissariat général au tourisme (CGT) • Les administrations de la communauté française

11. Le contrôle de premier niveau sur place • Les contrôles sur places seront réalisés par : • Les administrations fonctionnellement compétentes de la Région wallonne; • Les OIP; • Les administrations de la Communauté française; Note méthodologique et rapport de contrôle Les éléments du contrôle sont encodés sur « EUROGES » par le contrôleur et le rapport daté et signé joint en fichier PDF;

12. Le contrôle de second niveau sur place Autorité d’audit constituée par la Cellule Audit de l’Inspection des finances, assistée par un groupe d’auditeurs dans lequel chaque versant est représenté; Opérations contrôlées sélectionnées par un échantillonnage annuel par le groupe des auditeurs; Chaque versant est contrôlé par un auditeur national (Direction d’audit des fonds européens (DAFE) pour le versant wallon); Le résultat des contrôles est encodé dans EUROGES par les auditeurs responsables du contrôle;

13. REALISATION PHYSIQUE DU PROJET • Comité d’accompagnement transfrontalier • Composition : - Opérateurs - Autorités belges et partenaires concernées - Administrations fonctionnelles partenaires et belges - Equipes techniques concernées • Missions : - Validation des rapports d’activité - Conseil aux bénéficiaires - Validation des modifications mineures - Proposition des modifications majeures au CP - Validation des déplacements hors zone, etc… • Réunion dans les 2 mois suivant le dépôt du rapport d’activité à l’initiative de l’opérateur chef de file

14. Calendrier & Rapports Rapport d’activité déposé tous les 6 mois par le chef de file (31 août et 28 février): - Etat d’avancement physique et financier aux 30 juin et 31 décembre Rapport de clôture dans les 2 mois suivant la fin du projet : - Rapport des activités entreprises sur l’ensemble de la période - Relevé des dépenses par bénéficiaire et par année civile - Relevé des cofinancements par opérateur

15. INTERREG IV A EUREGIO MEUSE RHIN

16. Procédure d’instruction, d’approbation et d’engagement 1. Dépôt Procédure identique à celle en vigueur sur le Programme INTERREG IV A France-Wallonie-Vlaanderen

17. 2. Instruction Procédure identique à celle en vigueur sur le Programme INTERREG IV A France-Wallonie-Vlaanderen

18. 3. Décision Procédure identique à celle en vigueur sur le Programme INTERREG IV A France-Wallonie-Vlaanderen

19. 4. Engagement • Engagement du concours européen • - Octroi de subvention unique par projet rédigé par le STC • - Mise en ligne de l’octroi de subvention dans une base de données à déterminées • Engagement des contreparties nationales publiques • - Notification décisions gouvernements aux administrations par WBI • avec codification DO32 • - Engagement par administrations • - STC encode dans une base de données à déterminer toute information nécessaire au suivi du projet

20. Validation des déclarations de créance (DC) Procédure identique à celle en vigueur sur le Programme INTERREG IV A France-Wallonie-Vlaanderen

21. Le contrôle de premier niveau sur place • Les contrôles sur places seront réalisés par : • La Fondation EMR Les éléments du contrôles sont encodés dans une base de données à déterminer .

22. Le contrôle de premier niveau Les contrôles de premier niveau sera opéré par Price Waterhouse

23. Le contrôle de second niveau sur place • Autorité d’audit est le Ministère des Affaires économiques des Pays- Bas (ADEZ) • Opérations contrôlées sélectionnées par un sondage annuel par ADEZ • Lors contrôle en Wallonie, l’auditeur le fera en collaboration avec son homologue wallon • Le résultat des contrôles est encodé dans une base de donnée à déterminer par l’auditeur responsables du contrôle

24. REALISATION PHYSIQUE DU PROJET • Comité d’accompagnement transfrontalier • Composition : - Opérateurs - Autorités belges et partenaires concernées - Administrations fonctionnelles partenaires et belges - Equipes techniques concernées • Missions : - Validation des rapports d’activité - Conseil aux bénéficiaires - Validation des modifications mineures - Proposition des modifications majeures au Comité de Suivi - Validation des déplacements hors zone, etc… • Réunion 12 et 24 mois après lancement du projet ainsi qu’à la clôture

25. Calendrier & Rapports Rapport d’activité déposé tous les 6 mois par le chef de file (30 septembre et 31 mars): - Etat d’avancement physique et financier aux 30 juin et 31 décembre Rapport de clôture dans les 2 mois suivant la fin du projet : - Rapport des activités entreprises sur l’ensemble de la période - Relevé des dépenses par bénéficiaire et par année civile - Relevé des cofinancements par opérateur

26. INTERREG IB ENO

27. Procédure d’instruction, d’approbation et d’engagement • Dépôt • Dépôt Accusé réception • Après vérification complétude / recevabilité du dossier Bénéficiaire chef de file Secrétariat technique conjoint (STC) Mise en ligne site ENO

28. 2. Instruction Mise en ligne des projets et synthèse site WBI Instruction transnationale par le STC Cabinets ministériels Administrations Fonctionnelles OIP Intercabinets (participation WBI et PC Instruction tri régionale Définition position belge Participation WBI aux comités de pilotage et de suivi Premier passage en Gouvernements W & CF

29. 3. Décision STC présente avis instruction aucomité de pilotage Décisions du comité de pilotage Approbation des projets sous conditions (2 mois) Deuxième passage en gouvernements W et CF Notification des décisions du CP aux bénéficiaires chefs de file par AG Envoi d’une lettre bonne nouvelle Autorité partenaire

30. 4. Engagement • Engagement du concours européen • - Un seul contrat de subvention par projet rédigée par le STC • - Mise à disposition du contrat de subvention par WBI (selon modalités à convenir • Engagement des contreparties nationales publiques • - Similaire au processus FWVL • - Réalisé par les administrations fonctionnelles • - Les arrêtés et/ou conventions doivent notamment faire • référence aux points suivants : • * le contrôle de 1er niveau sur pièce et sur place ; • * circuit des demandes de paiement et déclaration de créance ; • * comité d’accompagnement et rapports d’activité ; • * obligation de consulter au préalable l’administration fonctionnelle pour toute dépense d’un montant supérieur à 15.000,00 € HTVA.

31. Validation des déclarations de créance (DC) Principe de base similaire à celui en vigueur sur le Programme INTERREG IV A France-Wallonie-Vlaanderen

32. Contrôle de 1er niveau sur pièces • Même rôle que sur FWVL Différence • Lorsque le bénéficiaire « chef de file » est wallon  Validation de la consolidation des dépenses de l’ensemble du partenariat  rédaction d’un certificat de validation ad hoc • Identification du 1er niveau de contrôle dut place : • Département des ressources logistiques - de WBI – service comptabilitépour l’ensemble des opérateurs wallons (SPW / OIP / CF)

33. Le contrôle de premier niveau sur place • Mise en œuvre similaire à celle en vigueur sur le • Programme INTERREG IV A France-Wallonie-Vlaanderen • Les éléments du contrôle et le rapport daté et signé joint en fichier PDF sont transmis électroniquement à WBI par le contrôleur

34. Le contrôle de second niveau sur place • L’autorité d’audit est exercée par la CICC; • La CAIF représente le versant wallon au sein du groupe des auditeurs; • Réalisation des contrôles de deuxième niveau sur place a été déléguée à la société Ernst & Young;

35. REALISATION PHYSIQUE DU PROJET • Comité d’accompagnement transnational n’est pas obligatoire • Remarque: Il existe cependant des réunions de travail regroupant • les bénéficiaires. • Comité d’accompagnement wallon • Composition : - Opérateurs • - Autorités wallonnes concernées • - Administrations fonctionnelles • - Point de contact • - WBI (administration de coordination) • Missions : - Validation des rapports d’activité - Examen de l’état d’avancement du projet - Vérification mise en œuvre transnationale • - Conseil aux bénéficiaires, etc… • Réunion dans les 2 mois suivant le dépôt du rapport d’activité à l’initiative • de l’opérateur chef de file

36. Calendrier & Rapports Rapport d’activité déposé tous les 6 mois par le chef de file (31 août et 28 février): - Etat d’avancement physique et financier aux 30 juin et 31 décembre Rapport de clôture dans les 2 mois suivant la fin du projet : - Rapport des activités entreprises sur l’ensemble de la période - Relevé des dépenses par bénéficiaire et par année civile - Relevé des cofinancements par opérateur

37. INTERREG IV C

38. Procédure d’instruction, d’approbation et d’engagement • Dépôt • Dépôt Accusé réception • Après vérification complétude / recevabilité du dossier Bénéficiaire chef de file Secrétariat technique conjoint (STC) Mise en ligne site INTERREG IV C (accès réservé)

39. 2. Instruction Mise en ligne des projets et synthèse site WBI Instruction par le STC Cabinets ministériels Administrations Fonctionnelles OIP Intercabinets (participation WBI) Instruction tri régionale Définition position belge Participation WBI aux comités de pilotage et de suivi Premier passage en Gouvernements W & CF

40. 3. Décision STC présente avis instruction aux comités de pilotage Décisions du comité de pilotage Approbation des projets (sous condition: 2 mois) Deuxième passage en gouvernements W et CF Notification des décisions du CP aux bénéficiaires chefs de file par AG

41. 4. Engagement • Engagement du concours européen • - Convention unique par projet rédigée par le STC • - Mise à disposition du contrat de subvention par WBI (selon modalités à convenir) • Engage des contreparties nationales publiques • - Similaire au processus FWVL • - Réalisé par les administrations fonctionnelles • - Les arrêtés et/ou convention doivent notamment faire • référence aux points suivants : • * le contrôle de 1er niveau sur pièce et sur place ; • * circuit des demandes de paiement et déclaration de créance ; • * comité d’accompagnement et rapports d’activité ; • * obligation de consulter au préalable l’administration fonctionnelle pour toute dépense d’un montant supérieur à 15.000,00 € HTVA.

42. Validation des déclarations de créance (DC) Principe de base similaire à celui en vigueur sur le Programme INTERREG IV A France-Wallonie-Vlaanderen

43. Contrôle de 1er niveau sur pièces • Même rôle que sur FWVL Différence • Lorsque le bénéficiaire « chef de file » est wallon  Validation de la consolidation des dépenses de l’ensemble du partenariat  rédaction d’un certificat de validation ad hoc • Identification du 1er niveau de contrôle sur place : • WBI (Carmelo SCIFO) pour l’ensemble des opérateurs wallons (SPW / OIP / CF)

44. Le contrôle de premier niveau sur place • Mise en œuvre similaire à celle en vigueur sur le • Programme INTERREG IV A France-Wallonie-Vlaanderen • Les éléments du contrôle sont transmis électroniquement à WBI par le contrôleur et le rapport daté et signé joint en fichier PDF

45. Le contrôle de second niveau sur place • L’autorité d’audit est exercée par la CICC; • La CAIF représente le versant wallon au sein du groupe des auditeurs; • Réalisation des contrôles de deuxième niveau sur place a été déléguée à la société Ernst & Young;

46. REALISATION PHYSIQUE DU PROJET • Un Comité d’accompagnement interrégional n’est pas prévu dans le programme INTERREG IV C. • Les réunions de travail regroupant les partenaires font partie des projets. • Cependant, nous avons prévu un Comité d’accompagnement wallon • Composition : - Opérateurs wallons • - Autorités wallonnes concernées • - Administrations fonctionnelles • - WBI (administration de coordination) • Missions : - Validation des rapports d’activité - Examen de l’état d’avancement du projet - Vérification mise en œuvre transnationale • - Conseil aux bénéficiaires • - Validation des modifications mineures, etc… • Réunion dans les 2 mois suivant le dépôt du rapport d’activité à l’initiative • de l’opérateur chef de file

47. Calendrier & Rapports Rapport d’activité déposé tous les 6 mois par le chef de file (1er octobre et 1er avril): - Etat d’avancement physique et financier aux 30 juin et 31 décembre Rapport de clôture dans les 2 mois suivant la fin du projet : - Rapport des activités entreprises sur l’ensemble de la période - Relevé des dépenses par bénéficiaire et par année civile - Relevé des cofinancements par opérateur