GUIDE DE GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE DES SOCIETES COOPERATIVES

1. GUIDE DE GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE DES SOCIETES COOPERATIVES

2. SOMMAIRE :AVANT PROPOSI-Introductiona-Définition d’une société coopérativeb-les principes coopératifs universels

3. II- Gestion administrative2-1- mécanismes de fonctionnement des organes d’une société coopérative2.1.1-les organes d’une société coopérative2-1-2-l’Assemblée générale2-1-3- conseil d’administration2-1-4-comité de surveillance

4. 2-2- responsabilités et rôles des administrateurs2.3. responsabilités et rôles des membres du comité de surveillance 2.4. le personnel salarié

5. III- gestion financière et comptable3-1-les documents de gestion de trésorerie3-2-les documents de gestion des stocks3-3-les documents de gestion du crédit

6. 3-4- les documents de gestion des biens meubles et immeublesIV- quelques notions sur le bilan financier d’une société coopérative4-1-programme annuel d’activités prévisionnelV-le budget VI- annexes

7. AVANT PROPOSDe plus en plus, les populations pensent à leurs problèmes de nourriture, d’eau, de santé et d’argent. Pour trouver des solutions à ces problèmes, des hommes et des femmes se regroupent pour constituer des associations, des groupements, mais surtout des sociétés coopératives.

8. Ainsi, on assiste à une création massive de sociétés coopératives dont la plupart cesse de fonctionner par insuffisance d’organisation et de gestion entre autres.

9. Le présent guide veut nous aider à mieux comprendre ce qu’un gestionnaire d’une société coopérative doit savoir pour bien gérer son entreprise.Dans une société coopérative, les responsabilités sont partagées entre plusieurs personnes.

10. Toute personne qui occupe une fonction ou qui a des tâches de gestion s’appelle gestionnaire. De ce point de vue, le gestionnaire n’est pas uniquement celui qui gère l’argent, mais celui qui assure la bonne marche de la coopérative.

11. On peut alors définir la gestion administrative et financière d’une société coopérative comme étant l’ensemble des opérations devant permettre à une société coopérative de planifier et d’organiser le travail, de diriger les personnes, de vérifier si le déroulement des activités se passe comme prévu et d’évaluer les résultats atteints par rapport aux objectifs fixés.

12. Pour travailler, toute société coopérative a besoin de ressources matérielles, humaines, financières et économiques (outils, marchandises, équipements…) dont l’utilisation judicieuse et efficiente relève d’une bonne gestion .

13. En effet, il a été prouvé que si les personnes représentent la ressource la plus précieuse d’une société coopérative, il n’en demeure pas moins qu’elles restent la plus difficile à gérer. Aussi , le gestionnaire doit-il savoir comment diriger chacune des personnes que compose le groupe de manière à en tirer le maximum.

14. Chaque responsable d’une fonction dans la société coopérative est comme un maillon de la chaîne et doit s’acquitter correctement de ses tâches au risque de briser cette chaîne et d’entraver ainsi le développement de la société coopérative.

15. Le présent guide n’a pas la prétention de fournir toutes les réponses à tous les problèmes de gestion, mais vise plutôt à mettre à la disposition des gestionnaires des sociétés coopératives des outils simples de gestion devant leur permettre d’améliorer leur système d’organisation du travail et de rentabilisation de leurs ressources humaines et financières.

16. I- INTRODUCTIONLe désengagement de l’Etat de certaines activités, la démocratisation et la décentralisation en cours dans le pays, et enfin la mondialisation ont plaidé en faveur de l’adoption d’une politique et stratégie nationales de promotion des sociétés coopératives concrétisée par la loi N°01-076 du 18 Juillet 2001.

17. Le présent « Guide de gestion administrative et financière sur les Sociétés Coopératives » est conçu pour les coopérateurs, les services techniques et tous les partenaires impliqués dans le processus de création, d’animation, d’appui conseil, de contrôle et de gestion des Sociétés Coopératives.

18. a-Définition d’une Société Coopérative : La loi 01-076 du 18 Juillet 2001 stipule en son article 1er qu’une société coopérative est une société de personnes, de type particulier, fondée sur les principes d’union, de solidarité et d’entraide mutuelle dont les membres se sont volontairement regroupés pour atteindre un but de développement économique et social commun, par la constitution d’une entreprise qu’ils gèrent démocratiquement à leurs avantages et / ou à leurs risques communs et au fonctionnement de laquelle ils s’engagent à participer activement .

19. b- Les principes coopératifs universels :  A l’occasion de son centenaire célébré en 1995, l’Alliance Coopérative Internationale a redéfini les valeurs et principes universels de lacoopération. Selon cette déclaration, «  les coopératives se basent sur des valeurs d’entraide, d’auto responsabilité, de démocratie, d’égalité, d’équité et de solidarité ». Dans la tradition de leurs fondateurs, les membres des coopératives adhèrent aux valeurs éthiques d’honnêteté, de franchise et de responsabilité sociale.

20. Les principes coopératifs, qui doivent mettre en pratique ces valeurs , sont au nombre de six(6) : 1.l’ adhésion libre; 2. la gestion démocratique ; 3. l’équité dans la répartition éventuelle des résultats économiques ; 4. l’intérêt limité au capital  ;  5.  l’éducation ; 6. et l’inter coopération .

21. NB.Une des recommandations de l’OIT suivant la convention N°193 attire une attention particulière sur le fait que les sociétés coopératives doivent s’occuper des problèmes de la communauté.

22. II. GESTION ADMINISTRATIVE2.1-les mécanismes de fonctionnement des organes d’une société coopérative2.1.1-les organes d’une société coopérativeUne société coopérative est administrée, gérée et contrôlée par trois (3) types d’organes :- l’Assemblée Générale (AG) ;- Le Conseil d’Administration (CA);- Le Comite de Surveillance (CS).

23. 2.1. 2 L’Assemblée Générale :C’est l’instance suprême de décision et de délibération dont découlent tous les pouvoirs des autres organes.Il existe trois (3) types d’Assemblée Générale :L’Assemblée Générale Constitutive ;L’Assemblée Générale Ordinaire ;L’Assemblée Générale Extraordinaire.L’Assemblée Générale regroupe tous les adhérents à la société coopérative.

24. a- L’ Assemblée Générale Constitutive ( cf article 22) :Elle est la toute première réunion au cours de laquelle la société coopérative estmise en place. Cette Assemblée a pour objet de :- adopter les statuts et règlement intérieur ;- vérifier la souscription et la libération des cotisations et parts sociales ;- élire les membres du Conseil d’Administration et parmi eux le Président de ce Conseil ;- élire les membres du Comité de Surveillance ;- examiner et adopter le programme d’activités de la première année.

25. b- L’Assemblée Générale ordinaire : (cf. article 24):  L’Assemblée Générale Ordinaire qui se réunit au moins une fois par an sur convocation du Président du Conseil d’Administration. La convocation et la validité des résolutions de l’assemblée générale ordinaire obéissent à un certain nombre de préalables qui sont :

26. - elle doit être convoquée par le président quinze jour avant la date prévue en précisant l’ordre du jour ; -le quorum requis doit être égal ou supérieur à la majorité simple des membres convoqués;-Les décisions de l’Assemblée Ordinaire sont prises à la majorité simple des membres présents ou représentés.

27. Lorsqu’elle est convoquée, l’assemblée générale est appelée à:  -entendre et discuter les rapports du Conseil d’Administration, du Comité de Surveillance et, le cas échéant, des commissions ou comités élus ;-examiner, approuver ou rectifier les comptes et le rapport de gestion, donner ou refuser le quitus aux administrateurs ;-nommer les réviseurs et fixer la durée de leur mandat ainsi que leur rémunération ;-fixer le plafond d’endettement de la société coopérative et autoriser les investissements ou placements de fonds ;

28. -déterminer les modalités de répartition des ristournes aux coopérateurs ainsi que les modalités d’apurement des déficits ;-élire et révoquer les membres du Conseil d’Administration et ceux des autres instances élues de la société coopérative ;-adopter les règlements intérieurs ou leurs modifications ;-décider les variations du capital social ;-adopter le programme d’activités et le budget de la société coopérative ;-décider de l’acceptation ou non d’usagers ;

29. -d’une manière générale, délibérer sur toutes les autres questions figurant à son ordre du jour, qui ne sont pas de la compétence de l’Assemblée Générale Extraordinaire.N B : Seuls les membres à jour de leurs versements au capital social ont droit de vote à l’assemblée générale et peuvent être élus au conseil d’administration ou au comité de surveillance selon l’article 21.

30. Chaque membre dispose d’une seule voix quelque soit le montant des parts sociales qu’il détient. En cas d’empêchement, un membre peut donner mandat à un autre pour le représenter, mais nul ne peut être détenteur de plus d’un mandat. Le vote se fait à main levée, mais si l’assemblée générale le décide, il peut se faire au bulletin secret. En cas de partage des voix, celle du président est prépondérante.

31. c-Assemblée Générale Extraordinaire : L’Assemblée Générale Extraordinaire est convoquée à la demande duPrésident du Conseil d’Administration, du Comité de Surveillance ou du tiersdes membres de la Société Coopérative et décide des questions importantesnotamment : · les modifications des statuts ;

32. ·la fusion avec une autre Société Coopérative ;·la scission de la Société Coopérative ;·l’adhésion à une union, fédération ou confédération de Coopératives ;·la dissolution anticipée de la Coopérative ou la prolongation de sa durée au delà du terme fixé ;·l’élection de nouveaux membres du Conseil d’Administration en cas de vacance de poste au Conseil de plus de la moitié des membres en exercice.

33. Les délibérations de l’Assemblée Générale Extraordinaire sont faites sur la base des deux tiers des membres inscrits présents ou représentés lors de la session. Les décisions de l’Assemblée Générale Extra-Ordinaire sont prises à la majorité des deux tiers des membres présents ou représentés.

34. 2.1.3 Le conseil d’Administration : a) Définition: C’est l’organe d’exécution d’une société coopérative dont les membres sont élus par l’assemblée générale et parmi les membres en règle vis à vis de la dite société coopérative.

35. Le nombre des administrateurs est fixé par les statuts de chaque Société Coopérative et ne doit pas être inférieur à trois personnes et supérieur à dix (10). Certaines dispositions sont définies par la loi à savoir que les ascendants, les descendants, les conjoints, les frères et les sœurs et autres alliés du même degré ne peuvent être simultanément membres du même Conseil d’Administration, sauf dérogation spéciale de l’assemblée générale (cf .article 31).

36. b- Prérogatives :Le Conseil d’Administration doit :-diriger les activités de la coopérative conformément aux dispositions des statuts et aux directives et orientations de l’Assemblée Générale ;-tenir ou faire tenir des comptes précis et exacts, ainsi qu’un relevé fidèle de l’inventaire, de l’actif et du passif de la coopérative ;

37. -prendre toutes les mesures nécessaires pour la sauvegarde des fonds, avoirs, équipements, stocks et biens de la société coopérative ;-surveiller la gestion de la coopérative si elle est confiée à un directeur ou gérant et contrôler l’inventaire et les comptes établis par celui-ci ;-veiller à ce qu’un système de tenue des registres, livres et comptes de la société coopérative soit établi ;-rappeler aux membres de la sociétés coopératives lors de la deuxième assemblée générale la fin des mandats, par conséquent aider à la programmation du renouvellement du mandat des différents organes.

38. Il doit en outre :-représenter les intérêts des membres de façon objective et impartiale ;-établir un système d’information périodique des adhérents sur les activités, problèmes et résultats de gestion de la société coopérative et développer en eux le sens d’appartenance, de loyauté et de responsabilité envers leur organisation ;-se tenir régulièrement informé des besoins, attitudes, sollicitations ou revendications des membres à l’égard de la société coopérative ;

39. -encourager, par toute mesure utile, l’éducation coopérative des membres ;-préparer et convoquer les réunions des assemblées générales ;-présenter à l’Assemblée Générale annuelle un rapport d’activités de l’exercice écoulé tant sur le plan économique que social, et un projet du budget de l’exercice suivant ;- faire toutes propositions en vue d’améliorer et de développer les services fournis aux membres ;

40. -faire toutes propositions sur la répartition éventuelle des excédents nets et de l’intérêt à servir aux parts ;-donner toute assistance aux personnes habilitées à vérifier les comptes ainsi que les membres des autres instances élues de la société coopérative ;-appliquer toute recommandation des rapports d’inspection ou de contrôle de l’Administration chargée des sociétés coopératives afin de redresser les erreurs, fautes de gestion ou d’administration.

41. C-FONCTIONNEMENT DU CONSEIL D’ADMINISTRATION: Le Conseil d’Administration est dirigé par un Président assisté d’un vice Président tous élus par l’assemblée générale ( c f .article 37).Les autres membres sont élus suivant la nature de l’activité à mener.Le Conseil d’Administration dispose despouvoirs étendus en matière de gestion et peut après consultation du Comité de Surveillance recruter tout personnel salarié nécessaire à la bonne marche de la Société Coopérative.

42. Il peut, comme l’Assemblée Générale, faire appel à la collaboration des personnes connues pour leur compétence en matière de coopérative et designer des conseillers techniques pour prendre en charge des missions de conseils de gestion, d’information, de contrôle ou autres.Le Conseil d’Administration se réunit ensessions ordinaires au rythme d’une réunion tous les deux (2) mois à la demande de son Président ou de la majorité de ses membres ou en session extraordinaire en cas de besoin.

43. La délibération n’est valable que si la moitié au moins de ses membres est présente et les décisions sont prises à la majorité simple. En cas d’égalité des voix, celle du président est prépondérante. Les dimensions et les activités d’une Société Coopérative peuvent être trèsimportantes.Dans ce cas le Conseil d’Administration d’une Société Coopérative peut déléguer les pouvoirs nécessaires à un directeur ou gérant en vue d’assurer sous son contrôle le fonctionnement de la Société Coopérative.

44. Le directeur ou le gérant peut être recruté en dehors des membres de la société coopérative, mais s’il en est membre il ne peut cumuler cesfonctions avec celles d’administrateur ou de membre du comité desurveillance. Il peut cependant assister aux réunions du conseild’administration avec voixconsultative (cf. article 42).

45. III- GESTION FINANCIERE ET COMPTABLE 3-1-LES DOCUMENTS DE GESTION DE TRESORERIE

46. a-Le livre de caisse : C’est le livre principal du trésorier qui lui permet d’enregistrer les entrées et les sorties d’argent, ainsi que ce qui reste. Pour ces opérations, le trésorier utilise des pièces comptables telles que le reçu, la facture, la dépense de caisse.Le trésorier doit remplir régulièrement le livre de caisse afin de :-savoir à quel moment telle opération a été faite ;-voir toutes les opérations d’entrée et de sortie de la journée, de la semaine, du mois.Le livre de caisse est arrêté et signé à la fin de chaque mois par le président et le trésorier qui en est responsable.

47. Le Président du CA est tenu de communiquer chaque année à l’Administration chargée des Sociétés Coopératives, les documents suivants :·le rapport annuel d’activités ;·le bilan et ses annexes ( Compte d’Exploitation Générale, PV des travaux d’inventaires etc.)·le programme d’activités prévisionnel et le budget ;·le rapport du Comité de Surveillance ;·le rapport du contrôleur externe pour certification des comptes (cf. article 38 de la loi).

48. N B. Pour être membre, il faut remplir les conditions suivantes (cf. article 31):-être de nationalité malienne ;-jouir des droits civiques et civils ;-résider effectivement dans le ressort territorial de la Société Coopérative ;-n’avoir pas être condamné à une peine affective ou infamante pour crime ;-n’avoir pas fait l’objet d’une déclaration de faillite conformément à la réglementation commerciale en vigueur ;

49. - ne pas participer de façon permanente ou occasionnellement à une activité concurrente ou connexe de celle de la Société Coopérative ;- être à jour de ses cotisations.A l’expiration d’un second mandat consécutif, les membres sortants ne sont rééligibles qu’au terme d’une période de trois ans.

50. 2.1.4Le Comité de Surveillance : a- Définition :Le Comité de Surveillance est l’organe de contrôle interne permanent de la Société Coopérative.