โครงการ GFMIS

ระบบจัดซื้อจัดจ้าง โครงการ GFMIS

สรุปภาพรวมการบันทึกการจัดซื้อ/จัดจ้างผ่าน Excel Loader 2. ผู้ขาย 3. ฝ่ายพัสดุ 1. ฝ่ายพัสดุ เมื่อครบกำหนดส่งมอบ ผู้ขายจัดส่งรายการสั่งซื้อ/จ้าง ให้ส่วนราชการ • คัดเลือกผู้ขาย ตามระเบียบวิธีการปกติ • ตรวจสอบข้อมูลผู้ขาย ถ้าไม่มีในระบบ ต้องดำเนินการสร้างข้อมูลหลักผู้ขาย ตามกระบวนการสร้างข้อมูลหลักผู้ขาย • บันทึกรายการสั่งซื้อ/จ้าง ผ่าน บส.01 • ตรวจสอบรายการที่บันทึก ถ้าไม่ถูกต้องให้แก้ไข • เข้ารหัสด้วย User EXXXXXXXXXX • นำส่งแบบฟอร์ม บส.01ผ่าน Excel Loader ใช้ User LXXXXXXXXXX • บันทึกรายการสั่งซื้อ/จ้างลงทะเบียนคุมเพื่อประโยชน์ในการอ้างอิงและค้นหาเอกสาร และตรวจสอบกับรายงาน Web Report ประจำสัปดาห์ - คณะกรรมการตรวจรับตามรายการสั่งซื้อ/จ้าง ตามระเบียบวิธีการปกติ - บันทึกวันที่รับพัสดุ เพิ่มเติมในทะเบียนคุม เพื่อสะดวกในการติดตามสถานะ - รวบรวมและตรวจสอบเอกสารสำหรับการตั้งเบิก ส่งให้หน่วยงานตั้งเบิก 4. หน่วยงานตั้งเบิก พร้อมเลขที่ PO ที่ได้จากระบบ GFMIS จัดทำขบ.01 ตั้งเบิก อ้างเลขที่ PO เพื่อจ่ายเงินให้กับผู้ขาย

1. กระบวนการเงินในงบประมาณ และเงินนอกงบประมาณที่ฝากคลัง ที่บันทึกผ่าน P/O • 1.1.บันทึกผ่านเครื่อง Terminal 1. จัดทำใบ P/O T-Code : ME21N 2. ทำรับสินค้า ( G/R ) T-Code : MIGO 3. ทำตั้งเบิก ( I/R ) T-Code : ZMIRO_K... 4. เมื่อประมวลผลจ่าย ( หาก ผ่าน P/O จะจ่ายตรงผู้ขายทั้งหมด) ได้เอกสารใบตั้งหนี้ : 9xxxxxxxxx ได้เอกสารตั้งเบิก-ทางบัญชี : 31xxxxxxxx ได้เอกสาร P/O : 4xxxxxxxxx ได้เอกสารตรวจรับ : 8xxxxxxxxx ได้เอกสาร PA : 41xxxxxxxx ** เป็นเอกสารที่เกิดขึ้นอัตโนมัติ หลังจากมีการจ่ายเงินตรงจากกรมบัญชีกลางไปยัง ผู้ขาย** คู่บัญชีที่เกิดขึ้น Dr. สินทรัพย์ / ค่าใช้จ่าย / วัสดุ 100 Cr. GR / IR (รับสินค้า / ใบสำคัญ) 100 กรณีมีข้อผิดพลาดสามารถ ยกเลิก P/O ได้ที่ T-Code : ME22N คู่บัญชีที่เกิดขึ้น Dr.GR / IR (รับสินค้า /ใบสำคัญ) 100 Cr. เจ้าหนี้การค้า 100 คู่บัญชีที่เกิดขึ้น Dr. เจ้าหนี้การค้า 100 Cr.บัญชีT/R - รายได้ระหว่างหน่วยงาน–หน่วยงานรับเงินจากรัฐบาล- 430X010101 99 Cr. ภาษีหัก ณ ที่จ่ายรอนำส่ง ( 210204010 X ) 1 กรณีมีข้อผิดพลาดสามารถ ยกเลิกได้ที่ T-Code : MIGO กรณีมีข้อผิดพลาดต้องทำ 2 ขั้นตอนดังนี้ 1.ยกเลิกเอกสาร สามารถทำได้ 2 ทางคือ 1.1.ไม่อนุมัติรายการที่ P1 หรือ P2 หรือ 1.2. ทำการกลับรายการที่ T-Code :MR8Mโดยระบุเอกสารใบตั้งหนี้ (ขึ้นด้วย 9 ) โดยการยกเลิกทั้ง 2 ทาง จะได้เอกสารใหม่ 2 ใบ คือ9xxxxxxxxx และ 39xxxxxxxx จากนั้น ต้อง 2.จับคู่เคลียร์เอกสารใน T-Code :F-44 จับคู่เคลียร์เอกสาร31xxxxxxxxกับ39xxxxxxxx หมายเหตุ 1 : กรณีบันทึกเป็นสินทรัพย์ จะต้องมีการสร้างสินทรัพย์รายตัวที่ T-Code :AS01 ก่อน จากนั้นจะต้องนำรหัสสินทรัพย์ที่ได้มาระบุใน การสร้าง P/O ต่อไป โดยวันที่ได้มาของสินทรัพย์= “ วันที่ผ่านรายการ” ตามเอกสารตรวจรับ( G/R ) ในขั้นตอนของ T-Code : MIGO ซึ่งระบบจะใช้วันที่ดังกล่าวในการประมวลค่าเสื่อมราคาต่อไป หากเป็นเงินนอกงบที่ฝากคลัง ( แหล่งเงิน : xx26000 ) จะมีเอกสารปรับลดเงินฝากคลัง J0 ( 02xxxxxxxx) ( เกิดขึ้นอัตโนมัติ จากเอกสารตั้งเบิก) Dr. T/E - ( 5210010105 ) คชจ.ระหว่างหน่วยงาน-ปรับเงินฝากคลัง 100 Cr. เงินฝากคลัง ( 1101020501 ) 100

1.2.บันทึกผ่านแบบฟอร์ม Excel Loader 1. จัดทำใบ P/O แบบฟอร์ม : บส .01 2. ทำตั้งเบิก แบบฟอร์ม : ขบ .01 3. เมื่อประมวลผลจ่าย ( หากผ่าน P/O จะจ่ายตรงผู้ขายทั้งหมด) ได้เอกสารใบตั้งหนี้ : 9xxxxxxxxx ได้เอกสารการตั้งเบิก-ทางบัญชี : 31xxxxxxxx ได้เอกสาร PA : 41xxxxxxxx ** เป็นเอกสารที่เกิดขึ้นอัตโนมัติ** ได้เอกสาร P/O : 5xxxxxxxxx คู่บัญชีที่เกิดขึ้น Dr. พักสินทรัพย์ / ค่าใช้จ่าย / วัสดุ 100 Cr. เจ้าหนี้การค้า 100 กรณีมีข้อผิดพลาดสามารถ ยกเลิก P/O ได้ที่ แบบฟอร์ม : บส .02 คู่บัญชีที่เกิดขึ้น Dr. เจ้าหนี้การค้า 100 Cr.บัญชีT/R - รายได้ระหว่างหน่วยงาน –หน่วยงานรับเงินจากรัฐบาล- 430X010101 99 Cr. ภาษีหัก ณ ที่จ่ายรอนำส่ง ( 210204010 X ) 1 กรณีมีข้อผิดพลาดต้องทำ 2 ขั้นตอนดังนี้ 1.ยกเลิกเอกสาร สามารถทำได้ 2 ทางคือ 1.1.แจ้งคลังจังหวัด ให้ ไม่อนุมัติรายการตั้งเบิกหรือ 1.2. ทำการกลับรายการที่ T-Code :MR8Mโดยระบุเอกสารใบตั้งหนี้ (ขึ้นด้วย 9 ) โดยการยกเลิกทั้ง 2 ทาง จะได้เอกสารใหม่ 2 ใบ คือ9xxxxxxxxx และ 39xxxxxxxx จากนั้น ต้อง 2.จับคู่เคลียร์เอกสารใน T-Code :F-44 จับคู่เคลียร์เอกสาร31xxxxxxxxกับ39xxxxxxxx หากเป็นเงินนอกงบที่ฝากคลัง ( แหล่งเงิน : xx26000 ) จะมีเอกสารปรับลดเงินฝากคลัง J0 ( 02xxxxxxxx) ( เกิดขึ้นอัตโนมัติ จากเอกสารตั้งเบิก) Dr. T/E - ( 5210010105 ) คชจ.ระหว่างหน่วยงาน-ปรับเงินฝากคลัง 100 Cr. เงินฝากคลัง ( 1101020501 ) 100 • หมายเหตุ 2: กระบวนงาน ที่มีการบันทึก P/O นั้น สำหรับเครื่อง Terminal และ Excel Loader จะมี ข้อแตกต่าง ที่สำคัญดังนี้ • เครื่อง Terminal จะมีขั้นตอนการตรวจรับสินค้า ส่วน Excel Loader นั้น ขั้นตอนของ ขบ. 01จะถือว่า เอกสาร P/O ที่ตั้งเบิกได้ผ่านการตรวจรับตามระเบียบเรียบร้อยแล้ว • กรณีซื้อสินทรัพย์ ที่ออก P/O และบันทึกผ่านเครื่อง Terminal จะบันทึกเป็นบัญชี สินทรัพย์ถาวรรายตัว ได้เลย แต่หากบันทึกใน Excel Loader จะบันทึกสินทรัพย์ถาวรโดยตรงไม่ได้ จะต้องบันทึกเป็น บัญชีพักสินทรัพย์ xxก่อน (บัญชีแยกประเภทเป็น 1204xxxx02 – 1204xxxx02 ) จากนั้นส่วนกลางที่มี Terminal จะต้องสร้างสินทรัพย์รายตัว ที่ T-Code :AS01 และจึงทำการล้างบัญชีพักสินทรัพย์ เป็นบัญชีสินทรัพย์รายตัวต่อไป ที่ T-Code : F-04 โดยวันที่ได้มาของสินทรัพย์ = วันที่ที่ระบุในช่อง“วันที่เอกสาร”ในขั้นตอนของ F-04

ระบบจัดซื้อจัดจ้าง ดำเนินการจัดซื้อจัดจ้างตามวิธีการปรกติ เลขทีใบสั่งซื้อ กรอกข้อมูลรายการจัดซื้อจัดจ้างลงในแบบฟอร์ม บส01 ระบบเบิกจ่าย นำส่งแบบฟอร์มที่กรอกข้อมูลเรียบร้อยและผ่านการ Encrypt แล้ว เข้าสู่ระบบ เรียกดูรายงานผลการนำเข้าข้อมูล กระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง - การบันทึกรายการ ดาวน์โหลดแบบฟอร์มสำหรับบันทึกใบสั่งซื้อสั่งจ้าง (บส01,บส01-1)

ดาวน์โหลดแบบฟอร์มสำหรับยกเลิกใบสั่งซื้อสั่งจ้าง (บส02) กรอกข้อมูลยกเลิกใบจัดซื้อจัดจ้างลงในแบบฟอร์ม บส02 นำส่งแบบฟอร์มที่กรอกข้อมูลและผ่านการ Encrypt แล้วเข้าสู่ระบบ เรียกดูรายงานผลการนำเข้าข้อมูล กระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง - การยกเลิกรายการ ตรวจสอบพบใบสั่งซื้อสั่งจ้างที่มีข้อผิดพลาด

ประเภทของการจัดซื้อจัดจ้าง ผ่าน Excel Loder • การจัดซื้อจัดจ้างเป็นค่าใช้จ่ายของหน่วยงาน (K) • - จะบันทึกรับรู้เป็นค่าใช้จ่ายเมื่อมีการตั้งเบิกรายการจัดซื้อนั้น การลงบัญชีจะรับรู้เป็นค่าใช้จ่ายของเดือนนั้นทันที • 2. การจัดซื้อจัดจ้างเป็นสินทรัพย์หรือเป็นงานระหว่างทำ ลงบัญชีพักสินทรัพย์ (S) • - จะรับรู้มูลค่าสินทรัพย์เมื่อมีการปรับจากบัญชีพักสินทรัพย์เป็นสินทรัพย์รายตัว หรือปรับจากสินทรัพย์งานระหว่างทำเป็นสินทรัพย์รายตัว และจะรับรู้การตัดเป็นค่าใช้จ่ายเมื่อมีการคิดค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์รายตัวในแต่ละเดือน • 3. การจัดซื้อจัดจ้างเป็นวัสดุคงคลัง ที่เก็บเฉพาะมูลค่า (I) • - จะบันทึกเป็นวัสดุคงคลังในบัญชีวัสดุคงคลังเมื่อมีการตั้งเบิก และจะรับรู้เป็นค่าใช้จ่ายจากการใช้งานเมื่อมีการปรับปรุงบัญชีวัสดุคงคลัง เป็นบัญชีค่าใช้จ่ายวัสดุใช้ไปในทุกๆเดือน

ตัวอย่างการบันทึก บส.01

13.เลขที่ใบสั่งซื้อ/สัญญา13.เลขที่ใบสั่งซื้อ/สัญญา 14..ประเภทการจัดซื้อจัดจ้าง - K 15.ผู้ขาย (รหัสประจำตัวผู้เสียภาษี)- ขึ้นอยู่กับกลุ่มผู้ขาย 16.วันที่ใบสั่งซื้อ/สัญญา (วว/ดด/ปป) 17.วิธีการจัดซื้อจัดจ้าง (01-09) 18.เลขที่บัญชีธนาคาร - เลขที่บัญชีที่อยู่ในข้อมูลหลักผู้ขาย 19.ชื่อบัญชีเงินฝากธนาคาร – ชื่อผู้ถือบัญชี 20.ธนาคาร-ชื่อธนาคารของเลขที่บัญชีผู้ขาย 21.วันที่ส่งมอบ - วันที่กำหนดให้ส่งมอบรายการที่จัดซื้อจัดจ้าง ส่วนหัว 5.เลขที่เอกสารสำรองเงิน – กรณีใช้เงินกันในการจัดซื้อ/จ้าง 6.แหล่งของเงิน 7.รหัสงบประมาณ 8.กิจกรรมหลัก 9.รหัสบัญชีแยกประเภท 10.กิจกรรมย่อย ส่วนหัว 22.รหัสGPSC ของรายการที่ซื้อจ้าง 23.รายละเอียดพัสดุของรายการที่ซื้อจ้าง 24.จำนวนที่สั่งซื้อ 25.หน่วยที่ใช้ 26.ราคาต่อหน่วย (ยึดตามใบเสนอราคา) 27.ภาษีมูลค่าเพิ่ม – ระบุ 7% หรือ 0% แล้วระบุค่าภาษีเอง รายการ กรณีใช้เงินนอกงบประมาณที่อยู่ในบัญชีเงินฝากคลัง 11.ระบุรหัสเงินฝากคลัง และ รหัสเจ้าของเงินฝากคลัง กรณีใช้เงินอุดหนุน 12.ระบุรหัสบัญชีย่อยของเงินอุดหนุน และ รหัสเจ้าของ สรุปการบันทึกสร้าง PO กรณีซื้อเป็นค่าใช้จ่าย 1.รหัสหน่วยงาน 2.รหัสศูนย์ต้นทุนของหน่วยงานที่ซื้อ/จ้าง 3.รหัสหน่วยเบิกจ่ายที่ศูนย์ต้นทุนนั้นอยู่ภายใต้ 4.รหัสหน่วยจัดซื้อ ของหน่วยงานที่ซื้อ/จ้าง

13.เลขที่ใบสั่งซื้อ/สัญญา13.เลขที่ใบสั่งซื้อ/สัญญา 14..ประเภทการจัดซื้อจัดจ้าง - S 15.ผู้ขาย (รหัสประจำตัวผู้เสียภาษี)- ขึ้นอยู่กับกลุ่มผู้ขาย 16.วันที่ใบสั่งซื้อ/สัญญา (วว/ดด/ปป) 17.วิธีการจัดซื้อจัดจ้าง (01-09) 18.เลขที่บัญชีธนาคาร - เลขที่บัญชีที่อยู่ในข้อมูลหลักผู้ขาย 19.ชื่อบัญชีเงินฝากธนาคาร – ชื่อผู้ถือบัญชี 20.ธนาคาร-ชื่อธนาคารของเลขที่บัญชีผู้ขาย 21.วันที่ส่งมอบ - วันที่กำหนดให้ส่งมอบรายการที่จัดซื้อจัดจ้าง ส่วนหัว 5.เลขที่เอกสารสำรองเงิน – กรณีใช้เงินกันในการจัดซื้อ/จ้าง 6.แหล่งของเงิน 7.รหัสงบประมาณ 8.กิจกรรมหลัก 9.รหัสบัญชีแยกประเภท – ระบุ G/L บัญชีพักสินทรัพย์ 10.กิจกรรมย่อย ส่วนหัว 22.รหัสGPSC ของรายการที่ซื้อจ้าง 23.รายละเอียดพัสดุของรายการที่ซื้อจ้าง 24.จำนวนที่สั่งซื้อ 25.หน่วยที่ใช้ 26.ราคาต่อหน่วย (ยึดตามใบเสนอราคา) 27.ภาษีมูลค่าเพิ่ม – ระบุ 7% หรือ 0% แล้วระบุค่าภาษีเอง รายการ กรณีใช้เงินนอกงบประมาณที่อยู่ในบัญชีเงินฝากคลัง 11.ระบุรหัสเงินฝากคลัง และ รหัสเจ้าของเงินฝากคลัง กรณีใช้เงินอุดหนุน 12.ระบุรหัสบัญชีย่อยของเงินอุดหนุน และ รหัสเจ้าของ สรุปการบันทึกสร้าง PO กรณีซื้อสินทรัพย์ลงบัญชีพักสินทรัพย์ 1.รหัสหน่วยงาน 2.รหัสศูนย์ต้นทุนของหน่วยงานที่ซื้อ/จ้าง 3.รหัสหน่วยเบิกจ่ายที่ศูนย์ต้นทุนนั้นอยู่ภายใต้ 4.รหัสหน่วยจัดซื้อ ของหน่วยงานที่ซื้อ/จ้าง

13.เลขที่ใบสั่งซื้อ/สัญญา13.เลขที่ใบสั่งซื้อ/สัญญา 14..ประเภทการจัดซื้อจัดจ้าง - I 15.ผู้ขาย (รหัสประจำตัวผู้เสียภาษี)- ขึ้นอยู่กับกลุ่มผู้ขาย 16.วันที่ใบสั่งซื้อ/สัญญา (วว/ดด/ปป) 17.วิธีการจัดซื้อจัดจ้าง (01-09) 18.เลขที่บัญชีธนาคาร - เลขที่บัญชีที่อยู่ในข้อมูลหลักผู้ขาย 19.ชื่อบัญชีเงินฝากธนาคาร – ชื่อผู้ถือบัญชี 20.ธนาคาร-ชื่อธนาคารของเลขที่บัญชีผู้ขาย 21.วันที่ส่งมอบ - วันที่กำหนดให้ส่งมอบรายการที่จัดซื้อจัดจ้าง ส่วนหัว 5.เลขที่เอกสารสำรองเงิน – กรณีใช้เงินกันในการจัดซื้อ/จ้าง 6.แหล่งของเงิน 7.รหัสงบประมาณ 8.กิจกรรมหลัก 9.รหัสบัญชีแยกประเภท – G/L 1105010105 วัสดุคงคลัง 10.กิจกรรมย่อย ส่วนหัว 22.รหัสGPSC ของรายการที่ซื้อจ้าง 23.รายละเอียดพัสดุของรายการที่ซื้อจ้าง 24.จำนวนที่สั่งซื้อ 25.หน่วยที่ใช้ 26.ราคาต่อหน่วย (ยึดตามใบเสนอราคา) 27.ภาษีมูลค่าเพิ่ม – ระบุ 7% หรือ 0% แล้วระบุค่าภาษีเอง รายการ กรณีใช้เงินนอกงบประมาณที่อยู่ในบัญชีเงินฝากคลัง 11.ระบุรหัสเงินฝากคลัง และ รหัสเจ้าของเงินฝากคลัง กรณีใช้เงินอุดหนุน 12.ระบุรหัสบัญชีย่อยของเงินอุดหนุน และ รหัสเจ้าของ สรุปการบันทึกสร้าง PO กรณีซื้อวัสดุคงคลังเก็บเฉพาะมูลค่า 1.รหัสหน่วยงาน 2.รหัสศูนย์ต้นทุนของหน่วยงานที่ซื้อ/จ้าง 3.รหัสหน่วยเบิกจ่ายที่ศูนย์ต้นทุนนั้นอยู่ภายใต้ 4.รหัสหน่วยจัดซื้อ ของหน่วยงานที่ซื้อ/จ้าง

กระบวนงานสำคัญของการบันทึกซื้อ-จ้าง เป็นสินทรัพย์ลงบัญชีพักสินทรัพย์ • เมื่อตรวจรับตามระเบียบแล้วเสร็จ และทำตั้งเบิกผ่าน Excel Loader ได้เลขที่เอกสารเรียบร้อยแล้ว • แจ้งส่วนงานกลางให้ดำเนินการบันทึกรับสินทรัพย์จากรายการพักสินทรัพย์ โดยแจ้งรายละเอียดของสินทรัพย์ที่ซื้อ (รายละเอียดเรื่องงบประมาณ, บัญชีพักสินทรัพย์, จำนวนที่ซื้อ และมูลค่าต่อหน่วย เป็นต้น) ซึ่งต้องตกลงกันภายในว่าจะจัดทำเป็นเอกสารในลักษณะอย่างไร • ส่วนงานกลาง • 1.สร้างข้อมูลหลักสินทรัพย์ตามรายละเอียดสินทรัพย์ที่ซื้อของส่วนงานภูมิภาค • 2.บันทึกรับสินทรัพย์จากรายการพักสินทรัพย์ คำสั่งงาน F-04 (การบันทึกรับสินทรัพย์หักล้างบัญชีพักสินทรัพย์) • หมายเหตุ • การบันทึกรับสินทรัพย์จากรายการพักสินทรัพย์ต้องทำให้เสร็จสิ้นภายในเดือนที่มีการตั้งเบิก • ดังนั้นเพื่อให้การบันทึกการได้มาของสินทรัพย์ได้ถูกต้อง ควรดำเนินการตรวจรับและตั้งเบิกให้ • ให้แล้วเสร็จภายในเดือนเดียวกัน

กระบวนงานสำคัญของการบันทึกซื้อเป็นวัสดุคงคลังกระบวนงานสำคัญของการบันทึกซื้อเป็นวัสดุคงคลัง • เมื่อมีการเบิกจ่ายวัสดุออกจากบัญชีวัสดุคงคลัง ให้ดำเนินการ ดังนี้ • สรุปมูลค่าของการเบิกวัสดุคงคลัง แยกตามกลุ่มพัสดุของรหัส GPS • ส่งรายละเอียดให้หน่วยงานบัญชี ทำการปรับปรุงบัญชีวัสดุคงคลังให้ถูกต้อง(คำสั่ง ZGL_JM หรือ บช01 ประเภทเอกสาร JM) ให้เสร็จสิ้นภายในเดือน • Note: ข้อมูลที่หน่วยงานพัสดุต้องรับทราบในการเบิกใช้ของที่เป็นวัสดุคงคลังและต้องแจ้งให้หน่วยงานบัญชีรับทราบ พร้อมมูลค่าแยกตามกลุ่มพัสดุที่มีการเบิก มีดังนี้ • ศูนย์ต้นทุนผู้เบิก • กิจกรรมหลักของการเบิกใช้ • แหล่งของเงิน - เหมือนตอนบันทึกซื้อ • รหัสงบประมาณ - เหมือนตอนบันทึกซื้อ

การจัดซื้อ-จัดจ้าง ใช้เงินนอกงบประมาณที่อยู่ในบัญชิเงินฝากคลัง บันทึกผ่าน Excel Loader • การบันทึกที่แตกต่างจากเงินในงบประมาณ • แหล่งของเงิน – จะเป็น YY2XXXX • โดยที่ YY = ปีงบประมาณ เช่นงบประมาณปี 2548  YY=48 • เช่น 4826000 – เงินฝากคลัง • 2. รหัสงบประมาณ – รหัส 5 หลักแรกของรหัสงบประมาณของหน่วยงานเช่น 12005 • 3. กิจกรรมหลัก – ระบุเป็น PXXXX • XXXX = รหัสพื้นที่ เช่น P1000 = พื้นที่ส่วนกลาง • 4. บัญชีเงินฝาก – ระบุในกรณีใช้เงินจากบัญชีเงินฝากคลัง ให้ระบุรหัสบัญชีของส่วนราชการที่ฝากไว้กับบัญชีเงินคงคลังที่ 1(5 หลัก) • 5. เจ้าของเงินฝาก – ระบบรหัสศูนย์ต้นทุนเจ้าของเงินฝากคลังนั้น (10 หลัก)

การจัดซื้อ-จัดจ้าง ใช้เงินนอกงบประมาณนอกบัญชีเงินฝากคลัง บันทึกผ่าน Excel Loader • การบันทึกที่แตกต่างจากเงินในงบประมาณ • แหล่งของเงิน – จะเป็น YY3XXXX • โดยที่ YY = ปีงบประมาณ เช่นงบประมาณปี 2548  YY=48 • เช่น 4836000 – เงินอุดหนุนนอก • 2. รหัสงบประมาณ – รหัส 5 หลักแรกของรหัสงบประมาณของหน่วยงานเช่น 12005 • 3. กิจกรรมหลัก – ระบุเป็น PXXXX • XXXX = รหัสพื้นที่ เช่น P1000 = พื้นที่ส่วนกลาง • 4. บัญชีย่อย – ระบุในกรณีเป็นเงินอุดหนุน (7 หลัก) • 5. เจ้าของบ/ช ย่อย – ระบุศูนย์ต้นทุนที่ดูแล บ/ช ย่อยนั้น ( 10 หลัก)

การจัดซื้อ-จัดจ้าง ใช้งบกลางของสำนักงบประมาณ บันทึกผ่าน Excel Loader • การบันทึกที่แตกต่างจากเงินในงบประมาณของส่วนราชการ • แหล่งของเงิน – จะเป็น YY10XXX • โดยที่ YY = ปีงบประมาณ เช่นงบประมาณปี 2548  YY=48 • 1 = เงินงบประมาณ • 0 = งบกลาง • เช่น 4810500 – งบกลาง-งบรายจ่ายอื่น • 2. รหัสงบประมาณ –รหัสงบประมาณของของสำนักงบประมาณที่จัดสรรมาให้ใช้จัดซื้อ-จ้างรายการนั้น • 3. กิจกรรมหลัก – ระบุรหัสกิจกรรมของสำนักงบ

ตัวอย่างผลการนำส่ง บส.01-SAPLog

ผลลัพธ์ตัวอย่างการนำส่ง บส.01 ใน SAP Terminal

ตัวอย่างการบันทึก บส.02 เพื่อยกเลิก PO

1.รหัสหน่วยงาน 2.รหัสหน่วยเบิกจ่ายของเอกสาร PO ที่จะยกเลิก 3.รหัสหน่วยจัดซื้อ ในเอกสาร PO 4.เลขที่ใบสั่งซื้อจากระบบ GFMIS – เลขที่ PO ที่ต้องการยกเลิก 5.เลขที่ใบสั่งซื้อ/สัญญา – ให้ตรงกับเลขที่ที่ระบุใน PO (12 หลัก) 6,ผู้ขาย (รหัสประจำตัวผู้เสียภาษี) – ใส่รหัสคำค้นหาของผู้ขายที่สร้าง PO (ขึ้นอยู่กับกลุ่มผู้ขาย) ควรตรวจสอบจากข้อมูลผู้ขายก่อนนำส่ง File 7.เหตุผลในการยกเลิก 8,คำอธิบายเหตุผลในการยกเลิก 9.ผู้ขอยกเลิก สรุปการยกเลิก PO ผ่าน Excel Loader

ตัวอย่างผลการนำส่ง บส.02-SAPLog

ผลลัพธ์ตัวอย่างการนำส่ง บส.02 ใน SAP Terminal

ยกเลิกใบสั่งซื้อโดยใช้แบบฟอร์ม บส02 นำส่งแบบฟอร์มบส.01 ที่มีข้อมูลที่ถูกต้องอีกครั้ง กรณีพบข้อผิดพลาดในใบสั่งซื้อหลังจากการตั้งเบิก แจ้งส่วนกลางให้กลับรายการการตั้งเบิก โดยใช้คำสั่ง MR8M

ข้อสังเกตการดำเนินงานข้อสังเกตการดำเนินงาน

ข้อสังเกตการทำงาน ใบสั่งซื้อ/สั่งจ้าง

ข้อสังเกตการทำงาน • กระบวนงานที่ไม่รองรับในการสร้าง PO • การจัดซื้อต่างประเทศ ที่จ่ายตรงเข้าส่วนราชการและส่วนราชการไปจ่ายต่อให้ผู้ขายต่างประเทศ • การจัดซื้อที่มีการอ้างถึงสัญญาในระบบ GFMIS (งานจัดซื้อจัดจ้างที่ผูกพันมากกว่า 1 ปี) • การจัดซื้อจัดจ้างที่มีการระบุเงื่อนไขการเบิกเงินล่วงหน้า • การจัดซื้อจัดจ้างที่มีการโอนสิทธิผู้รับเงินแทน

ข้อสังเกตการใช้งาน Excel Loader • การนำข้อมูลเข้าระบบผ่าน Excel Loader (บส.01) • ช่วงเวลาการนำเข้า สามารถทำได้ตั้งแต่ • ได้รับการจัดสรรงบประมาณที่ต้องใช้เรียบร้อยแล้ว • ได้ทำเอกสารใบสั่งซื้อ/สั่งจ้างให้ผู้ขายและรู้กำหนดส่งมอบที่แน่นอนแล้ว • ทราบมูลค่าที่ต้องชำระเงินให้ผู้ขายแน่นอนแล้ว • ก่อนทำตั้งเบิกเพื่อชำระเงินให้ผู้ขาย

ข้อสังเกตการทำงาน • การนำข้อมูลเข้าระบบ (บส.01) • ข้อควรระวังการใช้งาน • วันที่ใบสั่งซื้อ/สั่งจ้าง ระบุปีเป็นคริสตศักราชเสมอ ต้องสอดคล้องกับปีงบประมาณที่บันทึก • วันที่ส่งมอบ – ระบุปีเป็นคริสตศักราชเสมอและเป็นวันที่กำหนดให้ผู้ขายส่งมอบ • ข้อมูลรหัสต่างๆที่อ้างถึง ต้องตรวจสอบความถูกต้องและต้องมีอยู่ในระบบ • ข้อมูลรหัสผู้เสียภาษีและบัญชีธนาคาผู้ขายต้องถูกต้องกับข้อมูลผู้ขายในระบบ • กรณีเกิด Error ใน Web log “ไม่พบแผ่นงานชื่อ Input ในไฟล์ Excel ของท่าน” ให้ทำการบันทึกข้อมูลเดิมในฟอร์ม บส.01 ที่ยังไม่ผ่านการ Encrypt ใหม่ (แบบฟอร์มต้องเป็น Version ล่าสุด และ ชื่อแผ่น Sheet ต้องเป็น “Input” ห้ามแก้ไข)โดยบันทึกข้อมูลในแต่ช่องเอง (หลีกเลี่ยงการ Copy มาใส่ เพราะอาจมีผลให้สูตรที่กำหนดไว้ในฟอร์มมีความผิดพลาด)

ข้อสังเกตการทำงาน • การนำข้อมูลเข้าระบบ (บส.01) • ข้อควรระวังการใช้งาน • 6. เลขทศนิยมบันทึกได้ไม่เกิน 2 ตำแหน่งทั้งจำนวนที่สั่งและราคาต่อหน่วย • 7. หน่วยนับที่ใช้ต้องไม่ใช้หน่วยนับที่เป็นตัวเลข เช่น หน่วยงาน ห้ามระบุเป็น “045” ให้ระบุใช้หน่วย “JOB” • 8. ประเภทการจัดซื้อจัดจ้าง • - จัดซื้อจัดจ้างเป็นค่าใช้จ่าย (K)- รหัสบัญชีแยกประเภทจะขึ้นต้นด้วย 51XXXXXXXX โดยเฉพาะ 5104XXXXXX • - จัดซื้อจัดจ้างเป็นวัสดุคงคลัง เก็บเฉพาะค่าใช้จ่าย (I) - รหัสบัญชีแยกประเภทระบุ 1105010105 • - จัดซื้อจัดจ้างเป็นสินทรัพย์ (บัญชีพัก) (S) - รหัสบัญชีแยกประเภทจะขึ้นต้นด้วย 120XXXXXXX

ข้อสังเกตการme’ko • การนำข้อมูลเข้าระบบ (บส.01) • ข้อควรระวังการใช้งาน • 9. การบันทึกรายการใน PO ให้บันทึกยึดตามรายละเอียดตามใบเสนอราคาของผู้ขายเป็นหลักถ้าผู้ขายเสนอราคาไม่แยก VAT มาให้ การบันทึกรายการก็ไม่จำเป็นต้องแยก VAT ออกมาคำนวณโดยผู้ปฏิบัติงานเอง แต่ทั้งนี้ยอดสุทธิใน PO ต้องตรงกับยอดสุทธิที่ตั้งเบิกจ่ายเงินให้ผู้ขาย • 10. รหัสผู้อนุมัติ (Encrypt) ต้องให้ถูกต้องสัมพันธ์กับรหัสการนำข้อมูลเข้าระบบ

ข้อสังเกตการทำงาน 11. กรณีใช้งบลงทุนในการจัดซื้อจัดจ้าง แต่ต้องการลงเป็นค่าใช้จ่าย รหัสบัญชีแยกประเภทที่ส่วนราชการสามารถระบุได้มีดังนี้ กรณีระบุแหล่งของเงินเป็น 4811310 – จะต้องทำการบันทึกตั้งเบิกลงบัญชีพักครุภัณฑ์ตามหมวดที่ได้รับงบประมาณจากนั้นให้ปรับปรุงบัญชีพักสินทรัพย์ไปเป็นบัญชีค่าใช้จ่ายที่ต้องการ กรณีระบุแหล่งของเงินเป็น 4811320 - การบันทึกงบลงทุน (ที่ดิน สิ่งก่อสร้าง) สามารถใช้กับรหัสบัญชีแยกประเภทที่เป็นค่าใช้จ่ายดังนี้ 1102010101 ลูกหนี้เงินยืมในงบประมาณ 5101010114 ค่าจ้างชั่วคราว 5101010108 ค่าล่วงเวลา 51010101XX หมวดเงินเดือนและค่าจ้าง 5101020106 เงินสมทบประกันสังคม 5101020108 บัญชีค่าเช่าบ้าน 5101020199 บัญชีค่าใช้จ่ายบุคลากรอื่น

ข้อสังเกตการทำงาน กรณีระบุแหล่งของเงินเป็น 4811320 – (ต่อ) 510201XXXX บัญชีค่าใช้จ่ายด้านการฝึกอบรมภายในประเทศ 510202XXXX บัญชีค่าใช้จ่ายด้านการฝึกอบรมต่างประเทศ 510301XXXX กลุ่มบัญชีค่าใช้จ่ายเดินทางเพื่องานราชการภายในประเทศ 510302XXXX บัญชีค่าใช้จ่ายเดินทางเพื่องานราชการต่างประเทศ 510401XXXX หมวดค่าใช้จ่ายดำเนินงาน (ค่าใช้สอยและค่าวัสดุ) 51040301XX กลุ่มบัญชีค่าประชาสัมพันธ์และค่าพิมพ์ 5104030202 ค่าใช้จ่ายที่ปรึกษา 5104030206 ค่าครุภัณฑ์มูลค่าต่ำกว่าเกณฑ์ 5109XXXXXX กลุ่มบัญชีค่าเช่าสินทรัพย์เพื่อการดำเนินงาน 5111XXXXXX กลุ่มบัญชีค่าวิจัยและพัฒนา 520201XXXX กลุ่มบัญชีขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศ 5212010104 บัญชีชดใช้ค่าเสียหาย 5212010199 บัญชีค่าใช้จ่ายอื่น 5301010101 บัญชีพักค่าใช้จ่าย

ข้อสังเกตการทำงาน • การนำข้อมูลเข้าระบบ (บส.02) • เงื่อนไขการใช้งาน • เมื่อต้องการยกเลิกใบสั่งซื้อทั้งใบ • ข้อควรระวังการใช้งาน • ใบสั่งซื้อ/สั่งจ้างที่ต้องการยกเลิก ต้องยังไม่ถูกอ้างอิงไปตั้งเบิก(ขบ.01) • รหัสผู้ขายที่อ้างถึงในใบสั่งซื้อ/สั่งจ้าง ต้องไม่ถูกยกเลิกการใช้งาน • ข้อมูลที่บันทึกในฟอร์มบส.02 ต้องตรงกับข้อมูลใบสั่งซื้อ/สั่งจ้างที่ถูกสร้างโดย บส.01 • รหัสผู้อนุมัติ (Encrypt) ต้องให้ถูกต้องสัมพันธ์กับรหัสการนำข้อมูลเข้าระบบ

Thank You

โครงการ GFMIS