Kako pripremiti poslovnu prezentaciju?

1. Mr. Jasenka Ljutić Kako pripremiti poslovnu prezentaciju?

2. UVOD • Govoriti spontano • Zapamtiti govor • Čitati govor • Održati prezentaciju bez pripreme

3. Dijelovi prezentacije • Uvod • Predstaviti se (tko ste?) • Što su vaše kvalifikacije? • O čemu ćete govoriti? • Zašto je ta tema relevantna slušateljima?

4. Kako početi? Možete početi predstavljanjem sebe, naglašavajući svoju poslovnu kvalifikaciju i interese (Ovo samopredstavljanje je nepotrebno ukoliko je to učinio netko ranije ili ukoliko sve nazočne osobe poznajete

5. Vrlo je bitno da ostavite prvi dojam dobar • Istraživanja su pokazala da ljudi stvore mišljenje o vama u prve tri ili četiri minute vašeg izlaganja • 75% mišljenja vaše “publike” ovisi o vašem govoru tijela a ne o onom što u biti izlažete

6. Bez obzira koliko ste vremena utrošili kako bi prenijeli svoju poruku, ako vaša neverbalna prezentacija navodi na pogrešno mišljenje ili je neprikladna, učinak onoga što izlažete biti će izgubljen

7. NIKAD NE ZAPOČINJITE SA: • Isprikom za utrošeno vrijeme “publike” • Naglašavajući vaša ograničenja kao profesionalnog govornika • Kritizirajući prostoriju, osvjetljenje, namještaj, datum i vrijeme vašeg govora ili • Pronalaženje grešaka sa publikom vezano za ranije odluke ili postupke

8. BUDITE POZITIVNI I ZAHVALITE PUBLICI NA MOGUĆNOSTI DA IM SE OBRATITE

9. Dajte slušateljima plan • Dajte slušateljima plan na početku vaše prezentacije kako bi znali gdje ste, kada i što mogu očekivati ili otkazati • Ukažite što je vaša tema i kako ste isplanirali ono što im želite prezentirati

10. Primjer Moja današnja prezentacija o digitalnom poslovnom softwareu će trajati oko 30 minuta i podijeljena je u tri dijela. Prvo, izložit ću vam u kratkim crtama nedavne softverske promjena. Drugo, izložit ću vam detaljan osvrt na to kako ove promjene direktno utječu na naše poduzeće. Treće, pokazat ću vam kako naše poduzeće može unosno implementirati ove promjene. Na kraju prezentacije bit će vremena za vaša pitanja i komentare.

11. Zadobivanje pažnje publike • Postavljajte pitanja.“Znate li koliko se doista menadžera nalazi na tržištu rada u BiH?” • Započnite sa citatima. “We get things to make a living but we give things to have a life.” – Winston Churchill • Prezenirajte interesantne statističke podatke. “U 2001, 2 milijuna pacijenata sa srčanim napadom je preživjelo i danas svjedoče o tomu.”

12. Ispričajte anegdotu. Budite uvjereni da je relevantna i primjerena; stvorite prijateljski odnos s publikom i uspostavite vezu s njima. • Osigurajte dodatne informacije. Osigurajte se sa nekim informacijama iz bliže lokalne povijesti, događaju, ili običajima kako bi pokazali publici da ste upoznati sa njihovom prošlošću. • Pohvalite publiku. Pronađite način da pohvalite ili priznate svoju publiku na kraju svoga govora.

13. JERGRA VAŠE PREZENTACIJE • Jezgra prezentacije je najduži dio vaše prezentacije, sličan dugom izvješću. Ona sadržava sadržaj tema vašeg govora • Opisujući uvjete • Pričajući priču • Rapravljujući o slučaju ili • Čineči sve gore navedeno

14. Kako bi dobili pravu perspektivu o prezentaciji zapitajte se: Koliko često ste se dosađivali ili bili ljuti jer vam je govornik pokušao dati previše detalja ili nije mogao pronaći suštinu?

15. Način na koji se priprema jezgra prezentacije • Dajte upute kuda idete ili gdje ste bili • Naglasite publici da su neke stavke jako znakovite, značajne ili relevantne • Ponovite ključne ideje. Možete ponoviti rečenicu ili riječ kako bi naglasili bitnost i kako bi pomogli publici da je zapamti. • Osigurajte interne sažetke. Potrošite nekoliko sekundi kako bi ponovili glavne točke onoga što je rečeno (dozvolite mi da ukratko ponovim što smo do sada diskutirali)

16. ZAKLJUČAK • Planirajte zaključak pažljivo kao i uvod. • Djelotvoran zaključak ostavlja dojam publici da ste zaokružili cjelinu i da ste ispunili obećanje. • Zaključak bi trebao sadržavati nešto živopisno i za pamćenje. • Nikad ne uvrštavajte novi predmet u zaključak ili jednostavno ponoviti uvodno izlaganje.

17. Što staviti u zaključak • Ponovno izlaganje tri ili četiri važne točke vašeg izlaganja • Poziv na akciju • Konačno naglašavanje ključnih statističkih podataka

18. “konačno” • Kada kažete svojoj publici da ste zaključili svoje izlaganje budite uvjereni u to što govorite

19. Korištenje vizulanih pomagala • Prezentacija će biti uspješnija • Mnogi slušatelji će cijeniti prezentaciju po kvaliteti vizualnih pomagala koje govornik koristi • Vizualna pomagala mogu: • Potaknuti interes publike • Unosi promjenu • Objašnjava informacije vrlo brzo • Sumira veliki broj informacija • Pojačava i naglašava glavne točke vašeg izlaganja • Svaka prezentacija mora se sačiniti pažljivije od pisanog izvješća

20. Vrste vizualnih pomagala • Fotografije • Mape • Drvene ploče • Plutane ploče • Dijagrami • Folije • Slajdovi • Računarski programi koji podržavaju više od tekstualnih programa • Zvuk • Animacije • PowerPoint (osobito)

21. Upute kako koristiti vizualna pomagala u vašoj prezentaciji • Vizualna pomagala moraju biti čitljiva (dovoljno velika i jednostavna za čitanje) • Vizualna pomagala moraju biti razumljiva (jasna i jednostavna, jednostavna za razumijevanje čim se vidi) • Jasna i bez objašnjavanja (nemojte zaboraviti objasniti sadržaj u nekoliko minuta) • Vaša vizualna pomagala moraju biti relevantna (s temom izlaganja) • Odredite koliko ćete pomagala koristiti (koristiti vizualna pomagala samo kada ih publika treba)

22. Vizualna pomagala ne obrađena kompjutorski • Ne prikazujte svoja vizualna pomagala prije nego započnete govor • Učvrstite mape ili ilustracije • Pazite da ne ometate pogled publike stojeći ispred vizualnog pomagala • Izbjegavajte gomilanje previše slika u jednoj prezentaciji koju prikazujete putem projektora • Ne stavljajte previše pisanog teksta u prezentaciji • Budite posebno oprezni kod primjene slajd projektora

23. Video projekcije u vašoj prezentaciji • Pripremite vašu publiku za gledanje video projekcije • Nikad ne zamjenjujte govor video prezentacijom • Uvijek naznačite izvor video projekcije

24. Za vrijeme prezentacije • Uspostavite kontakt sa slušateljima • Zatražite povratne informacije od publike (gledajte reakcije slušatelja) • Koristite prijateljski, uvjerljiv ton (unesite rječice “znate”, “mislim” te umetke “um”, “ah”, “er”) • Promjene u tonu izlaganja – povisujući ton i spuštajući ga (govoreći monotonim tonom publika će zaspati ili neće biti prisutna prezentaciji) • Prilagodite ton • Pazite na držanje • Koristite primjeren “govor tijela” • Odjenite se profesionalno (konzervativno i formalno)

25. Kada ste završili • Zahvalite slušateljima za njihovu pozornost i ostanite na položaju govornika očekujući pljesak ili neko pitanje (dajte publici vremensko ograničenje za postavljanje pitanja)

26. Priprema govora • Govorite (vježbajte) ispred ogledala • Snimajte se • Ograničite si vrijeme i tako nećete prekoračiti dozvoljeno vrijeme • Vježbajte sa vizualnim pomagalima ili opremom koju planirate koristiti u vašem govoru • Snimite vaš konačni pripremni govor i pokažite ga kolegama ili instruktoru kako bi dobili povratne informacije

27. Hvala na pažnji