La gestion électronique des documents

1. La gestion électronique des documents Classe de terminale STG

2. Qu’est-ce que la gestion électronique des documents ? La gestion électronique des documents ou GED est l’ensemble des outils, des matériels et des technologies logicielles qui permettent : d’acquérir*, d’organiser, de gérer, de stocker, et de distribuer des documents sous forme électronique.

3. Quelles sont les sources de documents ? Les documents peuventêtre : • des documents électroniques par nature. • des documents papier transformés par numérisation en documents électroniques.

4. Intégrer des documents dans le système GED 1a 1a Fichiers 1a - Intégrer des documents électroniques dans le système GED • On peut intégrer dans le système de GED des documents électroniques par nature issus des applications informatiques de l’entreprise : • sous forme d’états • sous format texte • sous toutes les autres formes de fichier électronique

5. Entrer des documents dans le système GED Acquérir par numérisation 1b 1b - Entrer des documents non électroniques dans le système GED Il s’agit de tous les documents que l’entreprise utilise et qui ne sont pas des documents électroniques. Ils sont numérisés et dématérialisés.

6. Organiser l’accès aux documents Indexer 2a 2a – Organiser l’accès aux documents du système GED On doit pouvoir trouver facilement et rapidement les documents pour les utiliser en fonction des besoins de l’entreprise. Il faut indexer les documents.

7. 2b Classer dans une arborescence 2b – Classer les documents dans une arborescence Il faut ensuite classer les documents dans une organisation de dossiers informatiques qui constitue l’arborescence des dossiers et fichiers.

8. Stocker et protéger les documents 3 3 – Stocker les documents et les protéger Les documents indexés et classés sont stockés dans des serveurs de stockage qui doivent être protégés des virus, des erreurs de manipulation, etc.

9. « Alimenter » les bases de données de l’organisation 4 4 – « Alimenter » les bases de données de l’organisation Tous les documents indexés, classés et stockés enrichissent les bases de données des applications logiciellesadministratives, techniques, commerciales et comptables de l’entreprise.

10. Utiliser les documents dans l’organisation 5 5 – Utiliser des documents dans l’organisation ENRICHISSEMENT Pour pouvoir utiliser le système GED, les salariés de l’entreprise doivent pouvoir chercher et trouver facilement et rapidement les différents documents électroniques en utilisant des moteurs de recherche.

11. Intégrer et entrer des documents dans le système GED « Alimenter » les bases de données de l’organisation Organiser l’accès aux documents Indexer et 4 1a 2a 1a Fichiers Utiliser des documents dans l’organisation 2b classer dans une arborescence 5 Acquérir par numérisation 3 1b Stocker et protéger les documents 6 - La décomposition du système GED – schéma complet ENRICHISSEMENT