1- Principes généraux

1. 1- Principes généraux Présentations Intervenant et public Documents : http://coursenligne.u-strasbg.fr/pages.jsp?idsite=514 Structure du cours théorique Modules pratiques et/ou étude de cas Gérer les problèmes en cours de projet : la gestion de crise Problèmes linguistiques : la gestion de projet en Anglais Manager les ressources du projet (à confirmer) Une ou deux études de cas à définir

2. 1- Principes généraux Les fondamentaux du projet Définitions du projet Source : norme ISO 10 006. Cette norme donne des conseils sur l'application du management de la qualité aux projets. Définition : processus unique, qui consiste en un ensemble d’activités coordonnées et maîtrisées comportant des dates de début et de fin, entrepris dans le but d’atteindre un objectif conforme à des exigences spécifiques telles que les contraintes de délais, de coûts et de ressources.

3. 1- Principes généraux Les fondamentaux du projet Quelques commentaires autour de la définition du projet : La notion d’objectif est fondamentale Caractère transversal et temporaire de l’organisation projet Un projet peut en cacher un autre Les interactions entre projets sont courantes

4. 1- Principes généraux Les fondamentaux du projet Comment naît un projet (non limitatif) : Besoin accru de compétitivité (produits concurrents), Renforcement des exigences clients, Evolutions technologiques ; besoin d’innover, Evolution de l’environnement (juridique, etc.), Adaptation de l’organisation et des outils de production. Enjeux et complexité croissants des projets : Enjeux stratégiques, économiques, sociaux, techniques Gestion des interventions de tiers Assurer la cohésion de disciplines multiples.

5. 1- Principes généraux Les fondamentaux du projet Les instances à l’origine d’un projet La direction, Une ou des instances techniques, Une ou des entités opérationnelles. Les instances du projet La direction, Le comité de pilotage (COPIL, steering committee), Les instances représentatives du ou des clients, Des relais de l’équipe projet (pilotage par bloc fonctionnel).

6. 1- Principes généraux Les fondamentaux du projet Les types de projet (non limitatif) Projet à caractère innovant Projet non innovant Projet organisationnel etc. Enjeux induits par le type de projet Maîtrise des risques techniques, Maîtrise des coûts et la qualité, Maîtrise des risques sociaux, Rentabilisation de l’effort de R&D, Maîtrise de la communication, Maîtrise de la validation des besoins, etc.

7. 1- Principes généraux Les fondamentaux du projet Management et gestion de projet : pourquoi ? Préparer le projet, Anticiper et gérer les risques, Suivre le déroulement opérationnel du projet, Manager les ressources impliquées, Tirer les enseignements de sa réussite (ou de son échec).

8. 1- Principes généraux Qualité Le triangle Qualité / Coûts / Délais Coûts Délais

9. 1- Principes généraux Le triangle Qualité / Coûts / Délais Qualité : Rôle grandissant de la Qualité, Nécessite la définition et la mise en œuvre d’indicateurs. Coûts : De l’enveloppe budgétaire à l’estimation des coûts, Le « globalement vraisemblable » et le « précisément faux », Le caractère déterminant du « business case ». Délais : Planification à rebours : on part des résultats attendus, Le rétro planning.

10. 1- Principes généraux Gestion et management de projet Gestion de projet et management : terminologie La gestion de projet : passé, présent et futur La gestion de projet : le triangle coûts / qualité / délais Garantir le contrôle des paramètres du projet

11. 2- Du besoin à l’objectif La genèse du projet : la définition de l’objectif Quel projet pour quel besoin ? Le besoin devrait être apprécié au regard : - Des possibilités de l’entreprise ou de la structure - De ses intérêts Identification formelle des besoins Hiérarchisation des besoins Définition de l’objectif

12. En pratique 2- Du besoin à l’objectif La première étape : du besoin à l’objectif Besoin : « nous n’avons pas de visibilité à moyen terme sur ce qui se passe au niveau commercial ». Traduction formelle du besoin : la direction souhaiterait avoir une visibilité sur le chiffre en cours de traitement par les équipes commerciales (pipeline). Besoin concurrent : les différentes branches d’activités souhaitent préserver le caractère confidentielle des données commerciales. Objectif hiérarchisé après arbitrage : le système de gestion commerciale doit être modifié pour permettre le suivi du pipeline.

13. En pratique 2- Du besoin à l’objectif La première étape : du besoin à l’objectif Besoin : « nous avons un problème de fiabilité sur une pièce entrant dans la fabrication d’un produit ». Traduction formelle du besoin : une instance technique souhaite augmenter la fiabilité d’un composant. Besoin concurrent : l’amélioration de l’approvisionnement et les contrôles sur les fournisseurs ne doivent pas remettre en cause les planning de commercialisation du produit fini. Objectif hiérarchisé après arbitrage : modification du processus lié à la fourniture de la pièce incriminée sans impacter la planification.

14. Q & R 2- Du besoin à l’objectif La première étape : du besoin à l’objectif Questions et réponses

15. 3- Assurance qualité et la méthodologie Définition de l’assurance qualité Définitions Règles de base Les enjeux de l’assurance qualité Induire une dynamique de progrès Combattons quelques idées reçues… Objet de l’Assurance Qualité en gestion de projet Le Plan d'Assurance Qualité Projet Qualité en management de projet et norme ISO9001

16. 3- Assurance qualité et la méthodologie Notes : autour des normes ISO International Organization for Standardisation. Fondée sur des organisations Américaines. Héritière de l’IEEE, puis ANSI, puis ASA. Devient « ISO » en 1947, compte 147 pays. Elle a pour but de produire des normes internationales appelées « normes ISO » dans les domaines de l’industrie et du commerce. En Europe : le Comité de Normalisation Européen (CEN). En France, l’AFNOR (membre de l’ISO) joue un rôle similaire.

17. 3- Assurance qualité et la méthodologie Définitions tirées de la norme ISO 8402 La norme fondamentale en la matière est avant tout la norme ISO 9001 relative aux systèmes qualité. Qualité : Ensemble des propriétés et caractéristiques d’un produit ou d’un service qui lui confère l’aptitude à satisfaire des besoins exprimés ou implicites. Assurance Qualité : Ensemble des actions préétablies et systématiques nécessaires pour donner la confiance appropriée en ce qu’un produit ou service satisfera aux exigences données relatives à la qualité.

18. 3- Assurance qualité et la méthodologie Définitions tirées de la norme ISO 8402 Plan Qualité : Document énonçant les modes opératoires, les ressources et la séquence des activités liées à la qualité, se rapportant à un produit, service, contrat ou projet particulier. Système Qualité : Ensemble de la structure organisationnelle, des responsabilités, des procédés et des ressources pour mettre en œuvre la gestion de la qualité.

19. 3- Assurance qualité et la méthodologie Définitions tirées de la norme ISO 8402 Processus : Ensemble de moyens et d’activités liés qui transforment des éléments entrants en éléments sortants. Quelques commentaires : La notion de moyen est à prendre de façon large. Par exemple, le management, les services, le personnel, les finances, les infrastructures, les équipements, les techniques et les méthodes. Les processus concernés par un projet comprennent les processus du management de projet auxquels s’ajoutent les processus objets du projet.

20. 3- Assurance qualité et la méthodologie Principes de base de l’assurance qualité Objectif : avoir et donner confiance, Capacité à respecter les engagements pris, Capacité à vérifier la conformité des activités, Garantir le caractère reproductible d’une activité ... Par la maîtrise des activités menées Dire ce que l’on fait (formaliser les procédures) Faire ce que l’on dit (appliquer les procédures) Le prouver (conserver des enregistrements qualité).

21. 3- Assurance qualité et la méthodologie Les enjeux de l’assurance qualité Enjeux économiques : Compétitivité des produits et services Baisse des coûts de non-qualité Image de l’entreprise sur son marché Enjeux organisationnels et sociaux Définition et maîtrise des flux, Enrichissement / optimisation des tâches Enjeux technologiques : Capitalisation du savoir faire Maîtrise accrue des techniques et des outils

22. 3- Assurance qualité et la méthodologie L’assurance qualité facteur de progrès (PDCA) La roue de Deming Optimisation des processus et des modes d’organisation, Décrit en 1951 par le statisticien américain W. Edwards Deming. PCDA = Plan, Do, Check, Act. Planifier, Mettre en œuvre, Contrôler, Améliorer.

23. En pratique 3- Assurance qualité et la méthodologie PDCA : réaliser un support de communication

24. En pratique 3- Assurance qualité et la méthodologie PDCA : réaliser un support de communication

25. 3- Assurance qualité et la méthodologie Quelques idées reçues. On a pu dire et lire : « L’assurance qualité c’est … Le règne de la paperasse et de la bureaucratie, Ne s’applique pas à mon cas particulier, M’impose des manières de faire qui ne me conviennent pas, Plus cher de toutes façons, ... » NOTE : enjeux de communication autour de la méthodologie.

26. 3- Assurance qualité et la méthodologie L’assurance qualité appliquée aux projets c’est … Assurer la maîtrise du projet, Assurer la satisfaction des exigences clients, Identifier et formaliser les dispositions adaptées, Préciser les rôles et responsabilités de chaque acteur, Assurer l’identification des tâches à réaliser, Planifier, affecter les tâches, Définir les modalités de reporting.

27. 3- Assurance qualité et la méthodologie L’assurance qualité appliquée aux projets c’est … Assurer la maîtrise / permettre le pilotage : des interfaces organisationnelles, des interfaces techniques. Assurer le jalonnement du projet par : des activités de revues, de vérification, de validation. Fournir à l’ensemble de l’équipe projet un référentiel commun contenant ou référençant tous les éléments utiles, Faciliter l’intégration de nouvelles ressources.

28. 3- Assurance qualité et la méthodologie ISO 9001

29. 3- Assurance qualité et la méthodologie ISO 9001 : points relatifs à la gestion de projet Tous les éléments de la norme trouvent à s’appliquer mais … Maîtrise de la conception, Planification de la conception et du développement, Interfaces organisationnelles et techniques, Données d’entrées de la conception, Données de sortie de la conception, Revue de conception, Vérification de la conception, Validation de la conception, Modifications de la conception.

30. 3- Assurance qualité et la méthodologie ISO 9001 procédures de maîtrise de la conception Techniques de gestion de projet, Préparation, suivi, bilan. Maîtrise de la conception, Cycle de vie définition des principales phases et activités associées Gestion des modifications : réception, traitement par toutes les fonctions concernées

31. 3- Assurance qualité et la méthodologie ISO 9001 autres procédures : De nombreuses procédures sont appicables, par exemple : Revue de contrat, Maîtrise des documents, Achats, Gestion de configurations, etc.

32. En pratique 3- Assurance qualité et la méthodologie Le Plan d’Assurance Qualité Projet, quel contenu ? Organisation du projet et annuaire, Engagements vis-à-vis du client, Objectifs : définition des actions à mener et planification, Moyens techniques et humains mis en œuvre Engagements du client, Les outils de mesure de la qualité, Mesure des non-conformité, Gestion des évolutions, Définition des modalités de communication.

33. Q & R 3- Assurance qualité et la méthodologie Définition et réflexions autour de l’assurance qualité Questions et réponses

34. 4- La maîtrise des risques Enjeux et définition Gérer un projet, c’est gérer les risques pour réduire au maximum le niveau d’incertitude portant sur les trois dimensions du projet (Qualité / Coût / Délais). Définition : un risque, c’est un danger possible, l’éventualité d'un préjudice ou d'un événement malheureux. Une bonne gestion de projet est synonyme d’un faible niveau de problèmes avérés. Pour éviter les problèmes de dernière minute, il faut gérer les risques.

35. En pratique 4- La maîtrise des risques Risques et Aléas ; identifions les risques Infrastructure ne supportant pas la charge, Dépassement des délais de livraison, Changement de l’équipe de direction, Un produit concurrent meilleur marché est lancé, Changement du cadre juridique, Le budget initial est insuffisant, La technologie choisie est inadaptée.

36. 4- La maîtrise des risques Enjeux et définition Risque : évènement non certain et dommageable. Définir le caractère prévisible, Définir les dommages potentiel. Aléa : imprévu et dommageable. Impossible d’anticiper la survenance, Impossible de quantifier les impacts, Seule solution : se donner les moyens de répondre.

37. En pratique 4- La maîtrise des risques Evaluer la probabilité d’un risque … Exemple : « Pouvez vous évacuer cet amphithéâtre en moins de 8 minutes ? » On apprécie l’engagement au regard de la seule probabilité de la survenance du risque. C’est avant tout en évaluer ses conséquences. Exemple : « Les 30 premiers sortis seront renvoyés ». Maintenez-vous votre engagement initial ? L’évaluation des conséquences permet d’apprécier un risque.

38. 4- La maîtrise des risques Modalités de l’analyse des risques Idée : on négocier les objectifs en fonction des risques. Cependant l’appréhension des risques est subjective. Repose sur l’information personnelle que l’on a sur le risque, Repose sur l’expérience, Et / ou l’attitude personnelle vis-à-vis de ce type de risques. Conclusion : gestion collégiale des risques.

39. 4- La maîtrise des risques Un exemple de processus de gestion de risque : Identification des risques Evaluation de leur probabilité de survenance Evaluation de leur impact potentiel Réponses apportées Transfert, Contournement, Traitement, … Suivi des risques et indicateurs.

40. En pratique 4- La maîtrise des risques Exemple de matrice de gestion des risques

41. 4- La maîtrise des risques Deux exemples de gestion des risques : La méthode ICARE L’AMDEC

42. 4- La maîtrise des risques La méthode ICARE Identifier les risques, Caractériser les risques, Réduire les risques.

43. 4- La maîtrise des risques La méthode ICARE Identifier les risques, (exemple méthode des 6 M) Matériau : risques inhérents aux matériaux, Méthode : risques liés au savoir faire et à la technologie, Milieu : environnement et contexte, Moyen : risques propres aux moyens mis en œuvre, Management : risques liés au chef de projet, Main d’œuvre : risque liés aux ressources humaines.

44. 4- La maîtrise des risques La méthode ICARE Identifier les risques, (exemple par classe) Naturel, Technique, Juridique, Humain, Politique, Economique, Risque client Risque fournisseur,

45. 4- La maîtrise des risques La méthode ICARE Caractériser les risques, c’est définir un ordre d’importance parmi ces risques. Quantifier la probabilité de survenance du risque : La noter sur 4 valeurs : très faible, faible, moyenne, très forte. Pas de nombres pair (le syndrome du feu orange)! Quantifier la gravité du risque, Noter (par exemple sur 4) les conséquences sur le projet, Quantifier le caractère détectable d’un risque (- fréquent). Noter le délai entre la survenance du risque… Et le moment où l’on voit ses effet. Conclusion : on peut noter la criticité du risque : la matrice.

46. 4- La maîtrise des risques La méthode ICARE Caractériser les risques, c’est définir un ordre d’importance parmi ces risques. Quantifier la probabilité de survenance du risque : La noter sur 4 valeurs : très faible, faible, moyenne, très forte. Pas de nombres pair (le syndrome du feu orange)! Quantifier la gravité du risque, Noter (par exemple sur 4) les conséquences sur le projet, Quantifier le caractère détectable d’un risque (- fréquent). Noter le délai entre la survenance du risque… Et le moment où l’on voit ses effet. Conclusion : on peut noter la criticité du risque : la matrice.

47. 4- La maîtrise des risques La méthode ICARE Réduireles risques Agir sur les causes du risque, Agir sur les impacts du risque, Au pire : couvrir le risque (Exemple : clause contractuelle.) Suivre l’évolution des risques : Un tâche du chef de projet : sensibiliser et communiquer. Exemple d’outil qualité : le tableau de bord des risques. Permet d’anticiper les difficultés, de réduire les risques de « frottement » en cas de survenance, de produire des estimations coûts, qualité et délais plus réalistes. Capitalisation du savoir faire pour les prochains projets.

48. 4- La maîtrise des risques L’AMDEC Méthodologie de gestion des risques développée par la NASA autour du programme Apollo dans les années 60. Issue de l’industrie aéronautique elle est utilisée dans l’industrie automobile. Principe : décomposition du système en éléments de système plus petits.

49. 4- La maîtrise des risques L’AMDEC

50. 4- La maîtrise des risques L’AMDEC : un exemple en pratique