Filing System

1. -신뢰를 최우선으로 하는 고객제일주의- ㈜글로벌경영연구소 사내기술 축적 및 정보 Know-How 공유를 위한 Filing System 2003. 1. 13

2. 목 차 I Program of TIMS TIMS 전개방향 II FS (Filing System) 구축 1 필요성 2 목적 및 목표 3 기대효과 4 Framework 5 추진방법론 6 추진 일정 7 추진체계 8 추진사례 9 추진실적 [첨 부 ] : 1. 컨설턴트 경력 / 2. 회사소개 연락처 : 컨설팅 사업부 유준상 팀장 Tel. 785-4800 / Fax. 785-3850 e-mail : gmci@gmci.co.kr

3. I. Program of TIMS TIMS 전개방향 • 지식경영(KM) 시스템 구축 • K-Map 설계 및 구축 • 지적자본 체계 구축 • 타 시스템과의 연계 • 전자문서관리 시스템 (EDMS) 구축 • 문서분류 체계 Network화 • 기술자로 관리의 체계적 축적 • 도면관리 시스템 구축 • 그룹웨어와의 연계 • Filing system 구축 • 문서의 체계적 관리 부문 • 문서발생 부문 / 양식 표준화 • 보안체계 / 보존년한 설정 • 문서관리 규정 선진화 • 도면관리 부문 • 문서 검색 시스템구축

4. 1 문서관리의 체계적인 관리를 위하여 문제점을 분석하고, 문서처리 및 관리체계와 양식을 개선하여 지식과 정보를 축적하여 전자문서관리 및 지식경영의 기반을 구축하는데 목적을 두고 있음. FS는 ISO와 연계하여 1분내 문서가 검색될 수 있도록 문서분류체계 설계, 보존년한, 문서의 중요도에 따른 보안기준 설정, 양식의 표준화, 신문서관리규정 개정을 목적으로 설계함. 대상 : 기안지, 도면, 기술자료, 카다로그, 전표, 앨범, VTR TYPE 등의 체계적 관리. I. Program of TIMS FS (Filing system) 구축 개요

5. 1 2 3 II. FS (Filing System) 구축 필요성 • 담당자가 없으면 문서 찾기가 곤란함. • 항상 사무실내에 문서가 늘어가며 캐비닛과 공간이 부족함. • 개인주변의 문서량이 과다하며 복사 문서량이 많음 • 문서고에 가면 문서검색이 힘듬 목적 및 목표 • 전사적 측면에서 정보흐름중심의 분류체계구축으로 1분내 문서검색화 • 혁신적인 문서량 감축을 통해 눈으로 보는 관리화(Paperless Office 환경) • Creative Office 환경조성 • 지식경영의 기반구축 기대효과 • 문서량 40% 감축 • 양식효율화를 통한 문서발생시점부터 Paperless화 • 전사적 문서분류체계 구축으로 인한 기술자료의 Know-How 축적화 • 누구든지 1분이내 검색 가능화 • 프로젝트/제품별 관련자료의 History화를 통해 동일(유사)업무 수행시 활용 • Creative Office를 통한 업무효율성 극대화 • 신 문서관리규정 선진화

6. 4 II. FS (Filing System) 구축 (계속) Framework 글로벌경영체계 구축을 위한 신정보관리체계 구축 Vision 추진목표 정보 자산화 디지털 경영 추진전략 1. 화일링 시스템 2. 전자문서관리 시스템 3. 지식경영 시스템 추진축 화일링 시스템 전자문서관리 시스템 지식경영 시스템 • 문서분류체계 • 양식 간소화 • 보존년한 • 보안체계 • 자료실 자료 • 신문서관리 규정 • 전자문서 분류체계 • 양식 Work-Flow System • 전자결재 시스템 • 분야별 보안체계 • 전자문서관리규정 수립 • 추진전략 수립 • 지적자본 측정 • Knowledge Map & Contents • KM System Interface • Change Management • 성과평가 추 진 내 용 문서검색 시스템 구축 시스템 구축 시스템 구축

7. 5 II. FS (Filing System) 구축 (계속) 추진 방법론 신 화일링시스템 구축을 위해서 경영환경분석 및 정보현황분석결과를 토대로 문서분류체계를 설계하고 이를 구현하기 위해 부서별로 분류정리 및 신문서규정을 정립하여 점검 및 평가를 수행하고 향후 사후관리 방안을 제시함. Phase I Phase II Phase III Phase IV Visioning Analysis Redesign Implementation 4 2-1 미래문서관리체계정립 전직원 교육CA Work-shop 5 실행 4-1 부서별 문서분류정리 1 2 2-2 3 프로세스분석문서유통분석 TeamBuilding 환경분석 및 현황분석 문서분류체계설계/확정 5-1 4-2 점검/평가 및 사후관리 보존년한 보안체계정립 2-3 양식분석 4-3 양식표준화신문서규정개정 Survey, Interview, Workshop, Brainstorming, etc

8. 6 II. FS (Filing System) 구축 (계속) 추진 일정 Module 주요내용 추진일정 M+1 M+2 M+3 M+1년간 1 Team Building 2 환경분석 및 현황분석 2-1 전직원 교육 CA Work-shop 2-2 프로세스 분석 2-3 문서유통 분석 2-4 양식분석 3 문서분류체계 설계 / 확정 4 미래문서관리체계 정립 4-1 부서별 문서분류정리 4-2 보존년한/보안체계 정립 4-3 양식 표준화 신문서관리 규정 개정 5 실행 점검 및 평가 & 보고회 사후관리

9. 7 II. FS (Filing System) 구축 (계속) 추진체계 • 추진조직 ㈜글로벌경영연구소 Leader 대표이사 GMI 대표이사 총괄책임 CIO 총괄 PM 추진사무국 프로젝트팀 컨설팅 팀 추진요원 • 추진역할 • Project Manager : 프로젝트의 실행 및 결과에 대한 총 책임을 지며, 프로젝트를 주관하고, 프로젝트 수행 중에 야기되는 제반 이슈를 해결함 • 컨설팅팀: PM의 관리하에 프로젝트 수행을 위한 자료의 수집, 분석, 대안 제시 등 산출물을 도출하기 위한 전반적인 실무를 수행

10. 8 II. FS (Filing System) 구축 (계속) 추진사례 (1) • 추진목적 • 정보공유화를 통한 CREATIVE OFFICE의 실현 • PROJECT관련 서류, 기술자료의 HISTORY화 • 문서발생에서 폐기까지의 OA와의 접목화 • 추진개요 • 추진일정 : 200 . . ~ 200 . . (4개월) • 대상부서 : 본사 전부서, 3개 현장 (울산 PTG, 종로운현 B/D, 남부권 주배관) • 주요개선내용 효과분석 문서량 삭감 문서 분류 체계 확립 정보 공유화 • 문서랑 삭감 30% 폐기보관량 40% , 이관량 30% • COPY부 중복보관 억제 • 폐기량 : 약 8TON • PROJECT별 5차 상세 기능분류화 • 각 기능별 CODE 부여로 인한 OA화에 대비함 • 각 팀별 공통문서 표준화 • 정확한 위치번호 적용 (목록표 작성 001번 위치 통일화) • BOX, BINDER식 OPEN SYSTEM화 • 누구라도 1분이내 검색 가능화 보존 년한 체계 구축 문서작성법 간소화 자료실 관리 체계화 • 원본·사본 문서의 책정기준 구분화 • 사본문서 보전년한: 시행후 폐기·회람후 폐기·1년으로 구분함 • 문서수발신량 억제 • 첨부 매수의 생략(1매 BEST화) • 의사결정의 신속화 유도 • 부서별-발생년도 배열(대흥동·본사자료실·부서내) • 누구든지 1분이내 검색 가능 • 의식의 전환 비규격 문서 표준화 보관 문서 기타 사항 • 비규격류도 문서와 동일체계 취급·정리 (디스켓·도면·전산바인더·TYPE류·앨범···) • 문서분류체계에 접목화 • 사무실 보관 기준 :당해년도 보관 원칙 진행중 PROJECT • 칼라적용으로 문서구분 및 현황파악 용이 • 위치번호 도입(BOX, BINER) • CLEAN DESK화 • 진행문서관리 표준화 • 캐비닛 OPEN화

11. 8 II. FS (Filing System) 구축 (계속) 추진사례 (1) • 개선 전

12. 8 II. FS (Filing System) 구축 (계속) 추진사례 (1) • 개선 후

13. 8 II. FS (Filing System) 구축 (계속) 추진사례 (2) 1. 추진결과 비 전 초우량기업의 경쟁력 강화 목 표 정보 공유화를 통한 지식경영 실현 추 진 내 용 현 상 (AS-IS) 혁신후 모습(TO-BE) 전 자 문 서 표 준 화 부 문 1. 종이문서관리 위주의 기능식 문서분류체계설계로 인한 정보의 체계적인 관리 미흡 2. 문서보안기준의 구체적 책정기준 모호 3. 문서의 개인 사물화, 사장화 4. 문서보존년한 책정기준 모호로 인한 폐기 기준이 미흡 5. 불필요 양식의 과다로 업무효율성 저하 1. 정보(문서)의 체계적인 관리와 축적을 위한 업무 프로세스 중심으로 설계, 지식경영기반 구축 2. 불필요 양식의 분석을 통해 양식의 재디자인 규격, 설계지침을 표준화하여 종이 없는 사무실 을 지향하고 업무효율성을 증대 - 공장간 유사양식 통폐합, 간소화 - 지점, 본부간의 유사양식 표준화 - 개선전 2,259종 ⇒ 개선후 1,116종(50.6%감소) 3. 전자문서관리시스템 구축을 위한 운영지침(안) 작성 시 스 템 개 발 부 문 1. 파일링, 검색, 복사 및 문서를 분배하는데 높은 비용 소요 2. 수작업을 통한 파일링 작업에 따른 정보의 파손 이나 분실의 위험성이 높음 3. 관리 및 보안 취약 4. 관련 부서간 정보공유 미흡 1. 1차 개발(3개월) - 부서 중심의 문서관리시스템 개발 2. 2차 개발(2개월) 1) 전사문서관리중심의 시스템으로 개발 2) 전자결재시스템과 연계, 자동화 가능 구현 향 후 과 제 1. 전자문서관리시스템 구축을 기반으로 한 Mobile Office 구축 2. 지식경영시스템(Knowledge Management system) 구축 - 전자문서관리시스템을 기반으로 한 비즈니스 성과지향형 지식경영 구축 - 정보공유, 의사소통의 활성화를 위한 Know-how의 공유화

14. 8 II. FS (Filing System) 구축 (계속) 추진사례 (2) 2. 전자문서관리시스템 구성도 전자 결재 시스템 완결된 전자결재 문서 문서(자료)등록 검 색 기 전자 문서 분류체계(저장) 부 서 함 보기 권한(Y) 양 식 함 문서보기 문서보기 문 서 관 리 시 스 템 보기 권한(N) 해당 부서에 문서요청(메일 전송) 문서보기 해당 문서 보안 목록에 요청자 추가 또는 문서 전송 타문서 문서관리 사용자

15. 8 II. FS (Filing System) 구축 (계속) 추진사례 (2) 3. 추진 세부내용 • 양식효율화 1) 추진현황 현 상 (AS-IS) 혁신후 모습(TO-BE) 1. 부서(팀)간 사용중인 양식이 상이함 2. 첨부매수의 과다로 문서작성시간의 비효율 3. 불필요 항목(양식과다) 등의 과다 4. 유사 중복양식의 과다 사용 1. 업무프로세스 중심으로 양식 분류 2. 규격, 내용, 디자인의 표준화를 통해 시스템화 (종이 없는 사무실 구현) 3. 업무 노하우(Know-how) 축적을 통한 지식경영 기반구축 부 문 개 선 전 개 선 후 관 리 연 구 생 산 물 류 영 업 878종 120종 909종 117종 223종 663종 34종 198종 71종 150종 합 계 2,247종 1,116종 2) 추진순서 (1) 양식분류 : 전사공통양식 12종, 공통양식(전사사용) 103종, 개별양식 2,144종 ⇒ 총 2,259종 (2) 양식설계 : 업무프로세스 중심으로 설계후 UniWare와 연계 (3) 양식분석 : 유사, 중복양식 간소화 및 표준화 Workshop실시, 생산(10/9-17), 영업(10/27), 연구소(6회), 본사 및 물류(15회) (4) 양식점검 : 컨설턴트 추진업무 점검 후 해당부서장 협의 (5) 양식확정 : 양식집 제작 및 양식규정 개정(안) 작성 진행중 ※ 양식분류체계 : 별도 첨부자료 참조

16. 8 II. FS (Filing System) 구축 (계속) 추진사례 (2) • 문서분류체계 설계 1) 추진현황 현 상 (AS-IS) 혁신후 모습(TO-BE) 1. 정보의 사장화, 사유화 2. 종이문서 관리위주의 기능식 분류로 인한 정보의 체계적 관리의 미흡 3. 정보의 형식적 분류(양식명 위주)로 정보의 History화 미흡 4. 보존년한, 보안기준의 상세책정 미흡 1. 전직원의 정보 공유화를 기반으로 UniWare를 통한 전직원의 검색, 활용의 용이성 2. 문서의 체계적인 관리와 축적 3. 업무프로세스 중심으로 설계를 통한 지식경영 기반 구축 4. 재택근무 및 Mobile Office의 실현 5. 보존년한 보안기준의 상세책정으로 기업보안 자료 관리의식 강화 추 진 효 과 1. 업무흐름 중심(연구개발 - 구매자재 - 조업 - 품질검사 - 물류 - 영업)으로 설계하여 정보의 체계적인 관리가 가능하며 유사업무 추진시 활용 2. 지식경영 기반구축 2) 추진순서 (1) 현상파악 : 화일링 분류체계 조사, 분석 (2) 분류체계설계 : - 기본안 확정(5단계로 분류) - 기본설계(1차 - 3차) : 1차(10개), 2차(60개), 3차(322개), 4-5차(1,868개) - 상세설계(3차 - 5차 : 문서건단위 (3) 점검 : 컨설턴트 & 추진팀 협의 (4) 분류체계 확정 : 분류체계 확정 및 UniWare로의 연계내용 확정 ※ 문서분류체계 : 별도 첨부자료 참조

17. 8 II. FS (Filing System) 구축 (계속) 추진사례 (2) • 전자문서관리시스템 운영지침(안)작성 1) 종이문서와 전자문서의 관리방법, 사용원칙 구성 2) 정보수집에서 결재, 분류, 보관, 보존년한, 보안기준 등 원칙 설정 3) 문서 등록자, 관리자의 역할 4) 문서관리 추진절차 및 요령 등으로 구성하여 전자문서관리 운영상에 활용 5) 운영지침(안) ※ 전자문서관리 시스템 운영지침(안) : 별도 첨부자료 참조 ① 추진개요 ② 구성도 ③ 주요원칙 ④ 운영절차 요령 ⑤ 주요기능(기능 구조도) ⑥ 분류체계(전자문서관리) ⑦ 문서보관 방법 ⑧ 문서보존년한 (책정기준) ⑨ 문서보안관리(보안 등급관리 기준안)

18. 8 II. FS (Filing System) 구축 (계속) 추진사례 (2) • 보안/보존년한 설정 ② 보존년한 설정기준 구체화 ① 보안 설정기준 구체화 ○ 보존년한 설정기준은 문서 건단위 책정 ○ 원본과 사본 책정 구분화 - 사본문서 1년내 책정 ○ 보존년한 구분 - 영구, 30, 20, 10, 5, 3, 1년 단위로 구분 ○ 보존년한 기산일은 문서가 발생한 다음해 1월 1일부터 기산을 원칙으로 함. ○ 보안설정 단위는 문서발생 건별로 설정 ○ 보안 등급분류는 4등급으로 구분 - 1등급 (임 원), 2등급 (부서내), 3등급 (부서장), 4등급 (공 유) · 1등급 : 회사의 존폐에 영향을 끼칠 수 있는 문서류 · 2등급 : 사업부의 운영 기본계획 등의 문서류 · 3등급 : 신규사업추진계획 등의 문서류 · 4등급 : 일반 문서류

19. 9 II. FS (Filing System) 구축 (계속) 추진실적 (대표컨설턴트 실적)

20. 9 II. FS (Filing System) 구축 (계속) 추진실적 (대표컨설턴트 실적)

21. 1 [ 첨 부 ] 컨설턴트 경력서 최종학력 및 경력 • 성균관대학교 경영대학원 (경영정보전공) 졸업, 성균관대학교 인사조직 박사수료 • 한국사무개선연구소 전문위원 • APQC Learning Organization Course 이수 • 미국 IBM Reengineering & M. Hammer Reengineering Course 이수 • 미국 AT&T CS PROCESS 이수 / 일본 JMAC RM Course 이수 • 오라클 ERP SYSTEM / 캐나다 SAP R3 SYSTEM이수 • 경영혁신 컨설팅 국내지도 기업/기관 190개사 컨설팅 수행 • 현) 한국능률협회 경영컨설턴트스쿨 교수 • 현) 세계정보관리협회 Member (ARMA) • 현)국무총리실 산하기관 평가위원 / • 한국능률협회매니지먼트 신경영혁신본부 본부장 / 교육부 대학 평가위원 • 현)글로벌경영컨설팅연구소 대표 컨설턴트 김 창 호 전공분야 컨설팅 프로젝트 • 종합경영진단 • 비젼 및 전략수립 • 조직진단 및 조직재설계 • CBC교육체계 설계 • 전자문서관리시스템 구축 • 지식경영시스템구축 • BPR을 통한 디지털 사무혁신 • 구조조정(Workout) • 업무효율화 및 표준화 Manual화 • 직무분석/직무평가을 통한 적정인원산정 • 성과평가시스템구축/연봉제 • 조직 활성화 및 변화관리 구축 • ISP수립 • 국방부/병무청/통일부 • 외교통상부/비상기획위원회 • 행정자치부/정보통신부 • 한빛은행/한국은행/경남은행 • 동남은행/증권거래소 • 삼성그룹(7개사) • 두산그룹(22개사) • 기아그룹(10개사) • 쌍용양회/쌍용중공업 • 한화/빙그레 • 한국통신/정부기록보존소 • 한국중공업/포항제철 • 선문대학교/인천대/교육부 • 극동건설/동아건설/삼성건설 • 한국종합기계/한국타이어 • 일양약품/녹십자/대웅제약 • SKC • LG일렉트론 • 동서식품 / 삼양사 • 신화건설 • 일양익스프레스(DHL) • 금호생명/삼성SDS • 농심/삼양식품 진단 • 정부경영진단 • 금융감독원 • 한국증권거래소 • 현) 동화엔텍, 신진전기, 유림훼라이트 등 203개사지도

22. 1 [ 첨 부 ] 컨설턴트 경력서 (계속) 최종학력 및 경력 • 경희대학교 경영대학원 경영컨설팅학과 졸업 • 한국능률협회 경영컨설턴트 자격증 취득 • 한국능률협회 경영컨설턴트 과정 수료 • 한국경제경영연구소 연구원 역임 • 국제의료 교육센터 마케팅 팀장 역임 • 한국표준협회 금융공학 과정 수료 (기업 인사/조직 분야) • 현) 글로벌경영컨설팅연구소 인사조직 컨설턴트 박 진 현 전공분야 컨설팅 프로젝트 • 종합경영진단 • 조직진단 및 조직재설계 • BPR을 통한 디지털 사무혁신 • 업무효율화 및 표준화 Manual화 • 직무분석 • 성과평가시스템구축/연봉제 • 조직 활성화 및 변화관리 구축 • 유림훼라이트 : 직무분석을 통한 조직재설계 및 인사체계 구축 • 신진전기 : 사업부제를 위한 조직 재설계 • 동화엔텍 : 업무생산성 향상을 위한 BPR 외 다수 • 공개세미나 운영 및 강의 다수

23. 2 [ 첨 부 ] 회사소개 GMCI는 언제나 고객의 신뢰을 최우선으로 하는 기업입니다. • GMCI 고객사에 대한 성실한 서비스를 가치있게 생각합니다. • GMCI 고객은 최상의 서비스를 받을 자격이 있다고 믿습니다. • 혁신적이고 앞서가는 생각은 저희 회사의 생명이라고 믿습니다. GMCI는 지금까지 수행해 온 풍부한 기업 컨설팅과 교육지도 경험을 바탕으로, 한국 기업 문화에 맞는 차원 높은 컨설팅과 교육을 통해 고품질의 고객만족을 시키고자 합니다. GMCI는 새로운 정보와 축적된 전문지식 서비스 등 다양한 컨텐츠를 고객의 눈높이에서 제공할 것이며 구성원 각자가 올바른 가치관을 갖고 신의와 성실을 바탕으로 영원히 귀사와 함께 성장하는 진실한 동반자가 되도록 노력하겠습니다.