ระบบงานสารบรรณอิเลคทรอนิกส์ OBEC e – filing system Version 5 ………………

1. ระบบงานสารบรรณอิเลคทรอนิกส์ระบบงานสารบรรณอิเลคทรอนิกส์ OBEC e – filing system Version 5 ………………

2. ซอฟต์แวร์ที่จำเป็นสำหรับการติดตั้งระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ซอฟต์แวร์ที่จำเป็นสำหรับการติดตั้งระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ • ระบบปฏิบัติการ Windows 98 , Windows 2000 , Windows XP • Internet Explorer Version 5.5 ขึ้นไป • โปรแกรมเสริมสำหรับการใช้งานระบบ ได้แก่ • Java Runtime สำหรับแสดงรายงานและพิมพ์รายงานด้วย Crystal Clear (จัดรูปแบบให้อัตโนมัติ) • Easy Grid สำหรับแสดงรายงานและพิมพ์รายงานด้วย Easy Grid • (ผู้ใช้งานสามารถจัดรูปแบบได้) • Microsoft VM สำหรับแสดงภาพและ scan ภาพเอกสาร • ImageViewer สำหรับแสดงภาพและ scan ภาพเอกสาร

3. สารบรรณโรงเรียน หนังสือรับ หนังสือส่ง ตั้งเรื่องใหม่ ลงทะเบียนรับใหม่ (จากภายนอกระบบ) หนังสือรับ (ในระบบ) เสนอ ผอ. เสนอ ผอ. ผู้ปฏิบัติ ผอ.ลงนาม ปรับแก้ ผอ.สั่งการ ออกเลขส่ง เรื่องปรับแก้ ผู้ปฏิบัติ แนบเอกสาร

4. สารบรรณโรงเรียน (ต่อ) เจ้าของเรื่อง หนังสือส่ง  ปรับปรุงสถานะ ตั้งเรื่องใหม่ เสนอ ผอ. ดำเนินการต่อ เสนอ ผอ. ผอ.พิจารณา/สั่งการ ผอ.ลงนาม ปรับแก้ เรื่องพิจารณาแล้ว ออกเลขส่ง เรื่องปรับแก้ แนบเอกสาร

5. หน้าห้องผู้อำนวยการโรงเรียนหน้าห้องผู้อำนวยการโรงเรียน หนังสือรับ หนังสือส่ง ลงทะเบียนรับ ตั้งเรื่อง ผอ.สั่งการ/ลงนาม ออกเลขที่ทันที แนบเอกสาร เจ้าของเรื่อง/ สารบรรณกลาง (เรื่องพิจารณาแล้ว ออกเลขหนังสือส่ง)

6. สารบรรณกลาง หน้าห้องผู้บริหาร

7. การเข้าสู่ระบบงาน ใช้งานจริง = http://e-filing.bopp.go.th ทดลอง = http://e-filing.bopp.go.th:8101

8. การเปลี่ยนรหัสผ่านสำหรับเข้าใช้งานระบบการเปลี่ยนรหัสผ่านสำหรับเข้าใช้งานระบบ

9. สารบรรณกลางโรงเรียน หนังสือรับใหม่ ใช้ในกรณีรับหนังสือจากหน่วยงานภายนอก หรือ หนังสือที่ส่งตรงถึงหน่วยงานโดยตรง ให้เลือกใช้งานที่ เมนู ทะเบียนหนังสือรับลงทะเบียนรับ หนังสือรับใหม่

11. +

12. ลงทะเบียนรับ ใช้ในกรณีรับหนังสือจากหน่วยงานที่ใช้ระบบสารบรรณเดียวกันนี้ โดยให้เลือกใช้งานที่ เมนู ทะเบียนหนังสือรับลงทะเบียนรับ

13. ขั้นตอนการลงทะเบียนรับขั้นตอนการลงทะเบียนรับ 1 3 2 1. คลิก ดูภาพ (สามารถสั่งพิมพ์เอกสารได้จากการดูเอกสารภาพ) 2. คลิก  ในช่อง  ด้านหน้ารายการที่ต้องการลงทะเบียนรับ (กรณีที่ไม่มีเอกสารดูภาพส่งมาให้ผู้รับปลายทาง แนะนำให้ผู้ใช้คลิกลงทะเบียนรับเมื่อได้รับหนังสือฉบับจริงแล้วเท่านั้น) 3. คลิกที่ ลงทะเบียนรับ ด้านล่าง ระบบจะแสดงเลขทะเบียนรับ วันที่ และเวลา ในช่องลงทะเบียนรับด้านท้าย

14. การปฏิบัติ ใช้ในกรณีต้องการระบุเจ้าของเรื่องให้กับรายการหนังสือที่รับเข้ามา โดยให้เลือกใช้งานที่ เมนู ทะเบียนหนังสือรับการปฏิบัติ

15. 2 3 1 (กรณีเป็นเรื่องของงานสารบรรณ / กลุ่มบริหารงานทั่วไป)

16. ปรับปรุงสถานะ ใช้ในกรณีต้องการดำเนินการต่อจากหนังสือที่เคยรับเข้ามา และได้ระบุผู้ปฏิบัติงานแล้ว ให้เลือกใช้งานที่ เมนู ทะเบียนหนังสือรับปรับปรุงสถานะ

17. a 2 1 3

18. ดำเนินการต่อ (เสนอผู้บริหารพิจารณา) เป็นการทำหนังสือส่งออกจากหน่วยงาน โดยอ้างถึงเรื่องเดิมที่ เคยรับเข้ามา และต้องการเสนอผู้บังคับบัญชาในสายงานของตนเอง เมื่อคลิกเลือก บันทึก แล้ว จะได้หน้าจอ ดังนี้ 1 4 2 3 5 7 6

19. b 2 1

20. 2 1 3 หนังสือรับคืน ใช้ในกรณีที่หน่วยงานผู้รับปลายทางส่งเรื่องคืนกลับมาให้งานสารบรรณ กรณีส่งผิดหน่วยงาน โดยให้เลือกใช้งานที่ เมนู ทะเบียนหนังสือรับหนังสือรับคืน

21. ค้นหาหนังสือรับ ใช้ในกรณีที่ต้องการทราบสถานะของหนังสือที่ได้ทำการรับเข้ามา โดยให้เลือกใช้งานที่ เมนู ทะเบียนหนังสือรับค้นหาหนังสือรับ

23. แก้ไข - คลิกเพื่อแก้ไขข้อมูลรายละเอียดของหนังสือรับที่เคยรับเข้ามา โดยผู้ที่จะทำการแก้ไขได้ ต้องเป็นหน่วยงานแรกที่รับหนังสือใหม่เข้ามาเท่านั้น คลิกที่ไอคอนในรายการที่ต้องการแก้ไข จะแสดงหน้าจอ ดังนี้

24. ปฏิบัติเพิ่มเติม - คลิกเพื่อทำการส่งหนังสือฉบับเดิมที่เคยรับเข้ามา ไปยังหน่วยงานอื่น ๆ เพิ่มเติมจากที่เคยระบุไว้ในครั้งแรก โดยผู้ที่จะทำการเพิ่มเติมได้ ต้องเป็นหน่วยงานแรกที่รับหนังสือ ใหม่เข้ามาเท่านั้น

25. ดู Flow เฉพาะ - คลิกเพื่อดูเส้นทางของหนังสือที่เคยรับเข้ามา โดยจะแสดงเส้นทางเฉพาะ ในหน่วยงานของตนเองเท่านั้น

26. ดู Flow เต็ม - คลิกเพื่อดูเส้นทางของหนังสือที่เคยรับเข้ามา โดยแสดงเส้นทางหนังสือทั้งหมด ที่ได้รับและส่งไปยังหน่วยงานอื่น ๆ โดยสามารถทราบถึงการดำเนินการของหน่วยงานปลายทาง

27. คลิกที่เลขลำดับ เพื่อดูรายละเอียดของการปฏิบัติงานในแต่ละขั้นตอน

28. 1 2 3 การดูเลขทะเบียนรับ-ส่งปัจจุบัน ใช้ในกรณีต้องการดูเลขทะเบียนรับ-ส่งปัจจุบัน ให้เลือกใช้งานที่ เมนู ทะเบียนหนังสือรับค้นหาหนังสือรับ ดูเลขทะเบียนปัจจุบัน

29. ทะเบียนหนังสือส่ง ตั้งเรื่อง ใช้ในกรณีที่ต้องการเสนอหนังสือไปยังผู้บังคับบัญชาในสายงานของตนเอง เช่น ผอ.สำนัก หรือเสนอหนังสือไปยังรอง ผอ.ท่านอื่น ๆ รวมถึงหน่วยงานอื่น ๆ ที่เป็นหน่วยงานภายในที่ใช้ระบบ , หน่วยงานสำคัญต่าง ๆ และหน่วยงานภายนอก โดยให้เลือกใช้งานที่ เมนู ทะเบียนหนังสือส่งตั้งเรื่อง

30. 4 1 3 2 6 5 7

31. ออกเลขหนังสือส่ง ใช้สำหรับการออกเลขที่หนังสือถึงหน่วยงานภายใน / หน่วยงานภายนอก โดยให้เลือกใช้งานที่เมนู ทะเบียนหนังสือส่งออกเลขหนังสือส่ง

33. 3 4 5 2 1 6

34. 1 เรื่องปรับแก้ ใช้ในกรณีที่มีคำสั่งจากผู้บริหารให้ปรับแก้หนังสือ และต้องการเสนอเรื่องขึ้นไปยังผู้บริหาร อีกครั้ง โดยใช้เลขที่หนังสือเดิม โดยให้เลือกใช้งานที่ เมนู ทะเบียนหนังสือส่งเรื่องปรับแก้

35. 2

36. 1 เรื่องพิจารณาแล้ว ใช้ในกรณีที่ได้รับหนังสือที่ผู้บริหารลงนาม แต่ไม่มีการออกเลขที่หนังสือ และอาจมี คำสั่งให้ส่งต่อไปยังหน่วยงานอื่นหรือตั้งเรื่องใหม่โดยใช้เรื่องเดิม เลือกใช้งานที่ เมนู ทะเบียนหนังสือส่งเรื่องพิจารณาแล้ว

37. c a b 2

38. 3 2 1 แนบเอกสาร ใช้ในกรณีที่ได้เลขที่หนังสือส่งแล้ว แต่ยังไม่ได้มีการแนบเอกสารจากเมนูการออกเลขที่หนังสือโดยให้เลือกใช้งานที่ เมนู ทะเบียนหนังสือส่งแนบเอกสาร • ข้อแนะนำ • รายการที่แนบเอกสารแล้วจะแสดงเป็นตัวอักษรสีแดง • รายการที่ยังไม่แนบเอกสารจะแสดงเป็นตัวอักษรสีดำ • รายการในเมนูแนบเอกสารจะแสดงเฉพาะวันที่ปัจจุบัน ถ้าต้องการแนบเอกสารรายการวันที่ก่อนหน้านี้ให้ ระบุวันที่ที่ต้องการ หลังจากนั้นคลิกคำสั่ง “ค้นหา” ด้านบนจอภาพ

39. ค้นหาหนังสือส่ง ใช้ในกรณีที่ต้องการทราบสถานะของหนังสือที่ได้ทำการส่งออกจากหน่วยงาน โดยให้เลือกใช้งานที่ เมนู ทะเบียนหนังสือส่งค้นหาหนังสือส่ง

40. ทะเบียนคำสั่ง คำสั่งใหม่ ใช้ในกรณีที่ต้องการออกเลขที่หนังสือ คำสั่งสำนักฯ โดยให้เลือกใช้งานที่เมนู ทะเบียนหนังสือส่งคำสั่งใหม่

41. 3 2 1 4 คำสั่งใหม่ ใช้ในกรณีที่มีการออกเลขที่ คำสั่งสำนัก โดยให้เลือกใช้งานที่ เมนู คำสั่งคำสั่งใหม่

42. 3 1 2 แนบเอกสาร ใช้ในกรณีที่ออกเลขที่หนังสือคำสั่งแล้ว แต่ยังไม่ได้มีการแนบเอกสารจากเมนูการออกเลขที่ คำสั่ง โดยให้เลือกใช้งานที่ เมนู คำสั่ง แนบเอกสาร

43. ค้นหาคำสั่ง ใช้ในกรณีที่ต้องการเก็บสำเนาหนังสือคำสั่งเพื่อการค้นหา โดยให้เลือกใช้งานที่ เมนู คำสั่งค้นหาคำสั่ง

44. รายงาน • รูปแบบของรายงานมีให้เลือก 2 รูปแบบคือ • รายงาน(C) - จะแสดงรูปแบบของรายงาน โดยจะจัดรูปแบบให้อัตโนมัติ • (การเรียกใช้งานต้องติดตั้งโปรแกรม Java Runtime ก่อน) • รายงาน (E) - จะแสดงรูปแบบของรายงาน โดยผู้ใช้งานสามารถจัดรูปแบบได้เอง • ซึ่งมีลักษณะเหมือนกัน Excel (การเรียกใช้งานต้องติดตั้งโปรแกรม Easy Grid ก่อน)

45. รายงาน (C)รูปแบบรายงานที่ระบบจัดรูปแบบให้อัตโนมัติ แสดงดังภาพนี้

46. 2 1 รายงาน (E)รูปแบบรายงานที่ผู้ใช้งานสามารถจัดรูปแบบได้เอง แสดงดังภาพนี้

47. หน้าห้องผู้บริหาร ทะเบียนหนังสือรับ • ลงทะเบียนรับ • สั่งการ / ลงนาม • หนังสือรับใหม่

48. สั่งการ / ลงนาม ใช้ในกรณีที่หน้าห้องผู้บริหารต้องการบันทึกคำสั่งการของผู้บริหาร กับเรื่องที่ได้ทำการลงทะเบียนรับไว้แล้ว โดยให้เลือกใช้งานที่ เมนู ทะเบียนหนังสือรับ สั่งการ / ลงนาม

49. 1 3 2 4 ขั้นตอนการบันทึกข้อมูลคำสั่งการ เพื่อมอบหมายงาน

50. 2 3 1 ขั้นตอนการบันทึกข้อมูลคำสั่งการเพื่อพิจารณาสั่งการลงนาม