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1. Immagine sede evento 46a Assemblea ITALE La tecnologia RFId nelle biblioteche dello SBA di Firenze Cecilia Ciatti Gianni Galeota Firenze, 1 dicembre 2011 19/11/11 45a Assemblea ITALE

2. RFId nello SBA di Firenze: le biblioteche interessate

3. RFId nello SBA di Firenze: la situazione attuale

4. RFId nello SBA di Firenze: l’implementazione

5. RFId nello SBA di Firenze: il lavoro ordinario Il bibliotecario provvede a trattare le nuove accessioni nel modo seguente: • cataloga il volume (assegnazione del barcode) • applica il tag RFID in terza di copertina vicino al dorso del volume • apre il software 3M Conversion Station (3M) o il software Bibliotag StaffStation (Bibliotheca), installati su apposite postazioni di programmazione dei tag RFiD • colloca il volume sulla pad workstation • programma il microchip con numero identificativo del volume (barcode della copia)

6. Digital Library Assistant 3M • Controllo ordinamento della collezione a scaffale aperto • Ricerca (funzione in background) di: • libri con status processo MI (mancanti) presenti a scaffale • libri con status processo MS (fuori posto) presenti a scaffale • libri con status processo AS (in attesa di scarico inventariale) presenti a scaffale • libri con status prestito Smarrito (volumi sollecitati quattro volte) presenti a scaffale, a volte ricollocati a scaffale dall’utente o non correttamente sottoposti a check-in

7. DLA 3M: la preparazione Scarico dei files da Aleph, ogni volta che si effettua una scansione dello scaffale • Lista scaffale (item-05) • estrae il topografico, specificando l’intervallo tra due stringhe di collocazione oppure Scheda recupero dati (acq-01-01) • recupera dati per parola contenuta nella stringa di collocazione • permette di selezionare i volumi con status di processo MI, MS, AS • Report prestiti (cir-04) • estrae le copie con status prestito smarrito (prestiti sollecitati quattro volte) Aggiornamento di un file già predisposto

8. DLA 3M: la preparazione Procedure di ordinamento e pulizia Una volta scaricati i files da Aleph è necessario: • copiarli e incollarli su Excel • ripulirli, lasciando inalterate soltanto le colonne corrispondenti ai dati che interessano (barcode, collocazione, autore, titolo, ecc.) • ordinarli per collocazione, in modo che la lista riproduca l’esatta sequenza topografica dei volumi sullo scaffale • intervenire manualmente, in caso di topografici non ordinati, come spesso si verifica per la stratificazione di mani diverse • trasformare in formato .txt delimitato da tabulazione il file Excel ottenuto

9. DLA 3M: la preparazione Caricamento dati sulla memory card • copiare i files in due apposite cartelle, una per ciascuna delle due funzioni (Controllo ordinamento della collezione e Ricerca) • trasferire i dati sulla memory card utilizzando il software 3M Digital Data Manager • inserire la memory card caricata dei dati nel lettore e procedere al monitoraggio della collezione.

10. DLA 3M: la scansione della collezione • Al termine di ogni scansione il lettore visualizza sul display: • i volumi fuori posto • i volumi ritrovati (MI, MS, AS, smarriti), corredati da un messaggio in evidenza che corrisponde al nome assegnato ai rispettivi files caricati sulla memory card • i volumi con tag con funzione antitaccheggio non attiva • i volumi non contenuti nei files caricati sulla memory card, ad es. nuove accessioni (item non nel database) • i volumi con tag non programmati • I volumi possono essere individuati velocemente attraverso l’accensione di tre spie luminose • E’ raccomandato l’allineamento dei volumi prima del monitoraggio, e una scansione lenta e uniforme dello scaffale • Il lettore rileva i libri fuori posto solo se al di fuori dell’order-limit impostato, che è di circa 5 volumi

11. DLA 3M: la scansione della collezione Controllo inventariale • si esegue la scansione dello scaffale con la procedura Raccogli dati, che effettua l'inventario dei volumi presenti • i dati raccolti sono confrontati, tramite il software 3M Missing Items, con i files topografici scaricati da Aleph, integrati con la collocazione e distinti in tre diversi files: • present items: volumi scansionati, presenti a scaffale • missing items: volumi mancanti a scaffale, ma presenti nel file topografico • unexpected items: volumi presenti a scaffale ma non inseriti nel file topografico (nuove accessioni, ecc.) • La funzione risulta più utile in un deposito librario che in uno scaffale aperto

12. DLA 3M: la scansione della collezione • La scansione viene effettuata dal personale bibliotecario, che, a rotazione, esegue il monitoraggio dello scaffale aperto, con la collaborazione dei volontari del servizio civile • Presso la Biblioteca di Scienze sociali il monitoraggio della collezione è svolto da un detenuto del carcere fiorentino di Sollicciano, assunto da una cooperativa sociale di tipo B che ha ottenuto l'appalto del servizio da parte del Coordinamento Centrale Biblioteche sulla base dell'art. 5 della L. 381/91

13. BiblioInventory Bibliotheca • Funzioni e procedure di preparazione analoghe • Il file con i dati da fornire al lettore deve essere in formato .csv con campi a lunghezza delimitata e numero massimo di caratteri consentito. Questo implica un lavoro di riduzione del numero dei caratteri sul file excel originario • I dati vengono inviati al palmare via USB • Contestualmente alla funzione di Controllo ordinamento scaffale non è prevista la Ricerca in background • Non rileva i tag con antitaccheggio disattivato

14. Self Check 3M. L’organizzazione del servizio • Posizionamento della macchina • nella sala di lettura • in prossimità del bancone • Personalizzazione dell’interfaccia utente: • verifica del layout di presentazione delle funzioni • verifica e sostituzione dei termini inappropriati o poco amichevoli • Formazione del personale • training della ditta fornitrice • sperimentazione in biblioteca • Promozione del servizio • per l’avvio del servizio • tutoraggio just in time

15. Self Check 3M Conclusioni

16. Self Check 3M. Le procedure • Prestito e Rinnovo • L’utente si identifica tramite tessera con barcode • colloca i volumi, anche più di uno contemporaneamente, sul piano di appoggio • al termine della transazione, stampa la ricevuta con la data di scadenza del prestito • Restituzione • L’utente seleziona la funzione di Restituzione sullo schermo touchscreen • colloca un volume alla volta sul piano di appoggio • al termine della transazione, stampa la ricevuta di avvenuta restituzione

17. Self Check 3M Conclusioni

18. Self Check 3M Conclusioni

19. Self Check 3M Conclusioni

20. Self Check 3M Conclusioni

21. Self Check 3M. Casi particolari sugli utenti • Utente non riconosciuto dal sistema (tessera non valida, o errata) • Utente privo di diritti di accesso al prestito (sospeso per sanzione, o con diritti scaduti, o non iscritto alla SL) In entrambi i casi la transazione non è possibile, e l’utente torna al bancone di accoglienza

22. Self Check 3M. Casi particolari sulle copie • Tentativo di prestito di copia non ammessa • per status copia • perché non recuperata nell’Opac • Restituzione di libri prenotati (transazione bloccata dalla biblioteca, per impossibilità di comunicare il rientro all’utente in attesa) • Restituzione in ritardo (transazione bloccata dalla biblioteca, per impossibilità di notificare la relativa sanzione) In questi casi la transazione non è possibile, e l’utente torna al bancone di accoglienza

23. Self Check 3M Conclusioni

24. Self Check 3M. Valutazione del servizio

25. Self Check 3M. Valutazione del servizio

26. Self Check 3M. Valutazione del servizio

27. Self Check 3M. Valutazione del servizio

28. Self Check 3M. Valutazione del servizio

29. Self Check 3M. Conclusioni • Premessa: incremento complessivo del servizio • Vantaggi: • Ottimizzazione delle risorse • Riduzione dei tempi di attesa • Miglioramento della customer care • Da verificare: • Dislocazione della macchina • Modalità della promozione

30. Immagine sede evento 46a Assemblea ITALE GRAZIE! Firenze, 1 dicembre 2011 19/11/11 45a Assemblea ITALE