Elektronik Defter

1. Elektronik Defter Uğur DOĞAN İdea Teknoloji Çözümleri Genel Müdür Yardımcısı Cep: 0 533 924 61 82 ugur.dogan@ideateknoloji.com.tr

2. SUNUM PLANI • e-Deftere Giriş • e-Defter ve Denetim • e-Defter Hazırlanırken Dikkat Edilecek Hususlar • Kağıt Defter / Elektronik Defter Farkları • Kayıt Saklama Gereksinimleri

4. e-DEFTER

5. e-Defter Tanım Şekil hükümlerinden bağımsız VUK ve/veya TTK uyumlu Tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan Elektronik kayıtlar bütünü

6. Kimler e-Defter Tutabilir? Bilanço usulüne göre defter tutan: • Gelir vergisi mükellefleri, • Kurumlar vergisi mükellefleri

7. e-Defter Tutmanın Koşulları Tüzel Kişi Gerçek Kişi • ÖN KOŞUL • Elektronik imza / Mali Mühür • Uyumlu yazılım • ÖN KOŞUL • Mali mühür • Uyumlu yazılım

8. Uyumlu Yazılımlar e-Defter Uyumlu Yazılımların listesi: http://www.edefter.gov.tr/uyumlu_program.html

9. Başvuru • www.edefter.gov.tr adresi • e-Defter Başvuru Formu ve Taahhütnamesi • Mali mühür veya NES

10. Elektronik Ortamda Tutulacak Defterler defter

11. e-İmza & Mali Mühür Elektronik İmza/ Mali Mühür Mali Mühür • Kaynak • Bütünlük • Kurum • Kişi • Değişmezlik

12. e-Defter Standardı:XBRL Genişletilebilir İşletme Raporlama Dili

13. 1 3 4 e-Defter İş Süreçleri 2 XBRL formatında İmza/mühür değeri e-Defter beratının mühürlenmesi e-İmza veya mali mühür 8 7 5 6 e-Defter beratının yüklenmesi GİB’in beratı onayı + e-Defter Uygulamasına giriş e-Defterini ve beratı muhafazası

14. e-Defter Beratı

15. e-Defter Beratı Yükleme E-Defter Beratları Manuel : https://uyg.edefter.gov.tr/edefter/ adresinden Ya da e-Defter yazılımının kurulu olduğu programdan web servis bağlantısı ile direkt yükleme yapabilirler

16. Muhafaza ve İbraz • e-Defterler, istenildiğinde ibraz edilmek üzere ilgili olduğu beratları ile birlikte muhafaza edilmek zorundadır. e-Defter e-Defter Beratı

17. Zorunluluk Kapsamındaki Mükellefler • e-Fatura uygulamasına geçme zorunluluğu getirilen mükellefler

18. 67 No.lu VUK Sirküleri Elektronik defter uygulamasında defterler aylık dönemler itibarıyla tutulacağından zorunluluk kapsamına giren mükellefler 2014 Aralık ayı içerisinde başvurmaları durumunda,  2014 Aralık döneminin defterlerini aylık olarak oluşturamayacaklardır. Buna göre 421 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında elektronik defter tutma zorunluluğu bulunan mükelleflerden; a) Elektronik defter uygulamasına 2014 Aralık ayı içerisinde başvuranların 1/1/2015 tarihinden itibaren, b) Elektronik defter uygulamasına 2014 Aralık ayından önce başvuranların en geç 2014 Aralık ayından başlamak üzere, c) Özel hesap dönemine tabi olanların 1/12/2014 tarihinden önce elektronik defter uygulamasına başvuru yapmaları ve en geç 2014 Aralık ayı içerisinde, elektronik defter tutmaya başlamaları gerekmektedir. hükümleri getirilmiştir.

19. Değişiklikler 2 sıra numaralı Elektronik Defter Genel Tebliğ ile; 13/12/2011 tarih ve 28141 sayılı Resmi Gazete’ de yayımlanan 1 sıra numaralı Elektronik Defter Genel Tebliğinin bazı bölümleri değiştirilmiştir.

20. 2 No.lu e-Defter Tebliği (I)

21. 2 No.lu e-Defter Tebliği (II)

22. e-Defter Hakkında Doğru Bilinen Yanlışlar (I) e-Defter beratımı yüklerken muhasebe kayıtlarım Gelir İdaresi Başkanlığı’na aktarılıyormuş… GİB’e onaylattığım e-defterde hata yaparsam sonradan bunun düzeltilmesi imkanı yokmuş… e-Defter kullanan bir mükellef artık Ba-Bs formlarını, gelir tablosu ve bilançoyu vermeyecekmiş…

23. e-Defter Hakkında Doğru Bilinen Yanlışlar (II) e-Defter vergi denetimi de yapıyormuş… e-Defteri hazırlamak çok uzun ve zahmetli bir süreçmiş… Gönüllü olarak e-faturaya geçenler e-deftere de geçmek zorundalarmış…

24. e-Defter ve Denetim

25. e-Defter Denetiminin Önemi e-Defter aylık oluşturulur. GİB’den ‘’berat’’ alındıktan sonra e-Defterde değişiklik yapılamaz. Pro-aktif denetime imkan sağlar.

26. e-Defter ve Denetim Uyum denetimi İç denetim Dış denetim: Bağımsız denetim, YMM tam tasdik Vergi denetimi e-Denetim Uzaktan erişim ve denetim Self-Audit File (SAF)-Ön Denetim

27. e-Defter Uyum Aracı Amaç: e-Defter GİB’e onaylatılmadan önce var olan teknik hataları/eksiklikleri tespit etmek. • GİB’denindirilen beratlar e-defter üzerinde yer alan imzayı doğruluyor mu? • e-Defter yevmiye parçaları ile defter-i kebir parçaları birbiri ile uyumlu mu? • sourceApplicationalanına yazılan uyumlu yazılım yayımlanan bir uyumlu yazılım mı? Kontroller:

28. Self-Audit File (SAF)-I Amaç: e-Defter GİB’e onaylatılmadan önce var olan: • Vergi • Muhasebe hatalarını/eksiklikleri bulmak

29. Self-Audit File (SAF)-II Herhangi bir tarihte «Kasa» hesabı alacak bakiye vermiş mi? Tek seferde kasadan 8.000 TL ve üzeri ödeme var mı? Dönem sonunda vadeli çeklere reeskont uygulanmış mı? Borç senetlerine reeskont ayrılmışsa, alacak senetlerine de ayrılmış mı?

30. e-Defter Uygulamasında Dikkat Edilecek Hususlar

31. Uyumlu Yazılım • Uyumluluk, e-defter tutmada kullanılan yazılımların, www.edefter.gov.trİnternet adresinde yayımlanan kılavuzlarda belirtilen format, standart ve diğer teknik hususları sağlamasını ifade eder. • Bir yazılımın uyumlu olabilmesi için Gelir İdaresi Başkanlığınca yapılan testleri başarılı ile geçmesi gerekmektedir.

32. Platform Bağımsız • Uyumluk onayı alan yazılımın her türlü muhsebe sistemi veya ERP ile entegre bir şekilde çalışabileceğinin, muhasebe sistemi veya ERP’ye herhangi müdahale yapılmadan Gelir İdaresi Başkanlığından test edilerek onaylandığını ifade eder.

33. Mali Mühür Başvurusu • e-Defter uygulamasında kullanılacak Mali Mühür Sertifikasına başvurmak için, https://mportal.kamusm.gov.tr/bp/edf.goadresine gidilir. Açılan sayfada ilgili alanları doldurarak başvuru gerçekleştirilir. Bu link üzerinden başvurduğunuzda sadece Mali Mühür Sertifikası için başvurmuş olacaksınız. E-Defter Uygulama başvurusu ayrıca GİB üzerinden yapılmalıdır. • e-Fatura veya e-Defter başvuru yöntemi ile üretilen Mali Mühür Sertifikası aynı özelliklere sahip olup, her iki uygulamada da kullanılabilmektedir. • Başvurunun tamamlanabilmesi için başvuruyu yapan şirket şirket imza yetkilis bilgilerinin mersis veri tabanında veya vergi dairesinde güncel olması geeklidir.

34. Başvuru • Elektronik Defter uygulamasından yararlanabilmek için mutlaka başvuru yapmak gereklidir. • Başvurulan ayı takip eden ayın başından itibaren e-defter tutululmak zorunda • Yalnızca elektronik başvuru yapılabilir. • Elektronik Defter uygulamasına başvuru yapmak isteyen mükelleflerin veya temsilcilerinin https://uyg.edefter.gov.tr/edefterbasvuru/adresindeki e-Defter başvuru bağlantısındaki gerekli formları doldurup • onaylamaları gerekmektedir. • Başvuru formu Mali Mühür Sertifikası ile imzalanmalı

35. Başvuru e-Defter başvuru formunda doldurulması zorunlu alanlar Tüzel Kişi Mükellefler  Vergi Kimlik Numarası (VKN)  Unvanı  Uyumlu Yazılım  Adresi  Telefon Numarası  Elektronik Posta Adresi  Adı  Soyadı  Telefon Numarası  Cep Telefonu  Elektronik Posta Adresi

36. Başvurunun Tamamlanması • İşlem Başarılı onay mesajı ile başvuru işleminin başarılı bir şekilde tamamlandığı anlaşılır. • Herhangi bir hata varsa onay mesajı yerine hata mesajı ve hataya ilişkin açıklama ile ilgili bilgilendirme yapılacaktır. • Ayrıca Gelir İdaresi Başkanlığınca başvuru formunda belirtilen e-posta hesabına, elektronik defterin ne zamandan itibaren GIB sistemine yüklenmesi gerektiği bilgisi, başvuru evrağının pdf kopyası ve başvurunun evrak numarası bilgileri gönderilir. Form doldurulup Kaydet butonuna basıldıktan sonra Java appletiçalışacaktır. Ardından tüzel kişiler, diğer kurum ve kuruluşlar ve tüzel kişiliği olmayan ortaklıklar mali mühürle, gerçek kişi mükellefler ise nitelikli elektronik imza veya mali mühürle başvuruya devam eder.

37. e-Deftere Geçiş Dönemi SORU :18 Kasım 2014 tarihinde e-defter uygulamasına başvuru yapıp 1 Ocak 2015 tarihinden itibaren e-defter tutulabilir mi? CEVAP : 18 Kasım 2014 tarihinde uygulama başvuru yapılırsa 1 Aralık 2014 tarihi itibariyle e-defter tutmaya başlamak gereklidir.

38. Hesap Dönemi İçerisinde e-Deftere Geçiş • Hesap dönemi veya takvim yılı içerisinde de elektronik defter tutmaya başlanabilir. • Ancak hesap dönemi veya takvim yılı içerisinde elektronik defter tutmaya başlayanlar, e-defter tutmaya başladıkları tarihi izleyen bir aylık süre içerisinde kağıt defterlerine kapanış tasdiki yaptıracaklardır.

39. e-Deftere Geçiş Dönemi SORU : e-Defter’de açılış ve kapanış tasdiki nasıl olur? CEVAP : Elektronik defter tutma sürecinde hesap döneminin ilk ayının beratının alınması açılış onayı, son ayının beratının alınması ise kapanış onayı yerine geçer.

40. e-Defter • VUK Mükerrer 242 inci Madde • Bu Kanunda ve diğer vergi kanunlarında defter, kayıt ve belgelere ilişkin olarak yer alan hükümler elektronik defter, kayıt ve belgeler için de geçerlidir. Maliye Bakanlığı, elektronik defter, belge ve kayıtlar için diğer defter, belge ve kayıtlara ilişkin usul ve esaslardan farklı usul ve esaslar belirlemeye yetkilidir.

41. e-Defter Tutma Defter ve İşletme ile ilgili bilgiler ; • Defter sahibinin; gerçek kişilerde adı soyadı, tüzel kişilerde unvanı • Defter sahibinin iletişim bilgileri (adres, telefon, e-posta adresi), • Defterin türü, • Defterin ilgili hesap dönemi • Hangi ayın defteri olduğu • İşletmenin faaliyet kodu (NACE) • SMMM Bilgileri

42. e-Defter Tutma Yevmiye Kayıtları ile ilgili Bilgiler; • Muhasebe kaydının dayandığı belgelerin türü • Muhasebe kaydının dayandığı belgelerin tarihi • Muhasebe kaydının dayandığı belgelerin sayıları • Satır Numarası • Muhasebe fiş numarası • Eğer kayıt bir ödemeyi içeriyorsa ödeme yöntemi

43. Kağıt Defterler Yevmiye defteri MADDE 6 - (1) Yevmiye defteri, kayda geçirilmesi gereken işlemlerin ilgili belge veya ispata dayanan evraktançıkarılarak tarih sırasıyla ve "madde" halinde düzenli olarak yazıldığı defterdir. (2) Yevmiye maddelerinin en az aşağıdaki bilgileri içermesi şarttır: a) Madde sıra numarası, b) Tarih, c) Borçlu hesap, ç) Alacaklı hesap, d) Tutar, e) Her kaydın dayandığı belgelerin türü ile varsa tarihleri ve sayıları. (3) Yevmiye defteri ciltli ve sayfaları müteselsil sıra numaralı olur; vergi kanunlarına uygun olmak şartıyla müteharrik yapraklı defterler de kullanılabilir.

44. e-Defter Tutma

45. e-Defter Tutma • Defterler yüklenirken, ay atlanmasına izin vermez. İlgili ayda hiç kayıt olmasa bile defter oluşturulup berat GİB’e yüklenmelidir. • GİB’e yüklenmiş, GİB’den onaylı beratları alınmış bir tarih aralığı için bir daha defter oluşturulamaz, aynı şekilde ileri bir tarihi de kapsayacak şekilde defter oluşturulamaz.

46. e-Defter Tutma SORU: e-Defterimi oluşturdum ve ilgili beratları aldım, Kayıtlarımda değişiklik yapmam gerekiyor mevcut beratı silip yenisini alabilir miyim? Hayır Defterlere ait beratlar alındıktan sonra değiştirilmesi yeniden alınabilmesi mümkün değildir. Düzeltme kayıtları cari dönemde yapılmalıdır.

47. e- Defter Beratı E-Defter Beratı Nedir? 1 sıra numaralı Elektronik Defter Genel Tebliğinde yer alan esaslar çerçevesinde, elektronik ortamda oluşturulan defterlere ilişkin olarak, Başkanlık tarafından belirlenen standartlara uygun bilgileri içeren ve Başkanlık Mali Mührü ile onaylanmış elektronik dosyadır.

48. e- Defter Beratı Yükleme Zamanı • Hesap dönemi içerisinde defterler aylık oluşturulur. • Gerçek kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar kendilerine ait güvenli elektronik imza veya mali mühür ile imzalar. • Tüzel kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar (Hesap döneminin son ayına ait defterler kurumlar vergisi beyannamesinin verildiği ayın son gününe kadar) kendilerine ait mali mühür ile onaylar.

49. e- Defter Beratı Yükleme / Zaman Damgası • Herhangi bir kesinti veya sistem arızası nedeni ile beratların Başkanlık tarafından onaylanması işleminin gerçekleştirilememesidurumunda söz konusu beratlar, TÜBİTAK’ tan alınan zaman damgası kullanılarak mühürlenecektir. • Beratların, Başkanlığa sunumunu engelleyen kesinti veya arıza durumunun ortadan kalkmasını takiben ilgili beratların tekrar Başkanlık onayına sunulması işlemi gerçekleştirilecektir.

50. Muhafaza ve İbraz • Elektronik defterler, beratları ile birlikte muhafaza edilmek zorundadır. • Elektronik defterler kâğıt ortamında saklanmayacaktır. • Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, elektronik defterlerin ve beratların doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin olan her türlü elektronik kayıt ve veri ile doğrulama ve görüntüleme araçlarının tümünü kapsar