COMPROMISO DE LOS REGISTRADORES FRENTE AL SIG

1. Ministerio de Justicia y del Derecho Superintendencia de Notariado y Registro República de Colombia SEMINARIO TALLER: SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN -SIG COMPROMISO DE LOS REGISTRADORES FRENTE AL SIG BIENVENIDOS

2. Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio de Justicia y del DerechoRepública de Colombia COMPROMISO DE LOS REGISTRADORES DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS Proporcionar toda la información requerida, relacionada con el Sistema de Gestión de la Calidad, promover e impulsar su implementación en la oficina a su cargo, capacitarse en el tema y liderar el proceso en sus diferentes etapas, contando con el apoyo del nivel central.

3. Ministerio de Justicia y del Derecho Superintendencia de Notariado y Registro República de Colombia LO QUE DEBO SABER ¿Cuál es mi caracterización? ¿En qué macroproceso, proceso y procedimientos participo? Calidad ¿Conozco el plan anual de gestión de mi macroprocreso? ¿Cuáles no conformidades y acciones correctivas se han detectado en mi proceso?

4. Productos

5. Ministerio de Justicia y del Derecho Superintendencia de Notariado y Registro República de Colombia LO QUE DEBO SABER ¿Existen formatos dentro de mi proceso, están codificados? ¿Qué mejoras existen en mi proceso desde la auditoria anterior? Usuario Feliz! ¿A qué objetivo de calidad apunta mi proceso? ¿Cómo se mide mi proceso?

6. Servicios

7. Ministerio de Justicia y del Derecho Superintendencia de Notariado y Registro República de Colombia LO QUE DEBO HACER Jornadas internas de socialización con el equipo de trabajo del proceso. Ingresar a la documentación de mi proceso a través de la página web Remitir las actualizaciones a los procesos, procedimientos, formatos, indicadores, mapa de riesgos, a la oficina asesora de planeación para su revisión y posterior publicación.

8. Identificar y tratar la resistencia al cambio

9. Ministerio de Justicia y del Derecho Superintendencia de Notariado y Registro República de Colombia LO QUE DEBO HACER Organizar e Identificar los documentos relacionados con los elementos del SIG Realizar seguimientos y análisis de datos del comportamiento de los indicadores establecidos dentro del proceso. Realizar seguimiento al mapa de riesgo y al plan anual de gestión.

11. Ministerio de Justicia y del Derecho Superintendencia de Notariado y Registro República de Colombia LO QUE DEBO TENER Carpeta física para el plan anual de gestión con su seguimiento y soportes Carpeta física para el mapa de riesgo con su seguimiento y soportes Carpeta física con hoja de vida del indicador con su seguimientos, análisis de datos y soportes Carpeta formato acciones correctivas preventivas, actas de cierre y soportes si lo amerita

13. Ministerio de Justicia y del Derecho Superintendencia de Notariado y Registro República de Colombia LO QUE DEBO TENER Carpeta plan de mejoramiento CGR soportes si amerita Escoger grupo que atenderá la auditoría (coordinadores, líder). Unidad de criterio entre el grupo (el auditor no es un paño de lagrimas, conocimiento detallado, pro actividad).

14. Ministerio de Justicia y del Derecho Superintendencia de Notariado y Registro República de Colombia • CONSEJOS PARA IMPLEMENTAR EL SIG • Trabaje la resistencia al cambio • Cree estímulos • Los procedimientos requieren tiempo • Reduzca la documentación • Parta de las necesidades y expectativas de los usuarios • Creatividad ante todo • Paciencia • Hágalo fácil • Mejoramiento continuo • No es una moda • Mejore la comunicación • Póngase en los zapatos de los demás • Dedíquele tiempo a la planeación • Definitivamente es cultura

15. Ministerio de Justicia y del Derecho Superintendencia de Notariado y Registro República de Colombia “Quiero cambiar el mundo, pero el mundo es inmenso…Empezaré por mi país, pero es tan grande…Entonces intentaré con mi Entidad, pero no puedo llegarle a todos…Ya sé: empezaré por mi mismo”.Weisel