Aspectos Financieros del VII Programa Marco

1. Aspectos Financieros del VII Programa Marco Carlos Barriocanal Medrano c.barriocanal@cetauditores.com CET AUDITORES, SL José Lázaro Galdiano, 428036 MadridTel.: 913144138 Fax: 913440315www.cetauditores.com

2. Principales Novedades del 7º Programa Marco • Eliminación de los modelos de costes: Full Cost  Full Cost Flat Rate  Adittional Cost • Modificación de los % de financiación; • Aceptación de costes medios de personal (con determinados requisitos) • Equipos: Se elimina la condición de haberse adquirido como máximo 6 meses antes del inicio del proyecto. •  Modificación (en determinados casos) de los % de overheads (flat rate) • Reducción del número de auditorías sobre los Estados Financieros y creación de las auditorías metodológicas; • Ampliación del plazo de presentación de informes e Estados Financieros (pasa de 45 a 60 días)

3. ¿Qué documentos debo conocer y donde puedo obtenerlos? Certificates issued by external auditors: Guidance notes for Beneficiaries and auditors Guide to Financial Issues relating to Indirect Actions of the 7FP Acuerdo de Subvención y sus Anexos Todos estos documentos pueden obtenerse en la siguiente página Web http://cordis.europa.eu/fp7/find-doc_en.html

4. La participación en el VII Programa Marco CONSORCIO Financiación Beneficiario 1 y coordinador Proyecto Beneficiario 2 Momento 0: Beneficiario 3 Beneficiario …. Form C de todos los socios CONSORCIO Beneficiario 1 y coordinador Al final de cada periodo: Form C Beneficiario 2 Form C Beneficiario 3 Form C Beneficiario …

5. El Estado de Costes: El Form C Es el Estado de costes en el que el Beneficiario declara los costes en que ha incurrido en la realización del proyectoen el periodo al que hace referencia. Consta de un encabezado y 6 partes: Encabezado: Información general sobre el proyecto y el beneficiario; 1ª Parte: Declaración de los costes elegibles por actividades; 2ª Parte: Declaración de receipts (ingresos) 3ª Parte: Declaración intereses de la prefinanciación 4ª Parte: Información sobre Certificados de metodologicos; 5ª Parte: Información sobre Certificados s/ Estados de Costes; 6ª Parte: Declaración del Beneficiario

6. El encabezado: Completar el Form C

7. Principios esenciales que rigen el 7º PM Los Ingresos generados por el proyecto no podrán ser superiores a los gastos. Principio de no beneficio Todos los costes deben declararse sin margen de beneficio. El coste del proyecto es asumido de manera conjunta por el beneficiario y por la CE. Principio de cofinanciación

8. Elaboración del presupuesto y la Contribución Financiera Máxima Comunitaria La parte financiera del proyecto se plasma en los GPF (Grant Preparation Form) y forma parte de la propuesta. La suma de todas las contribuciones financieras de todos los beneficiarios componen la Contribución Financiera Máxima Comunitaria.

9. La Contribución Financiera Comunitaria al declarar los costes Presupuesto del Proyecto Contribución Financiera = Parte del presupuesto del proyecto financiada por la CE. La contribución financiera puede adoptar las siguientes formas: Reembolso de costes elegibles; Tarifas fijas (Lump sums) para los ICPC (International Cooperation Partner Country); Otras tarifas fijas (Lump sums) Afecta a algunas Redes de Excelencia (cuando lo prevea la convocatoria) 23.000 € por investigador/año

10. Contribución Financiera Comunitaria (Reembolso de gastos elegibles) Importe de los Gastos elegibles del proyecto % de financiación de la CE Contribución Financiera Comunitaria x = Condicionado por Tipo de organización Actividad Grupo 2 Grupo 1 Investigación y Desarrollo Tecnológico Otras Actividades Resto de Entidades Demostración PYMEs Organismos públicos sin ánimo de lucro Universidades Organizaciones de investigación no lucrativas

11. Contribución Financiera Comunitaria (Reembolso de gastos elegibles) Ejemplo: Una Universidad, durante el primer periodo de un proyecto, ha tenido gastos por importe de 130.000,00 €. El desglose por actividades es el siguiente:

12. Resolución de problemas: Diferencias entre presupuestado - Real  No se precisa modificar el Acuerdo de Subvención: Cuando se transfierapresupuesto entre los socios e incluso entre actividades pero no se modifique el trabajo definido en el Anexo 1 del Acuerdo de Subvención (Descripción del trabajo).  Es necesario modificar el Acuerdo de Subvención: Cuando se produzca una modificación del trabajo descrito en el Anexo 1. Se entiende que esta circunstancia tiene lugar por ejemplo cuando. Ejemplo: PRESUPUESTO

13. Resolución de problemas: Diferencias entre presupuestado - Real Ejemplo (continuación): Aunque los costes reales del proyecto fuesen 200.000,00 € en vez de los 180.000,00 € inicialmente presupuestados. La Comisión Europea no pagará en ningún caso, y con independencia de las desviaciones presupuestarias que se produzcan en el proyecto, más de 90.000,00 €. Si por razones sobrevenidas un trabajo que tenía asignado la Entidad A, finalmente fuese realizado por la Entidad B se podrán efectuar transferencias en el presupuesto sin que sea necesario solicitar una modificación del Acuerdo de Subvención. Si por el contrario se decide que un trabajo previsto en el Anexo Técnico (Anexo I) debe ser modificado o no ser realizado sí será necesaria la modificación del Acuerdo de Subvención.

14. Los gastos elegibles del proyecto Importe de los Gastos elegibles del proyecto % de financiación de la CE Contribución Financiera Comunitaria x =

15. Requisitos para que un gasto sea elegible (Art. 14.1 del AS) Ser gastos reales Incurridos por el beneficiario Incurridos durante el periodo de ejecución del proyecto Determinados de acuerdo con los principios habitualmente empleados por el beneficiario Se han generado exclusivamente para lograr los objetivos del proyecto Empleando unos principios de economía, eficiencia y efectividad Se han registrado en la contabilidad del beneficiario Aparecen en el presupuesto incluido en el Anexo I del acuerdo de subvención

16. Gastos no aceptables (Art 14.3 del AS) Impuestos indirectos identificables (incluido el IVA) Intereses Provisiones Pérdidas de cambio Costes incurridos en relación con otro proyecto Comunitario Gastos excesivos o extravagantes Pago de dividendos

17. Tipos de Gastos Ejemplos: Horas dedicadas al proyecto, viajes para asistir a las reuniones del proyecto, compra de reactivos químicos, etc. Gastos Directos Gastos que pueden ser directamente atribuidos a un proyecto Ejemplos: Suministro eléctrico, agua, teléfono, alquileres, personal de administración, etc Gastos que no pueden ser directamente atribuidos a un proyecto. La imputación a cada actividad, departamento y proyecto se realiza a través de un criterio de reparto Gastos Indirectos

18. Las categoría de costes Personal Viajes Gastos Directos Equipos Consumibles Subcontratación Gastos Indirectos

19. Personal ¿Qué personal se financia bajo el 7º PM de la CE como Gasto Directo?: Paratodoslos beneficiarios:Todo el personal que participe en el mismo, con independencia de que sean personal permanente o contratado específicamente para el proyecto. Eliminación de los Modelos de Costes. Cálculo del coste de personal imputable al proyecto: Coste de Personal imputable al proyecto Horas dedicadas al proyecto Tarifa Horaria X =

20. Personal: La tarifa horaria Coste de Personal imputable al proyecto Horas dedicadas al proyecto Tarifa Horaria X = Tarifa horaria Real Tarifa horaria Media Sueldo Bruto + Seguridad Social a cargo de la empresa + Aportación a planes de pensiones Coste del trabajador- Media Categoría + Seguros …….. Horas productivas + Coste del trabajador – Media Categoría Horas productivas s/ Convenio Colectivo - Absentismo (si hay información) Horas productivas

21. Personal: Las horas dedicadas al proyecto Coste de Personal imputable al proyecto Horas dedicadas al proyecto Tarifa Horaria X = ! El tiempo dedicado al proyecto debe ser registrado con una periodicidad máxima mensual durante la ejecución del mismo. Normalmente se utilizan Time-sheets (Partes de dedicación) • Los partes de horas deben incluir: •  Incluir el nombre del beneficiario; •  Incluirel nombre del trabajador; • Debe figurar el nombre del proyecto, como se indica en el acuerdo de subvención, y el código contable del proyecto; • Número de las horas cargadas al proyecto. Todas las horas reclamadas deben poder ser verificadas de una manera fiable; • Debe poder distinguirse las horas dedicadas a cada actividad de cada proyecto; • Deben estar firmados y autorizados por el jefe del proyecto;

22. Personal: Ejemplo del cálculo de coste de personal Sueldo bruto anual ……………………………. 42.000,00€ Seguridad Social a cargo de la empresa … 11.990,39 € Coste total Persona A…………………….…… 53.990,39 € Horas s/ Convenio Colectivo ………………..……. 1.840 Absentismo (Enfermedad y permisos)……..…….. -37 Horas productivas …………………….……………...1.803 Tarifa Horaria ………………………….…...29,94 €/horas Horas cargadas al proyecto s/ Time-sheets ………………....……. 700 Horas cargadas a otros proyecto s/ Time-sheets ……………..…. 900 Horas cargadas a actividades comerciales s/ Time-sheets …….. 203 Horas productivas totales …………………………….……………...1.803 IMPORTE A CARGAR AL PROYECTO (29,94 €/h x 700 horas) 20.958 € =

23. Personal: Problemas frecuentes • La suma de las horas dedicadas por una persona a la totalidad de actividades productivas es superior a las horas productivas consideradas: Gastos de personal: 60.000,00 € Tarifa horaria de personal:36,36 €/hora = Horas productivas: 1.650 Horas Rate Gasto Proyecto Proyecto CE ……………… 1.200 36,36 43.632,00 € Otros proyectos ………….. 450 36,36 16.362,00 € Acciones comerciales ....… 50 36,36 1.818,00 € Total horas ……………… 1.700 61.812,00 € Resumen Time-sheets Proyecto CE ……………… 1.200 Otros proyectos ………….. 450 Acciones comerciales ....… 50 Total horas ……………… 1.700 En este caso se recupera un coste superior al real (1.812,00 €)

24. Personal: Problemas frecuentes • La suma de las horas dedicadas por una persona a la totalidad de actividades productivas es superior a las horas productivas consideradas: Gastos de personal: 60.000,00 € Tarifa horaria de personal:35,29 €/hora = Horas productivas:1.650 1.700 Horas Rate Gasto Proyecto Proyecto CE ……………… 1.200 35,29 42.352,94 € Otros proyectos ………….. 450 35,29 15.882,35 € Acciones comerciales ....… 50 35,29 1.764,71 € Total horas ……………… 1.700 60.000,00 € Resumen Time-sheets Proyecto CE ……………… 1.200 Otros proyectos ………….. 450 Acciones comerciales ....… 50 Total horas ……………… 1.700 En este caso se recupera el coste exacto (60.000 €)

25. Viajes Participar en reuniones del consorcio Recogida de muestras Razones para viajar en un proyecto Difundir la existencia-resultados del proyecto …….. ! Los viajes deben realizarse siguiendo las condiciones habituales del beneficiario Ejemplos: Un viaje realizado en clase Business ü Procedimiento habitual del beneficiario Un viaje se realiza cargando dietas en vez de tickets ü Procedimiento habitual del beneficiario

26. Viajes: Documentación necesaria para la auditoría ¿Qué documentación suele ser necesaria para justificar los gastos de viaje? •  Liquidación de gastos; • Facturas, tickets, billetes… (recomendable tarjetas de embarque) • Actas de viaje o cualquier documentación que justifique la relación del viaje con el proyecto • Registro contable de los gastos; • Procedimientos de viajes establecidos por el beneficiario

27. Viajes: Problemas frecuentes • Justificación de la existencia efectiva del viaje y de la asistencia a las reuniones • Documentación no apropiada para justificar un viaje (extracto tarjeta de crédito) • Invitaciones a los miembros del consorcio • Prolongación de los días de estancia de los viajes • Aplicación de tipos de cambio • Inclusión de Impuestos Indirectos (IVA)

28. Equipos: Delimitación del Concepto Una compra debe ser tratada como un equipo cuando: Genere beneficios en el futuro El coste del equipo pueda ser medido de manera fiable En cualquier caso siempre que el beneficiario haya considerado el bien como activo en su contabilidad. ! Es posible cargar la amortización de equipos adquiridos con anterioridad al inicio del proyecto , siempre que la amortización se registre durante el periodo de ejecución del proyecto. !

29. Equipos – Importe a cargar en el Form C Incluidos todos los gastos necesarios para su instalación Excluido el IVA COSTE DEL EQUIPO x DESDE HASTA Fecha de Finalización del periodo reportado en el Form C La puesta en condiciones de funcionamiento DIAS TRANSCURRIDOS Fecha de Inicio del periodo reportado x El aplicado habitualmente por el contratista a bienes similares Recomendable: Uso de tablas fiscales % AMORTIZACIÓN x % IMPUTACIÓN Recomendable: Escrito en el que se justifiquen las razones por las que se ha considerado el % de imputación utilizado

30. Equipos – Ejemplo Inicio y finalización del periodo: 01/01/2008-31/12/2008 Precio Facturas (sin IVA): 50.000,00 € Fecha de puesta en funcionamiento: 01/03/2008 Amortización de bienes similares: 20% Dedicación al proyecto: 100% Cálculo del importe a declarar en el Form C: Días transcurridos: 300 (Utilizamos la función Excel DIAS360(Fecha Inicial;Fecha Final) 1er Periodo: 50.000,00 € x 20% x 300/360 x 100% = 8.333,33 2o Periodo: 50.000,00 € x 20% x 360/360 x 100% = 10.000,00 ………

31. Equipos: Problemas frecuentes • Falta de justificación de criterio empleado para determinar el % de dedicación de los equipos • Delimitación del concepto de equipo y consumibles (caso especial de los prototipos) Inclusión de Impuestos Indirectos (IVA)

32. Consumibles Cualquier consumible o fungible necesario para la implementación del proyecto puede ser cargado como gasto directo del proyecto. Únicamente son gastos aceptables si su compra se ha producido con posterioridad al inicio del proyecto. ! Para que sean aceptables deben haber sido adquiridos para ser utilizados exclusivamente en el proyecto. !

33. Consumibles: Problemas frecuentes • Tratamiento e implicaciones de las facturas internas • Inclusión de gastos generales en la partida de consumibles (toner, folios,…) Inclusión de Impuestos Indirectos (IVA)

34. Terceros (Third Party) Cualquier entidad que no firma el contrato de subvención. Pueden participar en un proyecto de 2 formas: El beneficiario puede cargar esos gastos en el Form C siempre que estén contabilizados por el tercero. Sin mediar contraprestación Poniendo a disposición del beneficiario recursos El beneficiario puede cargar el importe pagado al tercero. Debe existir un contrato donde se establezca el no beneficio Mediando contraprestación En ambos casos incluido en el Anexo 1 Caso 1 Subcontratación Realizando parte del trabajo ellas mismas Terceros vinculados al beneficiario. Es el caso de las Joint Reseach Units (JRU), European Economic Interest Grouping (EEIG) y los grupos de empresas. Caso 2 INCLUIR LA CLAUSULA ESPECIAL 10

35. Subcontratación La subcontratación es un tipo de Third Party. • Características que diferencian la subcontratación de otros Third Party son las siguientes: • El acuerdo se basa en las condiciones de mercado, es decir el subcontratista carga un precio que habitualmente incluye un margen de beneficio; • El subcontratista trabaja sin una supervisión directa del beneficiario y realiza partes especificas del trabajo por sí mismo; •  La motivación del subcontratista es económica no la investigación en sí

36. Subcontratación Como norma general los beneficiarios deben disponer de los recursos necesarios para llevar a cabo la totalidad del proyecto. La CE permite la subcontratación cuando existan razones que aconsejen la subcontratación (por ejemplo por razones de eficiencia) • Las condiciones que tienen que tener las subcontrataciones para tener la consideración de gastos elegibles son las siguientes: • No debe tratarse de ‘core’ actividades del proyecto; • Descripción de las tareas que serán subcontratadas en el Anexo I del Acuerdo de Subvención (no es necesario mencionar la entidad que realizará las tareas subcontratadas); • El contratista debe ser seleccionado por el beneficiario de acuerdo con el principio de mejor relación calidad-precio bajo las condiciones de transparencia e igualdad (en ningún caso consistirá en solicitar menos de 3 ofertas).

37. Subcontratación “In-house” • Los consultores son personas físicas que presten servicios por cuenta propia o a través de una empresa. Pueden ser asimilados al personal propio del beneficiario siempre que se cumplan de manera acumulativa las siguientes condiciones: • El contratista ha firmado un contrato que le vincula con la persona para las tareas que vaya a desarrollar en el proyecto; • El consultor debe trabajar bajo las instrucciones del beneficiario; • El consultor debe trabajar en las instalaciones del beneficiario (una excepción a este caso será el del teletrabajo cuando se acuerde entre ambas partes); •  El resultado del trabajo pertenece al beneficiario; • El coste que se paga por la participación del consultor no difiere significativamente del coste de los empleados de la misma categoría del personal propio del beneficiario; • Los gastos de viaje y manutención de los consultores relacionados con el proyecto deben ser pagados directamente por el beneficiario para ser elegibles.

38. Subcontratación: Problemas frecuentes • No mención de la subcontratación en el Anexo I • Inexistencia de contratos o contratos incompletos con los subcontratistas • Confidencialidad; • Propiedad de la información generada en el proyecto; • Coste del servicio y momento de pago; • Forma de resolución de incumplimientos, finalización del servicio. • Inexistencia de documentación sobre los criterios de selección utilizados

39. Gastos indirectos: Overheads Gastos que no pueden ser directamente atribuidos a un proyecto. La imputación a cada actividad, departamento y proyecto se realiza a través de un criterio de reparto Overheads Existen 4 métodos para determinar el coste a cargar a un proyecto: Cálculo de los costes indirectos reales - Normal GASTOS REALES GASTOS REALES Cálculo de los costes indirectos reales – Método simplificado Cálculo de los costes indirectos basado en una tarifa fija (Flat Rate) Cálculo de los costes indirectos con máximo del 7% s/ Gtos Directos

40. Cálculo de los costes indirectos reales Gtos de Amortizaciones Gastos de RRHH Fras de teléfono Gastos de Alquiler Gastos de Dirección Fras de electricidad ¿Cómo se reparten estos costes? ACTIVIDADES Proyecto D Proyecto C Proyecto B Proyecto A Actividad A Actividad C Actividad B

41. Overheads: Cálculo de gastos indirectos reales - Normal ¿Quién puede utilizarlo? Beneficiarios que dispongan de una contabilidad analítica que les permita calcular los costes indirectos a nivel de departamento, centro… Criterios de reparto de los gastos indirectos entre los directos  Calcular un % de gastos directos entre los gastos de personal directos: Gastos indirectos Gastos personal directo  Calcular una tarifa horaria: Gastos indirectos Nº Horas personal directo

42. Overheads: Cálculo de gastos indirectos reales - Normal Ejemplo: Cifra de gastos indirectos: 2.300.000 € Número de trabajadores directos: 200 trabajadores Horas productivas por trabajador: 1.700 horas Horas productivas totales de todo el departamento (200 trabajadores x 1.700 horas): 340.000,00 h Gastos de personal directo: 7.200.000 €

43. Overheads: Cálculo de gastos indirectos reales - Normal Ejemplo (continuación): Opción 1: Porcentaje de Gastos indirectos sobre Gastos directos:

44. Overheads: Cálculo de gastos indirectos reales - Normal Ejemplo (continuación): Opción 2: Cálculo Tarifa Horaria de Gastos indirectos: De las dos opciones que se han expuesto aquí y, de cualquier otra que se pueda plantear, el beneficiario deberá aplicar la que utilice habitualmente para el cálculo de gastos indirectos. !

45. Overheads: Cálculo de gastos indirectos reales – Método Simplificado ¿Quién puede utilizarlo? Beneficiarios que dispongan de una contabilidad analítica que no les permite calcular los costes indirectos a nivel de departamento, centro… sí pueden calcular los overheads para la organización en su conjunto. Aspectos adicionales Para utilizar este método no se precisa autorización previa de la CE. Las condiciones para utilizar este método son las siguientes: Obtención del cálculo a nivel de beneficiario Estar de acuerdo con la política habitualmente empleada por el beneficiario Basado en los costes reales registrados en las CCAA del último ejercicio cerrado Todo lo comentado sobre criterios de reparto en el Método Normal también será de aplicación a este método.

46. Overheads: Cálculo de gastos indirectos reales – Tarifa fija (flat rate) ¿Quién puede utilizarlo? Cualquier beneficiario. ¿En qué consiste? En calcular el overhead como un % fijo sobre: Gastos Directos - Gastos de subcontratación Recursos puestos a disposición del Beneficiario por terceros (si no realizan trabajo en las instalaciones del beneficiario) -

47. Overheads: Cálculo de gastos indirectos reales – Tarifa fija (flat rate) ¿Cuál es el %? 20% Es el % habitual. % Tipo de transición (para convocatorias anteriores al 01/01/2010) con posterioridad se fijará otro % que no será inferior al 40%. 60% Puede ser utilizado por: PYMES, Organismos públicos sin ánimo de lucro, Universidades Y Organizaciones de Investigación no lucrativas. Reservado a esquemas de financiación que incluyan actividades de Investigación y Desarrollo Tecnológico. Necesario que el sistema contable de la organización no pueda determinar los costes indirectos.

48. Overheads: Cálculo de gastos indirectos reales – Tarifa fija (flat rate) Ejemplo: La cifra de gastos indirectos susceptible de ser cargada, suponiendo que no se cumplen los requisitos para aplicar el tipo de transición y por tanto se debe aplicar el 20% sería de 47.000 € (235.000,00 € x 20%).

49. Overheads: Cálculo de gastos indirectos con un máx del 7% s/Gto Directos ¿Cuándo se utiliza? En el caso de: No incluye actividades de Investigación y Desarrollo Tecnológico. Acciones Coordinadas Acciones de soporte ¿Cuál es el %? Un 7% sobre: Gastos Directos - Gastos de subcontratación Recursos puestos a disposición del Beneficiario por terceros (si no realizan trabajo en las instalaciones del beneficiario) -

50. Overheads: Problemas frecuentes • Inclusión de conceptos no admisibles en el método de cálculo de gastos indirectos Gasto Comerciales y de relaciones públicas; Los gastos financieros; Los gastos extraordinarios; Provisiones y estimaciones; Cualquier otro gasto de los contemplados en el artículo II.14 del AS. • Falta de coherencia entre los criterios aplicados al realizar el cálculo de los gastos indirectos y declarar los gastos directos.