C ontrol de G estión I nstitucional C G I

1. Control de Gestión InstitucionalC G I CATÁLOGO DE Clasificación Archivística

2. Acrónimos CGI Sistema de Control de Gestión Institucional UA Unidad Administrativa de la SCT, Central o Centro SCT CGCA Cuadro General de Clasificación Archivística SICCA Sistema Automatizado de Integración de los Instrumentos de Consulta y Control Archivístico

3. 1. ¿Qué es la Clasificación Archivística para el CGI? 2. ¿Cuándo se debe indicar la Clasificación Archivística en el CGI? 3. ¿Para qué sirve la Clasificación Archivística en el CGI? 4. ¿Qué Clasificación Archivística debo utilizar en el CGI? 5. ¿Donde y cuando dar de alta la Clasificación Archivística en el CGI y quién lo debe hacer? 6. ¿Cuáles son los Pasos para dar de alta la Clasificación Archivística en el CGI? 7. ¿Qué criterios se deben considerar para crear la Clasificación Archivística en el CGI? INDICE

4. Campo obligatorio que debe proporcionarse en el registro de asuntos en el Módulo de Registro y Digitalización de Documentos (Captura) del CGI. Asuntos que se reciben en papel. • Campo que identifica la Serie, sub-serie y expediente con que se clasifica la documentación que se recibe en papel y que se considera como registro en el Control de Gestión de la UA. • Dato que nos permite identificar donde se encuentra localizado físicamente un documento en papel dentro de nuestra UA. • Catálogo del CGI que se debe generar a partir del Cuadro General de Clasificación Archivística de cada Unidad Administrativa para la clasificación de sus archivos físicos, junto con el catálogo de expedientes definidos en el SICCA del IFAI por cada UA. ¿Qué es la Clasificación Archivística para el CGI?

5. ¿Cuándo se debe indicar la Clasificación Archivística en el CGI? 1 Asuntos Recibidos en Papel en la Unidad Administrativa Módulo de Registro y Digitalización Envían asuntos en papel La Unidad Administrativa a través de su Oficina de Captura, realiza el registro de los asuntos en papel que serán ingresados en el CGI, al momento de realizar esta tarea se asigna una Clasificación archivística mediante el Módulo de Registro y Digitalización de Documentos del CGI. La Clasificación debe estar definida hasta el nivel de EXPEDIENTE.

6. ¿Para qué sirve la Clasificación Archivística en el CGI? • Para organizar los asuntos que se reciben en papel y que son registrados en el CGI, mediante la identificación documental a la que pertenecen. • Para agilizar la búsqueda física de documentos que fueron registrados en el CGI, que nos permita contar con ellos de una manera más rápida, es decir, conocer donde se ubican y estar en posibilidades de acceder a ellos de manera oportuna. • Para obtener consultas en línea de los documentos registrados identificándolos por su Clasificación archivística.

7. ¿Qué Clasificación Archivística debo utilizar en el CGI? 1 2 3 Asuntos Recibidos en Papel en la Unidad Administrativa Módulo de Registro y Digitalización Ejecutivo lee, atiende, turna y/o contesta Respuesta Una vez que el asunto este siendo atendido y su documentación física correspondiente se ubique en una Clasificación definitiva, el usuario que resguarde los documentos deberá informar a la Oficina de Captura para que esta a su vez en caso que aplique, actualice el asunto registrando el cambio de Clasificación archivística en el módulo de Registro y Digitalización de documentos mediante el folio del asunto. La Oficina de Captura deberá indicar la Clasificación Archivística con la que se identificará el asunto a registrar. En caso de desconocer donde será clasificado el asunto, el usuario podrá indicar la Clasificación “Seguimiento de Gestión” en el registro a generar.

8. ¿Donde y cuando dar de alta la Clasificación Archivística en el CGI y quién lo debe hacer? • La Clasificación Archivística se da de alta en el Módulo de Administración del CGI. • El usuario que puede dar de alta o modificar el catálogo de Clasificación Archivística deberá tener un perfil de administrador en el CGI de nuestra Unidad Administrativa y tener instalado el módulo de Administración. • El catálogo de Clasificación Archivística deberá ser proporcionado al administrador del CGI en la UA por el responsable del archivo de la propia UA, es decir, por parte de alguien que tiene el conocimiento y la responsabilidad del manejo de archivos físicos en la UA. • El catálogo de Clasificación Archivística deberá crearse antes de iniciar con el registro de asuntos en papel en el CGI, con el fin de contar con la información obligatoria para realizar el registro de información. • Los usuarios que utilizarán el catálogo de Clasificación Archivística son: Ejecutivo de Captura y Capturistas, los cuales deberán tener acceso al Módulo de Registro y Digitalización de Documentos del CGI, estos usuarios NO podrán modificar el catálogo, para dicha tarea deberán apoyarse con el administrador de su UA.

9. ¿Cuáles son los Pasos para dar de alta la Clasificación Archivística en el CGI? 1 El usuario Administrador ingresa al Módulo de Administración - > Catálogos -> Clasificación Archivística

10. ¿Cuáles son los Pasos para dar de alta la Clasificación Archivística en el CGI? cont… 2 El usuario Administrador se ubica en su Unidad Administrativa Correspondiente

11. ¿Cuáles son los Pasos para dar de alta la Clasificación Archivística en el CGI? cont… 3 El usuario Administrador con ayuda del botón derecho del ratón da de alta Series – Subseries y Expedientes de su Unidad Administrativa

12. ¿Qué criterios se deben considerar para crear la Clasificación Archivística en el CGI? Conocer el tipo de asuntos en papel que se registrarán en el CGI, ya que de ello dependerá cuántos y cuáles clasificaciones archivísticas se requieren y deberán estar disponibles en el catálogo, por lo que NO es necesario dar de alta todas las Clasificaciones Archivísticas de la UA. Tomar como base el Cuadro General de Clasificación Archivística (CGCA) de nuestra Unidad Administrativa (UA) para dar de alta el catálogo. Cada “Sección” del CGCA equivale a la oficina principal en el CGI, por lo que no es necesario crearla en el CGI. Cada “SubSección” del CGCA equivale a cada una de nuestras sub-oficinas de la oficina principal en el CGI, sin embargo en algunos casos, algunas SubSecciones deberán darse de alta en nuestra oficina Principal como Series porque no se relacionan directamente con una SubOficina Cada “Serie” del CGCA equivale a una Serie en el CGI y deberá crearse dentro de cada Sub-Oficina del CGI, pero si la “SubSección” del CGCA a la que pertenece la Serie fue creada en la oficina Principal, la “Serie” debe ser creada en el CGI dentro de la “SubSección” como Subserie.

13. ¿Qué criterios se deben considerar para crear la Clasificación Archivística en el CGI? Cont… Cada “Subserie” del CGCA equivale a una Subserie en el CGI y deberá crearse dentro de la “Serie” que la contenga. Cada expediente debe crearse en la Subserie correspondiente o en la Serie si no cuenta con Subserie, los expedientes en el CGI se crean tomando la información con que se cuenta en el SICCA para cada UA. La información que se debe dar de alta en el catálogo de Clasificación Archivística se toma con base en los puntos anteriores, por lo que NO se recomienda dar de alta información que NO corresponda a lo antes señalado y con ello contar con la misma información en todas las fuentes. Para que el Catálogo de Clasificación Archivística en el CGI pueda ser utilizado en el Módulo de Registro y Digitalización de Documentos, deberá estar definido hasta el nivel de EXPEDIENTES, es decir, si se cuenta solo con Series y Subseries los asuntos no podrán registrarse, se requiere obligatoriamente un EXPEDIENTE. En los documentos de Word anexos, se muestran dos ejemplo para crear la Clasificación Archivística en las UA’s.