200 likes | 324 Views
Planning praktisch 4 april 2007. Overzicht. Waarom plannen? Rol en taken van de planner Basisprincipes van de planning Planning tool Planning in praktijk voor creatie Planning in praktijk voor accounts Aandachtspunten. Waarom plannen?.
E N D
Overzicht • Waarom plannen? • Rol en taken van de planner • Basisprincipes van de planning • Planning tool • Planning in praktijk voor creatie • Planning in praktijk voor accounts • Aandachtspunten
Waarom plannen? • Kwaliteit, efficiëntie en rentabiliteit op jobs bewaken • Noodzaak voor globaal overzicht - centralisatie - coördinatie • Structureel element naast vastgelegde workflows • Voor een vlotte doorstroming van geïntegreerde jobs • Intensieve opvolging nodig om vooropgestelde deadlines te halen • Last minute input en feedback van klanten ASAP verwerken • Overboeking, gaten en verschuivingen beperken • Freelancers efficiënt inzetten
Rol van de planner Geen politieagent
Planning is wel: puzzelen
Taken van de planner • Plannen reserveren van creatie-uren • Anticiperen vooraf checken of de nodige input tijdig komt • Opvolgen nagaan of alles loopt zoals gepland en oplossingen zoeken bij eventuele problemen • Aanpassen schuivers en gaten opvullen of tijdstekort oplossen • Alarmbel bij dreigende planningchaos of te lange lead time And last but not least: Iedereen de juiste planningreflex bijbrengen
Basisprincipes van de planning • Opdracht beginnen = opdracht afwerken door 1 TEAM • ALLE aanvragen voor creatie verlopen via de planning • GEEN rechtstreekse opdracht aan creatie zonder de planning op de hoogte te brengen • Ingeplande jobs hebben IN PRINCIPE voorrang op niet ingeplande urgenties • UITPLANNEN is even belangrijk als inplannen • FIRST IN = FIRST SERVED • COMMUNICEER elke wijziging die invloed heeft op de planning
Planning tool • Planningtool: op Direct drive (M:\Planning) • Iedereen heeft toegang, enkel de planner kan wijzigen • Overzicht per week van alle creatieve teams en geboekte freelancers • Per dag per persoon kan 8 uur ingepland worden • 1 kleur per Account Manager • Rood = niet beschikbaar • Snel overzicht van beschikbare teams/tijd en van je eigen dag- en weekplanning
Planning voor creatieven:Help, we halen het niet! Neem je verantwoordelijkheid als creatief team • Check dagelijks je eigen planning • Ga achter de input aan als die er niet tijdig komt of meld dit aan de planning • Stem af met de account als er ontbrekende elementen zijn • Vermijd glijdende uurroosters in geval van een nieuwe briefing • Rek de tijd voor een concept niet op eigen houtje tot vlak voor de presentatie • Check na een briefing of de ingeplande tijd realistisch is • Check zelf ook eens of review - voorbreiding shooting – shooting - opvolging shooting – retouches… op je planning staan en geef zelf aan hoe lang je nodig hebt als je weet dat die zaken eraan komen.
KlantFeedback AECreative brief ADDoc klaar voor studio • AD / CopyConcept • Studio1ste studioversie • AD / Copy / CD / AEReview 1 en 2 • AD / CopyCheck • AD / CopyConcept boards • StudioLaatste studioversie • AD / CopyOK (stempel+handtekening) • AEPresentatie klant Het creatietraject 1 3 2 • AEDebriefing aan creatie • AD / Copy Uitwerking • Copy • Teksten afwerken en tekst-correcties • ADShooting/ illuvoorbereiden en opvolgen
Planning in praktijk voor accounts (1) • Zodra VOLDOENDE info om een job in te plannen ASAP aanvragen via e-mail • E-mail subject: klant – jobnummer – omschrijvingBanksys – 206309 – ad packagesVermeld in alle communicatie jobnr en omschrijving • Inplannen: niet alleen concept maar OOK: • Check briefing door Henny/Adriaan via Outlook • Briefing en reviews via Outlook voor Henny en Adriaan • Uitwerking concept • Voorbereiding shooting – shooting – opvolging shooting • Feedback klanten (inderdaad, moeilijk in te schatten) • Check AD en copy tijdens studiofase • Studio en productie • Andere BU (Atmo, CIC, DEV…) of externe leveranciers (Eurologos, mailing house…)
Planning in praktijk voor accounts (2) • Bondige – concrete – volledige – precieze uitleg: • Elementen van de job (vb. brief, A4 folder, AK, omslag, speciale kapvormen of andere speciale kenmerken) • Aantal versies en talen • Datum briefing, review, presenatie • Taal waarin het creatief concept moet voorgesteld worden • Hoeveel tijd mag er aan besteed worden door creatie? • Gewenst creatief team (indien nog vrij) • Deadline productie & dropdatum (maak ASAP een retroplanning)
Aandachtspunten • Vermeld zoveel mogelijk klant, jobnummer en omschrijvingin communicatie en op documenten(vb email, copy doc…) • Beschikbaarheid Henny & Adriaan : zoveel mogelijk vooraf inplannen via Outlook
Tips, suggesties, opmerkingen welkom! • Thanks!