Rendere fruibile e valorizzare un archivio storico

1. Rendere fruibile e valorizzare un archivio storico Lucilla Garofalo – Archivio centrale dello Stato lgarofalo@archivi.beniculturali .it 17 dicembre 2008

2. Argomenti • Descrizione/comunicazione • Standard e modelli di dati • banche dati e software di descrizione • Tipologie specifiche di fonti documentarie

3. Ruolo dello sviluppo delle tecnologie • Ruolo del mercato delle ICT (attraverso gli standard si controlla e influenza la qualità del prodotto) • Si richiede una maggiore razionalizzazione e formalizzazione delle procedure per applicare correttamente e per sviluppare le potenzialità • Determinare le regole per la conservazione a lungo termine • Comunicare, integrare, interoperare, condividere, accedere, partecipare

4. Normalizzazione: standard e modelli • Anche per gli archivi e i sistemi documentari maggiore e crescente bisogno di regole condivise • È un fenomeno che ha manifestazioni nazionali ed internazionali • È un fenomeno che ha investito sia le problematiche della gestione corrente dei documenti sia quelle degli archivi storici, in particolare la descrizione archivistica

5. Standard e modelli • Modello • Rappresentazione astratta degli elementi identificativi fondamentali di un oggetto/fenomeno per studio, applicazioni, diffusione, condivisione • Standard • Set di regole stabilite da organismi nazionali o internazionali, preposti alla normalizzazione, che costituiscono riferimenti certi e univoci. Sono elaborati da esperti del settore e non sono obbligatori • Servono, tra l’altro, per - migliorare le comunicazioni, - riconoscere la qualità e conferire autorevolezza ai risultati, - semplificare ed uniformare le attività.

6. banche dati/sistemi • La descrizione archivistica è necessariamente gerarchica e quindi multi-livellare • inoltre ogni strumento (dalla descrizione di un fondo, liste di autorità, indici, thesauri) dovrebbe essere “…progettato in raccordo con gli altri così da completarsi, accrescersi e supportarsi reciprocamente al fine di rendere accessibili in tutti i loro dettagli e in tutti i loro aspetti i fondi conservati” ICA/Comitato Standard descrittivi, Linee guida per l’elaborazione e la presentazione di strumenti di ricerca http://www.icar.beniculturali.it/biblio/pdf/standard/guidelines.pdf

7. Standard per gli archivi • ISAD (G) per la descrizione di fondi e delle parti che li compongono • ISAAR (CPF) per la creazione di informazioni controllate su soggetti produttori di archivi • ISDF per la descrizione delle funzioni e delle attività svolte dai soggetti produttori • ISDIAH per la descrizione di istituzioni che conservano archivi http://www.icar.beniculturali.it/index.php?it/102/standard-e-linee-guida

8. Software di descrizione • Arianna, Sesamo, Gea, DAM.Solutions • Comune riferimento agli standard di descrizione ICA • output principale la stampa di un inventario cartaceo • pubblicazione degli strumenti di ricerca su web • Aspetti critici e aspetti positivi

9. Modelli di struttura dei dati • Standard di contenuto • insiemi di regole che stabiliscono come fornire le informazioni (ISAD e ISAAR) • Standard di struttura • Identificano gli elementi che compongono una descrizione archivistica • Encoded Archival Description (EAD) / ISAD • Encoded Archival Context (EAC) / ISAAR

10. Linguaggi di marcatura • I due standard sono basati sui meccanismi formali forniti dai linguaggi di marcatura (in particolare XML-eXtensible Markup Language) • I linguaggi di marcatura consentono codificare un testo sulla base della sua struttura logica. Per procedere alla marcatura di un documento è necessario perciò averne individuato gli elementi strutturali (le porzioni) • L’insieme di tali elementi costituisce un modello strutturale - e quindi un modello di codifica - che viene denominato Document Type Definition (DTD) • Marcare un documento significa circoscrivere porzioni del testo tramite marcatori(tag) i quali • segnano i confini di una porzione di testo • indicano la natura e la funzione da essa svolta all’interno del testo

11. EAD in particolare • è una DTD che individua, denomina e definisce tutti gli elementi (marcatori) che costituiscono la struttura logica di un testo-inventario archivistico • ha la forza di uno standard internazionale • è indipendente da specifiche piattaforme tecnologiche e pertanto è alla base di qualsiasi strategia connessa alla conservazione a lungo termine delle informazioni in ambiente elettronico EAD. Descrizione archivistica codificata. Dizionario dei marcatori. Versione 2002, a cura di Giovanni Michetti, [Roma] ICCU, 2005

16. Documentazione fotografica • Istituto Luce e archivi partner (Aamod, Cineteca Friuli…) • Per il trattamento archivistico della documentazione fotografica utilizzato il modello dati elaborato dall'Istituto Centrale per il Catalogo e la Documentazione, la Scheda F (aggiornata per la struttura dati nella versione 3.00). http://www.iccd.beniculturali.it/Catalogazione/standard-catalografici/normative/scheda-f

17. Documentazione audiovisiva • "Cataloguing Rules For Film Archives" pubblicate nel 1991 dalla FIAF, la Federazione internazionale degli archivi di film • Le norme Fiaf trattano marginalmente la descrizione del contenuto dei documenti audiovisivi, che assume invece importanza decisiva per l'accesso al materiale filmico • ruolo dei thesauri • La scheda catalografica articolata in aree per la descrizione del contenuto, prevede l'inserimento di parole chiave (organizzate in authority file) per le informazioni sui soggetti, i luoghi, le persone documentati dai filmati, e un campo a testo libero per la descrizione delle sequenze. http://www.regesta.com/xdams-cms/jsp/sezione.jsp?t=catalogazione&radice=5&doc=34&hierStatus=6,1,5,5,1b,1b,0

18. Il sistema informatico per la descrizione delle interviste • per il trattamento di fonti orali l’amministrazione archivistica ha acquistato il software della Shoah Foundation Institute • circa 52000, durano in media 2.30, alcune anche 6-7. • Due sistemi connessi: database persone e indicizzazione • Thesaurus di 23.000 voci • le interviste registrate riguardano la storia familiare, le attività culturali, la vita religiosa, politica, scolastica o professionale sia nel periodo precedente alla Shoah che in quello successivo. Il dizionario pertanto contiene voci adatte a descrivere una grande varietà di circostanze. • l'intervista viene man mano suddivisa automaticamente in segmenti della durata di un minuto ciascuno. A tali segmenti il catalogatore può associare una o più voci di indice che definiscano in modo appropriato l'episodio raccontato.

20. Per saperne di più: Paola Carucci – Maria Guercio, Manuale di archivistica, Carocci editore, Roma 2008