Archivio medico cosa serve:

1. Archivio medicocosa serve: Anagrafica del cliente Codici di prestazione Dati sanitari Eventi

2. Anagrafica • Anagrafica prodotta in sede di accettazione (C.U.P.) - su dati dei sistemi informativi regionali (S.I.S.S.) - alla banca dati dell’ Ente. Corretta e confermata in modo univoco (codice fiscale, tessera di iscrizione S.S.N. )

3. Codici di prestazione • Parte essenzialmente amministrativa che deve prevedere la codificazione della prestazione secondo i sistemi • Dei D.r.g. • Del nomenclatore nazionale • Del tariffario nazionale

4. Dati clinici • Anamnesi remota prossima (per quanto possibile) • Storia clinica -cartella clinica :terapie e malattie recenti • Precedenti radiologici : -referti -immagini

5. Eventi • Nuovo ricovero : ipotesi diagnostiche terapie. • Quesiti diagnostici • Indagini radiologiche- referti, immagini • Eventuali conferme cliniche – anatomo patologiche

6. Aggiornamentonelle informazioni cliniche • Archiviazione delle immagini e dei referti come anche prescritto dalla legge. • Disponibilità di “materiale “per la ricerca clinico scientifica

7. Flussi amministrativi • Produzione di informazioni utili alle statistiche (attività scientifica- valutazione di produttività) • Flussi di “cassa” -fatturazione per attività ambulatoriale -fatturazione secondo D.R.G. (Diagnosis Related Groups ) per attività a ricoverati o day hospital.

8. Sistemi informativi sanitari • Si basano su una anagrafe centrale sicura che interagisce con un fronte interno: • Accettazione : ufficio posti letto per – ricoveri - trasferimenti - d.r.g. -dimissioni • Pronto Soccorso - triage - richiesta consulenze - diagnosi e terapia - ricovero o dimissione

9. Sistemi informativi sanitari • Si basano su una anagrafe centrale sicura che interagisce il cliente esterno: • C.U.P. : – prenotazione - gestione aziendale - calcolo ticket -valutazione esenzioni • Ambulatori - liste di lavoro - registrazione (validazione) - erogazione - refertazione

10. Sistemi informativi sanitari • Si basano su una anagrafe centrale sicura che fornisce e riceve notizie : • Servizi -radiologia - laboratori - anatomia patologica -centro trasfusionale • Reparti - cartella infermieristica - cartella clinica - gestione dei letti - epicrisi e dimissione

11. Integrazione • I sistema informativi ben difficilmente vengono acquisiti in un solo tempo, favorendo un solo produttore. • E’necessaria una sostanziale e sicura integrabilità tra i sistemi di gestione delle immagini dei risultati di laboratorio applicando uguali standards di rete e protocolli di trasmissione

12. Sistemi di integrazione. • Il primo sistema di comunicazione era basato sul sistema di Client –server dove un server centrale comunicava per rete locale con p.c. client che disponevano un complemento dell’applicativo • Sistema che lavora con protocolli propietari il solo client con l’istallazione può comunicare. • Ogni aggiornamento deve essere eseguito su entrambi • Sistema rigido, non implementabile su area geografica

13. Integrazione • I sistema informativi maggiormente in uso attualmente utilizzano l’impostazione WEB, utilizzando gli ormai consolidati sistemi di rete internet o intranet per rendere disponibili le informazioni. • Il sistema si basa su due supporti • Il data base server che è l’archivio • Il web server che fa da interfaccia con i clients

14. Applicazioni web based • Il web server gestisce le comunicazioni tra client e data base server , inviandone le richieste. • Il client necessita solo di un p.c. generico, che utilizzando il solo browser non necessità softfare dedicati. • Utilizza siti commerciali dialogando con standard internazionali • Postazioni di lavoro standard :massima economia • Facilità di apprendimento ed utilizzo • Non limiti al diffusione ed aggiornamento delle postazioni • Facile accesso internet per la diffusione a distanza (teleradiologia

15. Standard • Caposaldo di ogni applicazione è l’utilizzo degli standard, di più capillare diffusione • HL7 health level seven : standard di scambio di dati ed informazioni clinico amministrative elettroniche in sanità • DICOM standard di trasferimento di immagini digitalizzate tra sistemi diversi

16. HL 7 • Comunica tra • Sistema informativo ospedaliero (HIS) • Sistema informativo di laboratorio (LIS) • Sistema informativo di farmacia (PIS) • Sistema informativo della gestione delle risorse umane (HIRIS) • Sistema digestione automatizzata delle cartelle cliniche (GPR) • Sistema informativo di radiologia (RIS) • Sistema informativo di collegamento tra ospedali e pz. dimessi ma sotto osservazione o i curanti di base (HHIS) (SISS)

17. DICOM • Formato da un preambolo con informazioni complementari come : • Anagrafica e provenienza • Metodica utilizzata e sue specifiche (proiezioni, risoluzione…..) • Apparecchiature ed esecutore • Sistema operativo di ricerca

18. Valore legale dell'archivio digitale • Alla luce della normativa vigente in Italia, l'archivio digitale è oggi legalmente riconosciuto ed è pertanto possibile la conservazione esclusivamente in formato elettronico della documentazione radiologica prodotta

19. La prima legge che prevede l'archiviazione ottica sostitutiva è la 537/93. Questa legge, resa applicabile dalla pubblicazione da parte dell'AIPA delle Regole Tecniche per l'uso dei dischi ottici (Deliberazione 15/94), in realtà era di difficile applicazione a causa della complessità delle Regole Tecniche emanate.

20. Con il DPR 513/97 viene pubblicato il "Regolamento recante criteri e modalità per la formazione, l'archiviazione e la trasmissione di documenti con strumenti informatici e telematici"Questo decreto introduce ufficialmente la firma digitale.

21. Il 13/12/2001 l'AIPA emana la Deliberazione n° 42, contenente le nuove Regole Tecniche per la realizzazione dell'archivio ottico sostitutivo, chiare e di semplice attuazione. Viene definitivamente chiarito che possono essere archiviati su dischi ottici sia i documenti analogici (referti cartacei, pellicole mediche, nastri audio e video) che i documenti creati direttamente in formato digitale. Viene distinta la memorizzazione temporanea dei dati, definita semplicemente "archiviazione", dalla memorizzazione permanente, definita ora "conservazione".

22. Vengono descritti i supporti di memorizzazione utilizzabili: "qualsiasi mezzo fisico che consente la memorizzazione di documenti digitali mediante l'impiego della tecnologia laser (quali ad esempio dischi ottici, magneto-ottici, DVD)". A tal proposito, un elemento originale viene introdotto all'articolo 8, laddove, "tenuto conto dell'evoluzione tecnologica... è data facoltà ... di utilizzare,... nel processo di conservazione digitale dei dati, un qualsiasi supporto di memorizzazione, anche non ottico, comunque idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali..." ed, ovviamente, la loro inalterabilità.

23. Il referto digitale del paziente interno, firmato digitalmente, deve essere conservato a tempo indeterminato e viene inserito nella cartella elettronica; se non esiste cartella elettronica, il referto viene stampato, sottoscritto ed inserito nella cartella cartacea.

24. Il referto digitale del paziente esterno, validato con firma digitale, viene consegnato al paziente in forma cartacea, con dichiarazione di conformità da parte di un pubblico ufficiale; ; in formato elettronico, su CDROM o trasmesso via e-mail (vedi Deliberazione AIPA n°42/2001

25. Le immagini prodotte in formato digitale per un paziente interno devono essere conservate per un periodo non inferiore a 10 anni, analogamente alle immagini su pellicola. Il corretto processo di conservazione delle immagini radiologiche digitali prevede l'apposizione del riferimento temporale e della firma digitale del responsabile della conservazione sull'indice dei documenti contenuti nel supporto ottico, alla chiusura del processo.

26. Il paziente che richiede copia della documentazione iconografica, potrà scegliere il supporto su cui ricevere la copia medesima, elettronico o analogico clinicamente adeguato.

27. Le immagini ed i documenti analogici possono essere "conservati" in formato digitale, riversandoli, ad esempio mediante scanner, sui supporti ottici. Il responsabile della conservazione deve apporre, sull'insieme dei documenti, il riferimento temporale e la firma digitale per attestare il corretto svolgimento del processo. Il processo di conservazione digitale di documenti analogici originali unici si conclude con l'ulteriore apposizione del riferimento temporale e della firma digitale da parte di un pubblico ufficiale per attestare la conformità di quanto memorizzato al documento d'origine. La distruzione di documenti analogici, di cui è obbligatoria la conservazione, è consentita soltanto dopo il completamento della procedura di conservazione digitale.

28. Le immagini in formato digitale prodotte per un paziente esterno possono essere consegnate al paziente, non sussistendo obbligo di conservazione per il servizio di Radiologia.Tuttavia, la consegna della documentazione digitale al paziente esterno impone al servizio di radiologia il dovere di informare il paziente sugli obblighi di conservazione ex lege della documentazione stessa ed è forse ancora prematuro pensare che la maggior parte dei pazienti sia in grado di provvedere autonomamente alla conservazione legale della documentazione ricevuta. Pare più logico, invece, che la conservazione ex lege di referti ed immagini digitali, siano essi di pazienti interni od esterni, sia di competenza della Struttura Sanitaria.

29. FIRMA ELETTRONICA Che cos'è la firma digitale? • La firma digitale è' il risultato di un processo di calcolo che, a partire da un oggetto informatico (tipicamente, un documento) e da alcune informazioni strettamente associate alla persona(coppia di chiavi asimmetriche), produce un secondo oggetto informatico (il documento firmato) che attesta la volontà espressa dalla persona nel sottoscrivere l'oggetto originario al quale è stato applicato il processo di firma.

30. Come si ottiene una firma digitale? • La firma digitale si ottiene applicando ad un oggetto informatico (ad esempio un documento) una procedura di calcolo basata sui principi della crittografia asimmetrica, dove entrano in gioco coppie di chiavi, una utilizzata per cifrare e l'altra per decifrare. La firma digitale non deve essere confusa, nel modo più assoluto, con la digitalizzazione della firma autografa, ovvero la rappresentazione digitale di un'immagine corrispondente alla firma autografa.

31. A cosa serve la firma digitale? • In modo analogo alla tradizionale sottoscrizione autografa dei documenti cartacei, la firma digitale attesta la volontà del titolare della chiave privata di sottoscrivere il documento informatico e quindi di assumere la responsabilità del suo contenuto. Il processo di firma, oltre all'autenticità del mittente, attesta l'integrità del documento firmato e il principio del non ripudio che non permette il disconoscimento di quanto firmato.

32. Cos'è il certificato? • Un certificato è strettamente connesso alla tipologia della coppia di chiavi a cui esso si riferisce. Le chiavi possono essere: • di sottoscrizione, se utilizzate dagli utenti per esprimere la volontà di firma del possessore • di certificazione, se utilizzate dalla Certification Authority per sottoscrivere una propria attestazione • di validità temporale, se utilizzate dalle Certification Authority per attestare la collocazione temporale del documento.

33. Chi è il certificatore? È la terza parte di fiducia (Trusted Part) che, in un processo di crittografia asimmetrica basato sull'uso della coppia di chiavi privata/pubblica, identifica la persona a cui sarà rilasciata sia la chiave privata sia un certificato contenente le informazioni necessarie per il processo di verifica della firma, ivi compresa la chiave pubblica. Nella normativa vigente, la Trusted Part è la Certification Authority (CA) che deve essere obbligatoriamente iscritta all'albo pubblico dell'AIPA nel caso in cui debba rilasciare certificati di sottoscrizione alla Pubblica Amministrazione. La CA fornisce anche il servizio di marcatura temporale che serve ad estendere la validità temporale di un documento informatico

34. La firma digitale è operativa? • Sì. Ci sono già quindici soggetti iscritti nell’elenco pubblico dei certificatori consultabile sul sito dell'AIPA. A dicembre 2002 sono stati stimati 500.000 i titolari di certificati per la sottoscrizione con firma digitale di documenti informatici. La firma digitale trova applicazione in diversi progetti fra cui il protocollo elettronico, il mandato informatico di pagamento, processo telematico, archiviazione ottica, servizi camerali, procedure telematiche d’acquisto.

35. Come avviene il processo di autenticazione? • L'autenticazione della firma digitale avviene attraverso l'apposizione della firma digitale del notaio o altro pubblico ufficiale autorizzato al documento informatico digitalmente firmato, in sua presenza, dalle parti. L'identità personale deve essere opportunamente accertata attraverso le procedure di norma e la validità dei certificati di firma delle parti deve essere accertata attraverso il processo di verifica della chiave pubblica presso il Certificatore.