Gestion du projet au sein de l’établissement

1. Gestion du projet au sein de l’établissement Session de formation Généralisation recueil MCO 2008 Service Indicateurs de Performance pour l’Amélioration de la Qualité Hospitalière (IPAQH)

2. Nécessaire organisation interne • Les ES sont libres de leur organisation • Sous réserve des contraintes liées au respect du secret médical et de la confidentialité des données (sous la responsabilité du médecin DIM) • Mais il est nécessaire de s’organiser • Afin d’optimiser la charge de travail • Plusieurs étapes et professionnels impliqués • En fonction de la taille de la structure • Conseils d’organisation fournis par ES expérimentateurs 2007 • A titre informatif

3. Organisation en « mode projet » conseillée • Un comité de pilotage • Définit, planifie et suit les différentes étapes du projet • Exemples de composition • Comité de pilotage de la cellule qualité existante : + / - élargi • Sinon, nécessité d’un comité pluridisciplinaire et transversal : responsable qualité (RAQ), médecin responsable du DIM, responsable des archives, cliniciens, cadres de santé… • Un chef de projet (++++) • Coordonne et s’assure de la mise en œuvre du projet • Un ou plusieurs groupes projet • Éventuellement un par thème (DPA / DAN / IDM) • Par exemple pour DPA : médecin qualité, secrétaire médicale, médecin DIM, qualiticien…

4. Planifier les étapes • Étapes clefs • Formation des personnes en charge du recueil • Tirage au sort des dossiers à analyser (DIM) • Mobilisation des dossiers • Analyse / recueil et saisie des dossiers • Validation et transmission des données • Analyse des résultats et bilan (actions à mener) Avant, en cours et après le projet : information et communication du projet auprès des différentes instances • Planifier • En précisant les personnes impliquées à chaque étape • Anticiper la charge de travail

5. Information et communication Au minimum pour présentation et bilan du projet • Réunions avec les différentes instances • Direction • CME • Comité de pilotage de la cellule qualité / gestion des risques • Courrier d’information aux responsables des pôles, unités ou secteurs d’activité • Communication + large (par exemple dans lettre interne mensuelle de l’établissement) Modèle de courrier interne fourni par la HAS : à adapter

6. Formation au recueil • Profil possible des personnes en charge du recueil • Responsable qualité (RAQ), cadre infirmier, médecin DIM, TIM, clinicien, praticien, médecin EPP, secrétaire médicale, ARC … • Formation déployée en interne par les référents des ES formés en session HAS • Transfert des compétences sur la base des supports téléchargeables sur le site HAS

7. Mobilisation des dossiers patients • Organiser la mobilisation des dossiers • Solliciter archives centrales et/ou secrétariats médicaux • Accès aux dossiers à prévoir au minimum la veille du recueil • Prévoir le regroupement des dossiers dans une pièce réservée fermant à clé • Dossiers partiellement informatisés : recueil à partir des différents supports (papier / informatisé) • Prévoir le retour vers le lieu d’archivage des dossiers • Destruction questionnaires papiers dès clôture du recueil par la HAS

8. Analyse - Recueil • Apport du recueil en binôme • Implication souhaitable des cliniciens dans l’analyse • Recommandée pour « dossier patient » • Nécessaire pour « dossier anesthésique » et « Infarctus du myocarde » : respectivement, médecins anesthésistes et cardiologues • Améliore la qualité du recueil et l’appropriation des résultats

9. Saisie • Deux procédures possibles • Saisie informatique directe : plateforme Internet sécurisée (QUALHAS) • Prévoir ordinateur et connexion Internet • Recueil sur grille papier puis saisie sur QUALHAS* • Possibilité d’imprimer les grilles de recueil en version Pdf sur le site QUALHAS : notamment par séjour tiré au sort avec données PMSI implémentées → Saisie en ligne souvent réalisée par le RAQ ou une secrétaire médicale • Assistance en ligne sur le site de l’ATIH (AGORA) • https://applis.atih.sante.fr/agora/login.do?idSujet=1546&idMessage=3218&direct=O • Forum de questions concernant • Outils informatiques • Organisation, méthodologie et consignes de recueil *Voir page de commentaires

10. Au moins 3 mois pour produire l’information : ouverture site en octobre 2008 et clôture fin janvier 2009 Charge de travail Tous types de tâches confondus (information, tirage au sort, analyse, saisie …) • La plus lourde pour « dossier patient » • En moyenne entre 8 et 16 jours d’ETP selon la catégorie d’ES • Similaire pour « dossier anesthésique » et « infarctus du myocarde » • En moyenne entre 3 et 7 jours d’ETP selon la catégorie d’ES