METHODES DE CONDUITE DE PROJET

1. METHODES DE CONDUITE DE PROJET NSY115 Madame DELECLUSE Messieurs MOREL et RAYNAL CNAM – LILLE Lundi 08 Octobre 2007

2. Sommaire • La conduite de projet dans son contexte • La conduite de projet • Introduction à la conduite • L’étape de préparation • Piloter un projet • Gérer le projet • Méthodes de conduite • Techniques d’analyse de Projet • Formalisme • Planifier

3. La conduite de projet dans son contexte

4. Projet • Un projet a une durée limitée dans le temps, pour atteindre un objectif spécifique non récurrent (ce qui le distingue d’une prestation récurrente). • Les définitions disponibles ne tracent pas de frontière entre projet et mission, pourtant les prestations courtes à un seul intervenant (voire un faible nombre d’intervenants) sont rarement considérées comme des projets, non plus que les prestations d’assistance. • selon la norme AFNOR Z67-101 : ensemble d’activités avec un objectif de délai, dans des limites de ressources imparties, en vue d’atteindre des résultats définis. • Remarque : il n’est pas évident que cette définition ne puisse pas aussi s’appliquer à une prestation récurrente. • De façon concrète, un projet est perçu comme l’ensemble des activités à réaliser au titre d’un contrat (pouvant comporter plusieurs prestations), lorsque la réalisation de ces activités nécessite la mise en œuvre de techniques de management de projet, plus particulièrement en termes de planification, d’organisation et de gestion du projet, afin de respecter les objectifs assignés au projet (résultats, délais, budget).

5. Management de projet • Ensemble d’activités destinées à mener le projet à son terme dans le respect des objectifs qui lui sont assignés. Ces activités se regroupent en trois sous-ensembles : • Conduite de projet • Gestion de projet • Direction de projet

6. Direction de projet • Activités de management de projet relatives : • à la définition, la mise en place et le fonctionnement d’une organisation adaptée au projet ; • à la maîtrise des modifications ; • à la maîtrise des risques ; • aux relations contractuelles.

7. Gestion de projet • Activités de management de projet relatives principalement à : • la maîtrise des coûts (gestion charge; prévue/consommée/reste à faire) ; • la gestion et l’audit des procédures ; • la gestion de la documentation du projet ; • la gestion des livraisons, validations et réceptions ; • le suivi de la facturation ; • la gestion des anomalies; • la gestion des modifications.

8. Conduite de projet • Activités de management de projet relatives à : • la planification; • la résolution des problèmes et points bloquants; • la maîtrise des délais; • la qualité des réalisations. Objet du cours

9. Qu'est-ce qu'un projet? • Un projet est l'espace délimité par 3 ensembles : • celui qui caractérise la situation visée (dénommée "solution"), • différente de la situation en vigueur • celui des contraintes de moyens (humains, matériels, financiers) • celui des contraintes de délais • Projet => changement • ceci différencie nettement le projet d'une prestation récurrente, qui "fait vivre" l'existant, assure l'exploitation et perpétue la situation actuelle • La réalisation d'un projet nécessite de : • définir le projet (délimiter l'espace-projet) : • caractériser la situation visée en termes d'objectifs à atteindre, de besoins à couvrir, de contraintes d'environnement (réglementaire, technique ...) • fixer le budget • fixer le calendrier • fabriquer la solution (réaliser les activités "techniques" du projet) Deux Délais Périmètre quelconques des 3 dimensions déterminent la troisième Budget

10. La vie d'un projet par phase Phase Définir Planifier Mettre en route périodique Piloter aléatoire Traiter les événements non planifiés planifié Gérer les livraisons livrable livrable Clore

11. Instances de concertation • Comité Directeur du projet • Le Comité Directeur est l’instance de concertation qui décide des orientations stratégiques du projet et arbitre les choix fonctionnels, techniques, financiers ou de calendrier soumis par le Comité de Pilotage. Sont membres du Comité Directeur : le Propriétaire du projet &Client, le Chef de projet &Client, le Représentant de la MOE, le Manageur de projet MOE. D’autres personnes peuvent être invitées, en fonction de la structure du projet et de l’ordre du jour de la réunion. Chaque réunion du Comité Directeur est planifiée conjointement et donne lieu à compte-rendu établi par le Manageur de projet MOE et approuvé par le Propriétaire du projet. • Comité de Pilotage du Projet • Le Comité de Pilotage est l’instance de concertation chargée du contrôle des objectifs de qualité, de coût et de délai, des décisions opérationnelles relatives à l’avancement du projet, et de la préparation des décisions du Comité Directeur. Sont membres du Comité de Pilotage : le Chef de projet &Client, les Responsables techniques &Client intervenant sur le projet, le Manageur de projetMOE et le Chef de projet Technique MOE. D’autres personnes peuvent être invitées, en fonction de l’ordre du jour de la réunion.Chaque réunion du Comité de Pilotage est planifiée conjointement (généralement sur une base hebdomadaire) et donne lieu à compte-rendu établi par le Manageur de projet MOE et approuvé par le Chef de projet &Client. Les membres du Comité Directeur du projet sont destinataires du compte-rendu. • Comité de Validation • Le Comité de Validation est l’instance missionnée pour valider la définition de la solution par rapport aux besoins de &Client, la définition de la solution étant généralement exprimée au moyen de dossiers de spécifications et/ou de maquette et/ou de prototype. Le Comité de Validation est composé de futurs utilisateurs et/ou exploitants de la solution, les membres en sont désignés au cas par cas par le Chef de projet &Client en fonction du domaine fonctionnel ou technique concerné. A chaque Comité, le Chef de projet &Client désigne l’un des membres comme Président du Comité de Validation, chargé d’animer le Comité et d’en formaliser les conclusions et les éventuelles observations dans un rapport. Le Comité de Validation se réunit selon les nécessités du planning.

12. Les réunions principales • Comité Directeur : Orienté Objectifs • Décisions stratégiques • Arbitrage • Comité de Pilotage : Orienté Calendrier • Avancement • Synchronisation • Réception des recettes partielles • Prise en compte des modifications • Réunion de Coordination : Orienté Tâches • Travail réalisé

13. Réunion de Coordination • Objectifs • Coordonner les différents sous-projets • Coordonner les différents intervenants • Suivi du planning • Résoudre les problèmes de dépendance • Périodicité : 1 fois par semaine • Membres • Chef de projet technique Maîtrise d'oeuvre • Chef de projet sous-traitance • Chef projet informatique Maîtrise d'ouvrage • CR de réunion : oui • Approbation : en début réunion suivante • Président/initiateur CPT Maîtrise d'oeuvre • Agent déclencheur : Calendrier

14. Réunion de Comité de Pilotage • Objectifs • Contrôler l'avancement du projet • Valider les réceptions partielles • Statuer sur les changements • Préparer les comités de décision • Périodicité : Selon calendrier établi en début de projet • Membres • Directeur de projet maîtrise d'ouvrage • Manageur de projet maîtrise d'oeuvre • Chef de projet technique • Chef de projet sous-traitance • Chef projet informatique maîtrise d'ouvrage • CR de réunion : oui , valeur contractuelle • Approbation : Dans les 2 jours qui suivent la diffusion • Président/initiateur Manageur de projet ou chef de projet Technique • Agent déclencheur : Calendrier, convocation

15. Réunion du Comité de Décision • Objectifs • Prendre des décisions d'ordre stratégique et tactique sur les fonctions • les ressources, les délais, les coûts et les risques du projet. • Arbiter les conflits, les priorités. • Périodicité : Selon calendrier prévisionnel établi en début du projet • Membres • Propriétaire du projet • Directeur de projet client • Représentant de la Direction(maître d'oeuvre et maître d'ouvrage) • Manageur de projet maître d'oeuvre • Chef de projet technique maître d'oeuvre • Chef de projet sous-traitance • Chef projet informatique maître d'ouvrage • CR de réunion : oui, valeur contractuelle • Approbation : dans les deux jours après la diffusion • Président/initiateur Manageur de projet maîtrise d'oeuvre • Agent déclencheur : Calendrier, convocation 15 jours avant

16. Les Acteurs(exemple) • Maîtrise d'ouvrage : AAAAA • Maîtrise d'oeuvre et assistance • BBB • Sous projet Conversion applications • CCC • Sous projet Conversion des systèmes • BBB/CCC • DDD • Sous projet Conversion de l'exploitation • BBB/CCC • mmmmm • Sous projet Conversion des développements • CCCC

17. Direction du projet Pilotage du projet CPT Panel Utilisateurs Sous projet Conversion Sous projet réseau Etude existant Définition système futur

18. La conduite de projet

19. Introduction à la conduite

20. Conduire un projet c’est : • Identifier le but à atteindre • Prévoir de qui et de quoi il est besoin • S’assurer que le but est atteint • Tirer les enseignements

21. La conduite de projet est un processus de management: • des ressources; • des travaux; • des moyens; • des personnes; • Dont doit disposer le projet pour délivrer un système de gestion capable de faire face à la situation anticipée.

22. Activités essentielles • Définir les objectifs et contraintes du projet. • Etablir un contrat. • Superviser les travaux : • planifier le travail; • répartir le travail; • contrôler l’avancement du travail; • contrôler la qualité du travail; • contrôler les demandes de changements. • Réceptionner les travaux. • Etablir un bilan de projet.

23. Contraintes: • Délais • coûts Nouvel objectif Manager • Objectifs • Fonctionnels Conduire Cible Source Gérer Système de conduite Système de Contrôles Système de Décisions

24. Conduite du projet • Les activités de conduite de projet sont celles qui permettent à tout instant de connaître son statut (état d’avancement, qualité). Elles reposent : • sur la planification des activités, • le suivi d’avancement des travaux, • l’analyse des écarts et • la définition des plans d’action pour résorber ces écarts, • la définition d’un tableau de bord et la collecte des informations qui l’alimentent.

25. Plans du projet • La conduite de projet repose sur trois documents fondateurs : • Le PBS : « Product Breakdown Structure » : décomposition arborescente de la solution en ses sous-ensembles, composants et éléments, il donne la vision des produits (matériels, logiciels, documentaires, …) à fabriquer ou approvisionner, et des services à fournir ; • WBS : « Work Breakdown Structure » : décomposition arborescente de la réalisation de la solution. Il donne la vision du travail à effectuer pour fournir la solution (produits et services) ; • le Planning général du projet : planning visualisant les dates de début et de fin des phases et activités du projet. Il constitue l’outil premier de suivi d’avancement.

26. Démarche de réalisation • La démarche de réalisation du projet s’appuie sur le découpage temporel du projet en un certain nombre de phases, dont le nombre et le contenu dépendent du type de projet. • L’objectif du découpage en phases est d’accroître la maîtrise de la réalisation du projet, et donc de diminuer les risques, en structurant la fabrication de la solution en ensembles successifs d’activités plus faciles à gérer, et en insérant des points de contrôle et de décision intermédiaires.

27. Démarches • Cascade • L’ensemble du système est vu comme un livrable • Incrémentale • Le système est construit par parties successives qui assurent chacune un sous ensemble de la couverture fonctionnelle du système • Evolutive • Le système est construit en versions successives qui assurent chacune la totalité de la couverture fonctionnelle du système, mais avec une richesse ou une sophistication croissante • Spirale • Construction du système en version successives de possibles incréments du système projeté. Chaque itération de la démarche produit une version (ou prototype) et donne lieu à une évaluation.

28. Dans un cycle de vie en cascade, chaque activité doit être complètement terminée avant de pouvoir commencer une nouvelle activité. E: Exigences C: Conception IM: Implémentation IN: Intégration E C IM IN cycle de vie en cascade une itération Dans un cycle de vie itératif, chaque itération est un mini-projet en cascade, qui apporte un nouveau lot de fonctionnalités et corrections d’anomalies, et construit au fur et à mesure le projet complet.

29. Chaque nouvelle itération apporte son lot de nouvelles fonctionnalités aux itérations précédentes ; on parle alors d’incrément, un incrément pouvant être vu comme une brique que l’on ajoute à l’édifice. une itération E E E E C C C C IM IM IM IM IN IN IN IN cycle de vie itératif E: Exigences C: Conception IM: Implémentation IN: Intégration

30. L’étape de préparation

31. La préparation • Définir le projet • comprendre et formaliser les objectifs, les limites et les • contraintes du projet • décrire la solution Deux Délais Périmètre quelconques des 3 dimensions déterminent la troisième Budget • Planifier le projet • établir le système de management du projet • identifier les travaux à réaliser • structurer les travaux en un plan de projet • définir les moyens requis (humains - profils et quantités - et techniques) • organiser l'équipe projet (structure, rôles, relations), définir son mode de fonctionnement • élaborer le calendrier du projet • établir le plan de management des risques

32. La première phase du projet est toujours une phase de lancement du projet, destinée à : • mettre en place les ressources (humaines, matérielles, …) nécessaires aux premières activités du projet, • finaliser et mettre en place le système de management du projet, • présenter les équipes projet l’une à l’autre, • informer tous les membres des équipes projet : • des objectifs, du contenu et des contraintes du projet, • des règles de fonctionnement du projet (organisation, procédures, standards du projet, …).

33. Au-delà de cette première phase, il est fréquent de rencontrer sur un projet • une phase de spécifications (fonctionnelles et/ou techniques, générales et/ou détaillées) aboutissant à un dossier de conception et/ou d’architecture ; • une phase de préparation/développement des composants de la solution, incluant la rédaction de la documentation (manuel utilisateurs, manuel d’exploitation) et la préparation des modules et des supports de formation ; • une phase d’intégration et tests de la solution ; • une phase de site pilote, incluant la formation des personnels concernés ; • une phase d’installation généralisée (déploiement), incluant la formation.

34. Piloter un projet

35. Piloter le projet • Mettre en route le projet • mettre en place les moyens humains et techniques nécessaires • mettre en place le système de management du projet Deux Délais Périmètre quelconques des 3 dimensions déterminent la troisième Budget • Piloter le projet • affecter et coordonner les travaux • mesurer l'avancement: comparer en permanence le réalisé aux prévisions, sur les plans technique, financier, de calendrier • définir et suivre les plans d'action pour prévenir ou corriger les déviations le plus tôt possible • veiller à la conformité des livrables aux engagements contractuels • délivrer la communication appropriée de façon structurée et formalisée • évaluer les risques de façon continue

36. Suivi d’avancement • Le suivi d’avancement est réalisé chaque semaine : • au niveau de chaque sous-projet, par référence au planning détaillé du sous-projet ; • au niveau du projet global, par référence au planning général du projet. • Le suivi d’avancement a pour objectif d’identifier le plus tôt possible les écarts de réalisation par rapport aux plans, et de définir et mettre en œuvre les actions correctrices permettant de résorber les écarts sans remettre en cause les engagements contractuels.

37. Gérer le projet

38. Gérer le projet • Traiter les événements non planifiés • évolution des besoins (modifications) • problèmes (techniques ou autres) • non-conformités de la solution • incidents - aléas - risques concrétisés Deux Délais Périmètre quelconques des 3 dimensions déterminent la troisième Budget • Gérer les livraisons • vérifier la qualité des livrables • préparer la fourniture des livrables • mettre en oeuvre la procédure de livraison • obtenir l'acceptation des livrables par le client • Clore le projet • obtenir l'accord du client sur l'achèvement des travaux • dresser un bilan du projet • libérer les ressources humaines et techniques

39. Méthodes de conduite

40. Maîtriser le projet à chaque étape • La méthode doit être fondée sur un modèle de management de projet, décomposé en quatre grandes étapes : • l'étape d'évaluation; • l’étape de préparation; • l'étape de réalisation; • l'étape d'achèvement.

42. Etapes d'une démarche Etablir la base de la solution et du projet Analyse du besoin Fonctionnelle Technique Architectures Options/Méthodes de réalisation Décomposition hierarchique Estimer Techniques d'estimation CHARGES et DUREE Planning général Organisation des équipes

43. FONCTIONNELLE Générale Spec Méthodes PBS Document WBS Design PLANS Analyse besoins OBS PERT Document Composants Objectifs modèles contraintes Config RBS CBS Charges Détails TECHNIQUE PLANNING ARCHITECTURE Calendrier PROJET Produits Services MOE Risques

44. Techniques d’analyse de Projet Selon Gilles Vallet édition Dunod ISBN 2 10 001450 1 1992

45. Base ou analyse de projets • identifier toutes les composantes à gérer, ne rien oublier; • structurer l’ensemble des éléments gérés, regrouper, consolider; • homogénéiser la visibilité, • formalisme.

46. Formalisme

47. Formalisme • WBS : arbre, Work Breakdown Structure • PBS : Product Breakdown Structure • OBS : Organization Breakdown Structure • RBS : Resource Breakdown Structure • CBS : Cost Breakdown Structure

48. WBS ou structure de décomposition des travaux • regroupement par les produits; • regroupement par les types de travaux, par les phases; • regroupement par les responsabilités; • regroupement par certitude; • regroupement par réutilisation; • regroupement mixe

49. WBS formalisme: exemple Définition système Intégration système Définition Sous système Projet Réalisation Sous système Intégration Sous système Définition ensemble Réalisation Réalisation ensemble Intégration ensemble Réalisation développement ensemble

50. PBS formalisme exemple lancement Cahier des charges Cahier des charges système 1 système Cahier des charges Ensemble 1.1 Sous système 1 Ensemble 1.1 Composants 1.1 Sous système 2 Ensemble 1.2