Fernando Berlitz Weinmann Laboratório Porto Alegre, RS

1. SBPC/ML 2004 - Poster 353Apresentação Oral“ UTILIZANDO PRINCÍPIOS DE PRODUÇÃO ENXUTA (LEAN) NA REDUÇÃO DO PRAZO DE ENTREGA DE EXAMES URGENTES NO LABORATÓRIO CLÍNICO ” Fernando Berlitz Weinmann Laboratório Porto Alegre, RS

2. “Lean Manufacturing” • Produção “enxuta” (Lean Manufacturing) constitui uma estratégia ou filosofia de produção que objetiva a redução do intervalo de tempo entre a solicitação do cliente e a entrega do produto. • O pensamento “Lean” acelera o processo de produção através da eliminação de atividades que não agregam valor na visão do cliente. • De maneira geral, pode ser aplicado tanto a empresas de manufatura quanto de serviços (processos técnicos e administrativos).

3. Objetivos • Problema: como assegurar a liberação resultados de hCG em 3 horas com o processo atual e sem elevação de custos? • Objetivo: Avaliar a utilização de princípios e ferramentas de produção enxuta na: • Investigação das causas do elevado tempo de processamento para o exame hCG • Proposição de ações corretivas que permitam a liberação do resultado desse exame em tempo máximo de 3 horas para o cliente

4. 1ª fase • Mapeamento integral do processo - hCG • Descrição das macro-atividades do processo e classificação destas quanto a sua agregação de valor • Monitorização do tempo (Pré-Lean) consumido pelas macro-atividades com amostras da rotina, selecionando as etapas cujo tempo consumido tem maior impacto no tempo total do processo

5. 2ª fase • Selecionar micro-atividades (das macro-atividades mais impactantes em termos de tempo consumido) que possam ser excluídas do processo (atividades sem agregação de valor) • Remover estas micro-atividades selecionadas • Monitorar os tempos para o processo após a modificação (Pós-Lean) e comparar com a situação inicial (Pré-Lean)

6. Mapeamento do processo • O Mapeamento do processo é uma das principais ferramentas da estratégia de produção enxuta • Permite a análise das principais etapas e micro-atividades dos processos, objetivando a classificação destas quanto a sua agregação de valor ao produto final oferecido ao cliente

7. Atividades e agregação de valor • Com relação a sua agregação de valor as atividades podem ser classificadas em: • Atividades que agregam valor na visão dos clientes • Atividades que agregam valor ao negócio • Atividades sem agregação de valor • Estratégia “Lean”: • Eliminar as atividades sem agregação de valor

8. Mapeamento processo - hCG • Processo mapeado integralmente, do registro do exame à liberação do laudo (via eletrônica) • Principais etapas do processo (macro-atividades) foram padronizadas conforme classificação previamente existente no software laboratorial (SLW) • Tempo de cada macro-atividade foi monitorado via SLW, conforme alteração de “status” das amostras • “Status” = Rastreabilidade eletrônica do processo

9. Processo hCG: macro-atividades • Registro do exame na recepção • Coleta da amostra • Transporte do material até Central técnica • Preparação da amostra e processamento do exame • Liberação do resultado

10. Registro do exame 0 Coleta da amostra 1 Transporte do material SU/CT I/3 Processamento do exame Liberação do resultado 3/F

12. Processo hCG: micro-atividades x “status” • Status 1 à SU: • Registro e coleta de exames • Material aguardando “viagem” • Status SU à CT: • “Viagem”: transporte unidade até Central Técnica • Status CT à I: • Entrega dos tubos da Central até setores técnicos • Status I à 3: • Entrada material no setor técnico • Centrifugação/Separação/Armazenamento Material • Elaboração de folha de trabalho, quando pré-definido • Processamento do exame • Liberação do exame pelo Bioquímico • Liberação (3 à F): Conferência eletrônica automática

13. Modificação no processo • Macro-atividade com maior impacto de tempo sobre o tempo total do processo: • Processamento da amostra no setor técnico (tempo entre status I - 3) • Micro-atividade com maior impacto nesse processo e sem agregação de valor: • Elaboração de folha de trabalho • Excluiu-se a micro-atividade correspondente à elaboração de folha de trabalho, substituído-a por relatórios de controle no final da rotina • Novo monitoramento de tempos (Pós-Lean)

14. Comparação: antes e após modificação no processo • n = 200 • Dados só incluem unidade MV e sem status de “urgência” • Tempo Pós-Lean medido em duas etapas (evitar viés amostragem) • Teste de hipóteses paramétrico

15. Conclusões • A retirada da micro-atividade “folha de trabalho” do processo do exame hCG acelerou este processo, permitindo assegurar a liberação dos resultados aos clientes em, no máximo, 3 horas; • A utilização da estratégia “Lean” demonstrou ser uma ferramenta importante para o laboratório clínico, tanto na análise de problemas (tempo) nos processos quanto na elaboração de possíveis soluções para estes. • A aceleração nos processos obtida com a utilização da filosofia “Lean” permite atender mais adequadamente as necessidades de nossos clientes, especialmente quanto ao requisito tempo de liberação de resultados; • Adicionalmente, além de impacto no índice de satisfação dos clientes, podemos ter efeitos em termos de redução de custos para a empresa

16. Fernando Berlitz fberlitz@weinmann.com.br Weinmann Laboratório Porto Alegre, RS www.weinmann.com.br