CAPITAINE D’ÉQUIPE GUIDE PRATIQUE

1. CAPITAINE D’ÉQUIPE GUIDE PRATIQUE www.relaispourlavie.caBureau Laurentides: 450-436-2691

2. BIENVENUE À BORD du RELAIS POUR LA VIE ! Bienvenue au Relais pour la vie–Nous sommes heureux de vous compter parmi nous pour célébrer la victoire de gens engagés dans la lutte contre le cancer. Nous savons que vous aurez beaucoup de plaisir à organiser et à participer à cet événement exceptionnel. Quel que soit votre rôle ou votre contribution, nous vous remercions du fond du cœur d’être un chef de file du Relais pour la vie de la Société canadienne du cancer (SCC) dans votre localité et de contribuer au succès retentissant de cet événement. Les équipes jouent chaque année un rôle déterminant dans le succès de cet événement. Ce sont les efforts de capitaines comme vous qui ont fait augmenter le nombre de relais et de montant amassés de façon phénoménale partout au pays. Merci à tous et bravo pour votre implication! Les employés de la Société canadienne du cancer. 8 relaispourlavie.ca 1

3. TABLE DES MATIÈRES • LE RELAIS POUR LA VIE, C’est…_________________________________________3 • LES 3 TEMPS FORTS DU RELAIS__________________________________________4 • LES ÉTAPES DE PRÉPARATION___________________________________________5 • LE CAPITAINE D’ÉQUIPE________________________________________________6 • L’ÉQUIPE______________________________________________________________7-8-9 • L’équipe • 10 trucs pour recruter • L’inscription • LA COLLECTE DE FONDS_______________________________________________10-11-12 • Les options de collecte • Conseils pratiques • Formulaire d’activité d’équipe • LES LUMINAIRES_______________________________________________________13 • LES SOIRÉES DE DÉPÔTS_______________________________________________14-15-16 • Les formulaires à vérifier • Les choses à ne pas oublier • Le calendrier de l’année • LES SURVIVANTS_______________________________________________________17 • LE RELAIS______________________________________________________________18-19-20 • Se préparer • Quoi apporter et faire • Exemple d’horaire • LA SOCIÉTÉ CANADIENNE DU CANCER EN BREF___________________________21 relaispourlavie.ca 2

4. le relais pour la vie c’est … Une expérience humaine. ►une célébration de la vie, un hommage aux personnes aimées, un pied de nez aux cancers. Le Relais pour la vie de la Société canadienne du cancer (SCC) réunit des équipes de 10 à 15 personnes qui participent à un relais de nuit non compétitif. Les participants se relaient pour marcher, courir ou déambuler sur une piste. Les équipes sont formées de personnes provenant d’entreprises, de différentes communautés, de familles et d’amis. Les équipes dressent leur tente pour la nuit. Certaines équipes vont même jusqu’à décorer leur tente selon un thème choisi. L’événement a lieu la nuit pour rappeler que le cancer ne dort jamais. Un défi de communauté. ►une force bénévole, la solidarité d’une région; une activité de nuit, en équipe! Le succès du Relais pour la vie de la Société canadienne du cancer (SCC) exige un effort de concert exemplaire de la part des bénévoles, des employés et de tous les participants et ce, fondé sur une collaboration et un partage des responsabilités. Le Relais pour la vie de la SCC est un événement communautaire réalisé PAR et POUR la communauté! La mise en commun des compétences, des idées, des forces, des contacts de chacun permet au Relais de se distinguer. Une grande collecte de fonds. ►une collecte de fonds pour aider la SCC dans sa lutte contre les cancers; une lutte à finir. Les membres des équipes doivent payer des droits d’inscription établis à 10 $ afin de confirmer leur engagement à participer au Relais pour la vie et de recueillir des fonds. Ces droits aident à défrayer certains coûts de l’événement. Tous les participants sont également encouragés à recueillir un minimum de 100 $ en dons. Le cancer ne fait pas de distinction de race, d’âges, de classes sociales, d’éducation ou de sexe. C’est notre affaire à tous! Peu importe l’âge…Ensemble, plus forts. Sauvons plus de vies! 6 relaispourlavie.ca 3

5. les 3 temps forts CÉLÉBRER la vie - 19 h Célébration des survivants Les survivants du cancer sont invités à participer au premier tour de piste, le Tour des survivants, afin de souligner et de célébrer leur courage dans leur lutte contre la maladie. Voir des centaines de survivants défiler fièrement sur la piste est à la fois inspirant et émouvant. RENDRE HOMMAGE – 21H/22h Cérémonie des luminaires La Cérémonie des luminaires a lieu au crépuscule. Elle rend hommage aux personnes qui ont été victimes du cancer, soutient les personnes aux prises avec la maladie, et souligne les efforts des personnes qui ont déjà lutté contre le cancer. Les luminaires sont des bougies placées dans des sacs en papier ignifuges alourdis avec du sable, alignés tout autour de la piste du Relais pour la vie. Chacun des luminaires porte le nom d’un être cher qui a survécu au cancer ou perdu sa lutte contre la maladie. Les luminaires offrent une source de lumière et d’inspiration tout au long de la nuit. LUTTER, S’ENGAGER AU QUOTIDIEN Cérémonies d’ouverture et de clôture/ kiosque SCC et activités de la Défense de l’intérêt Public (DIP) Tous les Relais pour la vie débutent par une cérémonie d’ouverture afin que toutes les personnes présentes sachent qu’elles assistent à un événement de la Société canadienne du cancer. La cérémonie comprend de courts discours du porte-parole de la Société et des invités spéciaux, et des remerciements aux commanditaires. La cérémonie de clôture offre aux survivants du cancer la possibilité de célébrer le succès de l’événement et de remercier tout le monde, y compris les principaux commanditaires. Le kiosque de la SCC (Services à la communauté SAC) assure la promotion des programmes, des services de la SCC et de la prévention du cancer. Il est le carrefour d’activités amusantes et éducatives. Les activités portent sur les cinq priorités à savoir la recherche, la prévention, la défense de l’intérêt public, l’information et les services de soutien. Les participants doivent être sensibilisés à ces priorités tout au long de l’événement. relaispourlavie.ca 4

6. les grandes étapes de préparation C1 C2 relaispourlavie.ca 5

7. le capitaine d’équipe Félicitation de votre intérêt à être capitaine / co-capitaine d’équipe au Relais pour la vie. C’est un plaisir de vous avoir avec nous et nous vous sommes reconnaissants du temps et des efforts que vous investissez dans la lutte contre tous les cancers. Merci de nous aider à célébrer les survivants, de rendre hommage aux êtres aimés qui ont perdu leur combat et de vous engager à lutter contre la maladie. Le rôle du capitaine d’équipe est très important. Tenant la barre de votre équipe, vous devrez recruter, motiver et organiser vos membres. Le succès d’un Relais pour la vie passe par ses équipes. Les pages qui suivent vous aideront à rendre votre expérience plus simple et agréable. TRUC et ASTUCES! A deux, ça va bien mieux! Les tâches du capitaine d’équipe peuvent parfois paraître lourdes. Pourquoi ne pas les partager? Soyez des co-capitaines et répartissez-vous les tâches selon vos compétences respectives. Vous aurez plus de plaisir et profiterez mieux de VOTRE RELAIS! relaispourlavie.ca 6

8. l’équipe Inviter les gens à joindre votre équipe. Vous pouvez utiliser les outils offerts en ligne (dans votre centre du participant par exemple) pour envoyer des invitations par courriels ou simplement faire des demandes en personnes à vos connaissances. Une équipe gagnante peut être composée de membres d’une famille, d’amis, de collègues, de voisins, de membres d’un même club ou associations etc. TRUC et ASTUCES! C’est votre histoire! N’oubliez pas de raconter VOTRE histoire aux personnes que vous désirez inviter et recruter. Cela permettra aux gens de s’identifier à votre raison de participer et de trouver la leur. Qu’est-ce qui vous motive à vous inscrire ? Participez-vous en l’honneur ou en mémoire de quelqu’un? Avez-vous été personnellement touché? Quel est votre objectif de collecte? Comment luttez-vous à l’année contre les cancers? • CE QU’IL FAUT SAVOIR… • Une équipe est composée de 10 à 15 personnes. • Il n’est pas nécessaire d’avoir confirmé tous les membres pour inscrire son équipe. • Il n’y a pas d’âge minimum pour participer, mais les marcheurs de moins de 18 ans doivent avoir une autorisation parentale lors de l’inscription. relaispourlavie.ca 7

9. 8 petits trucs pour recruter SAVIEZ-VOUS QUE? relaispourlavie.ca 8

10. l’inscription TRUC et ASTUCES! Du soutien disponible. Des questions ou des problèmes? Le comité organisateur, les responsables du comité équipes et l’agent de développement sont là pour vous aider! Communiquez avec eux! Surveillez aussi les soirées de capitaines et d’informations, ainsi que l’Info-relais mensuel. • CE QU’IL FAUT SAVOIR… • Chaque membre/marcheur doit acquitter des frais d'inscription de 10$ pour couvrir des frais administratif et le coût des chandails remis aux marcheurs. • Un courriel est nécessaire pour l’inscription en ligne. Un seul courriel par participant/inscription. relaispourlavie.ca 9

11. la collecte de fonds Maintenant que vous avez trouvé des membres, inscrit votre équipe, et défini vos objectifs de collectes, il est temps de vous lancer dans la collecte de fonds! Encore une fois, vous avez le choix de le faire par formulaire papier ou par Internet si vous avez un compte. Encore une fois, n’oubliez pas de partager avec vos donateurs votre histoire et vos raisons de participer. • CE QU’IL FAUT SAVOIR… • chaque participant/marcheur doit amasser • un minimum de 100$ en promesses de • dons. On peut parler d’une somme de 1 000 $ • en équipe de 10 personnes. La force de • l’équipe fait moins peur que l’obligation à • ramasser 100 $ par personne. • chaque donateur de 10$ ou plus en • promesses de dons recevra un reçu fiscal • avant la fin de l’année en cours. • vous devez soumettre vos activités de collecte • d’équipe à l’approbation de l’agent via un • formulaire. • Les tirages et moitiés-moitiés sont illégaux. TRUC et ASTUCES! Plus d’argent! Avec l'inscription et les transactions en ligne, vous faites économiser des frais administratifs à notre organisme. Le traitement des dons papier représente annuellement une somme 200 000$ ! De plus, il est prouvé que les donateurs sont plus généreux s’ils donnent en ligne qu’en personne. Autre avantage, vos donateurs reçoivent par courriel leurs reçus d’impôt dans les minutes suivants la transaction. relaispourlavie.ca 10

12. la collecte de fonds- conseils COMMENT AMASSER 300 $ EN 7 JOURS TRUC et ASTUCES! À qui pouvez-vous demander des dons? À tout le monde! Votre comptable, banquier, pharmacien, dentiste, médecin, avocat, entraîneur personnel, coiffeuse, fleuriste, propriétaire de votre restaurant favori, etc. BESOIN D’IDÉES ? Sur demande, il nous fera plaisir de vous envoyer une liste d’idées de collecte de fonds. Renseignez-vous auprès de votre responsable des équipes. relaispourlavie.ca 11

13. activitéd’équipe-DEMANDE Date de la demande : __________________ Nom d’équipe : _______________________________ Personne-ressource :_____________________ Téléphone : _________________________________Courriel :________________________________ Nom de l’événement: _____________________________________________Date: _______________ Lieu de l’événement:__________________________________________________________________ Brève description de l’événement : ______________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ Description de la façon dont vous pensez collecter l’argent : ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ Pourcentage estimé des bénéfices nets que recevra la Société canadienne du cancer : ________________________ Si le pourcentage n’est pas égal à 100 %, veuillez en indiquer la raison : ___________________________________________________________________________________ Date/périodicité à la quelle les dons vont être remis à la SCC: _________________________________ De quel type d’appui avez-vous besoin de la part de la SCC? (lettre, tirelires, dépliants, bannières, ballons, etc.) ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ Avez-vous l’intention d’utiliser le nom et/ou le logo du Relais pour la vie ou de la Société canadienne du cancer? Nom De quelle(s) façon(s) : _______________ ________________________________________ ____ ___________________________________________________________________________________ Logo De quelle(s) façon(s) :_________ _____________________________________________ _______ ___________________________________________________________________________________ !!!N.B: Avant de publiciser ou de faire un évènement, un représentant de la SCC doit approuver la proposition ainsi que l’usage du nom et du logo de la SCC. La SCC se réserve le droit de retirer en tout temps la permission d’utilisation du nom et du logo si cette activité affecte ou est susceptible d'affecter défavorablement la SCC. Nom : ______________________________ Signature : ______________________________ Date : ______________________________ • CE QU’IL FAUT SAVOIR… • chaque participant/marcheur doit amasser • un minimum de 100$ en promesses de • dons. On peut parler d’une somme de 1 000 $ • en équipe de 10 personnes. La force de • l’équipe fait moins peur que l’obligation à • ramasser 100 $ par personne. • chaque donateur de 10$ ou plus en promesses de dons recevra un reçu fiscal avant la fin de l’année en cours. relaispourlavie.ca 12

14. les luminaires Afin d’éclairer la piste tout au long de la nuit, des luminaires y sont déposés. Allumés lors de la cérémonie des luminaires, le volet  « rendre hommage » de la soirée, ils permettent à chacun de se souvenir d’un être cher qui a perdu son combat, ou d’honorer un survivant. Vous devez promouvoir la vente de luminaires. • CE QU’IL FAUT SAVOIR… • Les luminaires se vendent 5$ l’unité • Aucun reçu d’impôt ne peut être émis pour les luminaires • car il s’agit d’un achat. • Les sommes amassées par la vente de luminaires ne sont • pas calculées dans le 100$ requis par participant, et ne • seront pas comptabilisées dans le montant total de dons • amassés par votre équipe. • On peut acheter des luminaires par internet et par • formulaire papier (bleu). Pour les achats en ligne, inscrire • le nom de l’équipe dans le champs (nom ou prénom) de la • personne à qui le luminaire est dédié. • Les luminaires sont ignifuges. (non inflammable) TRUC et ASTUCES! Pour que la piste de marche soit éclairée, nous recommandons qu’un minimum de 8 luminaires vendus par participant (soit 1 feuille recto-verso). Établissez un jeu de dépassement d’objectifs entre les membres de votre équipe. Qui les vendra le plus rapidement??? Qui vendra le plus de luminaires??? relaispourlavie.ca 13

15. les soirées de dépôts Afin d’éviter les erreurs de calculs et de maximiser le temps de chacun lors de soirées de dépôts (pour vos dons en argent, chèque et parfois carte de crédit) , voici quelques points dont vous pourrez vous assurer. N’hésitez pas à transmettre l’information à vos participants…cela vous permettra de gagner du temps. TRUC et ASTUCES! Simplifiez-vous la vie! Votre équipe est complète? Inscrivez une fois les noms de chaque membres sur votre rapport d’équipe, puis faites des photocopies. Cela vous évitera d’écrire les noms à chaque dépôt. relaispourlavie.ca 14

16. le dépôt • CE QU’IL FAUT SAVOIR… • Nous n’émettons pas de reçu pour des dons de 10$ et moins. Petit truc : lors de dons de moins de 10$, n’inscrivez pas les coordonnées du donateur sur votre feuille. Accumulez ces dons et faites seulement une entrée sur la feuille de don, totalisant ces petits dons, et inscrivez « dons anonymes ». • Certains formulaires de dons ont deux pages, au lieu d’être recto-verso. Ce sont des feuilles carbone. SVP utiliser une seule des deux feuilles pour inscrire les dons et garder la copie carbone attachée à la feuille. Nous garderons les deux copies lors des dépôts. Merci. • Afin de nous aider à éviter les erreurs de calcul et à vous faire gagner du temps lors des dépôts, SVP roulez la monnaie. OU encore mieux, faites la changer pour des billets. • Les chèques doivent être faits à l’ordre de la « Société Canadienne du cancer. » IMPORTANT : Inscrivez le nom de l’équipe sur les chèques, ainsi que le nom du relais à l’avant du chèque. • Les capitaines vérifient les enveloppes des participants et s’assurent que tout a été balancé avant de venir faire le dépôt. • Il sera impossible d’émettre des reçus fiscaux pour les donateurs dont les coordonnées sont incomplètes ou illisibles. Conseils préventifs anti-vol: • Ne laisser jamais vos feuilles de dons et argent reçus sans surveillance qu’il s’agisse • d’endroits publics ou de votre voiture; • Ne jamais laisser vos feuilles de dons ou enveloppes à la vue, que ce soit chez vous ou à • l’extérieur (surtout si vous avez des dons par carte de crédit); • Encourager vos donateurs à donner en ligne (plus sécuritaire); • Soyez accompagné d’une personne sûre si vous transportez des sommes importantes. relaispourlavie.ca 15

17. votre agenda (voir selon relais) relaispourlavie.ca 16

18. les survivants «  Bonjour! Je m’appelle Maude Lallier et j’ai 23 ans. J’ai une merveilleuse nouvelle à vous annoncer : je suis en rémission complète du cancer. Et c’est en partie grâce à des personnes comme vous qui soutiennent la lutte contre le cancer. Du fond du coeur, merci. ll y a un peu plus d’un an, on m’a diagnostiqué un cancer des ganglions. J’ai donc passé les douze derniers mois à me battre contre le cancer. Chimiothérapie, radiothérapie et la dernière étape vers la guérison : une allogreffe de moelle osseuse. Il y a eu des journées plus difficiles, c’est vrai, mais je n’ai jamais perdu espoir. J’ai vite découvert à quel point les avancées de la recherche sauvent de plus en plus de vies. J’ai aussi découvert, lors de mon séjour à la Maison Jacques-Cantin, le centre d’hébergement de la Société canadienne du cancer, que la tranquillité d’esprit est ce qu’il y a de plus précieux lorsqu’on fait face au cancer. » • CE QU’IL FAUT SAVOIR… • Le 1er tour de piste à 19h est réservé aux survivants. • Invitez les survivants que vous connaissez à assister au Relais et/ou à se joindre à votre équipe. • Les aidants sont aussi très importants. Chaque survivant peut inviter 1 aidant. ( chandails jaune +/ chandails orange) • Les survivants et les aidants doivent remplir (sans frais) le formulaire jaune ou s’inscrire en ligne. • Si le survivant fait partie d’une équipe, il doit aussi compléter l’inscription de participant et payer 10$. Un seul chandail (un jaune) lui sera remis. • Les survivants non marcheurs peuvent aussi faire une collecte de fonds par internet ou formulaire papier. relaispourlavie.ca 17

19. on se prépare • Vous voici à la veille du Relais! Assurez-vous d’être présent, vous ou un de vos membres d’équipe, à la dernière séance d’information aux capitaines. • Vous pourrez poser toutes vos questions et en apprendre davantage sur le stationnement, l’inscription, les installations (toilettes, premiers soins, l’endroit réservé pour les survivants, les règlements de l’événement, les possibilités pour les véhicules motorisés : roulotte, tente-roulotte, etc.. • Transmettez aux membres de l’équipe les informations dont ils auront besoin lorsqu’ils arriveront à l’événement ! Attention, le Relais pour la vie est un événement sans: Sommes-nous obligés de camper? Certains membres de l’équipe ne sont pas certains de vouloir marcher pendant la nuit. Avez-vous des suggestions? « Non. Il n’est pas nécessaire de camper mais nous vous encourageons fortement à le faire. Chaque équipe aura un emplacement désigné sur le terrain. Une partie ou tous les membres de votre équipe peuvent choisir de camper ou vous pouvez utiliser votre emplacement comme point de rendez-vous. » « Encouragez les membres à participer pendant toute la durée de l’événement. Nous aimerions qu’un membre de chaque équipe soit sur la piste en tout temps alors c’est à vous d’y voir au moment de la préparation de l’horaire. Il s’agit d’un environnement sans danger et encourageant la camaraderie. Vous ne voudriez pas rater l’effet magique de marcher avec les autres autour de la piste illuminée par les luminaires! Vous pouvez toujours faire une sieste dans votre tente en dehors de votre temps de marche. » Et pour manger ? Comment fait-on? « Nous vous encourageons à apporter de quoi souper et grignoter durant la nuit. Afin de respecter le volet prévention de la SCC, essayer un Lunch pour la vie santé! Une soupe vous sera servie vers minuit, ainsi qu’un petit déjeuner léger à l’aube. » relaispourlavie.ca 18

20. le relais Informez tout le monde des articles qu’ils aimeront peut-être avoir sous la main afin de vivre un Relais pour la vie de la Société canadienne du cancer sécuritaire et confortable. Ces articles sont très utiles. relaispourlavie.ca 19

21. le relais: exemple fictif d’horaire. relaispourlavie.ca 20

22. la société canadienne du cancer relaispourlavie.ca 21