3 - Management de l’équipe projet et gestion de projet

1. 3 - Management de l’équipe projet et gestion de projet Management des équipes Gestion de projet

2. Où en est-on ? ORGANISATION OPPORTUNITE & LANCEMENT DU PROJET ELABORATION D’UNE SOLUTION INTEGRATION & INDUSTRIALI-SATION DU SI MISE EN OEUVRE CONDUITE DU CHANGEMENT MANAGEMENT DE L’EQUIPE PROJET ET GESTION DE PROJET ASSURANCE & MAITRISE DE LA QUALITE URBANISME DU SYSTEME D’INFORMATION

3. Management des équipes • Organisation de l’équipe projet • Management de l’équipe projet • Animation de réunion • Profil du chef de projet

4. Organisation de l’équipe • Fonctions types : • Chef de projet, • Responsable qualité et méthodes, • Administrateur des données, • Concepteur, • Développeur. • Autres fonctions : • Experts techniques, • Experts fonctionnels, • Experts produit, • Expert métier.

5. Organigramme type Comité des Utilisateurs Comité de Pilotage Chef de Projet Qualité Méthodes Administration des Données Groupe 1 Concepteur Développeur Groupe 2 Concepteur Développeur Groupe n Concepteur Développeur Équipe Technique Expert fonctionnel Expert technique

6. Profils types de l’équipe • Caractéristiques : • Compétences et savoir-faire, • Missions, • Qualités requises.

7. Chef de Projet

8. Responsable qualité et méthodes

9. Administrateur des données

10. Concepteur

11. Développeur

12. Expert technique

13. Expert fonctionnel

14. Expert produit

15. Management de l’équipe • Composantes et règles générales : • Faire accomplir les tâches du projet aux membres, en veillant à satisfaire : • Les objectifs du projet, • Les aspirations de chaque membre. On observe, en général, une légère priorité donnée au premier point ! • 3 natures d’activités : • La prise de décision, • La délégation, • Le contrôle.

16. La prise de décision 1 • Trop de défaillances, de deux types • Absence de décision : laisser-faire, • Décisions mal prises : • Dossier pas préparé, • Interlocuteurs concernés absents… • Une démarche rationnelle : • Analyse de l’existant, • Enjeux et objectifs, • Solutions : scénarii types, • Analyse des solutions, • Évaluation et choix d’une solution, • Conditions de mise en œuvre.

17. La prise de décision 2 • 3 Modes de prise de décision • Unilatéral: • Pas de consultation, • Pas d’information. • Explicatif: • Pas de consultation, • Explications données à l’équipe. • Participatif: • Décision prise par le chef de projet, • Après avoir recueilli les avis de tous les membres. Le troisième mode est le plus propice à l’établissement d’un climat serein et efficace dans une équipe projet.

18. La délégation 1 : Quoi ? • Confier à un membre de l’équipe une tâche qui relève de la responsabilité du chef de projet. • Sont concernées : • Les tâches de conception, • Les tâches de développement, • Certaines tâches de mise en œuvre. • Restent au chef de projet : • Tâches de pilotage, • Tous les aspects stratégiques.

19. La délégation 2 : Comment ? • Éviter les situations extrêmes: • Pas de délégation => surcharge, • Trop => refus des responsabilités. • 3 conditions : • Le CdP doit maîtriser les tâches déléguées. • Les Tâches déléguées doivent être motivantes, voire enrichissantes pour les personnes qui vont les assumer. • La responsabilisation doit être forte: • Peu d’intervention du CdP, • Le Cdp vérifie l’atteinte des résultats à la fin de la réalisation.

20. Le contrôle : Résultats • 3 types de contrôle : • Vérification matérielle de l’existence du résultat attendu, • Observation des délais de réalisation, • Évaluation de la qualité du résultat : • Conformité avec la demande, • Vérification de la fiabilité et de la robustesse du résultat. • Climat serein si possible, • Ajustement du niveau de contrôle au profil de l’équipier.

21. Le contrôle : Comportements • Appréciation de la manière d’agir dans l’exécution d’une tâche donnée : • D’abord : contrôle du respect des processus en place, • Ensuite : comportement strictement individuel. • Recommandations: • Préciser le champ couvert par le contrôle : respect du processus qualité, • Privilégier l’appréciation portée sur le comportement général de l’équipe, • L’absence de contrôle des comportements => acceptation de toutes les dérives individuelles.

22. La préparation de réunion 1 • 50% du temps du CdP se passe en réunion. La plupart du temps il en est l’animateur! • Objets et préalables : • Réflexion sur l’objet à traiter et les résultats attendus, • Choix des participants selon les contributions souhaitées, • Préparation de l’ordre du jour, • Préparation des documents à transmettre aux participants, • Préparation des documents de support utilisés pendant la réunion.

23. La préparation de réunion 2 • Logistique : • Choix d’une date et d’un lieu, • Réservation et préparation de la salle, • Convocation des participants: • Assez tôt, • Ordre du jour, • Vérifier réservation • Vérifier disponibilité équipements • Vérifier réception de la convocation • Re-Vérifier tout !!

24. La tenue de réunion : début • Débuter à l’heure, • Accueillir les participants, • Rappeler l’ordre du jour, • Régler les aspects logistiques, • Tour de table de présentation, • Fixer les règles du jeu, • S’assurer que les objectifs sont clairs pour tous, • Traiter toutes les questions préalables.

25. Déroulement des travaux • Donner le plus rapidement possible la parole aux participants, • Veiller à : • Réduire le temps de parole des grands bavards, • Faire parler les personnes réservées, • Faire des synthèses intermédiaires, reformuler pour s’assurer de la bonne et même compréhension, recentrer le débat, • Ménager des pauses (si la réunion dépasse plusieurs heures !), • Pratiquer le tour de table lorsque l’on souhaite l’avis de tous, • Privilégier l’écoute plutôt qu’une trop forte participation personnelle, • Contrôler le bon déroulement des travaux en visant l’atteinte des objectifs fixés.

26. Fin de la Réunion • Réserver un temps suffisant à la synthèse générale, • Synthétiser les travaux réalisés et les principaux résultats obtenus, • Organiser la suite des travaux : • Nouvelle réunion bien ciblée, • Processus de validation définitive: • Approbation du compte-rendu, • Nouvelle version d’un document de travail. • Autre type de réunion : • Recherche d’idées nouvelles : Brain-storming (remue-méninges).

27. Profil du chef de projet • 3 fonctions principales : • Appréciation des situations, • Prise de décisions, • Conduite et suivi d’actions.

28. Appréciation des Situations

29. Prise de décision

30. Conduite et suivi d’actions

31. Gestion de projet • Objectif :fournir les éléments de décision permettant de maîtriser les délais et les charges. • De fait : le système d’information du pilotage du projet : • Analyser risques et enjeux, • Utilisation des ressources, • Diffusion des données de références, • Préparer la prise de décision.

32. Gestion de projet • Processus itératif, 5 activités : • Organisation et ordonnancement en tâches, • Estimation des charges, • Planification, • Pilotage du projet, • Gestion des risques.

33. Organisation et ordonnancement en tâches • Démarche de découpage • Description générale des tâches • Description des ressources

34. Démarche de découpage • Projet = ensemble complexe • => Décomposition en sous-ensembles maîtrisables de tâches : • Décomposition en sous-systèmes, • Décomposition en phases, • Identifications des tâches. • Résultat de la décomposition hiérarchique: • WBS

35. Niveau 1 : sous-systèmes Domaine fonctionnel 1 Domaine fonctionnel 2 Projet N Domaine fonctionnel 3 Reprise Interfaces

36. Niveau 2 : phases Domaine fonctionnel 1 Phase 1 Conception générale DF1 Phase 2 Conception détaillée DF1 Phase 3 Réalisation DF1 1 phase de développement = 1 livrable vers la MOA

37. Niveau 3 : tâches Phase 1 Conception générale DF1 Tâche 1 Conception générale sous-ensemble 1 DF1 Tâche 3 Consolidation Conception générale Tâche 2 Conception générale sous-ensemble 2 DF1 1 tâche de développement = 1 livrable (visibilité équipe projet)

38. Description générale des tâches • La liste exhaustive de toutes les tâches d’une phase doit être établie. • Pour chaque tâche le ou les résultats produits sont identifiés. • Il est fortement recommandé d’associer systématiquement un résultat tangible (livrable) à chaque tâche. • Chaque livrable fait l’objet d’une description de son contenu.

39. Identification des tâches

40. Description des tâches * Unité d’œuvre : nombre d’écrans, d’états, d’interfaces

41. Réseau logique des tâches Début Tâche 1 Tâche 1 Tâche 1 Tâche 1 Tâche 1 Tâche 1 Fin

42. Description des ressources • Les ressources mises à disposition doivent être précisées : • En nombre, • En qualification. • L’équipe projet doit être complètement décrite en indiquant les compétences de chaque membre. • L’organigramme de l’équipe doit être arrêté et diffusé. • Les indisponibilités et les taux de participation de chaque membre de l’équipe doivent être précisés (planification).

43. Description des ressources

44. Estimation des charges • Méthode des points de fonction: • Introduction • Présentation générale • Démarche d’élaboration

45. Points de Fonction : introduction • Les mauvaises estimations figurent parmi les causes les plus fréquentes de retard des projets. • Ces mauvaises estimations sont souvent dues à une insuffisance de maîtrise des méthodes d’estimation. • Parmi les méthodes existantes: • Méthode des points de fonction, • La plus pratiquée, • Norme internationale :AFNOR Z67 160 reprenant une norme ISO.

46. Points de Fonction : Présentation générale • Objectifs : • Disposer d’une unité de mesure de la taille fonctionnelle des projets (indépendante de la technologie) • Disposer d’une unité de mesure universelle des applications informatiques (inter-entreprises et internationale) • Permettre une traduction de la taille fonctionnelle de chaque développement en charge

47. Points de Fonction : Définition • Le point de fonction est une unité de mesure de la taille d’un projet ou d’une application informatique en terme de fonctionnalités livrées à l’utilisateur. • Peut se comparer au mètre carré utilisé dans le bâtiment.

48. Points de Fonction : Composants utilisés • La méthode est fondée sur l’ évaluation de 5 composants d’une application informatique : • Les groupes logiques de données interne (GDI) • Les groupes logiques de données externe (GDE) • Les entrées (ENT) • Les sorties (SOR) • Les interrogations (INT)

49. Points de Fonction : Démarche générale • Une démarche en 3 étapes : • Dénombrer les GDI, GDE, ENT, SOR, INT, • Déterminer le niveau de complexité de chaque GDI, GDE, ENT, SOR, INT et lui affecter un nombre de points de fonction, • Faire la somme des points de fonction.

50. Planification : les enjeux 1 • Les engagements pris par le chef de projet vont influencer les les relations avec la MOA. • Tout dérapage entraînera : • Baisse de confiance, • Désorganisation des tâches et des acteurs, • Augmentation de la charge et des coûts, • Risque de dérive allant jusqu’à l’arrêt du projet.