KLUBISIHTEERIN koulutus Lapualla 18.4.2009

1. KLUBISIHTEERINkoulutusLapualla 18.4.2009 18.4.2009

2. Aineiston sisältö 3 Koulutuksen tavoite 4 Sihteerin merkitys 5 Sihteerin tehtävät ennen kauden alkua 6 Klubin sisäiset tehtävät 7 Ulkoiset tehtävät 8-9 Ennen kokousta 10 Kokouksen aikana 11 Kokouksen jälkeen 12 Pöytäkirja 13 Kuukausittain suoritettavat tehtävät 14 Elokuu 15 Syyskuu 16 Lokakuu 17 Marraskuu 18 Tammikuu 19 Helmikuu 20 Maaliskuu 21 Maalis-Huhtikuu 22 Toukokuu 23 Kesäkuu 25 Paikkaamisperusteet 26-27 Toimintakertomus 28 Internet ilmoitukset 29-35 Päämajan jäsenilmoitus 36-39 Suomen jäsenrekisteri 40 Klubille tuleva sähköposti 41 Kertaus 42 Ilmoitus yhdistyrekisteriin 18.4.2009

3. KOULUTUKSEN TAVOITE: • Tiedät tehtäväsi tärkeyden • Tiedät siihen kuuluvan byrokratian • Tiedät tärkeimmät ilmoitukset • Osaat täyttää tarvittavat ilmoitukset • Sitoudut hoitamaan tehtävän • Tiedät mistä olet vastuussa 18.4.2009 3

4. SIHTEERIklubin tärkein (virkailija) lion ? • Olet presidentin oikea käsi • Klubin presidentti ja hallitus ovat tukenasi • Sinun kauttasi välittyy kuva klubin toiminnasta piiriin, liittoon, järjestöön ja muihin yhteistyötahoihin Sinun jälkesi näkyy ! 18.4.2009

5. Sihteerintehtävät Ennen kauden alkua Varmista - että tulevan hallituksen tiedot on ilmoitettu yhdistysrekisteriin Ilmoitus netissä • että nykyinen sihteeri lähettää kesä-, heinä- ja elokuun jäsenilmoitukset toukokuun lopulla, pyydä kopiot. - että uuden kauden virkailijat tulevalle kaudelle on ilmoitettu kotimaiseen ja kv. rekisteriin 18.4.2009

6. Klubinsisäisettehtävät • Kokouskutsujen teko ja lähettäminen • Palaveri presidentin kanssa ennen kokouksia • Pöytäkirjan pito klubin ja hallituksen kokouksissa • Klubin jäsenluettelon ylläpito • Klubin arkistonhoito ym. tehtävät, merkkipäivien muistaminen • Materiaalin jakaminen 18.4.2009

7. Ulkoiset • Ilmoitusten teko • Yhteydenpito piiriin, liittoon ja kansainväliseen päämajaan • Klubin kirjeenvaihdon hoito • Osallistuminen kauden PNAT kokouksiin 18.4.2009

8. Ennen kokousta Laadi luettelo tehtävistäsi kokouksessa • Nimilista läsnäolon toteamiseksi • Järjestä saapuneet kirjeet kokouskäsittelyä varten sekä toimikuntien puheenjohtajille toimitettavat kirjeet • Laadi luettelo ilmoitusasioista 18.4.2009

9. Ennen kokousta 2 • Laadi esityslista kokousta varten presidentin kanssa • Ota mukaasi joka hallituksen- /klubikokoukseen - Lions -vuosikirja - klubin voimassaolevat säännöt • kauden toimikuntien kokoonpanot • ed. kokousten pöytäkirjat • piirikuvernöörin tiedotteet ja klubilehdet • muut kirjeet, jotka jaetaan toimikuntien puh.johtajille 18.4.2009

10. Kokouksen aikana • Toimita nimenhuuto ja kirjaa klubin vieraat (kirjoita todistus vierailijoiden läsnäolosta tarvittaessa) • Pidä pöytäkirjaa kokouksesta • Kirjaa tiedot Toimintailmoitusta/kilpailua varten; aktiviteetit, osallistujat, tunnit, myynnit, kerätyt kilot yms. • Avusta presidenttiä asioiden esittelyssä • Huolehti että edellisen kokouksen pöytäkirja allekirjoitetaan Osa 1/4.4.08/HR 18.4.2009

11. Kokouksen jälkeen • Siirrä läsnäolomerkinnät läsnäolotilastoihin • Merkitse annetut palkinnot ko. jäsenten palvelu- ja palkintotilastoon kotimaisessa jäsenrekisterissä • Laadi kokouksen pöytäkirjat samana iltana tai • seuraavana päivänä • Lähetä kortit vierailevien lionien kotiklubeihin • Täytä ilmoitukset ja lähetä ne saman tien 18.4.2009

12. Pöytäkirjan pito • Hyvä pöytäkirja on lyhyt päätöspöytäkirja (keskustelusta vain pääasiat, jos on tarpeen). • Merkitse kokouksen aikana muistiin päätökset ja niiden tarkka sanamuoto, kannatukset, äänestystapa ja äänestyksen tulos • Muista, että elät pöytäkirjoja tehdessäsi tätä päivää, älä viittaa aikaisemmin samasta asiasta tehtyihin pöytäkirjoihin, vaan kirjoita se kaikkine päätöksineen niin kuin päätökset olisi tehty nyt ensimmäistä kertaa. Pöytäkirja on klubin tärkeä (ja ehkä ainoa) "historiakirja”. 18.4.2009

13. Kuukausittain suoritettavat tehtävät Elokuu – Kesäkuu • Hallitus, klubikokoukset ja kutsut • Kuukauden jäsenilmoitus ja piirin toimintailmoitus,ilmoitukset voi korjata edellisiltä kuukausilta • Läsnäolo yms. tilastot • Kirjeenvaihdon hoitaminen • Tilastojen ym. tietojen arkistointi 18.4.2009

14. Elokuu • Tarkista, että edellisen kauden sihteeri on tehnyt kesä-, heinä- ja elokuun jäsenilmoitukset, ellei, niin toimi heti,että asia tulee kuntoon • Kauden käynnistäminen presidentin ja rahastonhoitajan kanssa • Tilaa ajoissa Rauhanjuliste-kilpailupaketti Päämajasta, viimeinen tilauspäivä 1.10. 18.4.2009

15. Syyskuu • Toimintasuunnitelmien teko • Osallistu oman lohkosi 1. PNAT- kokoukseen • Varmista, että edellisen toimintakauden virkailijat ovat hoitaneet valmiiksi toimintakertomuksen, tilinpäätöksen sekä, että tilintarkastajat ovat antaneet tilintarkastuskertomuksen kaudelta. 18.4.2009

16. Syys-lokakuu • Kutsujen lähettäminen klubin vuosikokoukseen kaksi viikkoa ennen kokousta • Muut Vuosikokousvalmistelut 18.4.2009

17. Marraskuu • Osallistu oman lohkosi 2. PNAT- kokoukseen • Perhejäsenyyden vahvistaminen päämajan jäsenrekisteriin 30.11. mennessä 18.4.2009

18. Tammikuu 15.1. mennessä seuraavat asiat: • Liittotoimistoon Lions-liiton vuosikokoukseen menevät aloitteet, puheenjohtaja- ja varapuheenjohtajaehdokkaat • Piirikuvernöörille Piirikuvernööri- ja varapiirikuvernööriehdokkaat seuraavalle toimintakaudelle. Mukaan klubin kannatustodistus ja ehdokkaan suostumus, allekirjoitukset. Piirikokoukseen menevät klubialoitteet • Varapiirikuvernöörille Ehdotukset uusista Piirihallituksen jäsenistä 18.4.2009

19. Helmikuu • Klubivirkailijoiden vaalin valmistelu • ehdollepanotoimikunta presidentti, sihteeri, rahastonhoitaja 18.4.2009

20. Maaliskuu • Tarkasta nyt viimeistään Lions-liiton ja päämajan rekisterit • Osallistu oman lohkosi 3. PNAT-kokoukseen • Ilmoittautumiset piirin ja liiton vuosikokouksen järjestäjille 18.4.2009

21. Maalis-huhtikuu • Klubin vaalikokous ja sen valmistelut, kutsut kaksi viikkoa • ennen kokousta • Valtakirjat piirikokoukseen • Valtakirjat Suomen Lions-liiton vuosikokoukseen • Ilmoittautumiset edellä mainitun vuosikokouksen järjestäjille • Virkailijailmoitus seuraavalle kaudelle heti vaalikokouksen jälkeen • Seuraavan kauden sihteerin osallistuminen piirin järjestämään virkailijakoulutukseen 18.4.2009

22. Toukokuu • Muutostiedot yhdistysrekisteriin • (presidentti tekee – sihteeri varmistaa, että tulee tehtyä) • Palkintojen anominen • Osallistuminen hallituksen vaihtokokoukseen • Perhejäsenyyden vahvistaminen päämajan jäsenrekisteriin 31.5. mennessä • Rauhanjulistekilpailupaketin tilaaminen tulevalle kaudelle 18.4.2009

23. Kesäkuu • Sihteerin arkiston laitto ajan tasalle • Varmista että kaikki pöytäkirjat on allekirjoitettu • Presidentin avustaminen toimintakertomuksen laatimisessa menneeltä toimintakaudelta • Luovuta allekirjoitetut hallitus- ja klubikokouspöytäkirjat liitettäväksi kirjanpitomateriaaliin tilintarkastusta varten • Tehtävien luovuttaminen seuraajalle • Muutos yhdistysrekisteriin, ellei vielä ole tehty 18.4.2009

24. Muut asiat • Ulkojäsenyyksien tarkistaminen (max. ½ vuotta) • Keruu- arpajais- ym. lupien haku • Klubialoitteet, ym. • Liitännäisklubin tietojen ylläpitäminen niin kotimaisessa kuin päämajan rekisterissä 18.4.2009

25. Säännöt poissaolon korvaamiseksi Poissaolo klubin virallisesta kokouksesta voidaan korvata määräajan kuluessa –13 pv ennen kokousta, 13 pv kokouksen jälkeen - siten, että jäsen osallistuu johonkin seuraavista: 1. Jonkin toisen lions- tai leoklubin virallinen tai erikoiskokous 2. Oman klubin hallituksen kokous 3. Oman klubin toimikunnan kokous 4. Oman klubin jokin muu kokous 5. Oman klubin palvelu- tai varojenkeräysaktiviteetti 6. Alueen tai lohkon kokous • Kansainvälinen kongressi, vuosikokous, piirikokous tai mikä tahansa lionien virallinen kokous 8. Vierailu Lions Clubs Internationalin päämajassa Oak Brookissa, liitto- toimistossa Helsingissä tai muun maan lionstoimistossa (vierailusta saa kortin, jossa on vierailuaika) 9. Katso vuosikirja (s. A 50 kaudella 08-09) 18.4.2009

26. Toimintakertomus Toimintakertomus voidaan laatia esim. seuraavan rakenteen mukaisesti: Klubitoiminta: - klubitoiminnan painopistealue - klubihallitus ja toimikunnat sekä lyhyt kertomus niiden toiminnasta - klubikokoukset: klubiesitelmät, piirikuvernöörin/varapiirikuvernöörin vierailut, muiden klubien jäsenten vierailut, klubin omat vierailut - hallituksen toiminta, mm talousarvion toteutuminen - klubitoiminnan taloutta koskevat olennaiset asiat, mm jäsenmaksun suuruus Jäsenasiat: - uudet ja eronneet jäsenet - 100 % jäsenet toimintakaudelta - palkitsemiset - jäsenten merkkipäivät • yms. 18.4.2009

27. Toimintakertomus (jatkuu) Piiri- ja liitto: - osallistumiset kokouksiin - klubin jäsenten osallistuminen piirin ja liiton hallintoon - klubin jäsenten saavutukset lions- ja puolisourheilussa • yms. Aktiviteettitoiminta: - toimintakauden aikana toteutuneet aktiviteetit - aktiviteettien tulos - annetut avustukset 18.4.2009

28. Internet-ilmoitukset 18.4.2009 28

29. Päämajan ilmoitukset Siirry osoitteeseen https://www3.lionsclubs.org/EN/RegisterLogin/HomeLogin.aspx?target=Lion Helpommin piirin samaan paikkaan pääs F-piirin etusivun kautta – KV –logosta: Käyttäjätunnus = kansainvälinen jäsennumerosi Salasana toimitetaan Päämajasta kirjeitse Salasanan voi hakea sihteeri tai presidentti 18.4.2009 29

30. Jäsen- ja virkailijailmoitukset Kuukauden jäsenilmoitus • Käydään joka kuukausi, klubikokouksen jälkeen merkkaamassa: ei muutoksia • Tai • Ilmoitetaan liittyneet ja eronneet jäsenet sekä muutokset yhteystiedoissa • Päämajan perimät kansainväliset jäsenmaksut perustuvat jäsenilmoituksiin 18.4.2009 30

31. Klubivirkailijat (presidentti ja sihteeri) voivat käyttää seuraavia toimintoja: Jäsenasiat - Lisätä, päivittää/katsoa, siirtää ja/tai uudelleen aktivoida jäsen. Jos kuukauden aikana ei ole minkäänlaisia jäsenmuutoksia, klikkaa kohtaa ei muutoksia jäsentiedoissa. Klubi - Päivittää klubikokousten tiedot; klubin virkailijat; lähettää ja etsiä klubiaktiviteettien laskuja; katsoa/päivittää liitännäisklubin yhteystietoja; katsoa piirivirkailijoiden tietoja; pyytää joitakin klubin tasoisia raportteja sekä ladata jäsentietoja. HUOM !! Rahastonhoitajalla vain katseluoikeus sivuilla Kv. jäsenrekisterin käyttö 18.4.2009 31

32. Päämajan ilmoitukset Valitse kohta: Jäsen – ja aktiviteetti-ilmoituksen lähettäminen Valitse Lions virkailija –vasen logo - Kirjaudu sisään tunnuksillasi 18.4.2009 32

33. Päämajan ilmoituksetJäsenilmoitus Valitse kohta Jäsen Valitse oikea raportointikuukausi Voit: Lisätä jäsenen Päivittää/tarkastella jäsentietoja Siirtää jäsenen Erottaa jäsenen Ottaa uudelleen jäseneksi ja jos ei ole tapahtunut mitään muutoksia, valitset: Ei muutoksia jäsentiedoissa 18.4.2009 33

34. Jäsen- ja virkailijailmoitukset Kuukausittain tehtävät ilmoitukset Kuukaudenjäsenilmoituspaperiversiona • Lähetä jäsenilmoituksen päällimmäinen osa osoitteella: Suomen Lions-liitto ry Kirkonkyläntie 10, 00700 HELSINKI, ei missään tapauksessa suoraan Päämajaan. • Jos lähetät sen Päämajaan, niin Suomen jäsenrekisteri jää päivittämättä. - Paperi-ilmoituksia tarvitsee lähettää vain, jos ei hoida ilmoituksia netin kautta. 18.4.2009 34

35. Jäsen- ja virkailijailmoitukset Kuukausittain tehtävät ilmoitukset Jäsenilmoitus paperiversio • Postita piirikuvernöörin kappale piirisihteerille • Klubille jäävä kappale on hyvä liittää klubihallituksen kokouksen pöytäkirjan liitteeksi, tai muuten arkistoida viideksi vuodeksi • Huomioi, että kuukauden jäsenilmoituksen allekirjoittaa klubin presidentti • Koska jäsenilmoitukseen merkitään vain jäsentietoja, ei ole mitään syytä pitkittää ilmoituksen lähettämistä 18.4.2009 35

36. SuomenLions-liitonjäsenrekisteriinternetissä www.lions.fi/rekisteri • Klubin tietojen päivitys internetin kautta suoraan Suomen Lions-liiton jäsenrekisteriin. • Rekisteristä tiedot vuosikirjaan ja Leijona-lehden jakelua varten. • Käyttäjätunnus, salasana ja internet -osoite Suomen Lions liitosta. Tarkemmin mm. F-Piirin –aineistopankista. • Käyttäjätunnus ja salasana ovat henkilökohtaisia, joten ne on pyydettävä uudestaan käyttäjän vaihtuessa. 18.4.2009 36

37. SuomenLions-liitonjäsenrekisteriinternetissä Verkossa voi päivittää kaikki jäsentietomuutokset. Myös klubia koskevia tietoja voi korjata (virkailijat, klubin e-mail) Ohjelmassa on joitakin raportteja, joita voi tulostaa joko jäsen- tai klubipuolella. www.lions.fi/rekisteri 18.4.2009 37

38. Jäsenmäärien oikeellisuus rekistereissä on tärkeä asia Suomen Lions-liiton jäsenrekisterin perusteella määräytyy kotimainen jäsenmaksu Kansainvälisen Päämajan jäsenrekisterin perusteella määräytyy kansainvälinen jäsenmaksu Klubien edustusoikeus (äänioikeus) piirikokouksessa ja valtakunnallisessa vuosikokouksessa määräytyy jäsenmäärien mukaan Rekisterit yhdistetään lähivuosina, ennen sitä ne pitää olla kunnossa – Nimet molemmissa salalla tavalla kirjoitettuina 18.4.2009 38

39. Suomen Lions-liiton jäsenrekisteri internetissä • Kun jäsentiedot hoidetaan internetin kautta, klubin ei tarvitse lähettää paperiversioita minnekään. Myöskään kopiota päämajan rekisteriin tehdyistä jäsenmuutoksista ei tarvitse Lions-liittoon toimittaa. Lisää tietoa saat: Suomen Lions-liitto ry, Marja Pakkanen jäsenrekisterin pääkäyttäjä (09) 5655 9515 18.4.2009 39

40. Klubille tuleva sähköposti • Liitto on perustanut jokaiselle klubeille oman sähköpostiosoitteen (alias-sähköpostiosoite), joka on muotoa klubin.nimi@lions.fi • Osoitteeseen tulee kytkeä jonkun klubilaisen todellinen sähköpostiosoite, jonka ylläpito tapahtuu siten, että klubissa oleva Lions-liiton jäsenrekisterin ylläpitäjä päivittää tiedot ja muutokset jäsenrekisteriin • Lions sähköpostit lähetetään pääsääntöisesti tähän klubin alias-osoitteeseen • Tarkista Kotimaisesta jäsenrekisteristä oman klubisi alias-sähköpostit – tiedot oltava oikein, muuten tiedotteet eivät mene oikeille henkilöille 18.4.2009 40

41. Lyhyt kertaus • Internet– Mikäli sinulla on käytössäsi internetyhteys hanki salasanat sekä kansainväliseen rekisteriin, että Suomen Lions-liiton rekisteriin. Kv. rekisterissä vierailet kerran kuussa ilmoittamassa onko jäsenmuutoksia vai ei. Kotimaisessa rekisterissä riittää käynti silloin kun muutoksia tapahtuu; osoite, eroaminen, uusi jäsen jne.. • Paperi – Mikäli käytössäsi ei ole internetyhteyttä voit jättää jäsenilmoituksen kuukausittain paperilla, mutta lähetä se Suomen Lions-liittoon, sieltä se toimitetaan eteenpäin. 18.4.2009 41

42. Ilmoitus yhdistysrekisteriin • Lomakkeella suoraan patentti- ja rekisterihallituksen yhdistysrekisteriin • Lomakkeita on Internetissä osoitteessa http://www.prh.fi • Tehtävä kesäkuun aikana • Tehdään vain kerran vuodessa 18.4.2009 42