Fungsi Penyimpanan, Penyaluran dan Pemeliharaan Logistik

1. Fungsi Penyimpanan, Penyaluran dan Pemeliharaan Logistik Manajemen Logistik Adman, S.Pd

2. Pengertian Fungsi penyimpanan: merupakan kegiatan dan usaha untuk melakukan pengurusan penyelenggaraaan dan pengaturan barang-barang persediaan di dalam ruang penyimpanan. Penyimpanan berfungsi untuk menjamin penjadwalan yang telah ditetapkan dalam fungsi-fungsi sebelumnya dengan pemenuhan setepat-tepatnya dan dengan biaya serendah-rendahnya. Kegiatan penyimpanan ini meliputi : Perencanaan penyimpanan, penyelenggaraan tata laksana penyimpanan, perencanaan pengoperasian alat-alat pembantu pengatur barang, tindakan keamanan dan keselamatan.

3. Masalah-masalah dalam penanganan Fungsi Penyimpanan • Penanganan administrasi fisik: jumlah jenis klasifikasi, karakteristik dari barang • Unsur pertanggung jawaban barang: Kekayaan negara dan instansi yang memiliki nilai yang besar • Pengadministrasian harus diikuti perkembangan agar menunjang fugnsi perencanaan dan penentuan kebutuhan: terutama bahan dan suku cadang • Pembiayaan yang khusus • Modal yang ditanam: gudang, jalan, dermaga, pemasangan instalasi, drek dan crane, pendingin, pemanas, peralatan pengendali. • Biaya operasional: administrasi dan overhead, untuk biaya-biaya pengawetan, penerangan, perawatan, pendingin, pengaman, pengendalian, penyusutan modal.

4. Faktor yang Perlu di perhatikan dalam Fungsi Penyimpanan • Pemilihan lokasi Dalam rangka memperlancar, dengan mempertimbangkan jalur cepat, lokasi mudah, dalam mempersiapkan kematangan penyampaian barang. • Make sure you understand • Issues that are causing delays or impeding progress • Why problem was not anticipated • If customer will want to discuss issue with upper management

5. Fungsi Pengendalian • Fungsi Pengendalian : tindakan pengaturan dan pengarahan pelaksanaan dengan maksud agar tujuan tertentu dapat dicapai secara efisien dan efektif • Bentuk Pengendalian: 1. Merumuskan tata laksana dalam bentuk : manual, standar, kriteria, norma, instruksi dan lain-lain prosedur. 2. Melaksanakan pengamatan, evaluasi, dan laporan guna mendapatkan gambaran informasi tentang penyimpangan dan jalanya pelaksanaan dari rencana. 3. Melakukan kunjungan staf guna mengidentifikasikan permasalahan serta memberikan pengarahan dan bimbingan tentang cara-cara pelaksanaan dalam rangka pencapaian tertib administrasi dan tertib teknis. 4. Melakukan tindak turun tangan sebagai tindak lanjut dari hasil pengawasan.

6. Sarana Pengendalian • Struktur organisasi • Sistem dan prosedur • Petugas • Peralatan Sasaran dan Pendekatannya • Menjadi sarana pengelolaan logistik berupa data-data yang bermanfaat • Menjadi sarana bagi pimpinan dalam pengambilan keputusan • Menjadi sarana dalam mengikuti dan mengawasi penyelenggaraan logistik.

7. Fungsi Pengendalian mengandung kegiatan • inventarisasi Menyangkut kegiatan-kegiatan dalam perolehan logistik • pengawasan Menyangkut kegiatan-kegiatan untuk menetapkan ada tidaknya deviasi-deviasi penyelenggaraan dari rencana-rencana logistik. • Evaluasi Menyangkut kegiatan-kegiatan memonitor menilai dan membentuk data-data logistik yang diperlukan,

8. Untuk itu diperlukan • Struktur organisasi • Sistem informasi yang memadai dan ditunjang oleh prosedur yang diterapkan dengan konsekuen • Klasifikasi dan kodifikasi yang selalu mengikuti perkembangan dalam menuju standarisasi dan katalogisasi. • Pendidikan dan latihan • Anggaran yang cukup memadai hingga pelaksanaan Administrasi dapat menunjang pelaksanaan operasional seoptimal mungkin. • Penggunaan perangkat keras dan lunak .

9. Kebutuhan Sistem Informasi Logistik • Pengenalan barang • Jumlah • Mutu dan kondisi • Nilai Tercermin pada kebutuhan Proses dalam Fungsi Pengendalian Pengendalian persediaan Pengembangan tolok ukur dan variabel Penyajian data dan report untuk pertanggung jawaban

10. Tahapan Fungsi Pengendalian • Penggunaan prosedur secara konsekuen. • Menyesuaikan dengan kondisi yang ada • Harus ada penyesuaian dan penyedian tenaga yang baru. • Dilakukan pendidikan logistik bagi semua pihak • Adanya sensus barang dalam rangka memperoleh data-data untuk pelaksanaan pengendalian.

11. Peran Inventarisasi dalam Pengendalian • Sebagai modal perencanaan pembangunan • Sumber penghematan secara optimum dan mengurangi kemubaziran • Sebagai pedoman penghitungan kekayaan • Bahan mempermudah pengawasan • Bahan pengambilan keputusan untuk pimpinan dan staff Kegiatan Inventarisasi dalam Pengendalian Menyediakan data untuk merencanakan kebutuhan Memberikan informasi untuk bahan pengarahan Memberikan pedoman dalam fungsi penyimpanan Memberikan petunjuk dalam pemeliharaan peralatan Menyediakan data dalam menentukan barang dan penghapusan pertanggung jawaban Menerapkan kodifikasi untuk menuju sasaran katalogisasi