SAP Systems Integration AG

1. SAP - Conversion - Tools für das Integrationsprojekt SAP Systems Integration AG Babette Hoffmann 22.06.2001

2. SAP - Conversion - Tools für das Integrationsprojekt • Firmenporträt • Was sind „Conversions“? • Umstrukturierungsprojekte • Ausgangssituation • Allgemeines Vorgehen • Konvertierungsszenarien • Diskussion

3. Unternehmensgeschichte • Februar 1997 Gründung der SAP Systems Integration GmbH • April 1997 Aufnahme der Geschäftstätigkeit der SAP Systems Integration GmbH • April 2000 Zusammenführung der Gesellschaften • Juli 2000 Verschmelzung zur SAP Systems Integration AG • September 2000 Börsengang der SAP Systems Integration AG • Februar 2001 Übernahme von Prescient Consulting, LLC Atlanta, USA • März 2001 Aufnahme in den Nemax 50 • SAP Solutions GmbH, gegründet 1980 • SRS AG, gegründet 1990 • SAP Systems Integration GmbH

4. Marktposition • > 1.300 Mitarbeiter in Europa • ~ 90 Mitarbeiter in den USA • SAP SI zählt in Deutschland zu denTop 5 SAP-Beratungshäusern • Bedeutende Marktposition in den Branchen • Automotive • Banking • Healthcare • Media • Utilities • Internationale Kunden und Projekte

5. Leistungsspektrum Branchen Entire Lifecycle Service Provider Analysieren &Planen Einführen & Realisieren Betreiben &Optimieren Fertigungsindustrie Customer Relationship Management E-/M-Business Vision Supply Chain Management Konsumgüter & Handel Marketplaces Finanzdienste Neue Wachstums- undZukunftsmärkte Lösung Enterprise Portals Öffentlicher Dienst /Verwaltung &Immobilien Business Intelligence Versorgung & Kommunikation ERP Geschäftstätigkeit Beratung & Entwicklung Outsourcing & Application Services

6. Was sind „Conversions“? • Firmenporträt • Was sind „Conversions“? • Umstrukturierungsprojekte • Ausgangssituation • Allgemeines Vorgehen • Konvertierungsszenarien • Diskussion

7. Der Wandel von Wirtschaftsunternehmen erfordert die Änderungen der Strukturen produktiver SAP Systeme Unternehmenszusammenschlüsse Joint Ventures Abspaltung/Eingliederung von Unternehmensteilen Vereinheitlichung von Organisationsstrukturen 7

8. Umstrukturierungen Typische Umstrukturierungsmaßnahmen mit Auswirkungen auf produktive SAP-Systeme können sein: • Ausgliederungen von Gesellschaften, Neugründungen • Fusionen: Zusammenführung von Buchungskreisen oder R/3-Systemen • Einführung zusätzlicher Organisationselemente wie Geschäftsbereiche / Profit Center • Änderung von Organisationselementen (Geschäftsbereich, Vertriebsweg, ...) 8

9. Aufgabenstellungen Typische Aufgabenstellungen in SAP R/3 Konvertierungsprojekten: • Stammdaten-Harmonisierung: Umbenennung von Materialnummern, Warengruppen, Anlagenklassen, Kunden-/Lieferantenstammdaten, .... • Anreicherung von Stamm- und Bewegungsdaten • Kontenplan-Harmonisierung • Buchungskreis-/Kostenrechnungskreisfusionen: „Logischer“ und/oder „technischer“ Merge • Datenübernahme-Verfahren (incl. Konvertierungsregeln) 9

10. Umstrukturierungsprojekte • Firmenporträt • Was sind „Conversions“? • Umstrukturierungsprojekte • Ausgangssituation • Allgemeines Vorgehen • Konvertierungsszenarien • Diskussion

11. Ausgangssituation • Was sind „Conversions“? • Umstrukturierungsprojekte • Ausgangssituation • Allgemeines Vorgehen • Konvertierungsszenarien • Diskussion

12. Umstrukturierungsprojekte • Umstrukturierungen geschehen nicht „auf Knopfdruck“, sondern erfordern das Aufsetzen eines Projektes • Umstrukturierungen bringen in der Regel Veränderungen des Tagesgeschäfts mit sich • Diese Änderungen müssen von den Fachbereichen entschieden und mit getragen werden • Dazu sind applikationsinterne und bereichsübergreifende Abstimmungen der Themen erforderlich • In zwei bis drei Massentests sind das Umstellungsszenario sowie die Geschäftsprozesse in den Zielsystemen zu testen • Die Fachabteilungen sind in diese Tests intensiv einzubinden • Ein eigenes Testsystem muß für das Umstrukturierungsprojekt zur Verfügung stehen • Die Projektlaufzeit ist mit mindestens 3 Monaten anzusetzen

13. Rahmenbedingungen • System-/Mandantenstruktur • Techn. Umfeld (SAP R/3 Release, DB/BS, Datenvolumen, ...) • Rechtlicher Status der umzustrukturierenden Einheiten • vor der Umstrukturierung • nach der Umstrukturierung • Organisationsstruktur • Termin der Umstrukturierung; ‚Big Bang‘ oder ‚Step by Step‘ • Stichtagsgenauer Umstelltermin oder „fließender“ Übergang • Buchungskreiswährungen (Landeswährung/EURO)

14. Projekt-Einflussfaktoren • Teilweise oder vollständige Zusammenführung • Neue Organisationsstruktur(Abhängig von Anforderungen des internen und externen Berichtswesens) • Umfang des Deltas zwischen Quellsystemen untereinander und zukünftigem Zielsystem • Zukünftiger Ablauf von Geschäftsprozessen • Einfluss weiterer Projekte (z.B. Einführung neuer Applikationen) • Realisierungstermin • Sind historische Daten (komplett oder selektiv) zu berücksichtigen?

15. Umstrukturierungsprojekte • Firmenporträt • Was sind „Conversions“? • Umstrukturierungsprojekte • Ausgangssituation • Allgemeines Vorgehen • Konvertierungsszenarien • Diskussion Die allgemeine Vorgehensweise ist für alle Umstrukturierungsprojekte gleich, unabhängig vom gewählten Konvertierungsszenario!

16. Conversion Beratung Konvertierungs-Methodik Analyse / Konzept Realisierung Workshop zur Analyse des bestehenden R/3 Systems u. Erarbeitung der künftigen Organi-sationsstrukturen Fachlich-technisches Umsetzungskonzept (Datenübernahme-strategien) Prozeßänderungen Analyseprogramme SAP Conversion Workbench und -Pakete Batch Input / Direct Input Verfahren LSM Workbench R/2 - R/3 Migration R/3 - R/3 Migration ALE-Szenarien System-Prototyping (Prozeßanpassungen) Customizing Umsetzung Stammdaten Umsetzung Bewegungs-daten, Belegfluß Formulare, Schnittstellen, Berechtigungen SAP Module und Prozesse Integrations-Know How Technische Lösungen Entwicklungs-Expertise "Best Conversion Practices" Projektmanagement Projektintegration

17. Allgemeines Vorgehen in Änderungsprojekten • Analyse (1) • Analyse der Quellsysteme zur Ermittlung der notwendigen Änderungsbedarfe und Aktivitäten • betriebswirtschaftlich • technisch

18. Allgemeines Vorgehen in Änderungsprojekten • Analyse (2) • Identifizieren der betroffenen Geschäftsobjekte und -abläufe • Klären betriebswirtschaftlicher Detailfragen • z.B. Wie soll der neue Kontenplan aussehen? Wie verändern sich die Leistungsbeziehungen zwischen Unternehmenseinheiten? • Harmonisierung von Daten/Prozessen • Klare Vorgaben für die Soll-Situation • Ermitteln der Anforderungen für die Änderungsdurchführung • interne / betriebswirtschaftliche Anforderungen • externe / gesetzliche Anforderungen • EDV-technische Anforderungen

19. Allgemeines Vorgehen in Änderungsprojekten • Design und Konzeption • Festlegung der neuen Organisationsstruktur • Definition von Harmonisierungs- und Konvertierungsregeln • Erstellen eines Konzepts für die Änderungsdurchführung • Diskussion verschiedener möglicher Lösungen • Entscheidung für eine Lösungsmöglichkeit • Aufstellen eines Änderungsplans (Aktivitäten und Zeit)

20. Allgemeines Vorgehen in Änderungsprojekten • Änderungsdurchführung, Test und Produktivstart • Abbildung des Änderungskonzepts im R/3 System • Customizing • Toolinstallation und –einrichtung • Pflege von Umsetztabellen • Eigenprogrammierung • kundenindividuelle Selektions-, oder Übernahmeprogramme • zusätzlich benötigte Hilfsmittel wie Abstimmlisten • Anpassung von Schnittstellen, Formularen, Berichtswesen und Berechtigungen • Testumsetzungen (Massen-/Integrationstests) • Durchführung der Änderungen im Produktivsystem

21. Projektorganisation • Vertreter der betroffenen Fachbereiche, insbesondere Rechnungswesen und Controlling • Wirtschaftsprüfer, Steuerberater(vor allem bei Veränderungen mit Außenwirkung) • Vertreter des IT Bereichs • Applikationsverantwortliche für jede Anwendung • R/3 Systemadministration, Datenbankadministration • Projektleitung

22. Umstrukturierungsprojekte • Firmenporträt • Was sind „Conversions“? • Umstrukturierungsprojekte • Ausgangssituation • Allgemeines Vorgehen • Konvertierungsszenarien • Diskussion

23. Lösungsalternativen Technischer Ansatz • Conversion Pakete • Datenübernahme Lösungen • Pragmatische Lösungen

24. Lösungsalternativen Technischer Ansatz • Conversion Pakete • Datenübernahme Lösungen • Pragmatische Lösungen

25. Conversion Workbench • Conversion Pakete • Umstellpakete für eine spezifische Umstell-aufgabe • Arbeitsumgebung, Leitfaden und Werkzeuge zur Entwicklung eigener Umstellpakete Conversion Services Conversion Services After the conversion the system looks as though it had been in that state all the time.

26. Definition • Umstellungspakete sind eine Zusammenstellung • aller notwendigen Programme und Einstellungen • einschließlich einer Umsetzlogik pro Tabellenfeld • sowie spezielle Exits • welche die erforderlichen Umsetzroutinen und Datendefinitionen enthalten.

27. Funktionsweise Conversion Pakete • Konvertierungslösung der SAP • Im Kundenprojekt einsetzbar durch zertifizierte Partner • Zusammenführung der Daten aus einem Quellmandanten in einen bestehenden Zielmandanten • Umsetzung der Customizingtabellen sowie aller Stamm- und Bewegungsdaten auf Datenbankebene • Umgesetzt werden zusätzlich Belegnummern sowie kundeneigene Objekte, die sich auf Standard-Domänen der SAP beziehen • Der gesamte historische Datenbestand wird umgesetzt! • Keine Konvertierung archivierter Daten • Keine Konvertierung von Industry Solutions und HR

28. Conversion Pakete: Aktuelles Leistungsangebot • Datenharmonisierungen: • Umbenennung von Organisationseinheiten (z.B. Buchungskreis, Kostenrechnungskreis, Werk, Verkaufsorganisation) • Umbenennung von Stammdaten (z.B. Anlagen-/Kostenstellen-/Profit Center) • Debitoren-/Kreditoren-/Materialnummernumstellung • Kontenplanumstellung • Geschäftsjahresumstellung • Umstellung von Währungsschlüsseln

29. Conversion Pakete: Aktuelles Leistungsangebot • Organisationsstrukturänderungen: • Kostenrechnungskreiszusammenführung und -split • Buchungskreiszusammenführung • Buchungskreis löschen

30. Lösungsalternativen Technischer Ansatz • Conversion Pakete • Datenübernahme-Lösungen • Pragmatische Lösungen

31. Legacy System Migration Workbench “Datenkonverter” Batch-Input- Konvertierung Szenarien für die Datenübernahme SAP R/3 Stammdaten, Bewegungsdaten (Belege), ausgewählte Tabellen Migrations- werkzeuge Migrations- werkzeuge Massendaten SAP R/3 LSMW Stammdaten, Salden Daten- bank Extrakt- programme Standard- Schnittstellen für Batch-Input oder Direct-Input wenige Daten keine Massendaten Stammdaten, Salden ALE, BAPI, IDOC Stammdaten, z.T. Bewegungsdaten,permanente Übernahme

32. LSMW • Vorteile und Stärken: • große Auswahl an Datenkonvertierungstechniken (Festwerte, Umschlüsselung, ABAP Coding, etc.) • Pflege der Festwerte an einer zentralen Stelle: Migrationscustomizing • Konvertierungsprogramm wird generiert unter Berücksichtigung von Konvertierungsregeln • Prüfung gegen SAP Customizing bevor importiert wird • Kostenlos für Kunden und Partner der SAP • die migrierten Daten sind im SAP konsistent • benutzerfreundlich • bei Nutzung der SAP-Standard Import Programme in der Regel ist nur wenig Programmierung notwendig • ermöglicht den Datentransfer der wichtigsten Stamm- und Bewegungsdaten

33. Lösungsalternativen Technischer Ansatz • Conversion Pakete • Datenübernahme-Lösungen • Pragmatische Lösungen

34. Ihr Ansprechpartner Haben Sie noch Fragen? Bitte wenden Sie sich an: SAP Systems Integration AG Babette Hoffmann Christine Hillenbrand Gunter Chmiel St. Petersburger Str. 9a 01069 Dresden Telefon: ++49/4811 - 621Fax: ++49/4811 - 449 E-Mail: Babette.Hoffmann@sap.com Homepage: www.sap-si.com

35. Pricing • Release 4.0 (all prices in EURO; per R/3 installation) Data changes • Chart of account conversion CS-40-10 9.000 • Material number conversion CS-40-20 7.700 • Customer number conv. CS-40-30 7.700 • Vendor number conversion CS-40-40 7.700 • Rename of controlling area CS-40-50 9.000 • Rename of sales org. CS-40-60 5.500 • Rename of cost center CS-40-70 7.700 • Rename of profit center CS-40-80 7.700 • Rename of assets CS-40-90 5.500 • Converting currency key CS-40-201 5.500 • Fiscal year conversion CS-40-300 7.700 • Rename of company codes CS-40-500 9.000 • Rename of plants CS-40-600 5.500 Organizational structure changes • Controlling area merge CS-40-401 13.000 • Merge of company codes CS-40-501 23.000 • Deletion of company codes 11.000 System structure changes • Analysis for Client Merge CS-40-700 3.000 • Client Merge Basis Package CS-40-702 41.000 Conversion Tools • Conversion Workbench CS-40-701 5.500 • Coding Scan Tool

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