ERP et logiciels associés

1. ERP et logiciels associés

2. Définition et environnement des ERP • 1.1. Définition • 1.2. Prérequis à l’implémentation d’un ERP • 2. Réussir son implémentation • 2.1. ERP = un projet • 2.2. Utilisation d’une méthodologie • 3. Les solutions disponibles en Belgique • 3.1. SAP, leader mondial • 3.2. Les autres ERP • 4. Une technologie : SAP Business One • 4.1. Configuration • 4.2. Infrastructure technique • 4.3. Migration vers SAP Business One

3. 5. Les logiciels de gestion associés 5.1. SCM : Supply Chain Management 5.2. CRM : Customer Relationship Management 5.3. SRM : Supplier Relationship Management 5.4. GPAO : Gestion de Production Assistée par Ordinateur 6. Les bons usages 6.1. Avantages et apports 6.2. Inconvénients et difficultés 6.3. Conclusion

4. GPAO ERP Clients Fournisseurs Supply Chain

5. 1. Définition et environnement

6. L'accès des entreprises aux nouvelles technologies, à Internet en particulier, tend à modifier la communication entre les différents acteurs du monde des affaires Notamment : entre l'entreprise et ses clients à l’intérieur de l'entreprise la relation de l'entreprise avec ses différents partenaires et fournisseurs

7. Les exigences du marché : meilleurs produits à moindres coûts analyse fine des coûts par produit/client flexibilité par rapport aux besoins du marché management : prendre les bonnes décisions Satisfaction du client

8. Les préoccupations du département IT : Outils logiciels Systèmes d’exploitation SGBD/DBMS Périphériques Connectique – réseaux Intranet Internet - EDI Systèmes automatiques d’identification

9. Quels sont les problèmes actuels ? Applications incomplètes pour couvrir les besoins de l’entreprise Difficultés d’obtenir les informations en temps voulu Modifications consommatrices de temps ou impossibles à réaliser

10. Un logiciel de gestion intégré (ERP ou Enterprise Resource Planning) est : un ensemble de modules intégrant les principales fonctions nécessaires à la gestion des flux et des procédures de l'entreprise (comptabilité et finances, logistique, gestion commerciale, ressources humaines, …) Tous ces modules accèdent à des ressources communes (une base de données)

11. Une différence importante avec la situation préexistante (les applications sur mesure) : les données sont désormais supposées standardisées et partagées ce qui élimine les saisies multiples évite (en théorie) l'ambiguïté des données

12. Schéma 1 : Avant et après ERP

13. L'autre principe qui caractérise un ERP est : l'usage systématique de ce qu'on appelle un moteur de workflow (qui n'est pas toujours visible de l'utilisateur) et qui permet, lorsqu'une donnée est entrée dans le système d'information de la propager dans tous les modules du système qui en ont besoin, selon une programmation prédéfinie

14. Objectifs d’un ERP : Intègre les systèmes d’information liés aux fonctionnalités de l’entreprise, en vue d’améliorer les services à la clientèle et l’image de l’entreprise Organise et optimise systématiquement les méthodes de collectes des données

15. Couverture technique d’un ERP : Base de Données Applications Interfaces Développements spécifiques Outils de reporting

16. Couverture fonctionnelle d’un ERP : Nomenclatures Planification Ordonnancement Gestion des stocks Vente & Marketing Achats Comptabilités Gestion des ressources humaines …

17. ERP implique une réorganisation : Analyse approfondie des ‘systems/processes’ existants (le workflow) avant de démarrer … Mise en évidence des déficiences du système existant … le BPR

18. Business Process Reengineering • restructurer et réorganiser : • les ressources humaines • les départements et services • les interfaces entre les • hommes-machines-organisations • en vue d’optimiser la productivité de l’entreprise

19. Reengineering : une obligation avant l’implémentation pendant l’implémentation après l’implémentation Reengineering en parallèle à l’évolution de l’ERP

20. ERP : avantages optimisation des processus de gestion (flux économiques et financiers) cohérence et homogénéité des informations (un seul fichier articles, un seul fichier clients, etc.) intégrité et unicité du système d'information partage du même système d’information facilitant la communication interne et externe

21. minimisation des coûts : pas d’interface entre les modules synchronisation des traitements maintenance corrective simplifiée car assurée par l'éditeur globalisation de la formation (même logique, même ergonomie) maîtrise des coûts et des délais de mise en œuvre et de déploiement

22. Les ERP vont pouvoir gérer et prendre en charge : plusieurs entités ou organisations plusieurs périodes (exercices comptables) plusieurs devises, langues (multinationales) plusieurs législations plusieurs axes d’analyse en informatique décisionnelle (infocubes)

23. ERP : inconvénients coût élevé périmètre fonctionnel souvent plus large que les besoins de l'organisation ou de l'entreprise (logiciel souvent sous-utilisé) lourdeur et rigidité de mise en œuvre difficultés d'appropriation par le personnel de l'entreprise

24. nécessité d'une bonne connaissance des processus de l'entreprise nécessité d'adapter certains processus de l'organisation ou de l'entreprise au logiciel nécessité d'une maintenance continue captivité vis à vis de l'éditeur : le choix d'une solution est souvent structurant pour l'entreprise et un changement de logiciel peut être extrêmement lourd à gérer

25. Schéma 2 : Exemple de workflow (process)

26. ERP : quand l’implémentation ? Attendre : satisfait du système actuel aucune échéance cruciale pas d’accord du management problèmes financiers Ne pas attendre : marché (rude compétition) plusieurs sites opérationnels entreprise en croissance ouverture du management au changement

27. ERP : prérequis à une bonne implémentation Accord et soutien du management Allouer les budgets suffisants Identifier l’équipe projet Choisir les bons spécialistes en interne

28. Choisir l’ERP en adéquation avec les besoins Evaluer et choisir le bon intégrateur Dresser un planning d’implémentation Intéresser tout le personnel Préparer les formations utilisateurs Gérer les upgrades (versions) à venir

29. ERP = bien réussir son intégration : Le principal risque en matière de projet d’intégration, est la perte de contrôle des objectifs qui se traduit inéluctablement par un retour sur investissement décevant du projet La définition d’un ‘schéma directeur d’intégration ’ peut permettre à l’entreprise d’éviter ce travers : une approche pragmatique et progressive de l’intégration

30. Schéma 3 : Schéma directeur d’intégration

31. Implémentation d’un ERP : Etre patient Une implémentation prend du temps

32. 2. Réussir son implémentation

33. ERP : un projet Vision précise de la solution cible Mise en place de tous les éléments nécessaires à la construction du projet Asseoir les phases de conception sur les architectures fonctionnelles, techniques, organisationnelles et financières Quantifier le projet et évaluer les risques Formaliser les relations dans une équipe intégrée

34. Vision précise de la solution cible : Analyse des besoins Préciser le flux des informations Connaître l’organisation interne Gestion globale de l’entreprise Consolidations sociétés, bilans, productions Connexions tiers- e-Business - Internet

35. Construction du projet : Le comité de pilotage L'équipe : utilisateurs et consultants La connaissance de l’outil ERP L’environnement technique et le réseau Les contraintes temporelles L’organisation de l’entreprise

36. Le Comité de Pilotage : Comité directeur Chef de projet utilisateur Chef de projet consultants Utilisateurs clés et consultants

37. Les hommes : utilisateurs et consultants Choix judicieux des utilisateurs-clés en interne : les meilleurs ! Faire le bon choix du prestataire de services en fonction : son expertise logiciel son objectivité sa crédibilité son expérience métier

38. Cinq critères pour le choix d’un consultant : l’intégrité la responsabilité la capacité technique la personnalité le coût

39. La connaissance de l’outil ERP : Les consultants doivent bien connaître le logiciel, du moins de façon modulaire Le chef de projet externe doit maîtriser dans son ensemble le logiciel Le prestataire doit appartenir à la ‘famille’ de l’éditeur : partenariat officiel La connaissance ‘métier’ sera préférée à l’expérience quantitative

40. L’environnement technique et le réseau : Les plateformes : serveurs, OS, SGDB, administration système … La connectique : intranet, extranet, internet, câbles, fibres, HF … Les outils de collecte de données : douchettes, lasers … Les outils de restitution des informations : imprimantes, …

41. Les contraintes temporelles : La mise en place d’un ERP est un projet Pas de projet sans planning! C’est l’activité qui consiste à : déterminer et ordonnancer les tâches du projet estimer leurs charges déterminer les profils nécessaires à leur réalisation

42. Les objectifs du planning sont les suivants : ordonnancer les tâches affecter les ressources aux tâches budgéter les tâches déterminer si les objectifs sont réalisés ou dépassés suivre et communiquer l’avancement du projet

43. L’organisation de l’entreprise : Les entreprises sont extrêmement diverses par leur taille, leur secteur d'activité, leur localisation et environnement, leur stratégie Dans une économie très évolutive leur modèle d'affaire (business model) ne peut pas être statique Il en résulte une extrême diversité de solutions de fonctionnement et d'organisation

44. C’est pourquoi bien connaître le fonctionnement de l’entreprise est essentiel à l’implémentation de l’ERP : organigramme société, sites départements, services flux des informations de l’entreprise décideurs parrain(s) du projet …

45. L’implémentation d’un ERP repose sur les quatre architectures : Fonctionnelles Flux d’informations Processus au sein de l’entreprise Organisationnelles Organigramme Business Process Reengineering

46. Techniques • Serveurs et réseau • SGBD, OS • PC, imprimantes, autres • Financières • Budget • Dépassements éventuels

47. Quantifier le projet - Evaluer les risques : Coûts d’implémentation Investissements en matériel Importance de la connectique Coûts de la consultance externe Reprise des données Coûts des formations Documentations Maintenance du système

48. Equipe intégrée : Participation de la direction Nomination de chefs de projet Utilisateurs-clés (key-users) Utilisateurs finaux Consultants externes Participation éventuelle de l’éditeur Constitution d’un comité de pilotage

49. Rôle des intégrateurs La relation prestataire - entreprise est fondamentale Le rôle de conseil du prestataire est primordial La recherche d’une adéquation PME - partenaire est importante car l’intégrateur doit être à l’écoute des besoins et accompagner l’entreprise dans son évolution

50. ERP : Gestion de projet La mise en place d’un ERP est un projet en soi Les grands principes sont : Nommer les acteurs-clés du projet en fonction des compétences internes Délimiter précisément les contours et phaser le projet