Tema: Efectos Económicos de la Organización y Administración de Proyectos

1. Tema: Efectos Económicos de la Organización y Administración de Proyectos Estudio de la Organización Efectos Económicos de las Variables Organizacionales Factores Organizacionales Inversiones en Organización Costos de la Operación Administrativa Sistemas y Procedimientos Administrativos Aspectos Legales

2. 1. Antecedentes • El estudio organizacional no es suficientemente analítico, lo que impide una cuantificación correcta de las inversiones y costos de operación • Es importante “simular” el funcionamiento del proyecto, para medir desembolsos como: Dimensionamiento físico de oficinas y equipamiento para calcular inversiones en infraestructura y equipos; Niveles de cargos ejecutivos para calcular remuneraciones; y los procedimientos administrativos para calcular gastos indirectos, como algunas de las variables que deben determinarse.

3. 2. La Organización del ProyectoDiversas Teorías • La teoría clásica de la organización de Henri Fayol: • Principio de la división del trabajo para la especialización • Principio de la unidad de dirección • El principio de la centralización • El principio de la autoridad y responsabilidad

4. 2. La Organización del ProyectoDiversas Teorías • La teoría de la organización burocrática de Max Weber (racionalizar las actividades): • La división del trabajo • La coordinación de las tareas y la delegación de autoridad • El manejo impersonal y formalista del funcionario Pero: “El diseño organizacional se debe hacer de acuerdo a la situación particular de cada proyecto”

5. 2. La Organización del Proyecto • El componente administrativo-organizativo, es el instrumento para alcanzar los objetivos del proyecto, el cual debe integrar las variables: • Las unidades organizativas • Los recursos (humanos, materiales y financieros) • Los planes de trabajo

6. 2. La Organización del ProyectoLa Estructura Organizativa • Todas las actividades del proyecto se deben programar, coordinar y controlar mediante el diseño de una estructura organizativa. Esto permitirá: • Alcanzar los objetivos propuestos, y; • Este diseño permitirá establecer las inversiones y los costos de operación derivados de la organización del proyecto

7. 2. La Organización del ProyectoLa Estructura Organizativa • Las estructuras son relaciones relativamente fijas entre los puestos de la organización, y se diseñan en función a: • Procesos de división del trabajo • Departamentalización (funciones, territorio, productos, clientes o mixtas) • Esferas de control (funciones, proximidad geográfica, grado de dirección y control de subordinados) • Delegación • Es importante diseñar una estructura organizativa flexible por la necesidad de adaptación del proyecto a situaciones particulares en el futuro

8. 3. Efectos Económicos de las Variables Organizacionales • La estructura organizacional que se adopte genera inversiones y costos de operación, que permitirá determinar la rentabilidad del proyecto • La estructura organizacional define la naturaleza y contenido de cada puesto en la organización, esto permite determinar el costo de las remuneraciones administrativas del proyecto

9. 3. Efectos Económicos de las Variables Organizacionales • La organización tiene una doble influencia económica: • Efecto directo: En las inversiones y costos asociados a un tamaño específico de operación (infraestructura física, equipamiento), y; • Efecto Indirecto: En los costos de operación derivados de los procedimientos administrativos asociados a un tamaño, tecnología y complejidad de la estructura organizativa

10. 3. Efectos Económicos de las Variables Organizacionales • El estudio organizacional, debe tomar en cuenta también: • El estudio de mercado (canales, sucursales, etc.) • Tamaño y localización • Aparentemente, mientras mayor sea la envergadura del proyecto, mayor será el tamaño de la estructura organizativa, sin embargo aquí también es posible apreciar economías de escala • El análisis organizacional debe considerar también una estructura para la implementación y otra de operación definitiva del proyecto

11. 4. Factores Organizacionales • Los factores organizacionales más importantes son: Participación de unidades externas al proyecto, tamaño del proyecto, tecnología administrativa y complejidad de las tareas administrativas a) Participación de unidades externas: • Relaciones operativas (clientes y proveedores), estas requieren el diseño de unidades organizacionales en función a procedimientos administrativos externos • Decisiones internas que determinan la participación de entidades externas, esto determina la necesidades de unidades coordinadoras y fiscalizadoras (auditorías externas, contratistas de obras, servicios contables y otras…

12. 4. Factores Organizacionales b) Tamaño del proyecto: El tamaño del proyecto, está correlacionado con el número de niveles jerárquicos y divisiones funcionales de la organización. Aunque también se presentan economías de escala c) Tecnología administrativa: De esto se deriva los recursos humanos y materiales que se necesitarán en el desarrollo de actividades d) Complejidad de las tareas administrativas: Es un factor determinante para el diseño de la estructura (más tareas, más comunicación y más divisiones jerárquicas • La localización de oficinas no siempre coincide con la localización de la fábrica, en ella intervienen factores comerciales relacionadas a la imagen de la empresa

13. 5. Inversiones en Organización • El cálculo de las inversiones se basan en el diseño de la estructura organizativa. Su dimensionamiento y la definición de las funciones de las unidades tendrán efecto sobre: • Inversiones en obra física • Equipamiento • Capital de trabajo • No es responsabilidad del estudio organizacional cuantificar estas inversiones, pero sí se deberá proporcionar informaciones completas a la parte técnica

14. 5. Inversiones en OrganizaciónObras Físicas • Con los antecedentes de la estructura organizacional se cuenta con una primera aproximación de la cantidad y tamaño de las oficinas, así como de instalaciones anexas • El análisis de espacio físico para las unidades de carácter administrativo, debe tomar en cuenta: • Flujo de movimiento de personal • Atención de clientes y proveedores • Número de funcionarios por oficina • Bodegas para materiales y repuestos • Sistema interno de comunicaciones y flujo de información • Locales de venta • Estudio sobre la imagen corporativa de la empresa……

15. 5. Inversiones en OrganizaciónObras Físicas • La inversión en obras físicas para un mismo proyecto serán distintas si: • Si se construye, la inversión se deriva del costo del terreno y la edificación • Si se compra, la inversión se obtiene del costo de compra más la remodelación y acondicionamiento • Si se alquila, sólo se considera los gastos de acondicionamiento y otros menores • Es importante identificar aquí, la parte depreciable de la que no es… • Al igual que en el estudio técnico se deben considerar inversiones durante la ejecución del proyecto, ya sea de ampliación o mantenimiento • El acondicionamiento de las oficinas, en algunas primarán la estética y en otras la funcionalidad

16. 5. Inversiones en OrganizaciónEquipamiento de Oficinas • Se basa también en los criterios de obras físicas pero también está definido por las variables de funcionalidad operativa de los procedimientos administrativos • Es importante también determinar las reinversiones en equipos. Aquí se debe tomar en cuenta no tanto las variables técnicas, sino otros criterios relacionado con la estética. Esto afectará la consideración de la vida útil. • Por último, en temas de inversión se deben considera también vehículos para el personal ejecutivo, sistemas de comunicaciones y procesamiento de datos…

17. 6. Costos de la Operación Administrativa • La mayor parte de los costos de operación provienen de los procedimientos administrativos • Sin embargo, existen costos de operación tales como las remuneraciones del personal y las depreciaciones, que provienen de la estructura administrativa en sí • La depreciación tendrá que considerar el remplazo anticipado de muebles y equipos en esta parte del estudio

18. 6. Costos de la Operación Administrativa • Las remuneraciones del personal, provienen del estudio de los procedimientos administrativos, ámbitos de control y complejidad de actividades, que existen al interior de una estructura diseñada • Se determinan las principales funciones de cada unidad de la organización y de ello se establecerán los tipos y cantidades de profesionales. Luego se establecen los sueldos equivalentes a cada cargo. Otros aspectos que se deben tomar en cuenta en las remuneraciones son: • La disponibilidad y escasez del mercado de profesionales • La localización geográfica • Hay que considerar como costos separados, la remuneración que recibe el empleado y los que finalmente paga la empresa

19. 6. Costos de la Operación Administrativa • Otro ítem de costos de operación son los servicios prestados por terceros: • Pago de alquileres • Mantenimiento de oficinas • Suscripciones • Seguros • Comunicación • Servicios básicos • Comisiones • Viáticos • Patentes • Servicios de circulación

20. 7. Sistemas de procedimientos administrativos • Los diferentes procedimientos administrativos, involucran costos de operación e inversiones • Normalmente para los procedimientos se establece un porcentaje del monto total de proyecto • Pero, hay que considerar la incidencia de la tecnología aplicable a la organización empresarial

21. 7. Sistemas de procedimientos administrativos • La elección de un procedimiento administrativo, puede condicionar en forma importante al proyecto, por ejemplo en un proyecto de construcción de departamentos: • Ejecución propia vs contratista • Publicidad propia vs contratación de una agencia • Compra y venta directa de departamentos vs contratación de corredores • Arquitectos propia vs contratación de una empresa de arquitectos • Abogados propios vs contratación de un estudio de abogados…..