La mise en œuvre de la budgétisation par objectifs de programmes

1. La mise en œuvre de la budgétisation par objectifs de programmes Activités managériales du Secrétaire Général dans le cadre de la BOP Le 2 février 2014

2. Obtenir l’adhésion de tous les RPROG et de tous les DG à la démarche de déploiement des objectifs sur programmes : • désignation des chefs de file et des contributeurs et organisation du travail en mode projet sur les objectifs du PAP • élaboration d’un plan d’action opérationnel pour assurer l’atteinte de chaque objectif du PAP • mise en place d’un tableau de bord de programme • animation de revues d’objectifs régulières, au minimum trimestrielles Faire un point régulier avec l’équipe BOP sur l’accompagnement métho-dologique des RPROG et des points focaux et définir les actions transver-sales de sensibilisation et de formation à assurer afin : • de développer par des actions de formation ciblées les capacités d’animation des acteurs sur programme (ex. formation entraînement à l’animation d’un comité de direction de programme, à l’animation d’un point de coordination technique sur objectif inter DG, de réunions d’élaboration d’un COP, …) • d’améliorer les capacités et le dispositif de pilotage du programme (ex. formation entraînement à l’animation d’une revue trimestrielle d’objectifs, d’une revue de CAP avec un opérateur, …) • de renforcer les capacités de gestion des crédits et autres moyens du pro-gramme (ex. formation à l’élaboration d’un TDR, à l’élaboration du volet budgétaire du PAP, à la préparation de l’exécution budgétaire en mode BOP, …) Aider les RPROG à affirmer leur autorité managériale vis-à-vis des autres DG et des opérateurs dans la mise en œuvre des objectifs du programme • rappeler à tous les DG du Ministère le rôle managérial demandé aux RPROG • prendre chaque RPROG comme référent essentiel et incontournable de son programme • aider les RPROG à élaborer un contrat d’objectifs et de performance avec chaque opérateur sur le mode BOP Les activités du Secrétaire Général dans la coordination transversale de l’élaboration et de la mise en œuvre du (des) PAP du Ministère

3. Mettre en place un cadre managérial spécifique au programme soutien • réunir autour du SG les directeurs centraux pour faire l’analyse critique du dispositif de rapports d’activité au sein du programme Pilotage et soutien ; définir sur cette base un modèle rénové de rapport d’activités et une nouvelle procédure d’élaboration, de remontée, d’exploitation puis de retour vers les directeurs centraux • réunir autour du SG les directeurs centraux pour réfléchir aux modalités actuelles de pilotage des fonctions centrales et définir une instance de direction propre au programme soutien (SG + directeurs centraux) • recueillir les besoins d’appui technique et méthodologique des directions centrales et organiser la mobilisation des structures externes ressources concernées (DGAFP pour la RH, SGG pour le juridique, ANINF pour les systèmes d’information, etc …) Organiser tous les chantiers de modernisation en cours en mode projet • recenser tous les projets / les actions de modernisation en cours • formaliser un point sur la situation physico-financière de chaque projet • élaborer un guide définissant les règles de base pour la conduite des projets de modernisation et sensibiliser les équipes de projet à ces règles • élaborer un modèle de fiche permettant de formaliser de façon synthétique l’organisation de chaque projet et produire une fiche d’organisation par projet • mettre en place l’organisation formalisée sur chaque projet (équipe projet, chef de projet, macro-planning, revues d’avancement, tableau de bord physico-financier…) Examiner la météo des programmes • faire pratiquer un examen approfondi de la situation sans langue de boispar les RPROG et les autres acteurs clés • animer une analyse approfondie de chaque problème à caractère transversal avec les RPROG et les autres acteurs clés • prendre les décisions que la situation nécessite Les activités du Secrétaire Général dans la coordination transversale de l’élaboration et de la mise en œuvre du (des) PAP du Ministère

4. faire établir les relevés de décision par le point focal • assurer un suivi vigilant de la mise en œuvre des décisions prises Animer à minima tous les trimestres un comité ministériel de suivi et de pilotage de la réforme en prévision de la bascule au 1er janvier 2015 • s’approprier les chantiers de préparation de la bascule avec l’appui de l’équipe BOP • assurer la cohérence globale de la carte des BOP et des UO des programmes du Ministère • organiser et superviser la démarche d’élaboration des PAP 2015 et du premier budget en mode exclusivement BOP • s’assurer de la nomination des RBOP et des RUO de chaque programme • mettre en place avec l’appui de l’équipe BOP la formation des RBOP et RUO en matière de gestion budgétaire BOP (élaboration de propositions budgétaires innovantes dans le cadre des plafonds alloués) • assurer la cohérence inter programmes des propositions budgétaires dès l’actualisation du CDMT, puis avant et après la communication des lettres plafonds, et enfin après les arbitrages budgétaires en phase de finalisation du projet de la LFI • organiser l’Administration du Ministère pour qu’elle respecte le nouveau calendrier budgétaire et qu’elle se prépare à participer activement aux différentes conférences budgétaires programmées (économies structurelles, performance, budgétisation, répartition des crédits) • suivre et garantir la bonne mise en œuvre de la démarche d’opération-nalisation des PAP en mode LOLF (élaboration des BOP, règles rationnelles de répartition des crédits, qualité du dialogue de gestion, établissement des lettres d’objectifs des RBOP et RUO) • organiser le transfert de la gestion actuelle des crédits, notamment d’investissement, par le cabinet vers les responsables des programmes • organiser la montée en responsabilité des RPROG dans la gestion de la relation avec les opérateurs et l’exercice de la tutelle • piloter la mise en place des nouvelles procédures d’exécution budgétaire Les activités du Secrétaire Général dans la coordination transversale de l’élaboration et de la mise en œuvre du (des) PAP du Ministère

5. Faciliter les relations de travail des RPROG avec le Ministre et son Cabinet • organiser les temps de dialogue nécessaires entre les RPROG et le Ministre et son Cabinet tant en phase d’élaboration des PAP qu’en phase d’exécution • assurer la cohérence des contenus entre le PTM et le PAP • établir pour le Ministre la synthèse des tableaux de bord trimestriels des programmes en mettant un accent particulier sur les objectifs prioritaires figurant en tête du (des) PAP dans le volet « Mission » • élaborer et mettre en œuvre un outil de gestion des relations Cabinet – équipes de programme (suivi des demandes d’appui des programmes au ministre – réponses du cabinet à ces demandes) • tenir une réunion hebdomadaire avec le Directeur de Cabinet pour assurer un traitement diligent et efficace des dossiers Les activités du Secrétaire Général dans la coordination transversale de l’élaboration et de la mise en œuvre du (des) PAP du Ministère