Plánování projektů pomocí MS Project

1. Plánování projektů pomocí MS Project lektor Pavel Škvor

2. Cíle kurzu • Hlavní cíl • Osvojit si základní znalost problematiky plánování projektů v programu MS Project • Dílčí cíle • Získat základní představu o problematice projektového plánování a řízení • Seznámit se s aplikací MS Project jako s nástrojem pro plánování projektů • Na praktických cvičeních si osvojit probíraná témata

3. Obsah kurzu • Úvod do teorie projektování (základní pojmy, názvosloví) • Vytváření projektů v prostředí MS Project • úkoly, vazby, zdroje, časová omezení, kalendáře, náklady,… • Ladění projektu • přetížení zdrojů, sledování pokroku, analýza nákladů, … • Případová studie

4. Osnova kurzu • Rozsah 1 den • Úvod do teorie projektového plánování a řízení • Proniknutí do práce s úkoly a termíny • Zvládnutí problematiky práce se zdroji a náklady • Kontrola a ladění projektu

5. Agenda kurzu • Předpokládané znalosti: • základní znalost ovládání prostředí MS Windows • práce s MS Office • Způsob výuky • interaktivní prezentace • Administrativa • přestávky, apod. • Představení

6. Vzájemné představení • Vaše jméno + jak Vás oslovovat • pracovní pozice - čím se zabýváte • zkušenost s řízením projektů / MS Project • očekávání od semináře

7. Projektové řízení Minimum nutné teorie

8. Co je cílem plánování? • „Plány nejsou vytvářeny proto, aby se dodržely“ • Plánování je nutné proto, abychom věděli, co je třeba udělat • Plánování se využívá pro sestavení odhadů a rozpočtu • Plánování je zaměřeno na odstranění nejistoty • Plánování je nástrojem pro řízení

9. Aspekty plánování • Plánování obecně zahrnuje aspekty jako: • cíle organizace • možné způsoby jejich realizace • vnější a vnitřní činitelé, kteří ovlivňují možnosti • výběr alternativ • způsob, kterým je vybraná alternativa uskutečňována • rozvržení času a přidělení potřebných prostředků

10. Strategické plánování (dlouhodobé – řádově desítky let a více) • definice strategických cílů organizace • možné způsoby jejich dosažení • vnější a vnitřní činitelé • výběr alternativ

11. Taktické plánování (střednědobé – řádově měsíce až roky) • způsob, kterým je vybraná alternativa uskutečňována • přidělení potřebných zdrojů • rozvržení času

12. Operativní plánování (krátkodobé – řádově dny až měsíce) • evidence volného času • koordinace schůzek

13. Postup plánování • Strategické plánování definuje potřebné projekty. • Plán jejich realizace vzniká taktickým plánováním, kde je projekt rozdělen na jednotlivé úkoly. • Řešení každodenních problémů je věcí operativního plánování. • Plánování projektů s pomocí nástroje MS Project je zaměřeno na realizaci – podrobný popis dílčích činností na projektu, jejich vzájemné vztahy a rozvržení času, zdrojů a prostředků na tyto dílčí činnosti.

14. plánování projektů=taktické plánování MS Project je nástroj určený k taktickému plánování

15. Co je to projekt? • „Projekt je dobře definovaná posloupnost činností, která má určen začátek a konec, je zaměřena na dosažení nejistého cíle a je uskutečňována pomocí zdrojů – lidí, prostředků“ • „Projekt je specifická nerutinní akce, která proto vyžaduje plánování.“ • „Čím složitější je projekt, tím více vyžaduje plánování.“

16. Elementy plánu projektu • tasks (úkoly) • vyžadují čas a zdroje • specifickým typem úkolu je milestone (milník) • resources (zdroje) • lidé, vybavení, místa, materiál, … • assignments (přiřazení) • přiřazení zdrojů úkolům

17. Proces plánování projektu • Vytvoření a uspořádání plánu projektu – rozdělení plánové činnosti na jednodušší elementy • Rozvržení úkolů – analýza vztahů mezi elementy • Doplnění zdrojů (lidí, zařízení, prostředků) do projektu – odhad potřeb • Přiřazení nákladů úlohám a zdrojům – porovnání se skutečnými možnostmi • Úpravy a ladění plánu • Řízení projektu - monitorování a trasování plánu • Tiskové výstupy a zprávy

18. Definice projektových cílů • „Trojimperativ“ definuje projekt! • Specifikace provedení • Náklady (finanční rozpočet) • Čas (časový plán) • Je třeba zjistit, která z těchto podmínek je pro zadavatele nejdůležitější. • Změní-li se libovolná z těchto podmínek, ovlivní to minimálně jednu podmínku další. • Termíny lze zkrátit, jestliže rozpočet umožní využít efektivnější zdroje.

19. Elementy plánování projektu • Hierarchická struktura činností - WBS • Časový harmonogram • Zdroje projektu • Plánování rozpočtu • Rizika a rezervy • Úpravy a ladění

20. WBS • Work Breakdown Structure = hierarchická struktura činností • Slouží k rozdělování projektu do činností • Má většinou formu diagramu/struktura • Možno využít diagramy z MS Visio!

21. Proces řízení projektu • Definování • Definování projektových cílů • Naplánování • Plán jak dosáhnout podmínek trojimperativu • Vedení • Uplatnění manažerského stylu řízení lidských zdrojů (práce bude vykonávána včas a efektivně) • Sledování (monitorování) + aktualizace plánu • Kontrola stavu, odchylky + korekce • Ukončení • Ověření, zda došlo k naplnění podmínek a uzavření všech prací na projektu.

22. Techniky zobrazení plánu • atomy: tasks + resources + assignments • GanttCharts(Ganttovydiagramy) • podle Henryho Gantta(původně nazývány sloupcové grafy) • PERT Diagramy (síťovédiagramy) • Program EvaluationReviewTechnique; vyvinuta na zakázku pro armádu • MS Project používá upravené varianty těchto obecných technik

23. Plánování podle Gantta vazba A B začátek konec úkol čas

24. Plánování podle PERT délka číslo vazba A 12 4d 10.3.2000 8:00 13.3.2000 17:00 B začátek 13 2d 14.3.2000 8:00 15.3.2000 17:00 konec úkol

25. CPM • CPM (Critical Path Method) je metoda k hledání kritické cesty v grafu. • Critical Path (Kritická cesta) je nejdelší cesta mezi začátkem a koncem grafu. • Critical task (Kriticky úkol) je úkol ležící na kritické cestě. Změna doby trvání kritického úkolu ovlivňuje dobu trvání celého projektu.

26. MS Project Nástroj pro podporu plánování a řízení projektů

27. Možnosti MS Project • sada nástrojů pro • vytváření, zobrazování a trasování plánů projektů • sledování nákladů, využití zdrojů a času • podporu komunikace v projektu • vyhodnocení a analýzu projektu • modifikovatelný vzhled • otevřený produkt (makra ve Visual Basic)

28. MS Project: Lekce 1 Základy ovládání

29. Základy ovládání MS Project • spuštění MS Project • význam prvků okna MS Project • jak získat nápovědu • použití šablon • ukončení MS Project

30. Práce se zobrazeními • zobrazení je způsob prezentace projektových dat • pro každý druh práce na projektu potřebujeme jiný typ dat a jejich zobrazení • každé zobrazení prezentuje stejná data (úkoly, zdroje, přiřazení), pouze v jiném tvaru

31. MS Project: Lekce 2 Příprava projektového souboru

32. Nastavení souboru projektu • založení nového projektu • Vložení základních informací o projektu • informace o souboru • informace o projektu • vložení dalších informací o projektu • nastavení implicitních voleb • nastavení pracovní doby • uložení projektového souboru

33. Vložení informací o souboru • SOUBOR / UPŘESNIT VLASTNOSTI • zde je možné vyplnit příslušná pole informacemi o projektu • Název • Předmět • Autor • Manažer • Komentář • ...

34. Vložení informací o projektu • PROJEKT / INFORMACE O PROJEKTU • Jak budeme náš projekt plánovat? • od začátku • od konce • Vyberte v položce Plánovat od jak má být projekt plánován • Potom vyplňte Datum zahájení, nebo Datum dokončení projektu • Nakonec vyberte Kalendář projektu

35. Nastavení implicitních voleb • SOUBOR / MOŽNOSTI / ZOBRAZENÍ • Formát data • Formát měny • počet desetinných míst • symbol měny • ...

36. Změna pracovních dní a pracovní doby • PROJEKT / VLASTNOSTI / ZMĚNIT PRAC.DOBU • Zvolte požadovaný kalendář • Vyberte dny které chcete změnit • Výjimky (pro konkrétní dny) – státní svátky apod. • Pracovní týdny – pro nastavení výchozích hodin • a nastavte • Použít výchozí • Mimopracovní (nepracovní) čas • Konkrétní pracovní dobu (zadat hodiny)

37. Uložení souboru • ruční uložení • Soubor/Uložit jako (../Uložit) • nastavení automatického ukládání • Soubor/Možnosti/Ukládání

38. MS Project – uložené informace • Informace ukládané o plánu projektu: • Projektová data • seznam úkolů (tasks) • seznam zdrojů (resources) • seznam přiřazení zdrojů k úkolům (assignments) • Projektové nástroje • kalendáře, sestavy, zobrazení, makra,...(Soubor/Organizátor)

39. MS Project: Lekce 3 Základní práce s úkoly

40. Základní práce s úkoly • Vložení úkolu • Přidání poznámky k úkolu • Odstranění úkolu • Přesun úkolu

41. Vložení úkolu • (GANTTŮV DIAGRAM) • vyberte prázdný řádek nebo úkol, před který chcete nový úkol vložit • do příslušného sloupce zadejte Název úkolu • ENTER (+automaticky se doplní další informace k úkolu)

42. Přidání poznámky k úkolu • Poklepejte dvakrát na úkol • Informace o úkolu / Poznámky • Zapište text poznámky (může být i formátovaný) • (GANTTŮV DIAGRAM) • Najeďte kurzorem myši na ikonu Poznámky v prvním sloupci („i“ - Ukazatele)

43. Odstranění úkolu • (GANTTŮV DIAGRAM) • Vyberte číslo úkolu, který chcete odstranit • klávesa Delete

44. Přesun úkolu • (GANTTŮV DIAGRAM) • Kliknutím na pole s identifikačním číslem vyberte úkol, který chcete přesunout • Jestliže je kurzor ve tvaru šipky můžete úkol přesouvat • Metodou „Dragand Drop“ přesuňte úkol (čára ukazuje místo, kam bude úkol umístěn)

45. MS Project: Lekce 4 Osnova projektu

46. Osnova projektu (Outline) • Co je to osnova? • Nastavení nadřízenosti/podřízenosti úkolů • Zobrazování/skrývání podřízených úkolů • Přiřazení čísel osnově, souhrnný úkol projektu

47. Práce s osnovou • Vytvoření osnovy – seskupování úkolů • Zvětšit/Zmenšit odsazení úkolu • skrytí/zobrazení dílčích úkolů • ZOBRAZENÍ / DATA / OSNOVA • doplnění čísel osnovy, souhrnného úkolu projektu • NÁSTROJE G.DIAGRAMU / FORMÁT / ZOBRAZIT ČI SKRÝT

48. Další možnosti práce s úkoly • Změna doby trvání úkolu (Duration) • Změna úkolu na milník (Milestone) • Vytvoření opakovaného úkolu (Recurring Task)

49. MS Project: Lekce 5 Zahrnutí času do projektu

50. Zanesení času do úkolů • časové jednotky pro plánování úkolů • doplnění plánu o milníky • závislosti mezi úkoly - Propojení • výchozí časy zahájení/dokončení • konečné termíny • omezení úkolů • použití různých kalendářů