Formation au leadership - Optimist International

1. Formation au leadership - Optimist International Formation du Secrétaire-trésorier élu du club 2e partie Optimist International

2. Secrétaire-trésorier élu Dossiers financiers Optimist International

3. Dossiers financiers • Ils sont nécessaires pour rendre compte. • Votre club est une entreprise. • Le conseil d’administration a accès à vos • livres. • Gardez vos dossiers en ordre et précis. • Il ne devrait pas y avoir place à • incompréhension. • Les secrétaires-trésoriers de club devraient • détenir une assurance de fidélité. Optimist International

4. Dossiers financiers Entrées d’argent • Entrez dans vos livres l’argent comptant et les chèques reçus. • Écrivez la date et qui vous a remis l’argent. • Inscrivez le montant reçu dans la colonne appropriée. • Dans la dernière colonne, listez le montant à être déposé. Optimist International

5. Dossiers financiers Entrées d’argent Page 102REntrées d’argent Optimist International

6. Dossiers financiers Déboursés • Entrez dans vos livres les déboursements reçus. • Écrivez la date et à qui vous avez remis de l’argent. • Inscrivez le montant dans la colonne appropriée. • Listez le montant à payer dans la dernière colonne. Optimist International

7. Dossiers financiers Déboursés Page 101RDéboursés Optimist International

8. Rapport mensuel au conseil d’administration Chaque mois un rapport sommaire appelé le « Compte rendu mensuel des entrées et déboursés » est préparé. Vous le donnez au conseil d’administration pour examen. Les totaux mensuels sont transférés du journal des entrées et du journal des déboursés puis comparés au budget du club. Optimist International

9. Table ronde • Les nouveaux secrétaires-trésoriers désignés – Examinez le journal des entrées et celui des déboursés. Préparez un exemple du « Compte rendu mensuel des entrées et débours.» • Les secrétaires-trésoriers désignés d’expérience – Revoyez les formulaires et répondez vous mêmes aux questions qu’elles peuvent soulever dans votre groupe. Puis, discutez des implications légales des projets de collecte de fonds. Rapportez vos conclusions brièvement à l’ensemble. • Le groupe informatisé discute des façons de garder des dossiers financiers sur programmation informatisée. Il fait son rapport à l’ensemble. Optimist International

10. Secrétaire-trésorier élu Les rapports Optimist International

11. Les rapports à l’externe Formulaire « Mon club » • Ajoutez et enlevez des membres au moyen de ce formulaire. • Changez les renseignements sur un membre (adresse, etc.) • Les nouveaux membres reçoivent la revue « l’Optimiste » et sont couverts par notre assurance. • Les cotisations au district et à Optimist International sont basées sur le nombre de membres à la fin de chaque trimestre. • La date effective du changement est la date de sa réception à Optimist International. (La seule exception est à la fin de l’année Optimiste – le 30 septembre - où on utilise la date de l’oblitération postale comme date effective) • Le formulaire doit être signé par le président et le secrétaire-trésorier du club. Optimist International

12. Les rapports à l’externe Formulaire 99 du IRS • La date d’échéance du formulaire est le 15 février • Ce formulaire doit être complété annuellement par les clubs des États-Unis seulement. • Préparez un rapport financier d’une page sur les activités du club. • Ne présentez ce rapport que si vos revenus dépassent 25 000 $ dans l’année. Optimist International

13. Les rapports à l’externe Rapport d’élection • La date d’échéance est le 20 mai. • Du matériel de formation et les guides des dirigeants sont postés à partir de l’information fournie par ce rapport. • Le district se sert aussi de cette information pour ses propres dossiers. • Chaque année des centaines de dirigeants de club ne reçoivent pas leur matériel à cause de l’information incorrecte transmise à Optimist International ou parce que le club n’a pas complété son rapport d’élection. Optimist International

14. Les rapports à l’externe Reconnaissance du Concours d’albums de service communautaire (ASC) • Doit parvenir au président du comité des activités du district au plus tard le 30 septembre. • C’est un rapport de trois pages sur un projet de service ou une activité. • Partagez avec les autres clubs Optimistes vos idées relatives à des projets. • Des marques de reconnaissance sont données dans nombre de catégories aux niveaux du district et d’Optimist International. Optimist International

15. Les rapports à l’externe Autres rapports • Formulaire d’engagement du parrain d’un nouveau club. • Nomination du représentant de la Fondation au club. • Rapport des clubs Jeunesse • Rapport de la réunion annuelle de planification des activités du club (RAPAC) . • Réunion annuelle de planification des activités du club (RAPAC) Optimist International

16. Procès-verbal des réunions Le procès-verbal des réunions doit être tenu dans les circonstances suivantes : • Lors de l’élection des dirigeants • Dans le cas d’amendements à la Constitution ou aux Règlements du club • Là où l’approbation du conseil d’administration est requise selon l’article X, Alinéa 4 des « Règlements normalisés d'un club Optimiste. » Optimist International

17. Procès-verbal des réunions du conseil d’administration Un procès verbal doit toujours être tenu : • Indiquez la date, l’endroit, l’heure et les présences. • Notez les rapports faits par le conseil d’administration. • Notez les propositions, qui les fait, qui les appuie et si elles sont acceptées ou non. • Notez les membres ajoutés à la liste d’effectif ou rayés de cette liste. • Notez les nominations faites par le président. Optimist International

18. Comment un secrétaire-trésorier peut-il aider son club à réussir? Tables rondes Optimist International

19. Comment un secrétaire-trésorier peut-il aider son club à réussir? Réponses possibles Soyez Optimiste. Rappelez le conseil d’administration à un sain réalisme sans être négatif. Soumettez vos rapports à temps. Faites la demande de toutes les marques de reconnaissance auxquelles le club a droit. Gardez des dossiers précis. Partagez votre liste d’effectif avec tous ceux qui pourraient en avoir besoin dans votre club. Arrivez tôt aux réunions et soyez disponible pour répondre aux questions des membres. Soulignez le travail des autres. Soyez ouvert et franc. Vivez votre credo Optimiste. Optimist International

20. Secrétaires-trésoriers élus Rejoignent les présidents-élus pause Optimist International