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Programa de certificación de Black Belts ASQ

Seis Sigma. Programa de certificación de Black Belts ASQ. 6. Metodología Seis Sigma - Medición P. Reyes / Septiembre 2007. Fase de medición. Propósitos: Determinar req. de información para el proyecto Definir las Métricas de los indicadores del Proceso

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Presentation Transcript

  1. Seis Sigma Programa de certificación de Black Belts ASQ 6. Metodología Seis Sigma - Medición P. Reyes / Septiembre 2007

  2. Fase de medición • Propósitos: • Determinar req. de información para el proyecto • Definir las Métricas de los indicadores del Proceso • Identificar los tipos, fuentes y causas de la variación en el proceso • Desarrollar un Plan de Recolección de Datos • Realizar un Análisis del Sistema de Medición (MSA) • Llevar a cabo la recolección de datos • Salidas • Diagnóstico de la situación actual del problema

  3. 6. Metodología Seis Sigma – Fase de Medición A. Análisis del proceso y documentación B. Colección y resumen de datos – DPU, DPMO C. Probabilidad y estadística D. Histogramas y distribución normal E. Análisis de capacidad de proceso F. Análisis de Sistemas de medición

  4. 6A. Análisis y documentación del proceso Un proceso es un conjunto de recursos y actividades que transforman entradas en salidas agregando valor. Las actividades deben ser documentadas y controladas. Se analizan los tópicos siguientes: 1. Herramientas 2. Entradas y salidas del proceso

  5. 6A. Análisis y documentación del proceso - Herramientas • Diagramas de flujo • Mapas de proceso • Procedimientos escritos • Instrucciones de trabajo • Análisis de proceso • Documentación del proceso

  6. 6A. Análisis y documentación del proceso - Herramientas • Diagramas de flujo Un diagrama de flujo o mapa de proceso es útil para comprender el proceso. Puede describir la secuencia del producto, contenedores, papeleo, acciones del operador o procedimientos administrativos. Es el paso inicial para la mejora de procesos, ya que facilita la generación de ideas.

  7. 6A. Análisis y documentación del proceso - Herramientas Diagramas de flujo • Organizar un equipo para examinar el proceso • Construir un mapa de proceso para representar los pasos del proceso • Discutir y analizar cada paso en detalle • Preguntarse ¿Por qué lo hacemos de esta manera? • Comparar el proceso actual a un proceso imaginario “perfecto”

  8. 6A. Análisis y documentación del proceso - Herramientas Diagramas de flujo • ¿Hay complejidad innecesaria? • ¿Existe duplicación o redundancia? • ¿Hay puntos de control para evitar errores y rechazos? • ¿Se realiza el proceso de acuerdo a como está planeado? • ¿Puede realizarse el proceso de manera diferente? • ¿las ideas de mejora pueden venir de procesos muy diferentes?

  9. 6A. Análisis y documentación del proceso - Herramientas Símbolos de Diagramas de flujo

  10. 6A. Análisis y documentación del proceso - Herramientas Diagramas de flujo - Ejemplo

  11. 6A. Análisis y documentación del proceso - Herramientas Mapas de proceso - beneficios • Permiten visualizar el proceso que se está describiendo • Describen el proceso con símbolos, flechas y palabras sin necesidad de oraciones • La mayoría usa simbología estandarizada (ANSI Y15.3) • Si se usa software el número de símbolos puede llegar a 500

  12. 6A1. Herramientas • Diagramas de flujo o mapas de proceso • Permiten comprender la operación del proceso • Normalmente representan el punto de inicio para la mejora • Pasos para elaborarlo (Símbolos ANSI Y15.3) • Organizar un equipo para examinarlo • Construir un diagrama de flujo representando cada paso • Discutir y analizar detalladamente cada paso • Preguntarse ¿Porqué lo hacemos de esta forma? • Comparar esta forma con la del proceso “perfecto” • Existe demasiada complejidad, duplicidad o redundancia • ¿Se opera el proceso como está planeado y puede mejorarse?

  13. 6A1. Símbolos de diagrama de flujo

  14. Símbolos para Diagramas de Flujo Iniciar/Detener Transmisión Operaciones (Valor agregado) Almacenar Decisión Entrada/Salida Inspección /Medición Retraso Transportación Líneas de Flujo

  15. Inicio ¿Bueno? Fin 6.1 Mapa de Proceso: Es el diagrama de flujo de un proceso que muestra cómo se realiza un trabajo. Paso 1 Paso 2A Paso 2B Paso 2C Paso 3 No Sí Retrabajo

  16. Diagrama de flujo / Análisis del valor Actividades con valor agregado Actividades sin valor agregado

  17. ¿Cómo Ayuda un Mapa de Proceso? • Una vez que podemos ver las cosas -podemos hablar de ellas. • Los pasos que no agregan valor se hacen más evidentes. • El retrabajo y las reparaciones son obvias. • Se puede llegar a acuerdos.

  18. Diagramas de Flujo Existentes • Creados para un propósito diferente. • Con frecuencia no reflejan los puntos de inicio y Fin adecuados. • No son “cómo es”. • “Quieren ser” • No señalan el desperdicio.

  19. Aprovecha al Equipo • Haz recorridos, entrevistas y revisiones de los diagramas de flujo y los estándares existentes.

  20. ¡Haz el Mapa del Proceso lo más Pronto Posible! El mapa de un proceso... • señala con claridad la región en la que el equipo se debe enfocar. • evita que el equipo salga de los límites del proyecto.

  21. El Inicio y el Fin Se Deben Poder Medir • Selecciona los puntos de Inicio y Fin donde se llevan a cabo acciones que se pueden medir.

  22. Ejercicio Rápido - Inicio y Fin

  23. Ejemplos - Inicio y Fin Proceso Inicio Fin Ensamble de Marco de metal Inspección Final Asiento puesto en línea Dibujos de Requerimientos Cliente Recibe Ingeniería del Cliente el Archivo CAD Manufactura en Operación de Inspección Final Riel de Asiento Pérfiles Estampados Cuentas por Recepción de la Depósito Pagar Factura del Electrónico Proveedor

  24. Permite que la Gente vea el Mapa del Proceso • De ser posible, la gente que trabaja en el proceso debe poder ver una copia grande a escala del mapa del proceso. • ¡Las revisiones, sugerencias y correcciones son bienvenidas!

  25. Herramientas de un Mapa de Proceso • Rotafolios y Marcadores. • Hojas para Rotafolio y Notas Autoadheribles.

  26. 1. Establezcan los puntos de Inicio y Fin del proceso. 2. Hagan una lista de los pasos del proceso mediante una tormenta de ideas. 3. Realicen el primer recorrido y entrevistas. 4. Elaboren una lista de los proceso clave en las notas autoadheribles. 5. Discutan, revisen y modifiquen. 6. Hagan un segundo recorrido y entrevistas. 7. Añadan pasos de inspección, retrabajo, reparación y desperdicio en las notas autoadheribles. 8. Elaboren un mapa de proceso “cómo es”. Pasos para Elaborar un Mapa de Proceso Como equipo...

  27. ¡Hazlo fácil! • En este momento, el mapa de proceso “cómo es” debe ser de “alto nivel”, pero debe incluir todos los pasos primarios necesarios para obtener la mejora deseada (es decir, los pasos con valor agregado relativos a los CTQ, CTC, CTD). • Idealmente, muestra de cinco a diez pasos. • Agrega más detalles posteriormente.

  28. Paso 1: Puntos de Inicio y Fin Declaración del Problema: El cliente espera los dibujos modificados demasiado tiempo. Proceso: Proceso de revisión de dibujos. Pregunta: ¿Cuál podría ser el punto de Inicio? Pregunta: ¿Cuál podría ser punto de Fin? • Revisen la declaración del problema. • Describan los procesos que causan el problema. • Comenten los puntos de Inicio y Fin que se pueden medir. • Pónganse de acuerdo y regístrenlos.

  29. Puntos de Inicio y Fin • Declaración del Problema: “El Cliente espera demasiado tiempo los dibujos modificados.” • Proceso: Proceso de revisión de dibujos. • Inicio: El Cliente solicita un formato de cambio de dibujos. • Fin: Se entrega el archivo de dibujos (CAD) al Cliente.

  30. Paso 2: Tormenta de Ideas sobre los Pasos del Proceso Inicio: El Cliente solicita un formato de cambio de dibujos. Pregunta: ¿Cuáles son algunos de los probables pasos del proceso entre los puntos de inicio y fin? Fin: El archivo CAD se entrega al Cliente. • Escriban Inicio y Fin donde todos lo puedan ver. • El equipo aporta ideas sobre los pasos del proceso que existen entre el inicio y el fin.

  31. Pasos del Proceso • Inicio: El Cliente solicita un formato de cambio de dibujos. • Pasos a seguir: • Bosquejar el cambio requerido. • Calcular el impacto del cambio. • Determinar cuáles dibujos necesitan cambiarse. • Cambiar los dibujos apropiados. • Fin: El archivo CAD se entrega al Cliente.

  32. Paso 3: Primer Recorrido y Entrevistas • El equipo recorre el proceso existente. • Observen cómo se hace el trabajo. • Platiquen con la gente (entrevisten). • Tomen notas. • Enfóquense en los pasos del proceso.

  33. Reunión con el grupo Encontrar Especif. Crear Boceto Hacer Café Cambiar Dibujos Localizar Archivos CAD Calcular Impacto CrearPaquete de Archivos Enviar al Cliente Paso 4: Notas Autoadheribles • Escriban los pasos del proceso en notas autoadheribles. • Coloquen las notas sobre la pared. • Por ahora sólo dejen las notas.

  34. Paso 5:Comentar, Revisar, Modificar • Comenten, repasen y modifiquen el mapa del proceso en las notas autoadheribles. • Pónganse de acuerdo en los pasos que se deben conservar. • Pónganse de acuerdo en los pasos que se deben eliminar. • Retengan solo los pasos importantes del proceso.

  35. Pasos “Importantes” del Proceso • Información suficiente para facilitar la mejora. • Resultados que se puedan medir. • Podrían producirse defectos (CTQ, CTC, CTD). • Un inicio y un fin definidos.

  36. Reunión con el grupo Encontrar Especif. Crear Bósquejo Hacer Café Cambiar Dibujos Localizar Archivos CAD Calcular Impacto CrearPaquete de Archivos Enviar al Cliente Pasos Importantes • ¿Qué pasos podrían ser importantes en el mapa del proceso que aparece a la derecha?

  37. Paso 6: Segundo Recorrido y Entrevistas • Vuelvan a recorrer el proceso. • Busquen pasos que hayan pasado por alto. • Revisen pasos de inspección, retrabajo, reparación y desperdicio. • Tomen notas.

  38. Reunión con Ventas Crear Bósquejo Solicitud de Cambio del Cliente Cliente recibe archivos CAD Cambiar Dibujo Impacto ¿OK? Dibujo ¿OK? Calcular Impacto Crear paquete de archivos Enviar a Cliente Paso 7: Añadir Cambios • Agreguen notas autoadheribles. • Añadan inspecciones. • Añadan retrabajo y reparaciones. • Añadan desperdicio. • Por ahora dejen todas las notas. No Sí Sí No

  39. Reunión con Ventas Crear Bósquejo Solicitud de cambio del Cliente Cliente recibe archivos CAD Cambiar Dibujo Impacto ¿OK? Dibujo ¿OK? Calcular Impacto Crear paquete de archivos Enviar a Cliente Paso 8: Mapa del Proceso “Cómo Es” • El equipo establece un mapa del proceso “tal cual”. • Tiene el detalle suficiente para incluir los pasos importantes. • Sin demasiado detalle para que se entienda rápidamente. No Sí Sí No

  40. Cuándo Recolectar Datos • Durante la elaboración del mapa de proceso…. • Identifica los puntos para la recolección de datos, pero • ¡no recopiles los datos! • Después de haber creado el Mapa “Cómo Es” … • planea la recolección de datos sobre los pocas salidas vitales. Precaución • Generalmente, cuando se recolectan datos durante la elaboración del mapa, se toman datos sobre puntos equivocados. • ¡La recolección de datos se debe planear y enfocar sobre los factores de alta prioridad que son críticos para el cliente! (consulta el módulo “Planeación de la Recolección de Datos”)

  41. Reunión con Ventas Crear Bósquejo Solicitud de cambio del Cliente Cliente recibe archivos CAD Cambiar Dibujo Impacto ¿OK? Dibujo ¿OK? Calcular Impacto Crear paquete de archivos Enviar al Cliente Mapa del Proceso “Cómo Es” No • Es la condición base del proceso. • Es el inicio de tu viaje hacia la mejora. • Es la oportunidad para la estrategia de impacto de Six Sigma. Si Sí No

  42. Ejercicio 4.2 - Analiza tu Mapa 1. Consulta tu cuaderno de trabajo. 2. Usa el mapa de proceso “cómo es” que elaboraste para el proceso de la catapulta para identificar: • Productos comprobables • Otras salidas del proceso • Pasos del proceso sin valor agregado.

  43. El Mapa de Proceso “Cómo Debe Ser” • Una vez que se identifiquen las soluciones durante la fase de MEJORA… • Crea el nuevo mapa de proceso. • El nuevo mapa muestra el flujo de trabajo mejorado que ahora tiene • - menos pasos • - menos actividades sin valor agregado NOTA Este nuevo mapa muestra el proceso “cómo debe ser” que “será” una vez que se implementen todas las soluciones.

  44. 6A1. Análisis y documentación del proceso - Herramientas Procedimientos escritos • Los procedimientos deben ser desarrollados por los que tienen la responsabilidad del proceso de interés • La documentación del proceso en un procedimiento facilita la consistencia en el proceso. • Los procedimientos críticos deben tener su diagrama de flujo correspondiente

  45. 6A1. Análisis y documentación del proceso - Herramientas Instrucciones de trabajo • Las instrucciones de trabajo proporcionan los pasos detallados de la secuencia de actividades • Los diagramas de flujo pueden usarse con las instrucciones de trabajo para mostrar las relaciones de los pasos del proceso. • Las copias controladas de estas instrucciones se guardan en el área de trabajo

  46. 6A1. Herramientas • Entradas y salidas de procesos por medio de una matriz de causa y efecto • La matriz lista variables clave de salida del proceso en forma horizontal y las de entrada en forma vertical • Para cada variable de salida se le asigna una prioridad • Dentro de la matriz se asignan números que indican el efecto que tiene cada variable de entrada en las variables de salida • Se obtiene la suma producto de estos números internos por la prioridad de salida como resultados y se saca el porcentaje relativo

  47. 6A. Análisis y documentación del proceso – Entradas y salidas Entradas y salidas del proceso – Matriz de causa efecto • Antes de mejorar un proceso, primero debe medirse, identificando sus variables de entrada y de salida, y documentando su relación en diagramas de causa efecto, matrices de relación, diagramas de flujo, etc.

  48. P. REYES

  49. 6A1. Las 7 herramientas estadísticas • Diagrama de Causa efecto – para identificar las posibles causas a través de una lluvia de ideas, la cual se debe hacer sin juicio previos y respetando las opiniones. • Diagrama de Pareto – para identificar prioridades • Diagrama de Dispersión – para analizar la correlación entre dos variables, se puede encontrar: • Correlación positiva o negativa • Correlación fuerte o débil • Sin correlación.

  50. 6A1. Las 7 herramientas estadísticas • Hoja de verificación – para anotar frecuencia de ocurrencias de los eventos (con signos |, X, *, etc.) • Histogramas – para ver la distribución de frecuencia de los datos • Las cartas de control de Shewart – para monitorear el proceso, prevenir defectivos y facilitar la mejora • Cartas de control por atributos y por variables

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