Udarbejdet i forbindelse med udviklingsforløb for ledende lægesekretærer 2011-2012

1. HEV’s strategikort set ud fra et ledende lægesekretærperspektivHandleplan for sekretærgruppen i Anæstesiologisk Afdeling Udarbejdet i forbindelse med udviklingsforløb for ledende lægesekretærer 2011-2012 Kirsten Trankjær

2. Strategiarbejdet for de Ledende Lægesekretærer i HEV • Vi har i arbejdet med HEV´s strategi søgt at gøre den konkret og nærværende for os og vores medarbejdere. Det har mundet ud i vores egen version af strategikortet med vores ord og mening koblet med HEV perspektivet. • For at sikre koblingen og meningen for den enkelte medarbejder har vi arbejdet meget med at finde en form, der skaber sammenhæng imellem de overordnede rammer ned til vores konkrete dagligdag og de særlige indsatser vi gør her, netop som en del af strategien. • Strategiarbejdet er for det enkelte sekretariat i ”handleplanen” rammet ned til at omfatte følgende 6 gennemgående forhold, hvori vi sikrer en sammenhæng: • De overordnede strategiske mål fra strategikortet • De afdelingsspecifikke mål fra BUA aftalen • De sekretariatsspecifikke mål • De konkrete handlinger/indsatser, der skal sikre at vi når i mål • De særlig kritiske faktorer for at vi opnår succes • De særlige udfordringer vi står med i forhold til denne plan • For hver enkelt afdeling udarbejdes en sådan én-sidet handleplan med disse 6 dele. Hospitalsenheden Vest

4. Færre utilsigtede hændelser / Sammenhængende patientforløb /Arbejdsglæde Patienterne vælger os Effektive arbejdsgange Minimering af spild Et højere fagligt niveau Høj kvalitet Brugere skal opleve at vi er ét velfungerende hospital Vores brugere er tilfreds og godt tilpasse – føler sig i trygge hænder Opleve gode hensigtsmæssige patientforløb Oplevet professionel behandling Tæt samarbejde og aktiv vidensdeling Tydelig kommunikation Bevidsthed om at formidle den gode histori Vi har fokus på at smidiggøre arbejdsgange Motivere til kompetenceudv. og til at tage udfordringer op. Modet til at vælge Tydeligt lederskab / Vi er én enhed med respekt for forskellighed Arbejde for stabile og velfungerende IT-systemer Afstemt forhold imel opg./ress. Et godt arb. miljø Vi tager ansvar for lægesekretæren kender deres rolle og møder patienten og pårørende i øjenhøjde Vi kan vores ting Ansvar for at skabe plads/rum til personlig udvikling Dygtige, resultatorienterede og dristige ledere og medarbejdere Godt lederskab

5. HandleplanDE OVERORDNEDE MÅL EFFEKT • Færre utilsigtede hændelser • Sammenhængende patientforløb • Et højere fagligt niveau • Effektive arbejdsgange og min. af spild • Patienterne vælger os… • Arbejdsglæde I de fem ”bobler” har vi ridset de overordnede målsætninger op – overført fra det strategikort vi har udarbejdet for HEV ud fra vores synsvinkel som Ledende Lægesekretærer. De fire bobler til højre følger opbygningen fra balanced scorecard og den sidste forneden fastholder fokus på lederskabet. BRUGERE • Vores brugere oplever (til enhver tid og i enhver situation) en prof. Behandling • Vores patienter skal opleve gode og hensigtsmæssige patientforløb • Vores patienter og pårørendeer tilfredse og godt tilpasse • Vores patienter og pårørende føler sig i trygge hænder hos os. PROCESS • Vi søger tæt samarbejde og deler viden • Vi motivere til kompetenceudvikling og til at tage udfordringer op. Modet til at vælge..! • Vi har fokus på at smidiggøre arbejdsgange • Tydelig kommunikation er centralt. • Vi skal være bevidste om at formidle den gode historie MEDARBEJDERE OG RESSOURCER • Vi vil udøve tydeligt lederskab med fokus på at vi er én enhed med respekt for forskellighed • Vi tager ansvar for at skabe plads og rum for personlig udvikling • Vi kan vores ting og arbejder for et godt arbejdsmiljø. • Vi tager ansvar for at lægesekretærerne kender deres rolle og møder patienten og pårørende i øjenhøjde • Vi vi har fokus forhold imellem opg./ress. • Vi arbejder for velfungerende IT-systemer Godt lederskab: Vi skal arbejde målrettet og konkret på det menneskelige fokus i vores lederskab – skal ske i gensidighed med medarbejderne. Udvikle nyt grundlag og materiale til MUS

6. HandleplanDE KONKRETE MÅL 2012 1. kvt. 2012 2. kvt. 2012 3. kvt. 2012 4. kvt. 2012 • BUA-MÅL: • Overholde fælles servicemål. • Undgå EPJ-fejl. • EPJ som ”klinikerens kæreste eje”. • EPJ-sidemandsopl. til klinikere. • Vi bruger vores tid og ressourcer på det rigtige. • Sikre hensigtsmæssige patientforløb • Sikre optimale arbejdsgange. Social kapital/TULE: • Arbejde med handleplaner. • Skabe merværdi, også mentalt. Skal være implemen-teret i løbet af 2. kvart. Oplæringsgrupper m. lægesekr. som tovholder etableres. Etableres ultimo 1. kvartal. Aftenambulatorier evalueret og implementeret. De røde pile til højre rummer de helt konkrete mål som sættes i det enkelte sekretariat – hvad er det vi vil nå i 2012! De peger ind i rammen med den røde kant, hvor de indsatsområder i BUA aftalen, der i særlig grad sætter sekretariatet i spil er ridset op. Imellem disse to skal der være overensstemmelse, ligesom der skal være konneks til de overordnede mål i strategikortet. ALT skal være i E-dok ved årets udløb. Højne lægesekr.’s fagl.+ organisat. kompetencer Øge den positive energi. Udfordre vores forandringsparathed.

7. HandleplanKONKRETE HANDLINGER FOR 2012 1. kvt. 2012 2. kvt. 2012 3. kvt. 2012 4. kvt. 2012 Pjecer: Der skal vælges en ansvarlig for vedligeholdelse og bestilling af pjecer på hver matrikel. På sigt skal de vigtigste pjecer foreligge på engelsk/tysk. Vi skal i 2012 sætte yderligere fokus på EPJ med henblik på at optimere arbejdsgange. Vi skal sikre, at alle følger ”EPJ-beslutninger”. Vi skal sikre den tværorganisatoriske læring og frigøre tid til den EPJ-ansvarlige i afdelingen. EPJ: Føde-barselsgangssekretariat: E-dok: Der skal vælges et antal sekretærer, som skal sikre, at alle arbejdsgangs-beskrivelser ajourføres og oprettes i E-dok. Opstart primo marts 2012 Den store grønne pil repræsenterer alle de handlinger vi sætter i værk for at nå vores mål. De er her delt op i temaer, hvor mange starter forskellige tidspunkter med løber hele året ud aktivitetsmæssigt. Det er de særlige handlinger og indsatser, der skal sikre at vi når de strategiske mål og dermed den udvikling og forandringer vi ønsker. Vores daglige virke og aktivitet ligger herudover. Vi skal arbejde på at højne den faglige viden. Drøftes og planlægges i forbindelse med de fælles sekretærmøder. Faglig forståelse: Trivsel og Vi skal vedvarende have fokus på trivsel. Fokus på nogle af emnerne fra TULE – i øvrigt dialog: fastholde det godeTULE-resultat. Vi har fokus på at løse evt. konflikter ved direkte dialog. Personlig udvikling: Sikre den fortsatte personlige udvikling i forhold til en meget omskiftelig hverdag. Vi skal vise proaktiv holdning og appetit på nye opgaver. Kompetenceudviklingsprojekt.

8. HandleplanKRITISK FOR SUCCES 2012 I den moderne verden vi lever i, har centrale ting mange kære navne… Det, der er vigtig her er at vi gør os overvejelser omkring de særlige forhold som er kritiske for at vi opnår det vi gerne vil – altså succes. Nogen kalder også disse særlige ting for: Must Win Battles. Det er vigtigt at gøre dem synlige og erkende dem i det fællesskab der skal løfte opgaven. TULE:Skabe tillid og tro på at vi (ledelsen) står bag dem i deres beslutninger TULE: Ledelses-mæssig op-mærksomhed på informa-tionsniveauet At den enkelte lægsekretær besidder handlekraft og evne AT vi har indsigt, for-ståelse for vores rolle i helheden KRITISKE SUCCES FAKTORER Mestre sammenholdskraft og værne om kvaliteten i forhold til helhed og det tværorg.

9. HandleplanUDFORDRINGER 2012 Nogle gange er udfordringer der med baggrund i den særlige tid vi er i. Andre gange er udfordringerne meget specifikke og koblet direkte op i forhold til de handlinger og indsatser som vi skal sætte i værk og have til at lykkes. I denne sammenhæng er det begge typer udfordringer, da begge typer kan være med til at udfordre vores evne til at komme i mål! Det er vigtigt at synliggøre de udfordringer vi har, og skabe en fælles erkendelse omkring dem i den gruppe der skal løfte opgaven. UDFOR-DRINGER Tværfaglige EPJ-kultur I Svingende arbejdspres At motivere hinanden (TULE)

10. Handleplan Anæstesiologisk Afd. 2012 EFFEKT • Færre utilsigtede hændelser • Sammenhængende patientforløb • Et højere fagligt niveau • Effektive arbejdsgange og min. af spild • Patienterne vælger os… • Arbejdsglæde 1. kvt. 2012 2. kvt. 2012 3. kvt. 2012 4. kvt. 2012 • BUA-MÅL • Tidstro registre- ring - undgå bunker. • Øget fleksibilitet ved relevant rota- tion. • Afholde 4 fælles sekretærmøder i 2012. • Rotationi ITA/DKE Ho. • Sikre bedre afløsning i ITA, Herning v. fravær. • Huske trivselssamtaler v. sygdom jf. afdelingens sygefraværspolitik. • Sikre 1 sekr. på kompetenceudv. fra hver matrikel på hvert hold. Pjecer: Alle danske pjecer skal ligge i E-dok. ultimo 2012 Der skal vælges en ansvarlig for vedligeholdelse og bestilling af pjecer på hver matrikel. På sigt skal de vigtigste pjecer foreligge på engelsk/tysk. BRUGERE E-dok: ALT skal være i E-dok. ultimo 2012 Der skal vælges et antal sekretærer, som skal sikre, at alle arbejdsgangsbeskrivelser ajourføres og oprettes i E-dok. Opstart primo marts 2012 • Vores brugere oplever en prof. behandling • Vores patienter skal opleve gode og hensigtsmæssige patientforløb • Vores patienter og pårørendeer tilfredse og godt tilpasse • Vores patienter og pårørende føler sig i trygge hænder hos os. Bedre EPJ-arbejdsgange EPJ: I 2012 have yderligere fokus på EPJ mhp. at optimere arbejdsgange. Vi skal sikre, at alle følger ”EPJ-beslutninger”. Vi skal sikre den tværorganisatoriske læring og frigøre tid til den EPJ-ansvarlige i afd. Faglig forståelse: Vi skal arbejde på at højne den faglige viden. Drøftes og planlægges i forbindelse med de fælles sekretærmøder. 4 tværfaglige sekr.møder årligt Øge den positive energi Vi skal vedvarende have fokus på trivsel. Fokus på nogle af emnerne fra TULE – i øvrigt fastholde det gode TULE-resultat. Vi har fokus på at løse evt. konflikter ved direkte dialog. Trivsel og dialog: PROCESS Ressource-person Elevvejleder Personalemøder med fokus på udvalgte emner, bl.a. EPJ-undervisning. Elevvejledere skal gennemføre Voksenpæd. Gr. kursus samt kommunomfag for elevvejl.? Faglig udv..: • Vi arbejder sammen og deler viden • Vi motiverer til kompetenceudvikling og til at tage udfordringer op • Fokus på at optimere arbejdsgange • Tydelig kommunikation er centralt • Vi skal være bevidste om at formidle den gode historie • Vi øger den Sociale Kapital Vi tager nye udfordringer op. Rotation ITA-sekretariat/DKE i Holstebro er planlagt. Vi vil forholde os proaktivt til nye opgaver. Udfordre vores forandringsparathed Rolleudvikling: Materialet foreligger altid opdateret Introduktionnye medarb: Vi skal have gennemarbejdet og kvalificeret vores introduktionsmateriale til nye medarbejdere MEDARBEJDERE OG RESSOURCER Ledelses-mæssig opmærksom-hed på mennesket At den enkelte besidder handlekraft og evne AT vi har indsigt, for-ståelse for vores rolle i helheden Skabe til-lid og tro på at vi står bag dem/deres beslutninger Øget samarbejde på tværs af matrik- lerne og værne om kvaliteten i forhold til helheden. KRITISKE SUCCES FAKTORER • Vi vil udøve tydeligt lederskab med fokus på at vi er én enhed med respekt for forskellighed • Vi tager ansvar for at skabe plads og rum for personlig udvikling • Vi kan vores ting og arbejder for et godt arbejdsmiljø. • Vi tager ansvar for, at lægesekretærerne kender deres roller og møder patienter og pårørende i ’øjenhøjde’ • Vi sikrer overensstemmelse mellem opg./ress. • Vi arbejder for velfungerende IT-systemer UDFOR-DRINGER Skabe tid og rum til EPJ-optimering (spec. arbejdsgange) I Svingende arbejdspres i ITA-sekretariaterne … At skabe tid og rum til E-dok Godt lederskab: Foruden fokus på den enkelte skal vi have specielt fokus på udbygning af den Sociale Kapital i afdelingen og i sekretærgruppen i særdeleshed.