Bér modul munkafolyamatainak áttekintése

1. Bér modul munkafolyamatainak áttekintése Általános bázis feladatok (BA) Ebben a menüben történik a működési paraméterek beállítása és a törzsadatok felvitele. A cégnyitáskor kérhető az általános törzsek másolása (naptártörzs, jogcímtörzs, törvényes előírások, kötelező kedvezményezettek), ezek karbantartása a szoftver forgalmazó feladata. A forgalmazó által biztosított törzsek változásait a törzsaktualizálások segítségével végezhetjük. Ennek köszönhetően az adatok naprakészek, és megfelelnek a törvényi előírásoknak. A Felhasználó által kialakítandó törzsek rögzítése praktikusan a menüben alulról felfelé építkezve célszerű. A bérszámfejtési munka meghatározó mozzanata a törzsek pontos és szakmai szempontok alapján helyes kitöltése. A számítások eredményét az itt rögzített adatok befolyásolják. Ezért az áttekintést a törzsek kitöltésével kezdjük : Munkahely törzsek Munkakör – FEOR törzsek Kedvezményezett törzs Személyi adatok Jogviszony adatok

2. Munkahely bevitele Új munkahely létrehozására szolgál A meglévő munkahelyek megváltoztatására szolgál A munkahely azonosításához szükséges kód megadása Munkahely elnevezésére szolgáló terület

3. Munkakör- FEOR bevitele Új munkakör és FEOR létrehozására szolgál A meglévő munkakör és FEOR megváltoztatására szolgál A munkakör azonosításához szükséges kód megadása A FEOR- kód megadásának helye, mely az ikonra kattintva listából is kiválasztható

4. Kedvezményezett bevitel A legördülő listából kiválasztható a kedvezményezett típusa A kedvezményezett kódja a péztárak esetében a PSZÁF kód, általános kedvezményezettnél tetszőleges Minden más adat kitöltése értelemszerű attól függően, hogy a kedvezményezett a neki járó összeget banki utalással vagy postai úton kapja meg.

5. Személyi adatok bevitele • A dolgozók rátekintő listáját minden adata alapján sorba lehet rendezni, abban keresést indítani. • A jelölt gombok mögött nyíló ablakokban lehet • - a kötelező levonásokon kívüli állandó, vagy hosszan tartó levonásokat felsorolni • a szakképesítéseket rögzíteni azok megszerzési dátumával együtt • az eltartottak adatait rögzíteni, akik jogosítják a dolgozót pl. családi adókedvezményre • felsorolni a magán- és önkéntes nyugdíjpénztárakat a befizetések jogcímével és összegével együtt • ha van az állandó lakcímen kívül más cím is, akkor itt rögzíthető az ideiglenes cím, levelezési cím, stb. • A gombok mögötti ablakok kitöltését a rátekintő tábla utolsó oszlopának betűi jelzik.

6. Személyi adatok bevitele Itt szerepelnek a dolgozót mint személyt jellemző adatok. Új dolgozó felvitelekor a mezőket sorra ki kell tölteni. Ha kötelező mező üresen marad, akkor a dolgozó rátekintő listán ‘N’ – nem kész minősítést kap. Amennyiben az eltartottak száma nem 0, és a pénztártagságoknál bárhol IGEN szerepel, akkor a gombok mögötti ablakok kitöltése kötelező.

7. Jogviszony adatok bevitele • A jogviszonyok rátekintő listáját minden adata alapján sorba lehet rendezni, abban keresést indítani. • A jelölt gombok mögött nyíló ablakokban lehet • A dolgozó munkahelyét megadni (dátummal), áthelyezés esetén látszanak az előzmények is • a dolgozó munkaköri besorolását (dátummal), áthelyezés esetén látszanak az előzmények is • azokat a járandóságokat, amelyeket a dolgozó minden hónapban rendszeresen megkap • a dolgozót megillető rendes évi szabadságot (számítása automatikus), az esetleges pótszabadságot • A Jelentések gomb szerepét átvette a BA46 menüpont. • A gombok mögötti ablakok kitöltését a rátekintő tábla utolsó oszlopának betűi jelzik.

8. Jogviszony adatok bevitele • Ezek az adatok tartalmazzák annak a leírását, hogy a munkáltató és a • dolgozó milyen szerződést kötött, mik a munkavégzés jellemző paraméterei. • A négy „fül” tartalmazza a • bér adatokban a bérezés módját és mértékét • az időadatokban a belépés idejét, módját, illetve a kilépés adatait • a járulékfizetések meghatározását (kellenek-e vagy nem), és az SZJA és • adójóváírással kapcsolatos adatokat (ezek alapján történnek a számítások) • amennyiben szükséges, a munkavégzéssel kapcsolatos földrajzi kódokat • Az adatok pontos és felelősségteljes kitöltése elengedhetetlen, mert • meghatározó a későbbi számfejtések eredményére nézve!

9. A munkafolyamat további feladatai a bérszámfejtés (BB) almodulon belül találhatók A Bérszámfejtésen(BB) belül található menüpontokat kell minden hónapban sorra elvégezni. Az adatrögzítés (számfejtés) a BB1, ezek tárolása BB2, listák készítése a BB3, a fizetések és egyebek utalása a BB4, a havi jelentések, bevallások a BB5, és a hónap lezárása (következő hónap nyitása) a BB7 menüben érhető el.

10. BB1 – Számfejtés A BB101, BB102 indítása után az alábbi képernyőn egy forgalmi terület kiválasztása szükséges a bérszámfejtés elkezdéséhez. Automatikus számfejtés csak üres forgalmi területre kezdeményezhető. A forgalmi terület munkaterület, a kézi adatrögzítés itt ellenőrizhető, összegeztethető, és ha minden hiba nélküli, akkor tárolható. A forgalmi terület kiürül, nem marad ott semmi a számfejtésből.

11. Automatikus számfejtés indítása Az automatikus számfejtés szűrőképernyőjén kijelölhetők azok a dolgozók, akiknél a számfejtést futtatni szeretnénk. Ekkor a program a beállított törzsek alapján (naptártörzs, jogviszony törzs, járandóságok, levonások, stb.) elkészít egy számfejtést, amely az aktuális hónapra szól annak törvényesen előírt adataival. Ez a személyenkénti számfejtéssel természetesen módosítható. Itt átvezethetők a szabadságok, betegnapok, az eseti juttatások, stb.

12. Személyenkénti számfejtés A kívánt forgalmi terület kiválasztása után láthatóvá válnak a már számfejtett személyek. A „Módosítás” gombbal már meglevő számfejtésen módosíthatunk, az „Új bevitel” gomb segítségével további dolgozók számfejtését indíthatjuk el. Az első ablakban a dolgozó, munkaviszony sorszáma és számfejtés módja határozható meg.

13. Juttatás elemek A második ablakban a juttatás elemek feldolgozása történik. Már meglévő elemek módosíthatók, törölhetők, és új elemek vihetők fel. Ha szükséges (és a megfelelő paraméterek jól be vannak állítva), akkor a bérelemek mellé fűzhetők költséghely és munkaszám adatok is. A „Tovább” gomb segítségével a levonás elemekhez jutunk.

14. Levonás elemek Az alábbi gombra kattintva megtekinthetjük az adott számfejtéshez kapcsolódó közterheket és a kedvezményeket A harmadik ablakban a levonás elemek feldolgozása történik. A kötelező jellegű levonások (adó, járulék…) automatikusan megjelennek, de további elemek is felvihetők. A számfejtést a „Befejez” gomb lenyomásával rögzíthetjük a forgalmi területre.

15. Nyitó adatok bevitele Itt adható meg a rögzített adatok időszaka. Ez vagy a nyitó időszak (pl. 200900), vagy az aktuális időszak. Speciális rögzítési lehetőség arra az esetre, amikor év közben belépett dolgozó hozott adatait kell rögzíteni (vagyis az adatok nem számfejtéssel keletkeztek)

16. A forgalmi adatok kiíratása A forgalmi területen lévő adatokat tárolás előtt ellenőrizhetjük a forgalmi adatok kiíratása (BB104) menüpontban. A kiírás szempontja a listázás céljától függően változhat: lehet dolgozónkét tételes, Vagy összegzett jogcímenként, vagy dolgozónként. Az adatok tárolása előtt feltétlenül ellenőrizni kell azokat, hogy a tárolt állomány már javított, hibátlan adatokat tartalmazzon. (természetesen ott is van lehetőség a javításra, de egyszerűbb jót tárolni…) A kiíratási listát a Következő szempontok szerint kérhetjük le

17. BB2 - Forgalmi adatok tárolása A BB21 menüben található a forgalmi adatok tárolása. Ekkor az történik, hogy a forgalmi területen levő adatok gépi folyamatok útján bekerülnek a dolgozók bérkartonjára, a gyűjtőkbe, vagyis mindenhova, ahol az éves adatok gyűjtéséhez, kiírásához szükség van. Bármennyire is csábítóan késznek látszik egy forgalmi terület, onnan kifizetni béreket sohasem szabad!!! Az egy tűnékeny eszköz, akár nyom nélkül törölni is lehet. A kifizetésekhez pedig meg kell lenni dokumentáltan az alapbizonylatoknak. Minden olyan lista, kigyűjtés, állomány készítés, ami a kifizetéseket kíséri, csak tárolás után érhető el! A BB22 menüpont ad lehetőséget a már tárolt adatok javítására oly módon, hogy a rontott számfejtés törölhető, és újra elkészíthető. A törlés nem „nyom nélküli”, a tételek megmaradnak „TÖRÖLT státusszal, és bármikor kilistázhatók. A számfejtések további részében (gyűjtések, összegzések, további számítások) ezek természetesen nem vesznek részt.

18. BB3 - Listázások A BB3 tartalmazza a különböző listacsoportokat: • Bérelszámolási listák Többek között itt találhatók a kifizetéseket kísérő listák (bérjegyzékek, aláírási listák, stb), de itt vannak a bérkartonok is, illetve a különböző szempontok szerinti levonási listák. Ez a csoport tartalmazza a kilépők összes kötelező nyomtatványát is. A főkönyvi feladás ellenőrzéséhez is található itt lista. • Bérgazdálkodási listák Itt találhatók a különböző értékeléseket és elemzéseket segítő listák, kimutatások. A leggyakrabban használt a jogcímenkénti összesítő. Az ebben rendelkezésre álló sokrétű szűrés lehetővé teszi, hogy a számfejztett adatokkal kapcsolatos egyedi kérdésekre is válaszoljunk (pl. kik azok a fizikai dolgozók, akik az első félévben jutalmat kaptak). A szabadság és betegállomány kimutatás is itt található. • Statisztikák Elkészíti a program a havi munkaügyi jelentéseket, az integrált gazdaságstatisztikai jelentést, és segítséget nyújt az éves statisztikák elkészítéséhez. • Segédlisták Ezek sora a felhasználói igények alapján folyamatosan bővül. • Egyedi kimutatások Speciális megrendelések alapján készített egyedi listák, kimutatások, elemzések.

19. BB4 - Banki utalások Lehetőséget ad a program arra, hogy a banki uatások lebonyolítása terminálon keresztül egy állomány beolvasása alapján történhessen. Készíthető csoportos utalás, de néhány bank speciális terminálját is kiszolgálja a program (ezek igény szerint bővíthetők). A postai pénzküldés (PEKDES) is végezhető floppyn leadott állománnyal, amennyiben erre a postával megállapodásuk van.

20. BB5 – Jelentési kötelezettségek A jelentések közül a leggyakrabban használt a 0908A és 0908M havi bevallások. Ezek kigyűjtését elvégzi a program, lehetőséget ad a kigyűjtött adatok módosítására, kiegészítésére. Az így előkészített adatokból XML állomány készül, ami az ABEV programban szerkeszthető, vagy importálható, és beküldhető. A TB jelentések egyebek között a nyugdíj egyéni nyilvántartó lapok (NYENYI) elkészítését tartalmazza. Ebből vagy lista készíthető, vagy állományt ad át a NYENYI programnak az éves jelentés elkészítéséhez.

21. BB7 – Hónap zárása A hónap lezárásának a feltételei: • Legyen minden alkalmazottnak számfejtése a zárandó hónapra • Egy forgalmi területen sem lehet tárolatlan forgalom A zárás sikeres futása után az aktuális hónap a naptártörzs szerinti következő hónapra vált, kezdődhet a következő hónap feldolgozása a BB1 menüponttal…

22. Bér adatok feladása a főkönyvbe A bérszámfejtés és a MegaORA főkönyvi könyvelés kapcsolatának kiépítése a jogcímek kontírozásával kezdődik: minden bérelem esetén meg kell mondani, hogy a könyvelése hogyan történik (tartozik és követel főkönyvi számokkal). A főkönyvi feladás a számfejtés tárolása után ezek alapján gyűjti össze és összegzi az egy főkönyvi számra könyvelendő összegeket. A dolgozók számfejtéséhez fűzött adatok alapján lehet a feladást bővíteni költséghely, munkaszám, stb. adatokkal akár kontrolling kódokat kitöltve, akár a 6, 7 számlaosztályokat alkalmazva. A feladást mint műveletet a kellő előkészítés után a főkönyvi menüben kell kezdeményezni. Az elő- készítő műveletek az esetleges felosztásokra vonatkoznak.

23. Zárszó A bér program ismertetése csak a lényeges pontok felszínét érintette. Nagyon sok olyan helyzet, esemény van, aminek a megoldása ennél mélyebb ismereteket kíván. A felelősségteljes számfejtési munka megkezdése előtt feltétlenül javasoljuk1 oktatási nap igénybe vételét! M e g a s t a r P l u s Kft. Bér csoport 250-8000